Geum.ru

Правовое положение холдингов в россии научно-практическое пособие

Вид материалаДокументы

Содержание


Образцы документов
Положение о документообороте
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ


Понятия "холдинг" и "холдинговая компания" российским законодательством не раскрываются. В ГК РФ такой институт отсутствует. Отсутствие четкого законодательного определения понятия холдинга и холдинговой компании обусловило то, что в юридической литературе существует различное понимание данных понятий. В настоящем диссертационном исследовании выделяются два подхода к пониманию холдинга.

Во-первых, холдингом признается некоторая совокупность определенным образом связанных между собой юридических лиц - субъектов предпринимательской деятельности. Этот подход нашел воплощение в проекте Федерального закона "О холдингах" и в Федеральном законе от 19 июня 2001 г. N 82-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "О банках и банковской деятельности", а также в позиции ряда ученых-юристов: в концепции холдинга в широком смысле, отстаиваемой И.С. Шиткиной и Томасом Келлером, в понятии холдинга, даваемом В.В. Лаптевым.

Во-вторых, холдинг рассматривается как компания, способная определять решения дочерних и зависимых обществ. Второй подход отражен в понятии "головная компания", содержащемся в проекте Федерального закона "О холдингах", а также в понятии холдинга в узком смысле и в определениях холдинговой компании, даваемых в научной юридической литературе.

На основе анализа содержания понятия холдинга, предлагаемого в научной юридической литературе, в законодательных актах и на практике, нами предложено следующее определение холдинга:

холдинг - это группа лиц, включающая в себя головную компанию (холдинговую компанию) и другие хозяйственные общества, в отношении которых головная компания имеет возможность определять решения, принимаемые ими.

Развитие холдинговых отношений, на наш взгляд, требует расширения и уточнения понятия субъекта гражданских правоотношений. В соответствии со ст. 2 ГК РФ "участниками регулируемых гражданским законодательством отношений являются граждане и юридические лица. В регулируемых гражданским законодательством отношениях могут участвовать также Российская Федерация, субъекты Российской Федерации и муниципальные образования". Холдинг же не является юридическим лицом, так как не имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленного имущества, а потому не отвечает признакам юридического лица, закрепленным в п. 1 ст. 48 ГК РФ. В силу этого холдинг не может считаться участником гражданских правоотношений, т.е. не является их субъектом.

Однако холдинг выступает в хозяйственном обороте как единое целое, что подтверждается, в частности, обязанностью банковского холдинга в лице его головной организации представлять в Банк России консолидированную отчетность о деятельности банковского холдинга, которая должна включать консолидированный бухгалтерский отчет, консолидированный отчет о прибылях и убытках, а также расчет рисков на консолидированной основе. Консолидированные учет и отчетность холдинга предусматриваются также ст. 11 проекта Федерального закона "О холдингах". Кроме того, участие холдинга в хозяйственном обороте в качестве целостного образования с единой волей выражается в том, что он через головную организацию проводит единую инвестиционную, технологическую, производственно-хозяйственную, финансовую и научно-техническую политику.

Следовательно, холдинги представляют собой один из видов предпринимательских объединений и являются субъектами предпринимательского права.

Поскольку холдинг участвует в хозяйственном обороте как целостное образование, как единый хозяйствующий субъект, обладая при этом отдельными чертами гражданской правосубъектности, то диссертантом предлагается считать холдинги квазисубъектами гражданско-правовых отношений.

Представляется целесообразным различать понятия холдинга и понятие холдинговой компании. При этом последняя понимается как головная компания холдинга.

Понятия управляющей компании и головной компании также не совпадают. Головная компания осуществляет функции по управлению холдингом, однако она может для исполнения этих функций создать управляющую компанию. Так, например, согласно ч. 5 ст. 4 Федерального закона "О банках и банковской деятельности" коммерческая организация, которая в соответствии с законом может быть признана головной организацией банковского холдинга, в целях управления деятельностью всех кредитных организаций, входящих в банковский холдинг, вправе создать управляющую компанию банковского холдинга. В этом случае управляющая компания банковского холдинга исполняет обязанности, которые в соответствии с законом возлагаются на головную организацию банковского холдинга.

Нами выделяются следующие признаки холдинга:

1) наличие устойчивых внутренних отношений контроля и зависимости между головной компанией и другими участниками холдинга, закрепленных в договоре об образовании холдинга и в уставах его участников, определяющих организационную целостность данного предпринимательского объединения;

2) имущественная обособленность и юридическая самостоятельность участников холдинга, каждый из которых является полноправным субъектом гражданско-правовых отношений (т.е. юридическим лицом);

3) проведение единой политики в сфере хозяйственного оборота (в том числе согласованное использование прибыли и других финансовых источников участников холдинга).

Структура холдинга состоит из головного хозяйственного общества, которое имеет возможность определять решения, принимаемые другими участниками холдинга, и из зависимых или дочерних хозяйственных обществ. По отношению к головному (основному) хозяйственному обществу холдинга остальные его участники должны считаться дочерними.

Отношения между основным и дочерним либо зависимым обществом строятся не по принципу подчиненности, а носят экономико-правовой характер, связанный, как правило, с владением основным обществом достаточно значительной долей уставного капитала дочернего или зависимого общества.

Головное хозяйственное общество оказывает существенное влияние на решения, принимаемые иными участниками холдинга. Такое влияние может оказываться различными способами, прежде всего путем преобладающего участия в уставном капитале. Кроме того, это влияние реализуется через заключение договора, согласно которому одно общество вынуждено подчиняться другому (головному). В качестве такого договора может выступать имущественный договор, например договор ипотеки, кредита, залога и т.д. Головное общество имеет возможность определять решения общества и иными способами.

Участники холдинга, будучи хозяйственными обществами, обладают всеми гражданскими правами и обязанностями, необходимыми им для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом. В качестве юридического лица каждый участник холдинга обладает самостоятельной волей, которая может не совпадать с волей остальных его участников. Участник холдинга вправе совершать от своего имени сделки, т.е. участвовать в гражданском обороте, он несет самостоятельную ответственность по своим обязательствам. Юридическая самостоятельность участников холдинга проявляется также в том, что они не несут ответственности по долгам головной компании.

