Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы "Success"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?ономится время.
В современном деловом офисе электронная почта является неотъемлемым атрибутом, а умение ею пользоваться - важнейшим профессиональным умением секретаря и любого другого работника.
Информация, передаваемая по электронной почте, называется сообщением (Mail Message). Сообщения, передаваемые по электронной почте, разделяются на четыре группы:
Входящие - пришедшие по электронной почте;
Исходящие - те, которые надо отправить;
Черновики - сообщения в стадии подготовки;
Отправленные.
На главной панели Outlook есть папки, соответствующие этим группам сообщений. Их удобно организовать в отдельную группу папок Почта. Чтобы использовать Outlook для отправки и получения почты через Интернет, нам нужна учетная запись. Порядок создания учетной записи мы рассматривали выше.
Создание и отправка сообщения. Программная среда Outlook имеет стандартное окно сообщения, в котором мы, как на конверте, должны указать, кому оно адресовано, а также тему и содержание. Кроме того, мы можем приложить к сообщению заранее подготовленный файл, вставить рисунок. Если в Outlook не установлен режим немедленной отправки электронной почты, то все созданные сообщения будут сохраняться в папке Исходящие.
В среде Outlook можно установить режим отправки сообщения: немедленно или по команде.
Технология работы
. Установим режим отправки сообщения:
в меню Сервис выберите пункт Параметры;
в окне Параметры перейдите на вкладку Доставка почты;
установите или отключите флажок Отправлять сообщения немедленно.
. Откроем папку Исходящие и щелкнем на кнопке Создать. Откроется окно сообщения. Это окно позволяет передать информацию в виде простого текста, а также вкладывать в письмо файлы:
. В окне сообщения щелкните на кнопке Кому... и выберите в списке контактов один или несколько адресатов. Мы можем также выбрать, кому направить копию (кнопка Копия) и скрытую копию (кнопка СК).
. В поле Тема введём кратко заголовок сообщения.
. В рабочем поле введем текст сообщения.
. Для создания вложения выберем в меню Вставка пункт Файл.
. В окне обзора двойным щелчком выберем заранее созданный и сохраненный файл. "ожение отображается в виде значка файла с его названием в нижней части окна сообщения.
. Для отправки сообщения щелкнем на кнопке Отправить на панели инструментов. Сообщение будет отправлено немедленно или помещено в папку Исходящие в зависимости от установленного режима.
. Если у нас не установлен режим немедленной отправки сообщений, надо воспользоваться командой Отправить из меню Сервис. После пересылки сообщения письмо автоматически будет перемещено из папки Исходящие в папку Отправленные.
. Можно совместить действия по отправке и приему сообщений. Для этого выберем в меню Сервис команду Отправить/Получить. В раскрывающемся списке выберем пункт той учетной записи (если их несколько), по которой мы хотим произвести действия. После этого произойдет подключение компьютера к почтовому серверу, и сообщения будут отправлены. Если на почтовом сервере есть поступившие сообщения на вашу учетную запись, они будут пересланы на наш компьютер.
. Создадим новое сообщение по теме Согласование сроков поставки оборудования и адресуем его контакту.
. Если мы не завершили работу над составлением сообщения или не собираемся его в ближайшее время отправлять, сохраним его в папке Черновики. Для этого выберем в меню Файл команду Сохранить.
Мы можем отправить сообщение по адресу, который не записан в папке Контакты. Для этого в строке Кому... запишем адрес электронной почты в явном виде.
Просмотр почтовых папок и сообщений. По мере заполнения почтовых папок мы можем увидеть на панели Outlook число рядом с названием папки. Это число показывает, сколько элементов (сообщений) находится в папке. Мы можем открыть папку, просмотреть список находящихся в ней сообщений, открыть любое сообщение, переложить его в другую папку. "ожения, присоединенные к сообщениям, можно сохранять отдельно в других папках на своем компьютере. Необходимо время от времени удалять ненужные сообщения из папки.
Технология работы
. Просмотрим на панели Outlook почтовые папки и определим, не открывая папки, сколько в них находится элементов.
. Для получения поступивших сообщений с сервера выберем из меню Сервис команду Отправить/Получить.
. Если мы не имеем возможности работать в кабинете с электронной почтой, скопируем несколько сообщений из папки Исходящие в папку Входящие. Для этого захватим название сообщения и переместим его на значок папки Входящие на панели Outlook.
. Откроем папку Входящие.
Папка разделена на две части. В верхней части расположен список сообщений в том порядке, как они поступили, и некоторые сведения: от кого, тема, дата и время поступления. Для просмотра сообщения щелкним на нем. В нижней части появится текст сообщения. Если около сообщения расположен значок скрепки значит сообщение содержит вложение.
. Откроем сообщение с вложением. Сохраним вложение отдельно как файл:
двойным щелчком на строке сообщения откроем окно сообщения;
в меню Файл выберите команду Сохранить вложения;
в окне обзора выберем папку, в которую хотим сохранить файл, введите имя файла или оставить то, которое ук