1. Информационные процессы в экономике и объективная необходимость их автоматизации Целью изучения первой темы является раскрытие важнейших предпосылок, которые на современном историческом этапе определили объективную необходимость информатизации во всех сферах человеческой деятельности,

Вид материала

Лекции

Содержание Показатели анализа 4.2.2. Системы классификации и кодирования Общероссийские классификаторы Общероссийские классификаторы 4.2.3. Унифицированная система документации и организация документопотоков 4.3. Банки данных и базы знаний, как основа внутримашинного информационного обеспечения маркетинга 4.3.2. Банк данных, его состав, модели баз данных Модели баз данных 4.3.3. Хранилище данных и базы знаний – перспективные направления развития информационного обеспечения ИС управления

Подобный материал:

• Тема Информационные процессы в экономике и объективная необходимость их автоматизации, 2190.7kb.
• Учебно-методический комплекс кафедры аоэи информационные системы в управлении социально-трудовой, 2309.89kb.
• Правовая информатика, 248.52kb.
• 27. Необходимость и сущность денег в рыночной экономике, 1570.66kb.
• 1 Услуги в современной мировой экономике, 311.3kb.
• Темы №№7 и «Прогнозирование и планирование в национальной экономике» А. Прогнозирование, 300.55kb.
• Налоги и налогообложение, 81.46kb.
• Архетип героя в контексте изучения политической мифологии: один из важнейших инстументов, 76.81kb.
• 8 реклама в комплексе маркетинга, 2802.6kb.
• Организационные основы информационных технологий в экономике, 44.75kb.

показатель

Совокупность логически связанных реквизитов- признаков и одного реквизита – основания, имеющих экономических смысл, образуют показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображенного явления.

Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение. Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку составляет информационный массив (файл) – основу автоматизированной обработки.

Массивы по различным признакам объединяются в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления.

Информационная подсистема характеризует отношение информации к какой-либо функции управления, а информационная система охватывает всю информацию экономического объекта.

Информационную систему с позиции менеджмента можно рассматривать, как состоящую из управляющей и управляемой подсистем.




Рис.4.3.

Управляющая подсистема реализует различные управленческие функции: прогнозирование, планирование, организацию оперативного управления, учет, анализ, контроль и регулирование, принятие управленческих решений.

Управляемая подсистема связана с реализацией конкретной маркетинговой деятельности: управление товародвижением, формирование товарной политики, сбытом товара и т.п.

В маркетинговой деятельности выделяют функции анализа товарной структуры рынка, сегментации рынка, анализа конкурентоспособности продукции (товара), управления потребительским спросом и др.

Классификация управленческой информации представлена на рис. 4.4.




первичная устная цифровая фиксируемая переменная финансовые


промежуточная документиро- алфавитная нефиксируемая условно- трудовые

ванная постоянная

командная материаль-

ные

отчетная

менеджмент

логистическая

финансовая

бухгалтерская

планово-экономическая

оперативного управления и др.

Рис. 4.4

Маркетинг обеспечивается большим объемом нормативно-справочной, правовой информации, десятками тысяч натуральных стоимостных показателей, тысячами документов.

Реализация функций управления маркетингом требует специальной организации информационного обеспечения.

Цель разработки ИО – повышение качества управления маркетингом в организации на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.


4.2. Состав и характеристика внемашинного информационного обеспечения

4.2.1. Состав показателей

Система показателей – основа ИО, совокупность взаимосвязанных технико-экономических показателей, используемых для решения экономических задач и задач маркетинга, которые содержатся в документах, массивах (балансе, прайс – листах, ценниках и др.).

Система показателей менеджмента и маркетинга отражает различные функции управления: (прогнозирование, планирование и т.п.) и устанавливается в зависимости от уровня управления: холдинг, корпорация, концерн, торговая фирма, предприятие, сбытовая организация, подразделение (рис. 4.5.).