Таким образом, хозяйственные общества, которые становятся участниками холдинга, не утрачивают своей юридической самостоятельности, хотя их воля как субъектов гражданских правоотношений в значительной мере определяется волей головной компании. С другой стороны, сам холдинг не приобретает статуса юридического лица. Однако ему присущи отдельные элементы правосубъектности.

Не являясь юридическим лицом, холдинг не вправе заключать от своего имени какие-либо сделки и, соответственно, не несет ответственности по сделкам, заключенным участниками холдинга. По ним отвечают участники холдинга самостоятельно либо солидарно с головной компанией в случаях, когда такая сделка была заключена во исполнение ее указаний. Таким образом, холдинг вступает в отношения с иными хозяйствующими субъектами не непосредственно, а через свою головную компанию либо через иного участника холдинга, когда последний совершает юридически значимые действия в результате исполнения обязательных указаний головной компании.

Анализ холдинговых структур позволяет выделить некоторые принципы, лежащие в основе организации холдинговых объединений. В настоящем диссертационном исследовании выделяются три принципа организации холдинговых объединений:

1) принцип целостности холдинга - в его содержание входят положения, определяющие функционирование холдинговой структуры как единого целого;

2) принцип централизма - положения, входящие в данный принцип, определяют отношения между головной компанией холдинга и другими, зависимыми от него участниками;

3) принцип равенства хозяйственных обществ, являющихся участниками холдинга, - данный принцип определяет взаимоотношения между участниками холдинга по горизонтали.

Отношения по поводу контроля и управления между холдингом и дочерними хозяйственными обществами холдинга характеризуются тем, что члены организации принадлежат к различным объектам управления и на отношения между руководителями и подчиненными наслаиваются соответствующие властные и коммуникационные отношения. Поэтому при управлении холдинговым объединением следует различать управление дочерним хозяйственным обществом холдинга в зависимости от его организационно-правовой формы, а также управление холдингом с учетом его правовой формы. В сравнении с самостоятельными хозяйственными обществами особенность холдинговых структур заключается в том, что правовая самостоятельность и установленные законом минимальные полномочия гарантируют дочерним предприятиям холдинга минимальные функции управления.

Проблема холдинговых правоотношений недостаточно разработана в российской юридической литературе. Представляется, что не все отношения, участником которых является холдинг, следует считать холдинговыми правоотношениями. Также требуют анализа отношения между самими участниками холдинга.

Организация и деятельность холдингов регулируется нормами различных отраслей права, прежде всего нормами гражданского права. Однако правовое регулирование холдингов, осуществляемое в настоящее время в Российской Федерации в рамках гражданского законодательства через определение категорий основного и дочернего хозяйственных обществ, не отвечает современным условиям предпринимательской практики. Отдельные правовые нормы, регулирующие отношения с участием холдингов, еще слабо согласуются друг с другом, отсутствует законодательный акт, который регламентировал бы отношения, сторонами которых являются холдинг и участники холдинга.

Анализ холдинговых правоотношений показал, что они являются комплексными, при этом внешние отношения холдинга с иными субъектами предпринимательской деятельности не обладают достаточным своеобразием, позволяющим выделять их в отдельную группу специфически "холдинговых" отношений. Такими особенностями обладают только внутрихолдинговые отношения, которые подразделяются на две группы:

1) отношения между головной компанией и зависимыми и дочерними хозяйственными обществами холдинга (эти отношения мы обозначаем как вертикальные холдинговые отношения);

2) отношения между самими хозяйственными обществами - участниками холдинга (горизонтальные холдинговые отношения).

К первой группе принадлежат отношения по поводу управления деятельностью холдинга в целом и входящих в него хозяйственных обществ. Это отношения между головной компанией холдинга и иными участниками - зависимыми и дочерними обществами. Ко второй группе внутрихолдинговых отношений следует отнести, как представляется, некоторые отношения между самими дочерними и (или) зависимыми обществами, входящими в один и тот же холдинг.

Проблема правового регулирования внутренних взаимоотношений между участниками холдингов особенно актуальна для крупных предпринимательских объединений в сфере производства. В ряде случаев связанные технологической зависимостью в рамках единого производственного процесса или иными взаимосвязями хозяйственные общества - участники холдинга особо нуждаются в нормативном регулировании взаимоотношений между собой. Такие нормы, регулирующие взаимоотношения между участниками холдинга, могут содержаться в договоре о создании холдинга или, если холдинг создан иным путем, в отдельных договорах о распределении компетенции между головной компанией и зависимыми или дочерними обществами. Таким путем могут регулироваться важнейшие вопросы взаимоотношений участников холдинга, в том числе распределение между ними функциональных задач, как правило предполагающее сосредоточение у головного общества наиболее важных аспектов инвестиционной, кадровой, маркетинговой политики; создание у основного общества централизованных фондов, в том числе для управления холдингом; обеспечение представительства хозяйственных обществ, входящих в структуру холдинга, в органах управления друг друга и т.д.

Отношения по поводу управления деятельностью холдинга не являются чисто административными. Особенность вертикальных холдинговых правоотношений состоит в том, что управляемый объект - хозяйственное общество - является юридически самостоятельным субъектом предпринимательской деятельности, а управляющее воздействие головной компании осуществляется косвенным образом - через влияние на решения органов управления хозяйственного общества холдинга.

Зависимые и дочерние общества холдинга связаны между собой по горизонтали многочисленными хозяйственными отношениями. В этих условиях возникает необходимость заключения между ними отдельных договоров: поставки, подряда, оказания услуг (транспортных, экспедиционных, юридических, рекламных, по централизованному ведению бухгалтерского учета и проч.). В принципе такие отношения между участниками холдинга как самостоятельными юридическими лицами носят все черты гражданско-правовых отношений. Однако поскольку участники холдинга своей деятельностью реализуют единую предпринимательскую политику, их хозяйственная самостоятельность ограничена зависимостью от головной компании, постольку на отношения между ними накладываются своего рода "холдинговые" черты.

