Методические рекомендации по организации информационной работы в профсоюзных организациях Литературные источники
| Вид материала | Методические рекомендации |
- Рекомендации по ведению делопроизводства в первичных профсоюзных организациях (профсоюзных, 156.77kb.
- Методические указания к выполнению курсовых работ для студентов специальности 08. 05., 129.94kb.
- Учебно Методический Центр Федерации профсоюзных организаций Кузбасса Методические рекомендации, 263.55kb.
- Методические рекомендации по организации самостоятельной работы, 458.16kb.
- Формирование учетной политики организации и оценка ее эффективности, 193.9kb.
- Тихоокеанский Государственный Университет методические рекомендации, 490.87kb.
- Методические рекомендации о порядке создания, государственной регистрации (постановки, 555.46kb.
- Методические рекомендации по организации и проведению самостоятельной работы, подготовке, 30.36kb.
- Методические рекомендации Минск, 2009 Информация подготовлена: Республиканский комитет, 546.95kb.
- Методические рекомендации 2 Управление документацией Методические рекомендации для, 384.6kb.
Методические рекомендации
по организации информационной работы в профсоюзных организациях
Литературные источники:
- Дербин В.Г., Запесоцкий А.С., Бирженюк Г.М. Технологии информационной работы профсоюзной организации. – СПб.: Изд-во СПбГУП, 2009. – 172 с.
- Дербин В.Г., Бирженюк Г.М., Лобок Д.В. Основные направления и приоритеты информационной работы профсоюзной организации. – СПб.: Изд-во СПбГУП, 2009. – 92 с.
- Дербин В.Г., Запесоцкий А.С., Бирженюк Г.М. Организация и методика информационной работы профсоюзной организации. – СПб.: Изд-во СПбГУП, 2009. – 136 с.
I. Основные направления и приоритеты информационной работы профсоюзной организации
Информационная работа, с одной стороны, это деятельность по управлению информацией, социальными процессами на основе информации; с другой – деятельность по производству и целевому распространению информации. Информационная работа интегрирует РR, пропаганду, рекламу и другие формы социальной коммуникации.
Информационная работа в профсоюзной организации осуществляется с целью:
- доведения информации до членов организации и других контактных групп о деятельности профсоюзного органа;
- информирования положительного мнения об организации;
- воспитания чувства солидарности;
- содействия осуществлению профсоюзных акций;
- установления оптимальных отношений между профсоюзом и работодателем, населением, властью и т.д.
Недостаточный уровень организации информационной работы связан со следующими факторами:
- отсутствием специально назначенных работников, ответственных за данное направление;
- недооценкой роли информационной работы в общей системе деятельности профорганизации или профоргана;
- отсутствием специализированных профсоюзных изданий. Вместе с тем, анализ профсоюзных изданий показал, что слабое место специализированного профсоюзного издания в том, что оно занимается презентацией профсоюза для самого же профсоюза, главным образом – для его руководителей и активистов.
Сегодня перед профсоюзами страны стоит задача научиться организовывать на должном уровне информационное поле деятельности всех уровней профдвижения. Особое внимание стоит уделять демонстрации достижений и побед белорусских профсоюзов. Каждая масштабная или локальная акция профсоюзов должна преподноситься на уровне анонса, текущего освещения и постсобытийных действий. Умелый комментарий достигнутого, возможных ошибок и умеренная самокритика не только обеспечивают внимание и доверие населения, но и существенно сказываются на позитивной имиджевой оценке профсоюзов.
Современная концепция информационной работы профсоюзов:
- формирование общественного мнения относительно роли профсоюзов в условиях рынка, завоевание доверия населения посредствам создания комплексных информационных программ, формирующих положительную репутацию профсоюзов;
- определение и информационная поддержка приоритетов современного профсоюзного движения (коллективная защита экономических, социальных и профессиональных интересов трудящихся);
- усиление осознанной мотивации профсоюзного членства как условия эффективной защиты социально-экономических прав и интересов трудящихся, привлечение трудящейся молодёжи в профсоюзы путём организации активной информационной работы как внутри профсоюзных ячеек, так и во внешнем информационном пространстве (сотрудничество со СМИ);
- укрепление единства профсоюзного движения, повышение активности и солидарности членов профсоюза, содействие первичным профсоюзным организациям в защите социально-экономических интересов трудящихся, трудовых и профсоюзных прав.