Системы показателей менеджмента и маркетинга на разных

уровнях управления


Корпорация,

концерн

Фирма, предприятие,

организация

Подразделение

Уровень

управления:

Обеспечение конкурентного производства, деловая стратегия

Организация технологического процесса, определяемого спросом




Стратегический маркетинг, разработка долгосрочных планов маркетинга



Задачи

управления:


Системы - Рынка товаров и услуг, 1. Бизнес-плана (выпуска продукции, чис- 1.Нормативно- справочной

показателей: биржевого дела и др. ленности работающих, плановой с/с и др.) информации.

2. Характеристики выпускаемой продукции. 2.Показатели кач-ва продукции.

3. Показатели конкурентных компаний, 3.Прайс - листы

рынка.

4. Показатели маркетинговой службы (объемы

выпускаемой продукции, ее усовершенствование,

выбор потребителя, цена, прибыль, рентабельность и др.).

Рис. 4.5.

Принятие управленческих решений базируется на основе данных хозяйственного учета: оперативного, финансового (бухгалтерского) и статистического, каждый из которых выполняет свои специфические функции и имеет свой состав показателей.

Данные оперативного учета содержат системы показателей в различных первичных документах (накладных, счетах-фактурах и т.п.). Данные финансового учета получаются на основании бухгалтерского плана счетов и утвержденной Министерством Финансов РФ финансовой отчетности. Статистические отчеты формируются в основном на основании бухгалтерской отчетности по формам, утвержденным Госкомстатом РФ. Показатели бухгалтерской и статистической отчетности отражают финансовое состояние предприятия (фирмы) и результаты его хозяйственной деятельности. Эти показатели тщательно анализируются, в результате чего определяется экономическая эффективность производственной деятельности предприятия (фирмы) и направления его дальнейшего развития.


^ Показатели анализа



Внутренние

Внешние

- прибыль; - имущественное состояние;

- оборачиваемость капитала; - финансовая устойчивость;

- показатели ликвидности; - платежеспособность;

- конкурентноспособность и др. - использование капитала и др.

Результаты анализа позволяют осуществить важнейшие функции управления: контроль, регулирование и принятие управленческих решений.

Приведенный состав показателей, относящийся к различным функциям управления, является основной частью информационного обеспечения автоматизированных рабочих мест, организуемых в планово-экономических службах предприятия, в бухгалтерии; в подразделении, осуществляющем техническую подготовку производства; на складах, в маркетинговых службах, в производственных подразделениях, торговых залах и др. Все АРМы объединяются в локальную вычислительную сеть фирмы, предприятия, организации.


^ 4.2.2. Системы классификации и кодирования

Материал должен быть изучен по базовому учебнику [1] (с.91-96), [2] (с. 87-93), [4] (с.98-110).

Автоматизированная обработка экономической информации в условиях применения ПК требует выполнения предварительной работы по составлению классификаторов и кодированию, выполняемой на стадии проектирования.

Как правило, кодируются буквенные выражения реквизитов-признаков, по которым делается группировка. Выполнение операций обработки основывается на системах формализованного описания экономической информации, на базе которых вводятся кодовые обозначения и составляются классификаторы.

Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований объектов и их кодовых обозначений.

Код – условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными и комбинированными.

В условиях обработки экономических задач на ПК часто применяют мнемокоды (например, материально-ответственному лицу присваивается код «МОЛ») и штрих-коды; в ряде случаев машина может автоматически кодировать заносимые в нее объекты, но только по порядковой системе.

Требования к кодам изложены в рекомендованной литературе.

^ Общероссийские классификаторы (их свыше 50) составляются в рамках выполнения Государственной программы перехода РФ на международную систему учета и статистики в соответствии с требованиями рыночной экономики.

Используются, в основном, для кодирования бухгалтерской и статистической отчетности, но могут проставляться и в некоторых первичных документах (например, в приходном кассовом ордере).

Для предприятия, организации, фирмы важное значение имеют локальные коды, составляемые на номенклатуры, специфичные для конкретной организации.

Ими охватывается широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами управления, они являются едиными при решении различных экономических задач. Это коды табельных номеров, структурных подразделений, материальных запасов, готовой продукции, деталей, соединений, полуфабрикатов, поставщиков и покупателей, основных средств и др.