Таким образом, отличительной особенностью горизонтальных холдинговых отношений является то, что здесь на отношения двух субъектов гражданского права - участников холдинга, представляющих собой самостоятельные юридические лица, накладывается их отношение зависимости от головной компании холдинга. Оба субъекта горизонтальных холдинговых отношений всегда в большей или меньшей степени зависят от головной компании холдинга и потому, вступая в отношения между собой, выражают не только свою волю, но и волю головной компании. Внутрихолдинговые отношения представляют собой разновидность интеграционного взаимодействия субъектов хозяйствования. Их суть состоит в субординации действий участников холдинга, при которой головная компания определяет важнейшие управленческие и хозяйственные решения других участников холдинга.

Управляющее воздействие на хозяйственные общества - участников холдинга осуществляется по трем важнейшим направлениям:

1) управление собственностью или пакетами акций (долями участия в уставном капитале);

2) управление производственно-хозяйственной деятельностью, включая инвестиционную, технологическую, кадровую, сбытовую;

3) управление денежными потоками.

Исходя из этого, можно выделить три формы контроля за управляемым хозяйственным обществом:

1) акционерный контроль или контроль собственностью, который представляет собой возможность обеспечить принятие или отклонение решений органами управления организаций, в том числе по вопросу формирования персонального состава этих органов управления (совета директоров, коллегиального исполнительного органа), назначения единоличного исполнительного органа;

2) производственно-хозяйственный контроль или контроль за собственно предпринимательской деятельностью, производством, реализацией продукции (работ, услуг);

3) финансовый контроль как обеспечение влияния на распределение финансовых потоков (денежных, оборотных средств).


Приложение 1


^ ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ


ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ


Приказ N ____

о введении в действие Положения о документообороте


_________________________________________________________________

(наименование организации)


г. _____________ "___" ________________ 200___г.


С целью упорядочения документооборота и организации делопроизводства и строгого учета всей документации в группе компаний

Приказываю:

1. Ввести в действие настоящее Положение о документообороте.

2. Руководителям структурных подразделений:

- принять к неукоснительному выполнению правила настоящего Положения;

- провести работу по ознакомлению работников своих подразделений с правилами Положения по работе с документами;

- выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;

- возложить ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурном подразделении на его руководителей.

3. Возложить на секретариат организационно-методическое руководство и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его дальнейшим совершенствованием.

4. Секретариату сделать _________ (количество) копий Положения для руководителей структурных подразделений.

5. Отделу хозяйственно-технического обслуживания заказать в возможно короткие сроки необходимое количество экземпляров Положения для использования в работе.

6. Контроль за исполнением настоящего Приказа возлагаю на _______________________________(Ф.И.О.).


Генеральный директор __________________________(Ф.И.О.)


Приложение

к Приказу N ___

от "___" _______ 200__г.


^ ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ


_____________________ (наименование организации)


1. Общие положения


1.1. Настоящее Положение устанавливает единый и обязательный для всех работников порядок ведения и организации документооборота.

1.2. Положение разработано в соответствии с задачами, стоящими перед компанией, с учетом Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), законодательством Российской Федерации по архивному делу - ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определение".

1.3. Правила, предусмотренные настоящим Положением, обязательны для всех работников группы компаний.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.5. Непосредственное ведение и контроль исполнения делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц, которым специально поручена эта работа (секретари) руководителем подразделения.

1.6. Организационно-методическое руководство, непосредственное ведение и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его дальнейшее совершенствование осуществляет секретариат компании.

В этих целях секретариат инструктирует работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях компании, периодически проводит проверки состояния делопроизводства в подразделениях.

1.7. Требования работников секретариата по вопросам организации и ведения делопроизводства, контроля исполнения документов, а также по обработке документов обязательны для исполнения всеми подразделениями и должностными лицами компании. Спорные вопросы и конфликты по вопросам организации и ведения решаются юридической службой совместно с секретариатом.

1.8. Содержание поступающих и подготовленных в структурных подразделениях документов и материалов не подлежит оглашению лицам, не имеющим к ним отношения.

1.9. Настоящим Положением устанавливается смешанная система организации и ведения делопроизводства, сочетающая в себе принципы централизации и децентрализации при работе с документами.

1.10. Централизованно (через секретариат) осуществляются:

- организационное и методическое руководство постановкой делопроизводства в компании;

- регистрация входящих и исходящих документов;

- передача структурным подразделениям компании поступающих и внутренних документов;

- контроль за прохождением и исполнением документов, анализ корреспонденции;

- хранение документов в текущих делах и архиве компании.

1.11. Децентрализованно в структурных подразделениях компании выполняются следующие операции с документами:

- подготовка, оформление и исполнение входящих, исходящих и внутренних документов;

- согласование подготовленных документов;

- представление информации по документам и снятие их с контроля;

- хранение и исполнение документов, находящихся в текущей работе.

1.12. Руководители структурных подразделений должны ознакомить принятых работников со структурой компании, задачами и характером работы подразделений, а также с установленным порядком работы с документами и другими требованиями настоящего Положения.


2. Организация делопроизводства


2.1. Общие правила организации и учета документооборота


2.1.1. В движении документов (документообороте) различают потоки документов, поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) и внутренних.

2.1.2. В компании ведется журнальная и компьютеризированная карточная система регистрации и контроля за исполнением документов.

2.1.3. В подразделениях наряду с карточной компьютеризированной системой допускается применение журнальной формы регистрации документов.


2.2. Порядок приема, регистрации, предварительного

рассмотрения входящих документов


2.2.1. Корреспонденция, адресованная в компанию, независимо от способа доставки (почтой, курьером, факсом) принимается централизованно секретариатом, регистрируется в журнале входящих документов (приложение 1) и обрабатывается в секретариате, затем передается в структурные подразделения лицам, ответственным за делопроизводство (приложение 2). Копии поступившей корреспонденции подшиваются в делах секретариата.

2.2.2. Секретариат проверяет правильность доставки корреспонденции и наличие в конвертах документов. Об отсутствии документов и приложений к ним сообщается отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю с приложением лицевой части конверта (пакета), в котором он доставлен.

