Понятие информационной технологии

Вид материала

Документы

Содержание Понятие информационной базы АСУ Понятие показателя Понятие документа Классификация документов Структура документа

Подобный материал:

• План конспект урока Сэлементами технологии развития критического мышления и информационной, 151.68kb.
• Лекция 2 Информационные ресурсы и сети, 158.72kb.
• 1. Понятие информационной технологии, 66.24kb.
• Концепция государственной информационной политики Российской Федерации Одобрена, 529.3kb.
• Методические рекомендации по организации информационной работы в профсоюзных организациях, 185.03kb.
• Международная передача технологий § понятие технологии, 266.67kb.
• Методические аспекты использования информационной образовательной среды в вузе, 100.81kb.
• Аннотация основной образовательной программы по направлению подготовки 090900. 62 «Информационная, 91.2kb.
• Формирование профессиональной компетентности будущих специалистов в области вычислительной, 372.85kb.
• Удк 004. 056. 5 Моделирование и прогнозирование информационных угроз как составная, 94.29kb.

Понятие информационной базы АСУ

Специалист, поставивший перед собой задачу изучить информационную базу системы управления предприятием, испытывает значительные трудности при выборе способов выполнения этой работы. Управляющему персоналу, как правило, неизвестно, какое количество документов формируете на предприятии или в его подразделениях за определенный период времени, поэтому определение объемов предстоящих исследований затруднительно.

Отсутствие таких данных вполне естественно, так как функционирование значительного количества форм документов в настоящее время не регламентируется соответствующими законодательными актами или распоряжениями. В течение года появляется большое число новых форм, у одних меняется структура и содержание, другие аннулируются. Любой сотрудник управленческого аппарата по существу может ввести новую форму представления тех или иных данных о планируемых воздействиях или учете состояния управляемого объекта При этом, как правило, не требуется даже разрешения руководителя предприятия. Помимо формируемых документов на самом предприятии значительное число их поступает от внешних организаций, в том числе от вышестоящих органов управления в порядке подчиненности, поставщиков, потребителей и т. д.

Поскольку количество форм документов, применяемых на предприятия, исчисляется сотнями, а нередко и тысячами, их число может быть определено не в начале исследований, а при завершении их. Поэтому известны сведения, полученные в основном в результате проведения проектно-изыскательских работ при обследовании предприятий на пред проектной стадии создания АСУ.

Можно привести характеристики информационной базы системы управления для некоторого «среднего» предприятия.

Если считать «средним» машиностроительное предприятие с количеством работающих примерно 5-10 тыс. человек, числом цехов и отделов 40-60, среднегодовой стоимостью промышленно-производственных фондов 20-50 млн. руб., то типичным представителем такой группы предприятий является Минский мотовелозавод (ММ33).

Обследование состава и содержания применяемых в его цехах и отделах форм документов позволяет привести некоторые данные, характеризующие информационную базу системы управления.

Наибольшее количество форм документов (53 %) содержат совокупности показателей на уровне управления цехом, более 26 % - на уровне предприятия в целом.

Суммарное количество форм документов составляет 1931, причем лишь 9 % форм унифицировано для применения в различных подразделениях. Всего по всем формам в течение года формируется свыше 250 тыс. документов.

В документах, действующих на предприятии, содержится основная, наиболее устойчивая часть сведений, необходимых управленческому персоналу для выполнения своих функций. Эти сведения представлены в различного рода документах (сводках, спецификациях, графиках, чертежах, ведомостях и т. д.), являющихся носителями информации при ее накоплении, обработке и передаче из одного подразделения в другое внутри предприятия, а также во внешние организации.

Сведения, зафиксированные в документах, так называемая документированная информация, в преобразованном виде могут быть представлены и на машинных носителях (перфокартах. перфолентах и т. д.) Однако их непосредственное использование в таком виде человеком затруднительно.

Другая часть информации, которую можно назвать недокументированной, передается устно при беседах, телефонных разговорах, на совещаниях, по радио, с помощью магнитофонных записей и т. д. Эта информация по преимуществу «слуховая».

Изучение недокументированной информации при исследовании информационной базы системы управления предприятием затруднительно, так как такая информация возникает, как правило, стихийно во времени и по не предусмотренной заранее форме (кроме случаев, когда выдача устных распоряжений регламентируется). Но недокументированное сообщение можно

представить и в виде документа. Например, если мастером 3-то участка отдано устное указание рабочему Иванову с 14 часов и до конца смены на станке 1Д63 изготовить 10 деталей № 15-01, то это распоряжение может быть представлено документом.