Классификаторы могут быть различными: общероссийскими (ОК), отраслевыми, региональными, локальными.

Все они входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) подробнее см. в рекомендованной литературе.

^ Общероссийские классификаторы -

- ОКПО – предприятий и организаций, присваивается органами статистики;

- ОКОНХ – отраслей хозяйства;

- ОКУД – управленческой документации, проставляется в верхней, правой части унифицированного документа;

- ОКОПФ – организационно-правовой формы;

- ОКФС – форм собственности и др.

В последние годы широко используется штриховое кодирование, основанное на принципе двоичной системы счисления: информация отражается как последовательность 0 и 1. Широким линиям и широким промежуткам присваивается логическое значение 1, узким - 0. В связи с этим штриховое кодирование есть способ построения кода с помощью чередования широких и узких, темных и светлых полос.

Цель штрихового кодирования информации заключается в отражении таких информационных свойств товара, которые обеспечивают реальную возможность проследить за их движением к потребителю, что связано с повышением эффективности управления не только производством, но и сбытом товара.

Система штрихового кодирования информации представляет собой совокупность вида штриховых кодов и технических средств нанесения кодов на носители информации, верификации качества печати, считывания с носителей, а также предварительной обработки данных.

Пример штрихового кода UPC - 12 представлен на рис. 4.6.


Рис. 4.6. Пример кода UPC – 12

В приведенном примере 3 – код лекарственных препаратов США, 00025 – код производителя, 00234 – код продукта, 9 – контрольное число.

^ 4.2.3. Унифицированная система документации и организация документопотоков

Основным носителем информации при автоматизированной обработке является документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений - выходными.

В зависимости от места возникновения документы подразделяются на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним документам относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др. Выделяют документы бухгалтерского учета, финансовые, плановые, статистические, документы оперативного управления.

Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум группам: организационно-распорядительные и специальные.

Организационно-распорядительная документация применяется при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-справочную документацию.

К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции.

К распорядительной относятся приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность.

Справочно-информационная документация включает служебную переписку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.

Специальные системы документации отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления (система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др.).

Применение информационных технологий ускорило процесс унификации и стандартизации документации. Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники.

Утверждены ГОСТы на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, в которую входят стандарты на составление актов, деловых писем, докладных записок, постановлений, заявлений, инструкций, кадровых анкет, приказов, распоряжений; структуры и штатной численности, устава, штатного расписания и др.

Утверждены государственные стандарты на ряд специальных унифицированных систем документации: плановую, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения, финансам, статистич. документацию и др.

В соответствии с общероссийским классификатором управленческой деятельности каждому документу присваивается код по ОКУД, который располагается в верхней правой части документа (например, бухгалтерскому балансу – 0710001).

Составление организационно-распорядительных документов регламентируется государственными стандартами, включающими Основные положения о составлении и оформлении документов и «формуляр образец».

В соответствии с правилами, утвержденными ГОСТом, первичные документы должны:

• содержать достоверные данные о состоянии объекта, достаточный объем исходных данных для получения необходимой, результатной информации, используемой для управления организацией;
  
• обслуживать все звенья и виды хозяйственного руководства
  
• обеспечивать выполнение не только функции учета, но и функций регулирования и оперативного управления;
  
• быть максимально приспособлены для машинной обработки и быть удобными для восприятия человеком;
  
• содержать минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных.
  

Реквизиты, вводимые с клавиатуры в машину, должны быть по возможности сконцентрированы в одной части документа и обведены утолщенной линией.

Первичный документ включает определенный состав реквизитов-признаков (справочных и группировочных) и реквизитов-оснований (исходных и результатных). Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской.

Условный пример первичного документа приведен на рис. 4.7.



Заго ловочная

часть


Содержательная

часть


Оформительская

часть

Рис. 4.7

Результатная информация предназначена для целей управления, передается непосредственно потребителям и может иметь различные формы (рис. 4.8).

Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота - последовательностью прохождения документа от момента внесения в него первой записи до сдачи документов в архив.




Рис. 4.8.