Приоритеты информационной деятельности профсоюзов в современных условиях:
- формирование единой информационной политики на отраслевом и территориальном уровнях, налаживание эффективной системы информационной работы;
- обеспечение центральных органов профсоюзов оперативной информацией о деятельности и проблемах первичных организаций, а также налаживание двусторонней связи территориальных органов и профкомов первичных организаций;
- обобщение и анализ информации о социально-экономической ситуации в государстве, о деятельности и перспективах, формах и методах работы профсоюзов; об опыте работы зарубежных профсоюзов;
- информирование членов профсоюзов о новых законодательных актах и действиях исполнительной власти в области трудовых отношений; о позиции органов ФПБ по социально-экономическим проблемам трудящихся;
- формирование позитивного общественного мнения о деятельности профсоюзных организаций через организацию в СМИ выступлений профсоюзных лидеров и представителей профактива; распространение пресс-релизов, информационных сообщений, заявлений для освещения позиции и деятельности профсоюзов; приглашение представителей СМИ на мероприятия профсоюзных организаций; а также через сотрудничество со специализированными изданиями, обеспечивающими публикации материалов профсоюзов;
- создание материально-технических условий для информационной работы; использование в информационной работе профсоюзов современных средств коммуникации; осуществление компьютеризации информационного процесса, сбор, анализ, накопление информации;
- организация системы обучения информационной работе; содействие профактивам в оперативном овладении современными коммуникативными технологиями (реклама, PR-технологии); проведение семинаров для членов профсоюза, ответственных за информационную работу (обеспечение информационными материалами);
- организация издательской деятельности: выпуск ежемесячных информационных бюллетеней; выпуск дайджестов материалов по проблематике профсоюзной жизни, социально-экономическим переменам в стране; оперативное издание информационных листков; выпуск видеофильмов; в рамках подготовки к съездам ФПБ и тематическим конференциям выпуск брошюр, буклетов, альбомов, плакатов; выпуск информационных листков, вестников, газет;
- ежегодное проведение конкурсов на лучшие информационные проекты первичных и территориальных профсоюзных организаций.
PR-деятельность вытекает из целей и общей стратегии деятельности профсоюзов. Как и всякий вид деятельности она имеет бюджет, график, схему размещения ресурсов и т.д.
Специалисты информационных отделов призваны активно участвовать в формировании общественного мнения. Такой уровень задач они способны обеспечить, только используя современные PR-технологии.
PR-технологии – специализированная управленческая деятельность, нацеленная на установление взаимовыгодных гармоничных отношений организации с её социальной средой.
PR-технологии предполагают:
- баланс интересов обеих сторон информационного взаимодействия;
- научную обоснованность информационных проектов по формированию и коррекции общественного мнения средствами PR;
- решительный отказ от необъективного освещения деятельности организации и силовых информационных действий в организации внутренних и внешних информационных контактов профсоюзов.
Основные направления реформирования современных профсоюзов, учитывая ресурсы и возможности современных PR-технологий:
- стабилизация и мотивация профсоюзного членства;
- завоевание пространства и места в социально-политической структуре белорусского общества и государства;
- расширение представительства ФПБ в руководящих структурах;
- формирование блоков и союзов с другими общественно-политическими силами;
- повышение действенности акций, проектов и программ ФПБ;
- повышение эффективности социального партнёрства бизнеса, государства и ФПБ;
- воспитание профсоюзных лидеров и активистов профдвижения;
- активизация международных связей ФПБ и входящих в неё организаций.
Информационный отдел организации может быть сформирован тремя способами:
1. При наличии необходимых ресурсов – как самостоятельное подразделение в управленческой иерархии профсоюзной организации отраслевого либо регионального уровня
Общую схему распределения функциональных полномочий данного отдела можно представить следующим образом:
- анализ общественного мнения;
- контакты со СМИ;
- разработка информационных акций;
- внутрикорпоративная пресса;
- корпоративный имидж-мейкинг.