Таким образом, принципы изучения сведений, представленных в документах, могут быть распространены и на недокументированную информацию.

Документы выполняют две основные функции. Во-первых, они имеют юридическую силу и служат основанием для принятия решений управленческим персоналом на разных уровнях управления. Во-вторых, они служат физическими носителями сведений об управляемом объекте, поскольку содержат определенное множество показателей и реквизитов, сгруппированных в графах и строках по определенным признакам.

Результаты анализа состава информационной базы, проведенного в Центральном научно-исследовательском институте организации и техники управления (ЦНИИТУ), свидетельствуют о том, что в проектах АСУП количество разноименных форм документов информационной базы только автоматизируемой части системы управления составляло 200-300, а в отдельных проектах - свыше 500, а количество наименований реквизитов и показателей - несколько тысяч.

Информационная база системы управления предприятием представляет собой сложное информационное образование, состоящее из множества взаимосвязанных и изменяющихся во времени структурных единиц разной степени укрупнения. Для ее анализа необходимо изучить состав и содержание образующих ее структурных единиц.

К структурным единицам ИБ относятся документы (массивы) и содержащиеся в них показатели и реквизиты. Важное значение имеет также изучение совокупности документов, массивов и показателей, используемых при выполнении отдельной работы, решении задачи по управлению производством, и совокупности структурных единиц, относящихся к определенной функции управления (подсистеме) .

Один ив испытанных способов анализа сложной системы - разделение ее на составляющие. Такой подход позволяет проводить операции по композиции и декомпозиции ИВ, способствует упорядочению и классификации частей и элементов системы.

Для возможности использования указанного способа необходимо исходить из определенных представлений о структуре ИВ и взаимосвязях между составляющими ее структурными единицами.

К элементам структуры ИБ системы управления или ее структурным единицам (СЕ) относятся: показатели (П) и составляющие их реквизиты-основания (О) и реквизиты-признаки (Р), документы (Д), массивы (М), совокупности документов и массивов (информационные образования), задачи (3) и функции управления (Ф).

Основными структурными единицами ИВ служат документы, которые регламентированы вышестоящими органами управления или стали традиционными для рассматриваемой системы управления в процессе ее функционирования.

Каждая из структурных единиц на первом уровне представляет собой информационное образование соответствующее совокупности всех документов, используемых и формируемых

персоналом функции управления при решении всей совокупности задач.

Структура ОБ автоматизированной части системы управления на первом уровне (Ф) равносильна структурной единице, представляющей совокупность документов, применяемых в рамках подсистемы управления, если подсистемы выделены по функциональному признаку.

На втором уровне ИБ каждая структурная единица (3) - информационное образование, соответствующее совокупности документов, применяемых и формируемых персоналом функции управления при решении конкретной задачи (выполнении конкретной работы).

При определении (Ф) и (3) как совокупностей документов мы имеем в виду не физическую основу документов, а состав и структуру содержащихся в них сведений.

Массивы относятся к тому же уровню структуры ИВ, что и документы. В процессе обработки данных в условиях АСУ информация, содержащаяся в документах, представляется на входе в ЭВМ в виде массивов, и, наоборот, на выходе из массивов формируются документы.

Четвертый низший уровень ИВ указан множеством структурных единиц информации - показателями (П) и реквизитами (Р), их наименованиями и значениями, из которых формируется документированная информация. Благодаря такой структуре ИВ каждая Со высшего уровня может быть выражена структурными единицами низших уровней, а каждой СЕ низшего уровня может быть указана СЕ высшего, в состав которой входит структурная единица ИБ.

Понятие показателя

При анализе информационной базы системы управления предприятием с целью ее совершенствования недостаточно определить составы документов и массивов, используемых, хранимых и формируемых при выполнении отдельных работ в рамках функции управления, решении конкретных задач. Необходимо исследовать и структуру изучаемых информационных совокупностей, состав реквизитов и показателей, образующих содержательную часть документов, перечни реквизитов, входящих в состав используемых массивов.