2.2.3. Конверты с корреспонденцией с пометкой "Лично" в канцелярии не вскрываются и передаются по назначению, в руки. Если по своему содержанию корреспонденция с пометкой "Лично" носит служебный характер, то работник, которому она предназначалась, обязан ее зарегистрировать в секретариате.

Помимо пакетов с пометкой "Лично" не подлежат вскрытию в секретариате пакеты, поступившие из-за рубежа, депутатская почта. Они немедленно передаются адресату.

2.2.4. Конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются секретариатом. Указанные на конвертах обратные адреса переносятся на документы. Конверты сохраняются и прилагаются к поступившим документам только при необходимости подтвердить время отправки и получение документа.

2.2.5. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа ставится регистрационный штамп (или делается запись) единого образца с указанием даты поступления документа и очередного порядкового номера документа. Нумерация документов (начиная с N 1) ведется в течение каждого календарного года. Все номера документов заносятся в журнал. По окончании календарного года журнал закрывается и сдается в архив секретариата.

2.2.6. В структурных подразделениях входящий номер (индекс) документа состоит из индекса структурного подразделения и порядкового регистрационного номера документа.

2.2.7. Все документы, подлежащие регистрации, заносятся секретариатом в журнал по установленной форме (приложение N 3) с обязательным указанием сроков исполнения и в тот раздел номенклатуры дел, которому соответствует регистрируемый документ.

2.2.8. Разделы располагаются в последовательности разделов номенклатурных дел.

2.2.9. В каждом разделе все документы должны быть разделены на две группы: на исполняемые и исполненные документы.

2.2.10. Зарегистрированная корреспонденция с первым экземпляром передается из секретариата на рассмотрение генеральному директору (или лицу, его замещающему).

2.2.11. На рассмотрение генеральному директору направляются документы сторонних организаций, письма граждан, а также другие материалы по вопросам, относящимся к деятельности компании, особенно те, для выполнения которых необходимо решение генерального директора. Документы, не подлежащие регистрации, передаются непосредственно в структурные подразделения.

2.2.12. Генеральный директор рассматривает корреспонденцию и принимает по каждому документу решения, фиксируемые в резолюции. Резолюция должна быть краткой и содержать: фамилию исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие; способ, порядок и срок исполнения (если не указан в документе), дату рассмотрения и подпись руководителя. На документах, не требующих контроля исполнения, резолюция генерального директора может быть произвольного характера и с пометкой ознакомления. Не рекомендуется резолюцию писать на отдельных листах бумаги, подкалываемых к документу.

2.2.13. Ответственный работник секретариата записывает резолюцию генерального директора в журнал, после чего документы передаются на исполнение. Документы, поступившие из сторонних, а также государственных организаций (к примеру, из налоговой инспекции и т.п.), а также взятые на контроль, передаются на исполнение под расписку ответственному исполнителю.

На документах, взятых на контроль, делается запись "Контроль" или буква "К" в правом нижнем углу лицевой стороны документа. По диагонали лицевой стороны документа наносится красная полоса. О документах, не исполненных в установленный срок, секретариат должен докладывать руководству.

2.2.14. Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, фамилия ответственного подчеркивается или указывается в резолюции первой, ему направляется оригинал документа. Исполнителям секретариат снимает необходимое количество копий. Ответ исполняется не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа. При этом ответственность за исполнение документа несут в равной степени все лица, указанные в резолюции (если в резолюции не содержится иного указания).

2.2.15. Служебные записки на имя генерального директора, его заместителей или начальников служб, отдельных подразделений, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера регистрируются секретариатом, рассматриваются должностными лицами и в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие подразделения либо помещаются в дело.

2.2.16. Из одного структурного подразделения в другое корреспонденция передается по согласованию между руководителями этих подразделений, но обязательно через секретариат. Внутри подразделений корреспонденция от одного работника к другому передается через делопроизводителя подразделения, о чем делается соответствующая пометка в журнале учета корреспонденции структурного подразделения или на самом документе.

2.2.17. У исполнителей могут храниться лишь документы, находящиеся в стадии исполнения, и справочно-расчетные материалы, необходимые для повседневной работы.

2.2.18. Все служебные документы по окончании рабочего дня исполнитель обязан хранить в шкафу или запирающемся столе, а перед выездом в командировку, уходя в отпуск или переходя на другую работу, в другое подразделение, неисполненные документы и другие материалы по указанию руководителя секретариата (начальника структурного подразделения) передать через делопроизводителя (секретаря) другому сотруднику.


2.3. Порядок подготовки и оформления

исходящей корреспонденции


2.3.1. Служебные письма должны оформляться в соответствии с установленными требованиями к оформлению документов.

2.3.2. Порядок прохождения исходящих документов состоит в подготовке проекта документа, его печатании, согласовании, визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель обязан тщательно проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу, его адресность и рассылку. В случае необходимости документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

2.3.3. Подготавливаемые к отправке служебные письма печатаются на бланках установленной в компании формы. Ответственным за разработку формы является компьютерный отдел.

2.3.4. Общим требованием, предъявляемым ко всем документам, подготовленным для отправки, является краткость и ясность изложения, тщательное редактирование текста, правильность оформления.

2.3.5. При регистрации в журнале исходящей корреспонденции к каждому документу, отпечатанному на бланке А4, составляется заголовок, а также краткое изложение содержания документа. Заголовок должен отвечать на вопрос: о чем? Заголовок пишется перед текстом с левой стороны. При наличии документа большого объема или затрагивающего несколько вопросов наряду с заголовком составляются подзаголовки, отражающие содержание частей документа.

2.3.6. Исходящие документы, направленные в государственные или любые сторонние организации, подписываются генеральным директором, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

2.3.7. Зарегистрированные в журнале исходящих документов (приложение 5) и оформленные документы, предназначенные к отправке, с пометкой упаковывают в конверты (пакеты) и централизованно сдаются секретариатом в отделение связи категории почтового отправления (кроме простых отправлений) с обозначением адреса и почтового индекса адресата.

2.3.8. Корреспонденция, составленная с нарушениями правил, предусмотренных настоящим Положением, к отправке не принимается. О серьезных недостатках в оформлении исходящей корреспонденции докладывается руководителям структурных подразделений.