2. Информационный отдел может быть создан как подразделение, выполняющее исключительно прикладные задачи. В его структуре может быть создан сектор по работе со СМИ, включающий два направления деятельности:
- мониторинг СМИ
- проведение информационных акций для представителей СМИ.
3. Работу информационного отдела может выполнять профессиональная фирма-консультант, специализирующаяся в области PR-проектов.
Таким образом, информационная деятельность организации может осуществляться в той или иной мере собственными силами либо при поддержке внешних консультантов.
II. Организация и методика информационной работы профсоюзной организации
Работу информационного отдела профсоюзной организации можно условно разделить на две сферы:
- внутреннюю;
- внешнюю.
Внутренней сферой действия является сама организация, внешней – представители социальной среды, взаимодействующие с ней на различных уровнях по политическим, экономическим, социальным и прочим проблемам.
Важной составляющей управления внешней и внутренней информацией организации является создание концепции информационных отношений с социальной средой.
В оформленном виде информационная концепция профсоюзной организации включает:
- краткое резюме PR-концепции;
- данные ситуативного анализа состояния общественного мнения и имиджевого рейтинга профсоюзной организации;
- аннотацию комплекса стратегических и тактических целей и задач информационной деятельности организации в рамках сформированной концепции;
- перечень избранных для адресной информационной работы целевых аудиторий;
- краткую характеристику форм и инструментов реализации заявленной концепции;
- медиаграфик, фиксирующий последовательность и временные рамки реализации информационной концепции с перечнем статей расходов;
- бюджет реализации информационной концепции с перечнем статей расходов;
- мониторинг эффективности реализации PR-концепции информационных действий организации.
Все эти пункты структурируются в стратегически важный документ – план работы информационного отдела. Грамотно составленная концепция – залог успеха корпоративных коммуникаций.
Разработка концепции, стратегии и тактики информационных контактов с социальной средой невозможна без опоры на базовые ценности, приоритеты деятельности, которые можно обозначить термином корпоративная культура профсоюзной организации. В её формировании принимают участие все члены организации (в том числе её руководители и профсоюзный актив), а затем добровольно следуют принятым стандартам корпоративного взаимодействия.
Цель формирования ключевых ценностей – создать в глазах общественности, членов профсоюзной организации её позитивный имидж.
Преуспевающие профсоюзные организации придерживаются следующих принципов деятельности:
- концентрация энергии на достижении успеха;
- доверие другим;
- стремление вперёд;
- снисходительное отношение к ошибкам, их анализ;
- работа методом вовлечения, а не принуждения.
Среди компонентов корпоративной культуры выделяют также стиль управления и способы мотивации профсоюзного членства. В организациях, разделяющих демократический стиль управления, приоритетным является коллегиальный способ взаимодействия, установка на консультативный, товарищеский, партнёрский тип отношений. Такой стиль управления предполагает активное включение рядовых членов организации в принятие стратегических управленческих решений.
В формировании мотивации профсоюзного членства необходимо делать акцент на использование социально-статусных стимулов – перспектив карьерного роста и продвижения членов организации, профессиональной самореализации и признания, невозможных без соответствующего обучения, повышения квалификации.
Кадровая политика профсоюзной организации должна строится на принципах уважения к индивидуальным правам рядовых членов организации, заботы об их нуждах. Важной составляющей мотивации профсоюзного членства должна стать справедливая и гласная оценка эффективности работы членов организации. Принятая в организации система поощрения и признания, при наличии обратной связи, конкретности и объективности, способно сформировать чувство гордости, собственного достоинства и значимости, удовлетворение от достижения целей организации. Серьезным стимулом членства в профсоюзной организации может стать высокий общественный статус её лидеров.
В мотивации профсоюзного членства возможно использование и материальных стимулов. Материальное стимулирование может включать оплату образовательных программ по повышению квалификации кадров; премиальные выплаты за инновационные разработки; оплату профессиональных стажировок членов профсоюза; материальное стимулирование может выражаться и в виде социальных льгот(оплата проездного, медицинская страховка, бесплатное питание и т.д.).
