Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата -1922 г. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России. Критерий место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значимого события, интенсивного явления.
2. К группе критериев содержания документов относятся:
- значимость информации документа;
- повторяемость документной информации;
- целевое назначение документов;
- вид и разновидность документа.
На основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три группы:
- документы отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;
- документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;
- документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.
Данный критерий должен применятся в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.
Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как природа государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.
В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации.
Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:
формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;
аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.
Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.
Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.
Документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.
Данный критерий должен применятся в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.
Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как природа государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.
В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной1 и вторичной информации.
Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:
формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;
аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.
Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.
Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.
Дуплетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.
3. К группе критериев внешних особенностей документов относятся:
- подлинность;
- внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).
Критерий подлинности документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности док?/p>