Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.
Росархив разработал примерные положения об ЭК и ЦЭК. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.
Положением определяются функции и права ЭК, а также организация ее работы. При разработке положения об ЭК следует руководствоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.95 № 2.
Основные задачи ЭК:
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к передаче в архив учреждения;
- организация и проведение отбора документов, подготовка их к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (в случае если документы отнесены к составу АФ РФ).
Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. Основные функции ЭК:
организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного учреждения проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т. ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
Приказ Росархива от 08.10.93 г. Об утверждении Примерного положения о ЦЭК министерства (ведомства) Российской Федерации (Приложение 3) утвердил и ввел в действие Примерное положение о ЦЭК министерства (ведомства) РФ. В приказе Росархив рекомендовал министерствам и ведомствам РФ разрабатывать индивидуальные положения на основе Примерного положения о ЦЭК и вводить их в действие по согласованию с ними.
Данное Примерное положение о ЦЭК до сих пор активно используется на практике.
Таким образом, основным методом экспертизы ценности документов является непосредственная оценка документов, проводимая работником при упорядочении документов, которая осуществляется путем полистного просмотра и анализа дел и документов.
Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.
Заседания ЭК протоколируются (Приложение 4). Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.
Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.
Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.
При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также, подведомственных им организаций, с указанием на сроки хранения (отраслевые перечни), а также указаниями на сроки хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших, в указанные перечни, которые устанавливаются федеральными законами и другими федеральными нормативными правовыми актами, в том числе решениями ЦЭПК Федерального архивного агентства.
В целом современная законодательная и нормативная база архивного дела состоит из: ФЗ Об архи?/p>