Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы "Success"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
.1 Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления
.2 Типовые технологии организации работы с документами
.3 Технология организации работы с документами в лингвистической школе Success при КГОУ СПО ХПК
.4 Возможности применения современных компьютерных технологий в делопроизводстве
ГЛАВА 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MS OUTLOOK ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
.1 Современные средства организации делопроизводства и документооборота
.2 Реализация документооборота лингвистической школы Success, как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК, в среде MS Outlook
.2.1 Особенности работы системы Microsoft Outlook
.2.2 Решение задач учёта и контроля исполнения документов в среде MS Outlook
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда сегодня во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учёта и отчётности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.
Основным предметом труда работников аппарата управления является информация, а сам процесс управления в технологическом смысле может быть представлен как процесс циркуляции информации. Главным носителем информации в современном государственном аппарате является документ. Реализация функций любого органа управления, связана с составлением, получением, направлением различных документов. Следовательно, эффектность их управленческой деятельности связана с вопросами организации работы с документами. От чёткости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Однако классические, бумажные способы ведения делопроизводства и документооборота ныне становятся неактуальными. Конкуренция предъявляет высокие требования. Любой запрос от потенциального клиента должен быть оперативно удовлетворён, любое принятое управленческое решение должно быть своевременно выполнено, а обработка и движение бумажного документа осуществляется, как правило, гораздо медленнее, чем документа электронного. Поэтому вопрос внедрения систем автоматизации создания, хранения и движения документов во многих организациях стоит очень остро.
Таким образом, актуальность темы денной дипломной работы обусловливается необходимостью совершенствования делопроизводства для эффективного решения управленческих задач.
Сегодня ручная система работы с документами повсеместно заменяется наиболее рациональным ведение делопроизводства на компьютере, основой которого, безусловно, являются технологии систем документооборота.
И действительно, современный мир информационных технологий трудно представить себе без использования систем документооборота. Практически все системы в той или иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки информации. Фактически информация становится фактором, определяющим эффективность любой сферы деятельности. Увеличились информационные потоки и повысились требования к скорости обработки данных, и теперь уже большинство операций не могут быть выполнено вручную, они требуют применения наиболее перспективных компьютерных технологий. Любые административные решения требуют четкой и точной оценки текущей ситуации и возможных перспектив её изменения. И если раньше в оценке ситуации участвовало несколько десятков факторов, которые могли быть вычислены вручную, то теперь таких факторов сотни и сотни тысяч, и ситуация меняется не в течении года, а через несколько минут, а собственность применяемых решений требуется большая, потому что реакция но а неправильные решения более серьёзная, более быстрая и более мощная, чем раньше. И, конечно, обойтись без информационной модели производства систем документооборота невозможно.
Использование современных компьютерных технологий и технологий системы документооборота в делопроизводстве организации уже сегодня позволяет:
регистрировать документы на различных рабочих местах, используя локальные сетевые технологии и распределение системы документооборота;
организовать объединение сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) разных структурных подразделений в единой системе документооборота организаций;
организовать информационно-справочную работу на основе широких возможностей поиска информации в системе документооборота;
организовать контроль исполнения и движения документов.
Создание системы документооборота организации в целом имеет свои положительные особенности по сравнению с традиционными бумажными способами ведения делопроизводства.
Целью данной работы является организ