Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
»ьность каждого ведомства.
Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.
Ведомственный перечень включает как общий типовой состав документов, так и документацию, характерную именно для данного ведомства; для него характерны: многозвенновое построение, дифференциация сроков хранения документов по звеньям системы, что позволяет решить вопрос о сроках хранения конкретных категорий документов в соответствии с местом, занимаемым организацией в системе ведомства. Перечень как бы дает срез по вертикали отраслевой (ведомственной) документной системы, раскрывает ее структуру и определяет какие документы следует хранить и в каких архивах, а какие - выделить к уничтожению.
В практике составления перечней сложились примерные схемы построения для организаций производственной и непроизводственной сфер деятельности, служащие основой для составления схемы конкретного ведомства с учетом специфики его деятельности. При анализе ведомственных перечней выявляются одинаковые подходы в решении вопросов структуры, звенности, детализации статей и сроков хранения. Схемы построения перечней - функционально-отраслевые. Перечни содержат систематическое перечисление видов документов по вопросам деятельности министерств и подведомственных им организаций. Особенностью ведомственных перечней является включение в их состав отраслевой, специфической документации, отражающей их основную производственную деятельность, представляющую исключительную значимость для выявления функций организаций, входящих в систему ведомства.
Основное назначение перечней документов, подлежащих приему на государственное хранение, состоит в определении состава документов, которые должны пополнить Архивный фонд страны. Составленный на основе единых требований к оценке документации различных сфер деятельности перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы, является нормативным документом, устанавливающим виды, разновидности и группы документов, хранение которых в государственных архивах обязательно. Перечень является официальным сводом категорий и видов документов, которые государство считает необходимым хранить, т.е. как бы Данный перечень - основа для составления других методических пособий по экспертизе и комплектованию, так как включает документные системы, общие для большинства отраслей и сфер деятельности. Перечни документов являются основным инструментом отбора документации на хранение. В современных условиях необходимо уточнение их положений.
Вопросы, связанные с созданием перечней, возникли в архивоведении в начале двадцатого века. Изначально применение перечней рассматривалось как метод установления групп документальных материалов, подлежащих и не подлежащих государственному хранению, и средство полного охвата всей документации ведомств до низовых организаций включительно.
В 1958 году А.В. Елпатьевский высказал мысль о целесообразности создания отраслевых перечней - по отраслевым группам ведомств.
В 60-е годы прошлого века А.В. Елпатьевским были проанализированы положительные и отрицательные стороны ведомственных перечней и сделан вывод о необходимости создания Перечня документальных материалов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. Затем было написано много работ, где давалось обоснование создания системы перечней видов и разновидностей документов подлежащих приему в государственные архивы: А.В. Елпатьевский, В.В. Цаплин, В.Н. Автократов, Э.В. Колосова и другие.
В 80-е годы XX века методическое и теоретическое обоснование роли и назначения системы перечней было дано в работах В.Р. Клейна, В.М. Мамонова, В.Н. Автократова, Н.А. Орловой, Л.Н. Крюковой, М.П. Илюшенко.
Обязательность применения перечней в процессе проведения экспертизы ценностей документов, в том числе при установлении сроков их хранения, закреплена в Федеральном законе Об архивном деле в Российской федерации 2004 года. В статье 17 сказано, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и даже граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без оформления юридического лица, обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков хранения, установленных перечнями. При этом речь идет о:
- перечнях типовых архивных документов, утвержденных Федеральным архивным агентством (пункт 3 статья 6), или
- отраслевых перечнях, согласованных также с Федеральным архивным агентством (пункт 1 статья 23).
При определении сроков хранения документов современные Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М, 2007) рекомендуют руководствоваться:
- перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения (типовыми перечнями):
- перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а такж