Документы, циркулирующие в системе управления, образуют информационные потоки. Под информационным потоком понимается группа или совокупность данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов. Например, поток информации о величине выпуска продукции, поток информации о подетально-пооперационных нормах расхода материалов.

Потоки информации, реализующие различные функции управления, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных. В процессе составления документа могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Этим объясняется сложность документооборота; преобладает ручной способ формирования документа, их многочисленное дублирование.

Развитие вычислительной техники и средств передачи данных позволяют существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документопотоку.

Этот подход реализуется в программных продуктах различного вида:

1. В программах, предназначенных для автоматизации делопроизводства, обеспечивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и др.) к различным пользователям и подразделениям, а также контроль за их исполнением.
   
2. В функциональных программах, предназначенных для реализации различных функций управления и связанных с разработкой различных экономических задач (учетных, финансовых, банковских и др.).
   

Программы электронного делопроизводства изложены в учебнике [1] (с. 109-113), [2] (с. 93-101), [4] (с. 133-135).

^ 4.3. Банки данных и базы знаний, как основа внутримашинного информационного обеспечения маркетинга


4.3.1. Понятие внутримашинного информационного обеспечения

Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами; отражает реальную действительность организационного объекта и его подразделений, определяющих конкретные предметные области.

Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, содержащие сведения о фактах финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

Организация, состав, структура внутримашинного информационного обеспечения зависят от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, организации массивов (файлов), используемых технических средств.

^ 4.3.2. Банк данных, его состав, модели баз данных

Интегрированный подход и создание внутримашинного ИО предполагает организацию хранения информации в виде банка данных (БнД).

Банк данных (БнД) – это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.


Основные компоненты БнД:


БнД

Администратор БД





База данных (БД)

Система управления базой данных (СУБД)

Технические

средства

База данных (БД) – совокупность взаимосвязанных информационных файлов (информационная модель предприятия).

СУБД – пакет программ, обеспечивающий обработку базовых массивов (поиск информации, хранение, корректировку, формирование ответов на запросы и др.)

По технологии работы базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

На рис. 4.9. показана централизованная БД.




запрос запрос

ответ ответ


Рис.4.9.

Системы централизованных БД с сетевым доступом предполагают различные архитектуры:

- файл-сервер, сетевое программное обеспечение автоматически считывает требуемый блок данных с сервера. На каждом ПК работает своя копия СУБД (Microsoft Access, Paradox и dBase).

В результате СУБД запросит и получит по сети все блоки файла. Обработка ведется на клиентском ПК. При выполнении запросов такого типа эта архитектура создает слишком большую нагрузку на сеть и уменьшает производительность работы.

- клиент-сервер, функции СУБД разделены на две части, пользовательские программы работают на клиентском ПК; ядро базы данных работает на сервере. Все запросы обрабатываются на сервере. Ответы на запросы посылаются обратно на клиентский ПК.

Архитектура клиент-сервера позволяет более эффективно выполнять автоматизированную обработку. Эта архитектура используется в современных СУБД: Oracle, Informix, Sybase и других.

Распределенная БД состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных компьютерах вычислительной сети. Работа с такой БД осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

^ Модели баз данных. Выбор СУБД определяется многими факторами, но главный из них – возможность работы с конкретной моделью данных (иерархической, сетевой, реляционной). Подробно модели данных изложены в литературе [1] (с.115-131), [2] (с.101-110), [4] с. 147.

Большинство СУБД для ПК работают с реляционной моделью (например Clipper, dBase, Paradox, FoxPro, Access, Oracle).

В последние годы все большее признание и развитие получают объектно-ориентированные базы данных (ООБД), толчок к появлению которых дали объектно-ориентированное программирование и использование ПК для обработки и представления практически всех форм информации, воспринимаемых человеком.

В чем принципиальное отличие реляционных и объектных БД? В ООБД модель данных более близка сущностям реального мира. Объекты можно сохранить и использовать непосредственно, не раскладывая их по таблицам. Данные объекта, а также его методы помещаются в хранилище как единое целое. Объектная СУБД именно то средство, которое обеспечивает запись объектов в базу данных «как есть». Существенной особенностью ООБД можно назвать объединение объектно-ориентированного программирования (ООП) с технологией баз данных для создания интегрированной среды разработки приложений.

