Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит

Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит

ного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Разработка вопросов экспертизы ценности документов и их взаимосвязи с организацией документов в делопроизводстве отражена в работах К.Г. Митяева. В начале 60-х годов XX века А.В. Елпатьевским было подчеркнуто значение перечня документов с указанием сроков хранения в правильной постановке делопроизводства и перенесении экспертизы документов непосредственно в делопроизводство, в сферу создания документов и формирования дел.

В соответствии с Основными правилами работы архивов от 2002 года организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Таким образом, составление номенклатуры дел в организации определяет сроки хранения документов, где становится очевидно, какие документы хранятся 10 а какие 75 лет. Это есть первый этап экспертизы ценности документов, который проводится в делопроизводстве.

Но с внедрением информационных технологий во все сферы человеческой деятельности, которые ознаменовались не только очевидным ростом эффективности, но и высветили уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях. К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов. Эта ситуация напоминает 50-е годы прошлого века, когда все архивы были переполнены документами и часть из них уничтожалась, как макулатура. И как сказано уже выше, разрабатывались перечни и критерии, необходимые для нормальной работы, как архивов, так и организаций.

Что касается начала века XXI, то проблема роста объемов бумажных документов есть и сейчас.

Данная проблема типична практически для всех предприятий, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принадлежности. Если для промышленных предприятий и научно-исследовательских учреждений наиболее свойственны большие объемы конструкторской, технической и технологической документации, то наличие организационно-распорядительной документации, бухгалтерской отчетности и документов по кадровому учету характерно для любого предприятия. Часть этой документации хранится с докомпьютерной эры, другая часть образовалась в результате существующей ныне системы учета и отчетности, которая предписывает хранить документацию в архивах в течение определенного срока.

Каждому предприятию приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.

Целесообразным для большинства предприятий решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является перевод востребованной части (а лучше - всей) документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. Именно электронные архивы становятся необходимыми условиями эффективной информационной поддержки работы предприятия в XXI веке.

Профессиональная система управления электронным архивом интегрируется в действующую информационную систему предприятия (например, ERP-систему). В дальнейшем электронный архив может стать единой основой всех информационных систем предприятия (ERP, CRM, CAD/CAM и др.).

И здесь главным фигурантом также является документ, если быть точнее электронный документ1, который хранит информацию, где она представлена в электронно-цифровой форме. С появлением электронного документа появились и такие атрибуты как электронно-цифровая подпись. Останавливаться на данных понятиях я не буду, так как это не является объектом исследования данной работы, но появление новых технологий в сфере документоведения и архивоведения необходимо отметить. С появлением электронного документа появилось понятие электронный документооборот. Это новые понятия, которые прочно вошли почти во все сферы управления.

 

ГЛАВА 2. Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

 

2.1 Правовые вопросы регулирования экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

 

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.

Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России в 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации, формировании АФ РФ. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, образовались предприятия негосударственной формы собственности. Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новы

х правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.

Особенности нынешней ситуации наш?/p>