Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?мента устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.
Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копии документов, 1-2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.
При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особенности не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно, хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются.
При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.
С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:
- критерии ценности фондов личного происхождения;
- критерии ценности документов личного происхождения.
К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся:
значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;
- история фонда и его состав;
- взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так,
документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже
имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать
и дополнять их).
К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:
- знание творческой и общественной деятельности автора документа;
- время и место создания документа;
значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;
- внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);
- взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации).
Совершенствование и развитие делопроизводства является основой качественного комплектования государственных архивов.
Большая часть документов, если не все документы, образуются в делопроизводстве любой организации независимо от формы собственности. Что касается государственной части документов, то они имеют уже судьбу прописанную законом. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук.
Прежде чем пройти экспертизу ценности документов и стать документом АФ РФ, необходимо побывать в делопроизводстве и ознакомится с номенклатурой дел, перечнями и таким образом знать сроки хранения, а возможно документ попадет и под влияние критериев, которые могут указать на бессмертность, то есть признать документ ценным либо особо ценным.
Из всего вышеуказанного, понятно, что на протяжении всей деятельности любой организации, государства образуются документы и для их классификации, сроков хранения, информационно-поисковой системы используется номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются основные правила работы архивов организации. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, что помогает правильно организовывать документы в учреждениях, формировать дела, унифицировать сроки хранения в пределах одной ведомственной системы, что затем уменьшает затраты на упорядочение документов в указанный период хранения, а также обеспечивает сохранность документов и подготавливает к сдаче на государственное хранение. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоян