Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы "Success"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
о видеть такую картину. Повсюду - на столе, на телефоне, на стене, на стекле окна, на письменном приборе - расклеены маленькие листочки с какими-то записями. Это заметки. Согласитесь, что такой офис может дать постороннему человеку представление о сильной занятости сотрудников, однако, очень уж небрежно выглядит.
Заметки в программной среде Outlook - это электронный аналог бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, напоминаний и многого другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, например, указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы. Программная среда Outlook имеет специальную папку, в которой можно создать и сохранить заметку и при случае воспользоваться ею. Помимо этих основных возможностей можно:
связать заметку с контактом;
присвоить ей категорию;
отправить по почте;
напечатать;
изменить представление заметки.
Как видим, с заметкой можно производить действия, аналогичные действиям с другими элементами.
Можно работать, оставив заметки открытыми на экране. Внесенные в заметку изменения сохраняются автоматически. Тогда у нас экран будет заполнен заметками.
Технология работы
. Откройте папку Заметки.
. Щелкните на кнопке Создать. Откроется окно заметки желтого цвета.
Рис. 15
. Запишите в окне текст заметки.
. Закройте заметку. Она в виде значка появится на рабочем поле папки.
. Свяжите заметку с контактом:
двойным щелчком на значке откроем заметку;
откроем скрытое меню заметки;
выберем пункт Контакты;
в открывшемся списке контактов выберем нужного человека.
. При связи заметки с контактом информация об этом отражается на вкладке Действия контакта. Откроем в папке Контакты карточку лица, с которым вы связали заметку.
. Перейдем на вкладку Действия и среди прочих действий найдите упоминание о заметке.
. Изучим другие возможности меню заметки. Среди прочих мы найдем команду Переслать. При выполнении команды открывается стандартное окно сообщения электронной почты. С правилами пересылки сообщений мы ознакомимся далее.
Учет выполненной работы. Дневник - это документ, содержащий расписанный по дням перечень выполненных дел и событий, произошедших в жизни конкретного человека. Дневники вели еще в далекие докомпьютерные времена, для того чтобы иметь возможность восстановить ход событий.
Рис. 16
В разнообразной работе секретаря тоже необходимо организовать учет выполненной работы. Для этого в программной среде есть специальная папка Дневник. В этой папке автоматически регистрируются ссылки на все файлы, с которыми была произведена работа; мероприятия, упомянутые в папках Календарь, Задачи, Заметки; Сделанные телефонные звонки.
Некоторые сведения о проделанной работе можно записать в дневник вручную. В папке Дневник отображается график работы с документами. Для каждого элемента создается запись, в которой отражены дата, время начала работы, время, затраченное на работу с элементом. Двойным щелчком можно открыть элемент.
Просмотр и настройка Дневника. Некоторые элементы могут автоматически заноситься в дневник. Это сообщения, приглашения на собрание, ответы на приглашения на собрание, отмены собраний, поручения, ответы на поручения, телефонные звонки. В дневник могут автоматически заноситься документы, созданные в следующих программах: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word и другие программы, совместимые с Microsoft Office. Мы можем указать контакты, для которых надо делать записи в дневнике.
Технология работы
. Откроем папку Дневник. За то время, пока мы работали в среде Outlook, в папке уже появились некоторые записи о нашей работе. Записи в Дневнике сгруппированы по типам.
. Просмотрим группы записей. Чтобы просмотреть записи одного типа, щелкните на кнопке со знаком (+). Чтобы закрыть группу, щелкните на кнопке со знаком (-).
. Чтобы указать типы записей, файлов и контакты, для которых следует сохранять информацию в дневнике, в меню Сервис выберем пункт Параметры.
. На вкладке Настройки нажмем кнопку Параметры дневника.
. В окне Параметры дневника установим флажки около тех типов элементов, контактов и файлов, которые надо учитывать в дневнике.
Запись мероприятия в Дневнике вручную.
Технология работы
. Откроем папку Дневник.
. На панели инструментов щелкнем на кнопке Создать. Откроется Создать окно Запись в дневнике (Без имени).
. В поле Тема введем описание.
. В списке Тип выберем тип записи, заносимой в дневник.
. Установим прочие параметры, если они необходимы.
. Нажмем кнопку Сохранить и закрыть.
Рис. 17
Пересылка сообщений по электронной почте. В наши дни электронная почта является таким же привычным средством общения, как телефон и обычная почта. Более того, электронная почта даже более предпочтительна по следующим причинам:
отправка сообщения производится прямо с рабочего места;
сообщения доходят до адресата очень быстро;
не требуются расходные материалы (бумага, конверты, чернила);
можно послать письмо сразу по нескольким адресам;
вследствие всего вышеперечисленного существенно э?/p>