Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?утем полистного просмотра и анализа дел и документов.
Оценка ценности необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению. А деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов.
Экспертиза ценности документов организации основывается на традиционных принципах и критериях (научно-обоснованных признаках, на основании которых определяется степень ценности документов), выработанных в процессе архивной практики.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, приказом руководителя организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.
Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.
В результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:
- документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
- документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
- документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
- документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
В современный период документ по-прежнему оценивается с научно-исторических позиций, его главным качеством остается ценность как источника информации не только о прошлом организации, но и о перспективах ее развития в рамках политической и экономической системы.
Список сокращений
АСУ - автоматизированная система управления
АФ - архивный фонд
ВНИИДАД - Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Главархив - Главное архивное управление
ГС ДОУ - Государственная система документационного обеспечения управленя
ДОУ - документационное обеспечение управления
ЕГСД - единая государственная система делопроизводства
Центрархив - Центральный архив
ЦЭК - центральная экспертная комиссия
ЦЭПК - центральная экспертно-проверочная комиссия
ЭК - экспертная комиссия
ЭПК - экспертно-проверочная комиссия
Список использованных источников и литературы
1.Опубликованные источники
- Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г. М: Юридическая литература. 1997 . 62 с.
- Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая): Федеральный закон от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ [принят ГД ФС РФ 21 октября 1994 г.]: по состоянию на 03 января 2006 г. // Собрание Законодательства РФ. 1994. №32. Ст.3301.
- Уголовный кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 24 мая 1996 г.]: по состоянию на 21 июля 2005 г. // Собрание Законодательства РФ. 1996. № 25. Ст. 2954.
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Федеральный закон от 30 дек. 2001 г. № 195-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 20 дек. 2001 г.]: по состоянию на 16 марта 2006 г. // Собрание Законодательства РФ. 2002. № 1. (ч. 1). Ст. 1.
- Федеральный закон № 149 - ФЗ от 27 июля 2006 г. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Принят Государственной Думой 08 июля 2006 г. одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.
- Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 01 октября 2004 г.] // Собрание Законодательства РФ. 2004. № 43 . Ст. 4169.
- О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98- ФЗ: [принят ГД ФС РФ 09 июля 2004 г.]: // Собрание Законодательства РФ. 2004. № 32. Ст. 3283.
- Положение об Архивном фонде Российской Федерации: утв. Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552; по сост