2.3.9. Руководители подразделений обязаны принимать меры к сокращению служебной переписки, не допуская переписки по вопросам, которые могут быть решены при личном обращении или в результате переговоров по телефону.

Переписка между структурными подразделениями осуществляется посредством внутренней компьютерной почты (e-mail). Обычная служебная переписка между подразделениями не допускается.


2.4. Организация контроля за исполнением документов


2.4.1. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, внутренние и исходящие документы. Контроль за ходом и сроками исполнения документов возлагается на работников секретариата, а также непосредственно на ответственных за делопроизводство работников в структурных подразделениях компании.

2.4.2. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со времени даты регистрации либо даты, определяемой в тексте документа, либо из резолюции генерального директора.

Срок исполнения документа может быть продлен лицом, которое его установило. Если в процессе исполнения выявляется невозможность соблюдения указанного срока, исполнитель обязан за 2 - 3 дня до его истечения продлить срок у руководства или лица, его замещающего, и поставить в известность работника секретариата, ответственного за контроль.

2.4.3. Секретариат должен еженедельно представлять генеральному директору сводки о прохождении документов в компании.

2.4.4. Все поручения генерального директора заносятся в компьютер по установленной форме.

2.4.5. Документ считается выполненным, если выполнены предусмотренные в нем мероприятия (задания, поручения, дан ответ корреспонденту, составлен план мероприятий, подготовлен приказ, график, договор, контракт и т.п.), а также получено согласие (виза) руководителя о снятии документа с контроля с пометкой "В дело". Отметка об исполнении заносится в журнал, документ снимается с контроля. Исполненный документ подшивается в дело.

2.4.6. По итогам работы за год секретариат составляет отчет по документам, поступившим в компанию, делает анализ их исполнения в виде доклада генеральному директору.

2.4.7. В целях проверки обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам любой юридически значимый документ (договор, контракт, соглашение, доверенность, распоряжение), передаваемый на подпись генеральному директору, должен пройти внутреннее согласование в соответствии с настоящим порядком.

2.4.8. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа следующими лицами:

- исполнителем;

- заинтересованными в документе должностными лицами отделов;

- главным бухгалтером;

- руководителем юридической службы;

- начальником отдела документационного обеспечения.

Виза включает подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату подписания, например:

(подпись) И.И. Иванов

дата

Визы проставляются на том документе, который остается в делах компании.

2.4.9. При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

(подпись) И.И. Иванов

дата

В этом случае замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

2.4.10. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают двумя вертикальными рядами.

2.4.11. Визы проставляются:

- на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);

- на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись") копии отправляемого документа (договора).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Допускается полистное визирование документа и его приложений (например, договора). В этом случае визы проставляются на нижней левой стороне обратной стороны каждого листа документа, кроме последнего.


2.5. Порядок работы с письмами, заявлениями,

предложениями и жалобами


2.5.1. Все письма принимаются и оформляются специалистами секретариата.

2.5.2. Регистрация писем, поступивших в компанию, осуществляется в секретариате.

2.5.3. На поступившие письма на лицевой стороне первого листа в нижнем правом углу на свободном от текста месте ставится штамп секретариата или делается запись, в которой указывается дата поступления и входящий номер, состоящий из первой буквы фамилии обратившегося с письмом и порядкового номера. Нумерация писем при регистрации осуществляется в пределах календарного года.

2.5.4. Письма (запросы) по вопросам, входящим в компетенцию компании, направленные для ответа по существу из любых государственных органов, редакций газет и журналов, регистрируются с заполнением соответствующей графы в журнале и берутся на особый контроль. В журнале делается отметка "ДОК" - "документ особого контроля".

2.5.5. Письма без подписи не регистрируются и не рассматриваются.

2.5.6. Указания об исполнении писем, как правило, даются в форме резолюции, которая пишется на лицевой стороне конверта письма. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя или исполнителей, указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, при необходимости сроки его исполнения, подпись генерального директора и дата.

2.5.7. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители предоставляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления ответа не позднее 5 дней до истечения срока исполнения письма. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную подготовку ответов по входящим письмам и запросам.

2.5.8. Руководители структурных подразделений при рассмотрении писем (запросов) обязаны:

- внимательно разобраться в их существе, принимать личное участие в их рассмотрении, направлять работников на места (в случае необходимости) и принимать другие меры для объективного разрешения вопросов;

- принимать обоснованные решения по письмам (запросам);

- лично готовить ответы на поставленные вопросы писем и запросов, проводить совещания с руководителями других подразделений для разрешения вопроса, строго соблюдать сроки рассмотрения или ответа на поступившие запросы от государственных органов.

2.5.9. При получении корреспонденции из секретариата руководитель или ответственный за делопроизводство расписывается и ставит дату получения на копии подлинника и возвращает ее в секретариат.

2.5.10. Ответ может быть дан и в устной форме, о чем исполнителем делается подробная запись в журнале. В этом случае ответственный за исполнение письма ставит на документе и в журнале свою визу.

2.5.11. Текст письменного ответа на письмо или запрос должен излагаться четко, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы и содержать сведения о принятых мерах.

2.5.12. Исполненные письма со всеми относящимися к ним материалами и оформленные в трех (3) экземплярах ответы по письмам или запросам передаются в секретариат вместе с заполнением определенной графы журнала по входящей корреспонденции.

2.5.13. Первый экземпляр ответа с отметкой даты отправки и регистрационным номером направляется адресату, второй вместе с заявлением и прилагаемыми к нему документами подшивается в дело, а третий - в делопроизводство структурного подразделения.

2.5.14. В случае рассмотрения иска в народном или арбитражном судах после окончания рассмотрения дела исполнитель должен представить в секретариат соответствующую копию решения (определения) суда. Ответственность за представление копий решения суда возлагается на юридическую службу компании.

2.5.15. Контроль за исполнением писем, документов, поступивших в подразделение, осуществляется ответственным за делопроизводство сотрудником данного подразделения. Персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов в подразделениях, ответов на письма (запросы) несут руководители подразделений и их кураторы - заместители генерального директора.

