Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы "Success"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
щин автоматически записываются в ежедневник на соответствующие дни как события. Такая запись в нужный день напомнит нам о необходимости поздравить партнера, что является признаком учтивости в деловом общении. Событие указывается в заголовочной части листа ежедневника. Просмотрим ежедневник и убедимся, что в дни рождений ваших сотрудников и партнеров внесена соответствующая запись.
. Создадим событие на весь день Семинар менеджеров:
двойным щелчком откроем новую встречу;
установим флажок Целый день;
зададим остальные параметры встречи: тему, место, дату, время, участников.
Создание задачи. В окне папки Календарь расположена Панель задач. Задача, в отличие от встречи, не имеет конкретной даты и времени выполнения. Она имеет лишь определенную дату начала и срок выполнения. Задачи хранятся в отдельной папке с одноименным названием. Панель задач в календаре связана с папкой Задачи. Вы можете установить следующие параметры задачи:
укажем тему задачи;
назначим дату начала и срок исполнения;
отследим стадии завершенности: не началась, выполняется, завершена, отложена, в ожидании;
укажем процент исполнения задачи;
поручить задачу другому исполнителю и контролировать исполнение;
свяжем задачу с контактом;
прикрепим файл или запишем заметки;
изменим представление сведений о задаче в окне.
Многие из этих параметров аналогичны параметрам встречи.
Технология работы
. Рассмотрим представление информации о задачах в папке Календарь и в папке Задачи. Они во многом совпадают.
. Перейдем в папку Задачи.
Рис. 13
. Для создания задачи щелкнем на строке с надписью Щелчок - добавит элемент - Задача. Таким способом мы можем задать тему, Срок исполнения и еще некоторые параметры Задачи. Запишем Приказ об утверждении графика отпусков и укажем срок исполнения в раскрывающемся Календаре, затем нажмем Enter.
. Чтобы ввести подробные сведения о задаче, двойным щелчком откроем окно параметров задачи.
. Введем дату начала, состояние, процент завершенности задачи. Установим флажок оповещения.
. Прикрепим к задаче Файл с приказом.
. Создадим еще несколько задач на ближайшие 5 дней:
соберём сведения об отпусках;
составим план проведения семинара;
составим список участников семинара;
разошлём телефонограммы участникам семинара.
Поручение задачи другому лицу и контроль исполнения. Секретарь не только самостоятельно выполняет задания директора, но и может по его указанию поручить выполнение задачи другому сотруднику и осуществлять контроль исполнения.
Программная среда Outlook позволяет поручить задачу любому лицу из папки Контакты. При поручении задачи она автоматически пересылается по сети сотруднику, который становится владельцем задачи. Порученная задача хранится в папке секретаря, который таким образом имеет возможность контролировать ход ее выполнения.
Технология работы
. Откроем окно задачи Разослать телефонограммы участникам семинара.
. На панели инструментов щелкнем на кнопке Назначить задачу. Появится строка Кому....
. Щелкнем на кнопке Кому.... Откроется окно получателя поручения.
. Выделим щелчком нужный контакт и перенесем его в список получателей сообщения щелчком на кнопке Кому....
. Закроем окно и убедимся, что в строке КомутАж, указан выбранный контакт.
. Закроем окно задачи. Программа Outlook немедленно приступит к пересылке задачи. После того, как мы поручили задачу другому человеку, мы перестаем быть ее хозяином, то есть не можем изменять ее параметры. Нам остается только контролировать выполнение задачи.
. Просмотрим в папке Задачи, как изменился значок Задачи. Новый значок означает, что задача поручена другому лицу. Задачи в папке группируются по ответственным за выполнение.
. Создадим еще несколько задач и поручим их разным лицам из папки Контакты.
Изменение представления сведений о задаче. Сведения о задаче представлены в виде таблицы. Заголовки столбцов указывают на отображаемые параметры задачи. Программная среда позволяет изменить представление информации о задаче. Для этого используется пункт Текущее представление из меню Вид. Если нас по каким-либо причинам не устраивает представления, предлагаемые программой, мы можем сами установить любое количество столбцов в таблице, способы группировки и сортировки задач.
Технология работы
. Откроем папку Задачи.
. В меню Вид выберем пункт Текущее представление и из дополнительного меню один из видов представления.
Рис. 14
. Просмотрим, как изменилось представление задачи.
. Применим другие виды представления.
. Щелкнем правой кнопкой мыши на строке заголовков.
. В контекстном меню выберем пункт Изменить текущее представление. Откроется окно сведений о представлении.
. Просмотрим содержимое кнопок. Изменяем представление, используя диалоговые окна кнопок.
Создание заметки. Заметка - это небольшая записка на память. Текст заметки может быть самым разнообразным: мысль, которую не хочется забыть; напоминание о чем-либо себе или другому сотруднику; свежий анекдот, который при случае можно рассказать партнеру; цитата и многое другое. В некомпьютеризованном офисе иногда можн