Одним из главных показателей наличия сформированной корпоративной культуры профсоюзной организации является полная идентификация членов коллектива с целями и политикой организации. Для привлечения и успешной адаптации новых членов профсоюза необходимо согласовывать цели организации с интересами её членов, вести мониторинг изменения корпоративных ценностей. При таком подходе процесс отождествления с корпоративной культурой профсоюзной организации будет менее длительным и более продуктивным.
Важным звеном корпоративной культуры так же является элементы внутреннего распорядка:
- устав;
- программа деятельности;
- инструктивная информация;
- распоряжения;
- приказы;
- должностные инструкции и т.д.
В перечень корпоративных стандартов также входят внутренняя коммуникативная политика и коммуникативная культура профсоюзной организации, корпоративные ритуалы. К неформальным аспектам корпоративной культуры относятся – фирменный сленг, легенды, байки, анекдоты.
Таким образом, стоит отметить, что корпоративная культура должна складывается целенаправленно, являясь частью позитивного корпоративного имиджа, обеспечивая организации множественные преимущества.
Основы работы профсоюзной организации со СМИ
Обеспечению взаимовыгодных контактов со СМИ способствует наличие двухсторонних интересов. Для успешного взаимодействия со СМИ профсоюзным организациям следует руководствоваться следующими принципами:
- принцип реализации паритета;
- социальная ориентированность информационной деятельности;
- принцип объективного информационного освещения деятельности профсоюзов.
Основные правила организации профессионального сотрудничества с представителями СМИ:
- информационный отдел профсоюзной организации должен быть всегда доступным для контактов со СМИ;
- должна соблюдаться некоммерческая основа информационного обмена;
- в формировании контактов со СМИ профсоюзная организация должна быть заинтересована в инициативном установлении официальной политики двусторонних отношений;
- сотрудники информационного отдела должны соблюдать пунктуальность и точность в сроках подачи информационных сведений;
- информационный отдел профсоюзной организации в обязательном порядке должен учитывать специфику журналистского труда.
При сотрудничестве с отдельными представителями СМИ следует учитывать их статусные характеристики – являются ли они государственными, ведомственными, частными либо независимыми структурами.
При выборе СМИ следует обратить внимание на следующие их характеристики:
- отраслевая специализация, тематическая привязка, опыт;
- редакционная политика;
- территория распространения информации;
- рейтинг популярности СМИ;
- частота выхода в эфир как фактор информационной оперативности контактов с целевой аудиторией;
- лояльность СМИ в отношении профсоюзов, заинтересованность в социальной проблематике.
Критерии эффективности информационных контактов профсоюзной организации со СМИ:
- актуальность информации для аудитории данного СМИ;
- наличие в корпоративном материале новостийности;
- наличие информативности, повышенной наглядности, эмоциональности корпоративных материалов;
- оперативный порядок предоставления сведений;
- точность, объективность и полнота изложения фактических материалов.
Особое внимание стоит уделить некоммерческому стимулированию интереса к деятельности организации, создание её популярности посредствам благоприятных публикаций в СМИ независимыми источниками, что обозначается термином корпоративное паблисити. Паблисити представляет собой рассказ об организации общеинформационного, нерекламного характера, который публикуется в печатных изданиях или других СМИ как некоммерческий материал. Как правило, это новости организации.
Сбор информации корпоративного паблисити может осуществляться по следующим тематическим разделам:
- исторические справки о деятельности данной организации;
- увлекательная статистика профдвижения, проектов, достижений;
- биографические сведения членов профсоюзной организации;
- календарь знаменательных дат профсоюзной организации;
- информация о ветеранах предприятия;
- информация и комментарии профсоюзных лидеров по важным законопроектам в области защиты прав трудящихся;
- неформальные оценки, мнения, взгляды на современную роль профсоюзов членов этой организации.