2.5.16. В случае если имеется несколько подразделений - исполнителей по письму (запросу), руководителю каждого из них выдается копия письма (запроса) под расписку на первом экземпляре копии документа.

2.5.17. Письма, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела (отдельные папки), которые группируются в пределах одного делопроизводственного года. Дела по письмам формируются в алфавитном порядке. Внутри дел документы систематизируются по номерам. В случае необходимости на адресата, повторно обратившегося в компанию, заводится отдельное дело (отдельная папка).

2.5.18. Обычные входящие письма рассматриваются в срок до 1 месяца со дня регистрации. Сроки исполнения запросов могут быть установлены в тексте самих запросов в виде поручений директивных органов, а также, кроме того, в тексте резолюции генерального директора, руководителя структурного подразделения. В случае необходимости срок исполнения по письмам второстепенной важности может быть продлен только с согласия генерального директора до 2 месяцев.

2.5.19. По истечении срока хранения дел в секретариате (2 года) документы по письмам вместе с журналами к ним передаются в архив, где они хранятся в течение 5 лет.


2.6. Порядок подготовки материалов к заседаниям

совета директоров


2.6.1. Материалы для рассмотрения на заседании совета директоров компании подготавливаются в соответствии с планом, утвержденным генеральным директором.

2.6.2. Материалы, подготовленные к рассмотрению на заседании, должны содержать:

- краткую докладную записку (объемом не более 2 - 3 страниц) по соответствующему вопросу;

- проект решения или постановления, распоряжения, приказа, в котором должны быть четко изложены сущность рассматриваемого вопроса и предложение по его осуществлению;

- справки согласования проектов решений с заинтересованными подразделениями;

- имеющиеся основания - письма, разработки, договоры, запросы и т.п.;

- списки работников, присутствие которых обязательно при рассмотрении вопроса на совете директоров.


2.7. Порядок подготовки и проведения оперативных совещаний


2.7.1. Оперативное совещание с руководителями структурных подразделений проводится 3 раза в неделю.

2.7.2. Состав участников оперативного совещания определяется генеральным директором. Оповещение лиц, приглашенных на совещание, производит секретариат генерального директора.

2.7.3. На совещаниях рассматриваются и обсуждаются текущие вопросы деятельности структурных подразделений, исполнительская дисциплина, отчеты руководителей подразделений о работе за прошедший период, основные мероприятия подразделений, служб на предстоящий период, а также другие организационные вопросы оперативного характера.

2.7.4. Подготовка материалов для совещания по вопросам исполнительской дисциплины (сводки о прохождении документов) производится секретариатом; по вопросам планирования соответствующей отчетности, кадровым и юридическим вопросам - руководителями соответствующих подразделений и т.д.

2.7.5. Регистрация участников оперативного совещания, ведение и оформление протокола производится секретарем генерального директора.


2.8. Приказ


2.8.1. Приказ - правовой акт, издаваемый генеральным директором для решения основных задач, стоящих перед компанией (приложение 7).

2.8.2. Приказы и распоряжения по компании издаются только генеральным директором. В его отсутствие распорядительные документы подписывает один из его заместителей, на которого возложены обязанности генерального директора его распоряжением (приказом).

2.8.3. Приказы реализуют внутреннюю деятельность структурных подразделений и должностных лиц и издаются по вопросам структуры, штатного расписания, персонала Службы, утверждения инструкций, положений, порядков, правил, других документов. Приказы печатаются на бланках А4 установленного образца.

2.8.4. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос: о чем?

2.8.5. Текст приказа, как правило, состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Если приказ издается на основании распорядительного документа (чаще всего резолюции генерального директора, решения учредителей и т.п.), в констатирующей его части или заголовке указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок), дата.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Каждый пункт приказа начинается с указания исполнителя, конкретного действия и срока исполнения. Исполнителями могут быть структурные подразделения компании или должностные лица. В последнем пункте указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "принять меры", "активизировать" и т.п.

Подготовку проектов приказов осуществляют руководители структурных подразделений с учетом требований настоящего Положения.

2.8.6. Оформление распорядительных документов (по поручению генерального директора или в инициативном порядке) осуществляют самостоятельные подразделения в соответствии с их функциями и регистрируют в журнале учета приказов компании.

Издание, учет и хранение распорядительных документов осуществляет секретариат с учетом требований настоящего Положения.

2.8.7. Приказы по кадрам готовит отдел кадров компании. Нумерация приказов по личному составу ведется самостоятельно с грифом "К" (кадры). Приказы по кадрам хранятся в отделе кадров компании. Ответственность за это возлагается на начальника отдела кадров компании.

2.8.8. Проект приказа (распоряжения) до подписания подлежит обязательному визированию руководителями структурных подразделений компании, которых он касается, заместителями генерального директора - кураторами этих структурных подразделений, руководителем юридической службы и зав. секретариатом. Визы ставятся на первом экземпляре проекта приказов. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение.

2.8.9. Приказы тиражируются и рассылаются секретариатом в соответствии со списком (рассылкой) доведения приказа, подготовленным составителем проекта. На обороте первого листа приказа указываются фамилия и отдел исполнителя. Рассылка готовится на отдельном листе и подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения.


2.9. Распоряжения


2.9.1. Распоряжения издаются по оперативным вопросам, реализующим функции управления в пределах его компетенции, определенной правовыми документами (приложения).

2.9.2. Подготовка и оформление распоряжений осуществляется аналогично и по тем же правилам, что подготовка и оформление приказов (см. п. 2.8).


2.10. Положение (инструкция)


2.10.1. Инструкция - правовой акт, издаваемый в компании в целях установления правил регулирования организационных процессов, правил техники безопасности, должностных требований и иных направлений деятельности компании (ее подразделений), должностных лиц. Инструкция вводится в действие приказом по компании.

2.10.2. Заголовок инструкции раскрывает ее содержание, например Инструкция по технике безопасности, Должностная инструкция секретаря генерального директора.

2.10.3. Инструкция должна начинаться разделом "Общие положения", где указываются цели, причины и основания для разработки и издания документа, сведения общего характера.

