Инструкция по делопроизводству самара

Вид материала

Инструкция

Содержание 1. Общие положения 2. Прием, регистрация и распределение 3. Регистрация и прохождение судебных дел и 4. Делопроизводство, связанное с исполнением судебных актов 5. Делопроизводство по восстановлению 6. Порядок ознакомления лиц, участвующих в деле 7. Прием, учет и хранение вещественных доказательств 8. Документальное оформление 9. Учет и прохождение документов, не относящихся 10. Подготовка и отправка исходящих документов. 11. Составление и оформление документов в суде. Тульская область, 301264 11.28. Порядок снятия и выдачи копий документов 12. Подготовка инициативных и распорядительных документов. 13. Контроль за исполнением документов и поручений 14. Рассмотрение писем, жалоб и заявлений граждан. 15. Хранение документов в электронном виде 16. Копировально-множительные работы 17.1. Составление номенклатуры дел 17.2. Формирование дел ... Полное содержание

Подобный материал:

• Инструкция по делопроизводству пермь 2005, 1143.55kb.
• Инструкция по делопроизводству Областного государственного бюджетного образовательного, 349.43kb.
• Инструкция по делопроизводству I. Общие положения, 976.49kb.
• Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
• Инструкция по делопроизводству в Южно-Уральском государственном университете Содержание, 586.6kb.
• Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей санкт-петербурга, 1622.23kb.
• Инструкция по делопроизводству 2010, 403.54kb.
• А. Ф. Киселев 6 мая 2002 года примерная инструкция, 1037.33kb.
• Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон, 2082.35kb.
• Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, 1314.86kb.

Одиннадцатый арбитражный апелляционный суд

УТВЕРЖДЕНА приказом председателя Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.03. 2006 г. № 38

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ


Самара

2006


СОДЕРЖАНИЕ

1.	Общие положения	3
2.	Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции	6
3. 4.	Регистрация и прохождение судебных дел и процессуальных документов Делопроизводство, связанное с исполнением судебных актов	13 25
5.	Делопроизводство по восстановлению утраченных судебных дел	29
6.	Порядок ознакомления лиц, участвующих в деле, с материалами дела	29
7. 8.	Прием, учет и хранение вещественных доказательств Документальное оформление работы президиума арбитражного суда	32 33
9.	Учет и прохождение документов, не относящихся к судебным делам	34
10.	Подготовка и отправка исходящих документов. Работа с внутренними документами	37
11.	Составление и оформление документов в суде. Общие требования к оформлению документов	39
12.	Подготовка инициативных и распорядительных документов. Оформление телеграмм	50
13.	Контроль за исполнением документов и поручений	55
14.	Рассмотрение писем, жалоб и заявлений граждан. Организация приема граждан	59
15.	Хранение документов в электронном виде	62
16.	Копировально-множительные работы	63
17.	Формирование дел. Передача их в архив. Использование архивных документов	63
18.	Учет и хранение печатей, штампов и бланков	75
19.	Использование гербовой печати и бланков с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации	76
20.	Контроль за ведением делопроизводства	77
21.	Справочная работа	79

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1. Инструкция по делопроизводству Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда (далее по тексту – Суд) разработана на основе Федерального конституционного закона «Об арбитражных судах в Российской Федерации», Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, иных нормативных правовых актов по делопроизводству и судопроизводству, Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации, утвержденной приказом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25 марта 2004 года № 27, приказов Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, а также в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и иными документами, единые правила организации приема, регистрации, учета документов, их оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, печатания и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями суда.

1.3. Ведение делопроизводства осуществляется всеми структурными подразделениями Суда. Организация делопроизводства, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Суда единой системы делопроизводства, мето­дическое руководство работой с документами возлагаются на отдел делопроизводства Суда.

1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для работников Суда, которые несут ответственность за соблюдение ее требований, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.

Документационное обеспечение делопроизводства, контроль за соблюдением в судебных составах и подразделениях Суда требований настоящей Инструкции возлагаются на начальника отдела делопроизводства Суда.

1.5. Руководители судебных составов и подразделений несут ответственность за организацию и состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях Суда, обеспечение контроля за соблюдением установленных правил работы с судебными делами и документами.

1.6. Ведение делопроизводства в судебных составах осуществляется секретарями судебных заседаний, помощниками судей и специалистами по делопроизводству в соответствии с их должностными регламентами.

1.7. Начальник отдела делопроизводства обеспечивает организацию делопроизводства в Суде в соответствии с Инструкцией, знакомит работников аппарата Суда с правовыми и методическими документами по делопроизводству и контролирует их исполнение.