В качестве инструментов корпоративного паблисити выступают: отраслевые печатные издания и публикации, информационные бюллетени; справочные пособия и информационные пакеты для СМИ, фото и аудиовизуальные материалы, выступления и встречи, посещения объектов, обзорные экскурсии, информационные семинары для внешних контактных аудиторий профсоюзной организации, консультации.
Как эффективное и малозатратное средство корпоративного паблисити могут быть использованы электронные средства массовой информации.
Оценка эффективности информационной деятельности профсоюзной организации: критерии и методы.
Оценка эффективности – это всегда сравнение достигнутых результатов с планируемыми, поэтому прежде всего необходимо определить стратегическую цель и тактические задачи проводимой PR-деятельности.
| Структурный элемент | Примеры критериев |
| КТО |
|
| ЧТО |
|
| КАНАЛ |
|
| КОМУ |
|
| ЭФФЕКТ |
|
Методы оценки эффективности:
- контент-анализ;
- экспертный опрос.
III. Технологии информационной работы профсоюзной организации
Важную роль в информировании членов профсоюзной организации играют корпоративные СМИ. Их цель – преодоление информационных барьеров в общении лидеров и рядовых членов профсоюза.
К традиционным формам организации печатной корпоративной информации относят:
- корпоративный журнал;
- многотиражную газету;
- газету в газете;
- газету в журнале;
- листовку;
- «телефонную горячую линию»;
- доску объявлений;
- ежегодные отчёты;
- внутриорганизационные издания и публикации;
- информационные бюллетени;
- справочные пособия.
Выбор эффективной формы подачи корпоративной информации определяет успех создания конструктивных отношений между руководством и членами организации, а это ведёт к достижению социальных целей профсоюзного движения.
Мощным и оперативным способом подачи информации прессе выступает пресс-конференция. По мнению ряда специалистов, это самая эффективная форма взаимодействия профсоюзной организации с журналистами, так как происходит передача информации первоисточника, что особо ценится представителями СМИ.
Пресс-конференция используется в основном для передачи развёрнутой информации по особо важной теме, требующей дополнительных разъяснений.
Правила оформления информационного пресс-релиза.
- Краткое описание события (программа, перечень важных персон, краткая аннотация вопросов, информация о регламенте встречи).
- Место проведения события.
- Время проведения.
- Информация для контактов.
Подготовка заранее вопросов и предложенные исчерпывающие ответы на них по обсуждаемой проблематике служат серьёзным подспорьем в проведении пресс-конференции. Заготовленный материал раскладывается в специальные пресс-папки, раздаваемые в последующем участникам пресс-конференции. Вспомогательные информационные материалы помогают организовать плодотворную дискуссию. С полученным на пресс-конференции текстом журналисты могут поработать позже.
Важным моментом подготовки является выбор ведущего пресс-конференции. Следующим шагом – формирование единой информационной позиции организаторов.
Для реализации цели обеспечения активного участия в дискуссии самих журналистов практикуется создание вводных информационных докладов, основное значение которых сводится к стимулированию активного интереса журналистов к событию. Кроме информационных папок для оптимизации действий команды полезно приготовить различные демонстрационные материалы – графики, диаграммы, видеодайджесты и др.
В зависимости от тематики и целевой программы встречи организаторы могут раздать следующие документы: пригласительный пресс-релиз, факт-листы со статистическими данными по обсуждаемой проблеме, текст основного доклада, бэкграундеры, байлайнер с адресным обращением первых лиц организации к журналистам.
Предварительно обязательно составление организационного плана и сметы проведения пресс-конференции.
Процедура проведения пресс-конференции:
- регистрация участников;
- торжественное открытие пресс-конференции;
- вступительное слово пресс-секретаря;
- оглашение регламента;
- изложение позиции организации по обсуждаемой теме;
- ответы на вопросы журналистов;
- подведение итогов пресс-конференции;
- неформальная часть пресс-конференции (чаще всего проводится в форме фуршета).
После проведения пресс-конференции проводится мониторинг эффективности пресс-конференции.