Традиционными областями применения объектных СУБД являются системы автоматизированного проектирования (САПР), моделирование, мультимедиа. Они широко используются в телекоммуникациях, различных аспектах автоматизации предприятия, издательском деле, геоинформационных проектах. Очень хорошо они подходят для решения задач построения распределенных вычислительных систем. На основе объектной СУБД можно строить сложные распределенные банки данных, организовывать к ним доступ, как через локальную сеть, так и для удаленных пользователей в режиме реального масштаба времени. К объектным СУБД можно отнести: СУБД ONTOS – один из лидеров направления ООБД, Jasmine – это первый продукт, выпущенный «китом» компьютерного бизнеса, ODB-Jupiter – первый российский продукт такого рода, ORACLE 8.0.


^ 4.3.3. Хранилище данных и базы знаний – перспективные направления развития информационного обеспечения ИС управления

Информационное хранилище (data wаrehouse) - это автоматизированная система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единую. Такая система хранения информации предназначена для хранения, оперативного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации; удобна для стратегического планирования и реорганизации бизнеса и необходима специалисту, ответственному за принятие решений.

Данные в этом хранилище характеризуются предметной ориентацией, интегрированностью, упорядоченностью во времени, неизменяемостью и целостностью, большим объемом и сложными взаимосвязями данных.

Подробное изложение в литературе [1] (с. 125-130), [1] (с. 110-114), [4] (с. 155-158).

Создание информационного хранилища данных требует решения ряда организационных аппаратных и программных вопросов, обеспечивающих скорость и технологию загрузки, управление качеством данных, поддержку различных видов данных, скорость обработки запросов, обслуживание большого числа пользователей и др.

Примером информационного хранилища может служить 0rас1е VLМ, разработанный фирмами 0rас1е и Digital (увеличение быстродействующей памяти для обмена с сервером баз данных, увеличение размера обрабатываемого блока данных, увеличение числа транзакций с большим объемом обновления данных и др.).

Активно развивающейся областью использования ЭВМ является создание баз знаний (БЗ) и их применение в различных областях науки и техники. База знаний - семантическая модель, предназначенная для представления в ЭВМ знаний, накопленных человеком в определенной предметной области. Основные функции базы знаний: создание, загрузка, актуализация, поддержание в достоверном состоянии, расширение, включение новых знаний; обработка, формирование знаний, соответствующих текущей ситуации.

Для выполнения указанных функций разрабатываются необходимые программные средства (их нередко называют искусственным интеллектом).

Искусственный интеллект и, в частности, экспертные системы, в настоящее время находят применение в таких областях, как планирование и оперативное управление производством, выработка оптимальной стратегии поведения на товарных и финансовых рынках в соответствии со сложившейся ситуацией и т.п.

Наиболее перспективным в маркетинговой деятельности представляется использование искусственного интеллекта для построения экспертных систем. Экспертная система – компьютерные программы, формализующие процесс принятия решений человеком. Назначение экспертных систем – формирование и вывод рекомендаций в зависимости от текущей ситуации, которая описывается совокупностью сведений, накапливаемых знаний, а также данных, вводимых пользователем по требованию ЭВМ в диалоговом режиме. В качестве элемента экспертной системы можно рассматривать и базу данных.

Экспертные системы, благодаря наличию в них баз знаний, являются в настоящее время наиболее распространенным классом систем искусственного интеллекта; обладают способностью рассматривать большое число вариантов, чем это доступно человеку, при доскональном анализе ситуаций в той или иной предметной области и выдавать «интеллектуальные» решения в сложных ситуациях.

В частности, в области менеджмента и маркетинга использование экспертных систем позволяет специалистам вести разработку плана производства для уточнения номенклатуры планируемой к выпуску продукции, оценку конъюнктуры рынка и оценку технического уровня продукции, что обычно связано с довольно сложным анализом исходной информации.