В остальных разделах излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации, подразделения или отдельных должностных лиц.

2.10.4. Инструкция подписывается начальником структурного подразделения, заместителем генерального директора - куратором и утверждается приказом по компании.

2.10.5. Должностные инструкции на сотрудников утверждаются генеральным директором по представлению начальника структурного подразделения.


2.11. Положение


2.11.1. Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы в компании или в структурных подразделениях.

2.11.2. Положение должно состоять из нескольких разделов: к примеру, "Общие положения", "Управление должностными лицами", "Основные задачи", "Функции", "Взаимоотношения с другими подразделениями", "Права и обязанности руководителя структурного подразделения", "Ответственность руководителя структурного подразделения", "Порядок внесения изменений и дополнений" и т.п.

2.11.3. Положения об управлении и самостоятельных отделах утверждаются генеральным директором. Положения о структурных подразделениях - их руководителями.

Положения по работе с документами утверждаются генеральным директором компании.


2.12. Протокол


2.12.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, оперативных совещаниях и заседаниях.

2.12.2. Протокол состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

В протоколах указываются инициалы и фамилия выступающего, основное содержание сообщения в форме прямой речи. При наличии выступления делается сноска "Текст сообщения прилагается". Протокол, содержащий различные вопросы, делится на пункты, которые нумеруются и начинаются с абзаца.

2.12.3. По поручениям, занесенным в протокол, должны быть указаны конкретные исполнители и сроки исполнения.

2.12.4. Протокол подписывается председателем и секретарем данного собрания (заседания).


2.13. Акт


2.13.1. Акт - документ, составляемый несколькими лицами (или одним специально уполномоченным лицом) и подтверждающий установленные факты и события.

Акт готовится по результатам ревизий при приеме-передаче дел, при завершении работ, в случае отказа работника дать письменное объяснение в связи с применением дисциплинарного взыскания или ознакомиться с приказом и т.д.

2.13.2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствующие, указывается распорядительный документ или устное предписание, перечисляются должности с указанием структурного подразделения Службы, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. При составлении акта комиссией первой печатается фамилия председателя; фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке с перечислением должностей, фамилий лиц, присутствующих при составлении акта.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер проведенной работы, установление факта, а также выводы и заключения. Акты допускается оформлять в виде таблиц.

2.13.3. В конце акта печатаются сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения.

2.13.4. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в установлении фактов и событий. При подписании акта должности не указываются. Особое мнение членов комиссии следует оформлять на отдельном листке и прикладывать к тексту.


2.14. Письмо


2.14.1. Письмо - документ передачи текста по почте. Письма подразделяются на письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные и другие, близкие к указанным по функциональному назначению.

2.14.2. В письмах-запросах содержится просьба о получении необходимых сведений от организации-адресата или об осуществлении действий, которые ей следует выполнить.

В письмах-ответах должны содержаться сведения, соответствующие запросу, приводятся запрашиваемые сведения, информация о выполнении требуемых действий в соответствии с полученным запросом или уведомление о невозможности выполнения запроса.

2.14.3. Сопроводительные письма рассылаются вместе с другими документами, не имеющими адресующей части. В сопроводительных письмах указывают наименование документа и цель его отправления.

2.14.4. Исходящее письмо печатается в трех экземплярах. Первый - на бланке. Письмо не должно содержать более четырех адресов.

2.14.5. В письмах-ответах перед текстом делается ссылка на номер и дату соответствующего письма-запроса, например: на N 12/5-455 от 05.02.92.

2.14.6. Письма представляются на подпись в двух экземплярах, второй экземпляр обязательно визируется руководством структурного подразделения, а при необходимости - заместителем генерального директора - куратором подразделения (отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу).


2.15. Телефонограмма


2.15.1. В телефонограмме должно быть не более 50 слов. Готовится она на бланке компании, визируется, подписывается, регистрируется в секретариате, затем диктуется адресату. При этом обязательно передающим сообщаются фамилия и служебный телефон, день и час, записываются на бланке телефонограммы фамилия и телефон лица, принявшего телефонограмму, записанный текст сдается на хранение в секретариат.

2.15.2. При приеме телефонограммы текст аккуратно записывается, уточняется исходящий номер, фамилия подписавшего, фамилия и телефон лица, передавшего телефонограмму, зачитывается текст, сообщаются свои фамилия и телефон, отпечатывается текст с указанием времени приема телефонограммы, регистрируется как входящий документ и передается на доклад руководству.


2.16. Телефакс


2.16.1. Прием и передача телефаксов производится в секретариате, а также сотрудниками отделов и служб, где установлены аппараты факсимильной связи.

Документы, передаваемые и принимаемые по телефаксу, доводятся до сведения генерального директора и с поручением - до исполнителей поручений. Исходящие и входящие факсы подлежат хранению в делах подразделений, которым были даны соответствующие поручения, а также в случае необходимости - в секретариате.


2.17. Докладная (служебная) записка


2.17.1. Докладная (служебная) записка - документ, адресованный генеральному директору (или руководителю (исполнителю) структурного подразделения), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

2.17.2. Внутренние докладные записки подписываются автором и не регистрируются.

2.17.3. Записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание, и по возможности состоять из двух частей. В первой части могут излагаться факты, послужившие поводом к написанию записки. Во второй части приводятся выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять вышестоящему органу или должностному лицу в связи с изложенными фактами. Если в выводах суммируются изложенные факты, то их допускается излагать в первой части докладной записки.

Записки не считаются перепиской в компании.


2.18. Составление номенклатуры дел


2.18.1. В целях установления единой системы группировки документов в дела и оперативного поиска исполненных документов в делопроизводстве, правильного отбора дел для их хранения структурными подразделениями ежегодно составляются номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке генеральным директором.

2.18.2. Номенклатура дел подготавливается секретариатом. Сводная номенклатура утверждается генеральным директором.

2.18.3. После утверждения номенклатуры дел подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет свой определенный индекс. Индексы состоят из кода подразделения, порядкового номера дела.

2.18.4. При возникновении новых дел они вносятся в номенклатуру дополнительно, в связи с этим в каждом разделе номенклатуры резервируются номера.

