Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
? документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа к тому или иному делу, чем работник, регистрировавший документ).
Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними (проводится персоналом структурных подразделений и контролируется экспертной комиссией учреждения, организации, предприятия).
Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива).
До недавнего времени, на всех этапах экспертизы ценности документов исполнители руководствовались марксистско-ленинской методологией, которая требовала рассматривать события и явления в конкретной исторической обстановке во взаимосвязи с другими событиями и явлениями. На этой основе были разработаны принципы подхода к оценке документов:
- принцип коммунистической партийности;
- принцип историзма;
- принцип всесторонности и комплексности изучения документов.
Принцип коммунистической партийности требовал умения оценивать содержание документов, освещение фактов и событий, изложенных в документе, с точки зрения трудящихся классов, умения видеть идеологическую направленность документа. Этот принцип был характерен для Советского периода.
Принцип историзма требовал подходить к изучению документов с учетом конкретной исторической обстановки, т. е. с учетом особенностей времени и места создания документа. Этот принцип является важнейшей стороной диалектического и исторического материализма, так как предполагает рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений, отраслей, учреждений, документов и т. п.
Конкретно-исторический анализ документа и документных систем, условий и побудительных мотивов формирования тех или иных документов позволяет отделить закономерно возникшие потребности от случайных, субъективных, кроме того, историзм позволяет прогнозировать развитие документов, определить эффективные направления их изменения и конкретные пути их достижения.
Принцип всесторонности и комплексности изучения документов также является диалектическим. Документы должны изучаться и оцениваться в комплексе, где одни документы дополняют другие (планы, отчеты, переписка, докладные записки). Для правильной оценки значения документов ни один из них не может рассматриваться изолированно от других, так как результат изучения не будет полноценным.
Всесторонность и комплексность изучения документов является непременным условием при экспертизе любых категорий документов, но особенно важно применять этот принцип при экспертизе документов с повторяющимся содержанием.
Теория экспертизы ценности документов всегда строилась в целом на научной базе. Принципы экспертизы ценности документов взаимосвязаны и образуют целостную систему, т.е. методологическую основу экспертизы. Принцип- это основа, основные исходные положения любой теории1, находящие свою конкретизацию в критериях (или признаках) и методах. В настоящее время применительно к экспертизе ценности документов они ориентируются на социально-политическую нейтральность при оценке социальных ценностей, то есть явлений действительности с точки зрения их соответствия или несоответствия потребностям общества.
Для того чтобы правильно оценивать документы, необходимо пользоваться еще и критериями ЭЦД.
1.4 Развитие критериев экспертизы ценности документов
Критерии ЭЦД - система научно обоснованных признаков, на основе которых определяются ценность документов.
При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение в результате экспертизы ценности документов. Таким образом, экспертиза ценности документов, это некий фильтр, который из всего массива документов должна отобрать определенные документы, или документы, отвечающие определенным требованиям должны пройти через данный фильтр, для пополнения Архивного фонда страны. Таким образом, перед экспертизой ценности документов стоят задачи, а именно:
отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.
- определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:
- для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или постоянно);
- для временного хранения.
- обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
- отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Далее я рассмотрю и проанализирую критерии экспертизы ценности документов.
В работе М.П. Жуковой рассматривается разработка критериев оценки документов в пределах этапов:
1. 1918-1957 гг. - формулирование основных признаков - критериев оценки документов;