Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
µризующими процессы управления. Информация при этом понимается как свойство не всей, а лишь высокоорганизованной материи.
В Федеральном законе Об информации, информационных технологиях и о защите информации информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
Вышеперечисленные примеры представляют собой малую часть из ныне существующих понятий информации.
В архивоведении данное понятие детально проанализировано в работах В.Н. Автократова, которому был близок атрибутивный подход к определению информации1.
В своих работах В.Н. Автократов рассматривал информацию и как процесс получения сообщений, и как отношение структур и сообщений. Он указывал, что само понятие об информации не ставится в прямую связь с процессом восприятия, и это дает возможность говорить о накоплении и значении информации.
В архивоведении существует понятие ретроспективной документной информации (РДИ). Ретроспективная информация, по мнению Б.С. Илизарова, это качественно новая информация, которая образовалась в результате длительного процесса преобразования некогда оперативной информации. Таким образом документ выступает формой, организующей содержание любой информации: законодательной, научной, художественной и прочее - тем самым способствует осуществлению социальных функций, реализация которых возможна только в обществе. Любой документ в независимости от цели его создания, места, времени возникновения, авторства несет в себе информацию, которая может быть востребована через некий временной период, и в этом случае реализуется одна из функций документа - мнемоническая память документа.
Таким образом, необходимо сделать вывод, что период 50-60 гг. прошлого века характеризуется развитием и становлением экспертизы ценности документов. В этот период бурным процессом шла перестройка комплектования госархивов.
В 70-90 гг. работали по сложившимся в предшествующий период методам, однако в 1987 г. были пересмотрены и переработаны шаги комплектования архивов.
1.2 Понятие и назначение ЭЦД
Назначение экспертизы ценности документов - это отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.
Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в информационно-справочных целях и, во- вторых, пополнение АФ РФ документами, имеющими важное научно-историческое значение.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:
- экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;
- оформление дел;
- составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
- обеспечение их сохранности;
- передачу дел в архив организации.
Экспертиза ценности документов это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.
Ценность различных документов, как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна.
Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.
Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.
1.3 Принципы экспертизы ценности документов
В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.
Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.
Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами:
- при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документа и опыта работы;
- при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначенным на обложке дела сроком, хранения);
- при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый ?/p>