2.18.5. Утвержденная номенклатура дел действует до пересоставления или переутверждения в случае коренного изменения функций и организационной структуры компании. Если изменений не происходит, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.


2.19. Правила оформления дел


2.19.1. Законченные делопроизводством документы формируются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

2.19.2. При формировании дел необходимо:

- помещать в дело только исполненные документы;

- проверять правильность оформления каждого документа (наличие отметки об исполнении документа и направлении его в дело, заверительной надписи на копии, других реквизитов); правильность отнесения документов в то или иное дело в соответствии с номенклатурой дел;

- систематизировать документы внутри дел в последовательности решения вопроса по хронологии. При этом документ-ответ должен располагаться после документа - письма-запроса;

- годовые планы, отчеты должны откладываться в материалах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления;

- включать в дела только по одному экземпляру каждого документа со всеми приложениями, удалив при этом черновики, скрепки, булавки.

Приложения большого объема можно формировать в отдельный том (папку) этого же года.

2.19.3. Неисполненные, неправильно оформленные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

2.19.4. Объем каждого дела не должен превышать 200 - 250 листов (30 - 40 мм толщины). При наличии большего количества листов заводится новый том (папка).

2.19.5. Изъятие документов из дела допускается в необходимых случаях, причем на место изъятого документа должен быть вложен листок-заменитель, в котором указывается, какой документ, когда и кем изъят, - под роспись. Документ должен быть в обязательном порядке возвращен исполнителем и подшит в дело.


2.20. Подготовка документов к последующему хранению

и использованию


2.20.1. Законченные делопроизводством дела постоянного хранения должны быть правильно оформлены, подшиты, пронумерованы, иметь лист с заверительной надписью и необходимые обозначения на обложках.

При этом необходимо учитывать следующие требования:

- дела постоянного и долговременного хранения подшивать в твердую обложку;

- в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (решения, приказы, протоколы), вносятся их номера;

- на обложках дел (в описи) с перепиской и распорядительными документами проставляется дата (число, месяц, год) начала и окончания дела;

- в конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись о количестве листов в деле.

2.20.2. Надписи на обложках дел постоянного хранения следует делать четким почерком. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу.

2.20.3. Документы временного хранения обрабатываются упрощенно, допускается оставлять их на скоросшивателях без проведения систематизации и дополнительного описания на обложках, листы не нумеруются, заверительные надписи не ставятся.

2.20.4. Дела по личному составу оформляются так же, как дела постоянного хранения.


2.21. Хранение печатей, штампов и бланков


2.21.1. Печати, штампы, бланки документов и бланки строгой отчетности должны храниться в компании в сейфах или закрывающихся металлических шкафах под контролем должностных лиц, ответственных за их сохранность и правильность использования.

2.21.2. Ответственными за использование печатей и штампов являются руководители соответствующих подразделений, в секретариате - зав. секретариатом.

2.21.3. Служебные записки на имя руководителя с просьбами об изготовлении новых печатей или штампов должны быть завизированы руководителем юридической службы и зав. секретариатом.

2.21.4. Учет имеющихся и вновь изготовленных печатей, штампов ведется в журнале для учета оттисков печатей и штампов (приложение 10) зав. секретариатом. Выдача их лицам, ответственным за хранение и использование, производится под расписку.

2.21.5. Печати и штампы при замене новыми или упразднении передаются на уничтожение с составлением акта.

2.21.6. При утере печатей или штампов ответственный за их хранение обязан немедленно сообщить об этом генеральному или исполнительному директору.

2.21.7. Чистые бланки находятся в секретариате, который обеспечивает их хранение, выдачу бланков для работы ответственным за делопроизводство. Бланки компании не являются документами строгой отчетности.

2.21.8. Удостоверения личности, командировочные удостоверения, справки с места работы учитываются в журналах отдела кадров Службы. Их выдача производится под расписку. Выдача незаполненных документов запрещается. Уничтожение этих бланков производится по акту.


2.22. Проверка наличия документов


2.22.1. Проверку состояния и выполнения требований настоящего Положения осуществляет ежегодно зав. секретариатом совместно с назначенной генеральным директором комиссией.

2.22.2. Проверка производится путем сверки учетных данных с фактическим наличием дел, документов и изданий. В состав комиссии включаются лица, хорошо знающие делопроизводство и имеющие отношение к документам.

2.22.3. Проверка проводится в присутствии руководителя подразделения и лиц, ответственных за ведение делопроизводства.

2.22.4. О результатах проверки составляется акт или справка (если недостатки незначительны).

В акте о результатах проверки состояния делопроизводства, наличия документов указывается:

- кем и когда проводилась проверка;

- количество поступивших и отправленных документов (по годам);

- количество проверенных документов;

- количество и номера документов, дел и изданий, не предъявленных при проверке, и за кем они числятся;

- выполнение требований настоящего Положения;

- нарушения в организации и ведении делопроизводства;

- контроль за выполнением постановлений, распоряжений и поручений;

- рекомендации по улучшению ведения делопроизводства;

- сроки устранения недостатков и выполнения предложений.


2.23. Сдача и прием документальных материалов

при смене начальника канцелярии

или лица, ответственного за документооборот


2.23.1. При увольнении или переводе на другую работу лица, ответственного за ведение делопроизводства (за документооборот), по указанию генерального директора производится передача дел, служебных документов вновь назначенному на эту должность лицу.

2.23.2. Прием-передача дел, документов и изданий производится путем сверки их наличия по номенклатуре дел и с журналами (карточками) учета, о чем составляется акт, который утверждается генеральным директором.

2.23.3. В акте отражается количество дел (документов, изданий) и соответствие их записям в номенклатуре и в журналах (карточках) учета, а также недостатки в ведении делопроизводства и другие данные о состоянии работы.

Возможные письменные возражения и объяснения по акту приобщаются к нему как отдельные приложения.

2.23.4. При полной ликвидации компании все документы текущего делопроизводства систематизируются в установленном порядке в соответствующих делах, которые передаются для последующего уничтожения, кроме тех, которые в соответствии с требованиями действующего законодательства передаются для хранения в государственный архив.