Реквизиты можно разделить на две группы: основания и признаки. Основания характеризуют количественные свойства сущности, полученные в результате подсчета натуральных единиц, взвешивания, измерения, вычислений и т. п. Поэтому значениями оснований могут быть только числовые величины. Признаки выражают, как правило, качественные свойства сущностей и характеризуют обстоятельства, при которых протекал изучаемый процесс и были получены те или иные числа основания. Реквизит является совокупностью двух элементов: наименования и значения. Таким образом, содержательная часть документа может состоять из следующих элементов структурных единиц: наименований реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, значений этих реквизитов.

В процессе обработки информации реквизиты-признаки нужны для выполнения логических операций (сортировки, выборки данных), над реквизитами-основаниями ведутся вычислительные операции.

Значениями реквизитов-признаков служат порядковые номера, условные обозначения, наименования номенклатурных позиций материалов, изделий, фамилии работающих, виды,

группы и элементы различных номенклатур и т. д.

Значение показателя состоит из одного количественного значения и одного или нескольких значений признаков (из правила имеются исключения, которые рассматриваются нище). Количественное значение показателя совпадает с количественным значением реквизита-основания, а значения признаков показателя - с совокупностью значений реквизитов-признаков, образующих его. Что же представляет наименование показателя и чем оно отличается от наименований реквизитов?

Во-первых, наименование показателя формируется с учетом наименования документа и признаков, относящихся ко всему документу, таких, например, как «Номер цеха», «Месяц» и т.д.

Во-вторых, наименование показателя должно содержать все необходимые признаки, сообщающие ему индивидуальную определенность, уникальность среди множества других показателей. К таким признакам относятся, например, уровень управления, характеризуемый показателем, период, за который приведены числовые значения, и т. д. В-третьих, наименование показателя в отличие от наименования реквизитов позволяет дать качественную и количественную оценку параметра управления и пользоваться его описанием в отрыве от документа.

Очевидно, что наименования реквизитов являются сокращениями наименований качественных и количественных характеристик показателя В самом деле, приведение в документах значений однородных показателей, характеризующих параметры по идентичным признакам, дает возможность объединить однородные значения в графах и строках, а общая часть документа и признаки, относящиеся ко всему документу - объединить в одном документе различные группы значений. С учетом наименования документа и общих признаков можно приводить вместо наименований показателей их сокращенные выражения - наименования реквизитов.

Однако в отрыве от документов пользоваться такими сокращениями невозможно, так как они зачастую идентичны для различных по смыслу наименований показателей. Так, реквизит «Количество-100» может обозначать количество деталей, сданных по участку за сутки в штуках, количество материалов, полученных складом по накладной в тоннах, количество дней нетрудоспособности рабочих по цеху за месяц и т. д.

Понятие документа

При выполнении определенной работы, решении задачи приходится иметь дело с различного рода информационными совокупностями - документами, массивами данных, имеющими различные назначения и выполняющими разную роль.

Под документом понимается носитель данных, который имеет юридическую силу относительно принятых в том или ином подразделении законов или правил. Количество документов на предприятии значительно больше числа форм, по которым они заполняются. Внемашинная информационная база системы управления - не что иное, как совокупность сотен и тысяч различных документов, однако большое число их заполняется по одной и той же форме. Как правило, документы, представляемые по идентичной форме, имеют не только одинаковое назначение, но и идентичную технологию обработки, согласования и использования. Так, если сводка о невыходах на работу составляется табельщиком кузнечного цеха ежедневно и направляется в центральную табельную предприятия, то это значит, что документ по одной и той же форме будет представляться в среднем 22 раза в месяц (по числу рабочих дней) по одному и тому же маршруту. Причем все 22 документа, составленные по одной и той же форме, будут различаться только конкретными значениями реквизитов. Если на предприятии 30 различных подразделений направляют сведения по образцу формы кузнечного цеха, то в течение года по идентичной форме заполняется 7920 документов. Для их формирования требуется единый бланк.

Подавляющее большинство форм документов имеет табличную структуру. Различные по назначению формы документов отличаются в основном количеством граф, строк и их композицией. Под графой понимается поле между двумя смежными вертикальными разделительными линиями формы документа, под строкой - между двумя горизонтальными линиями.

Форму документа по назначению можно разделить на три части: заголовочную, содержательную и оформляющую (подписи). В нашем примере к заголовочной части относится наименование документа «Сводка о сдаче деталей по цеху за месяц». Заголовочная часть документа (головка формы) может содержать и реквизиты, относящиеся ко всему документу, например дату заполнения документа; к оформляющей - реквизиты: «Начальник цеха-Сергеев», «Начальник ПРБ цеха - Петров».