Краткая, сжатая по времени инструктивная встреча журналистов с представителями профсоюзной организации (до 15 мин.) называется брифингом. Здесь сообщение информации имеет односторонний характер: официальный представитель профсоюзной организации или зачитывает важный документ (сообщает о самом факте принятия решения), или излагает суть позиции, занятой профсоюзной организацией в ходе обсуждения сложившейся проблемы. Брифинг производится как по итогам завершившейся работы (события), так и по ходу самого процесса выработки управленческого решения, позиции, оценок. Журналисты получают из первых рук информацию, достоинство которой состоит в том, что заявлена официальная точка зрения официальных представителей профсоюзной организации.
Среди форм коммуникации со СМИ так же выделяют конференции, презентации и круглые столы.
Виды информационных текстов:
- Пресс-релиз – краткая новостная информация о событиях, касающихся профсоюзной организации, оперативно передана СМИ. Выделяют пресс-релизы анонсы и новостные пресс-релизы.
- Бэкграундер – комментирующая информация текущего характера, поддерживающая информационный имидж организации. Этот материал с неограниченным форматом текста не имеет характерных черт новости и является информационным продуктом, который рассматривают как дополнительный к пресс-релизу текст. От пресс-релиза его отличает более широкое освещение события.
- Лист вопросов-ответов строится как форма ответов на потенциальные (наиболее часто задаваемые) вопросы общественности и нацелен на поддержание информационного имиджа организации.
- Факт-лист – краткий текст, представляющий фактическую информацию новостного события, его участников либо организаций и её представителей. Он включает справочные данные об организации, её проектах и мероприятиях и наряду с бэкграундом поддерживает новостную информацию пресс-релиза. Его характерные признаки – фактическая точность, ориентированность на целевую аудиторию, информационная полнота. В нём много цифровой статистической информации, графиков и таблиц.
- Биография – опорная фактическая информация о представителе профсоюзной организации. Это основная фактическая информация о конкретной персоне. Особой разновидностью биографии является некролог.
- Заявление для СМИ – предназначено для случаев, когда лидеры профсоюзной организации хотят публично высказать свою позицию по той или иной теме. Может быть написано в форме открытого письма по определённой проблеме.
- Байлайнер – это именная статья (авторитетный текст от первого лица), представляющая определённое новостное событие и параллельно формирующая информационный имидж организации. В байлайнере автор предстаёт как конкретное лицо, имеющее свою персональную точку зрения.
- Авторская статья.
- Поздравление.
- Пресс-кит представлен комплектом информационных материалов для прессы, состоящим из разнообразных текстов, объединённых одним новостным поводом. Его основная задача – предоставить СМИ исчерпывающую информацию о происходящем событии и его основных действующих лицах. Минимальный набор документов пресс-кита включает: пресс-релиз, бэкграундер, факт-листы, брошюру, корпоративное издание, годовой отчёт, годовой отчёт, биографии с фотографиями.
- Буклет, проспект, брошюра.
- Годовой отчёт – важнейший документ, представляющий основные данные о деятельности организации за прошедший год.
- Ньюслейтер – (листок новостей) является периодическим внутрикорпоративным листком-газетой или самостоятельной внутрикорпоративной газетой.
Использование в информационной работе современных технологий и средств.
Сегодня трудно переоценить роль современных компьютерных технологий в информационной работе профсоюзных организаций. В информационной работе специалисты постоянно сталкиваются с электронной почтой и сайтами.
Корпоративный сайт профсоюзной организации выполняет следующие функции:
- представительскую;
- информационную;
- коммуникационную.
Этапы создания сайта:
- определение главной цели и задач, которые призван решить сайт;
- определение целевых аудиторий;
- разработка технического задания на создание веб-сайта;
- определение содержания страниц;
- выбор места размещения сайта, провайдера услуг и доменного имени.
К сайту профсоюзной организации выставляются следующие требования:
- информативность;
- функциональность;
- художественный дизайн;
- поддержка и актуализация данных, постоянное обновление;
- использование интерактивных элементов и обратная связь с посетителями;
- оригинальность.
Материал подготовлен главным специалистом Минского городского объединения профсоюзов Новожиловой А.Л.