Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
сть с вытекающими от сюда последствиями, но природа происхождения различна, а следовательно и цели разные. В таких учреждениях с разветвленной системой, документооборот присутствует в полном объеме, в том числе используется унифицированная система банковской документации.
В части своей специфики для каждой из указанных организаций разработаны вышеуказанные перечни.
Анализируя оба перечни, изначально обращаю внимание на общее оформление. Эти перечни - указания, которые подписаны руководителями соответствующих ведомств и согласованны Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве.
Текст Перечня №1 изложен с разделением на абзацы с нумерацией в валовом порядке с Приложением к данному Указанию. Текст Перечня Сбербанка России разбит на главы, каждая из которых имеет названия.
В обоих перечнях указано, что они разработаны в соответствии с действующим законодательством РФ, нормативными документами федеральных органов исполнительной власти. Но в Перечни №1 подробно перечисляются все законодательные и нормативные акты, а именно, Федеральный закон РФ Об архивном деле в Российской Федерации, Положение об Архивном фонде Российской Федерации утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года №552 Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, №12, ст. 878; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, №15, ст. 1575; 1998, №49, ст. 6007; 2003, № 47, 4520), и устанавливает перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утвержденный решением Центральной экспертной комиссии Банка России (далее ЦЭК Банка России) (протокол ЦЭК Банка России от 15 ноября 2004 года № 8), согласованный Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее -ЦЭПК при Росархиве) (протокол ЦЭПК при Росархиве от 11 апреля 2004 года №1) и приводимый в приложении к настоящему Указанию (далее перечень). В обоих перечнях указано, что перечень является нормативным документом, определяющим сроки хранения документов. Также в обоих перечнях указано, что он используется при формировании дел, подготовке номенклатур дел, в практике работы экспертных комиссий.
В Перечнях достаточно подробно расписана структура самого перечня.
Стиль текста научный, но в тоже время понятен, легко воспринимаемый.
2.4 Организация проведения экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении в РФ
В процессе исследования мы уяснили что, результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность и сроки хранения таких документов - до минования надобности или до замены новыми. Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов.
Другие документы отражают работу организации, её достижения, имеют определённое экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго, т.е. постоянно.
Оценка ценности необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению. А деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Согласно ГОСТ Р 51151 архивная опись это - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы ДОУ, т.к. итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации государственного архива и, в конечном счёте, определение состава АФ РФ в целом.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, приказом руководителя организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее ЭК).
В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (далее ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.
ЦЭК и ЭК организаций и источников комплектования государственных и муниципальных архивов работают в постоянном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой ЭПК, окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная коми