По назначению при решении задач выделяют различные виды документов и массивов.

Под входным документом понимается документ (массив), в котором содержатся данные, используемые для решения задачи, под выходным - документ, сформированный в результате решения задачи, а под выходным массивом - массив, образованный в результате решения задачи для выдачи выходного документа или формирования хранимого массива.

Массив, образуемый в процессе решения задачи и сохраняемый для применения в качестве входного при формировании другого массива (документа) в данной или другой задаче, является хранимым массивом.

Входной и хранимый массивы могут выполнять роль выходного, если непосредственно служат для выдачи выходного документа.

Хранимый массив, обновляемый через определенные промежутки времени для последующего решения данной или другой задачи, называется хранимым накапливаемым.

В процессе решения задачи формируются различные промежуточные массивы для сортировки, обработки и анализа данных. После решения задачи они не сохраняются на машинных носителях.

При изучении и анализе ИБ наряду с документами (или без них) могут анализироваться и массивы. Массив здесь представляет упорядоченную по какому-либо признаку информационную совокупность показателей и реквизитов, описываемых в проектной документации, предназначенную для записи на машинных носителях при решении задач.

Массив ИБ на документах проектируется предварительно на основе логики решения задачи для образования рабочего массива, функционирующего в автоматизированной системе обработки данных.

Классификация документов

Под документом понимается носитель данных, который имеет юридическую силу относительно принятых в том или ином подразделении законов или правил.

Документы можно классифицировать по различным признакам. Можно выделить две группы: систематизированные и несистематизированные.

Систематизированные:

- типовые унифицированные (документы, используемые на всех предприятиях);

- индивидуальные (используются на конкретном предприятии или организации).

С точки зрения источника формирования делятся на:

- внешние (разрабатываются вне данного предприятия и характеризуют его производственно-хозяйственные отношения с другими организациями)

- внутренние (составляются в данной организации и отражают внутренние операции и процессы).

Документы, отражающие процессы функционирования подразделений организаций по своему назначению делятся на: конструкторско-технологические, плановые, учетно-отчетные, нормативные, административно-организационные и др.

По способу использования: разовые (счета, платежи, накладные и др.), накопительные (для многократной записи о ряде однородных операций).

По периодичности: текущие, ежедневные, подекадные, полумесячные, месячные, квартальные, полугодовые, годовые.

По способу получения: первичные и производственные.

По количеству отображаемых документов: систематизированные: однострочные и многострочные.

По степени участия в технологическом процессе: основные, вспомогательные, нормативно - технические.

По роли и месту: первичные (исходная информация), промежуточные (на основе первичных), директивные, результатные.

Структура документа

Проектирование форм документа:

1. определяется состав реквизитов, необходимых для включения в документ;
   
2. анализируется стандартная форма документа;
   
3. рассматривается действующие организации для выявления возможности их применения;
   
4. унифицируются и идентифицируются наименования реквизитов;
   
5. выявляется состав нестандартных документов и перечень реквизитов для каждого из них;
   
6. разрабатываются эскизы форм документов;
   
7. рассчитывается площадь бланка;
   
8. унифицируются формы и выбираются стандарты для изготовления.
   

Структура документа:

Заголовок: название организации, документа и их кодовое обозначение.

Содержательная часть: помещаются значения реквизитов.

Оформительная часть: указываются наименования должностей.

Содержательная часть формируется в одной из следующих форм: линейной, анкетной, табличной.

Линейная структура предполагает для каждого реквизита 2 клетки: одну для наименования, другую для значения.

Табличная структура базируется на размещении реквизитов в виде таблицы.

Анкетная структура - наименования реквизитов размещается в вертикальной последовательности. При этом наименование и значение реквизита записывается в одной строке.

Последовательность расположения реквизитов в документе:

1. В заголовочной части фиксируется значения реквизитов, общих для всех документных строк, что позволяет эффективно использовать площадь бланка и облегчает обработку документа.

2. Вначале документной строки записывается ключевые реквизиты, признаки, а затем все остальные .

3. ширина графа определяется по формуле: Ш_гр=а(n+1), где а - шаг письма, n - максимальная длина реквизитов символов.

Межстрочный интервал определяется величиной межстрочного интервала печатающего устройства. Вручную = 8,5 мм.