1.8. Судьи и работники Суда несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находя­щихся у них судебных дел и документов.

1.9. В случае утраты дел или документов начальник отдела делопроизводства немедленно док­ладывает об этом в письменной форме председателю Суда, а также председателю судебного состава, руководителю структурного подразделения, в котором произошла утрата. По факту утраты дел и документов проводится служебное расследование, по результатам которого принимается решение.

1.10. Сведения, содержащиеся в служебных документах (их проектах), являются конфиденциальными и не подлежат разглашению лицам, не имеющим отношения к работе с этими документами. Их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям должностного лица, работающего или знакомящегося с документами.

1.11. При уходе в отпуск специалистов делопроизводства, при перемещении по должности, увольнении или иных подобных обстоятельствах имеющиеся у них документы передаются другому работнику, на которого руководителем судебной коллегии, судебного состава или подразделения возлагаются обязанности ведения делопроизводства.

1.12. Судьи и работники подразделений, уходя в отпуск, выезжая в длительную командировку, передают через отдел делопроизводства находящиеся у них на исполнении дела и документы другим исполнителям, назначенным непосредственным руководителем. При длительной болезни работника дела и документы по распоряжению руководителя коллегии, судебного состава, подразделения изымаются с рабочего места заболевшего и передаются через отдел делопроизводства назначенному исполнителю.

1.13. При уходе в отставку судьи, увольнении или переходе работника на работу в другое подразделение по распоряжению председателя Суда начальник отдела делопроизводства принимает от них по акту приема-передачи дел все числящиеся за ними дела и документы.

1.14. Передача документов и дел из одного судебного состава в другой осуществляется только через отдел делопроизводства, где производится необходимое регистрационно-учетное оформление.

1.15. Передача не предусмотренных АПК РФ или другими нормативными актами документов или их копий, ознакомление с ними представителей сторонних организаций, а также использование их содержания в средствах массовой информации до­пускается только с разрешения председателя Суда или его заместителей (далее - руководство Суда).

1.16. Подлинные документы, имеющиеся в деле, приобщенные в ходе судебного заседания по ходатайству лиц, участвующих в деле, могут быть возвращены им по заявлению после вступления в законную силу судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, если эти документы не подлежат передаче другому лицу, а также при условии, что дело находится в Суде. Одновременно с заявлениями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании Судом верности копий, остающихся в деле.

1.17. Требования настоящей Инструкции распространяются на все процессуальные и служебные документы Суда несекретного характера.

1.18. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» и другими нормативными правовыми актами, регулирующими эти вопросы, а также Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и документами Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по обеспечению режима секретности в системе арбитражных судов.

1.19. Для работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.20. Исходящая из Суда корреспонденция отправляется только через отдел делопроизводства Суда.


2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ

ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ


2.1. Вся поступающая в Суд корреспонденция принимается в отделе делопроизводства в течение всего рабочего дня. В отделе делопроизводства документ регистрируется в день поступления и передается в секретариат председателя Суда не позднее первой половины следующего рабочего дня.

2.2. Заявления и жалобы, а также другие документы, не связанные с рассмотрением судебных дел и предназначенные для доклада председателю Суда и его заместителям (согласно распределению обязанностей) между ними регистрируются в базе данных автоматизированной информационной системы «Делопроизводство» (журнале регистрации) и передаются в секретариат председателя Суда под расписку в реестре (журнале регистрации).

2.3. Сведения обо всех производимых по поступившим судебным делам и документам регистрационных, учетных, контрольных, передаточных и иных действиях, а также об исполненных документах не позднее следующего дня вводятся в соответствующих структурных подразделениях в базу данных автоматизированных информационных систем «Судопроизводство» и «Делопроизводство» или фиксируются в соответствующих журналах, регистрационных и статистических карточках, на обложках дел апелляционного производства.

Постановления регистрируются судьями в АИС «Судопроизводство» не позднее следующего рабочего дня с даты изготовления постановления в полном объеме.

2.4. В судебных составах передача судебных дел судьям производится в день распределения их председателем судебного состава.

2.5. Ответственность за своевременную регистрацию поступивших судебных дел и документов, соблюдение порядка их прохождения и направления по назначению, обеспечение контроля исполнения, а также за разглашение содержания дел, документов и принятых по ним решений несут руководители Суда, судебных коллегий и составов, помощники судей и специалисты Суда.

2.6. При поступлении документов специалисты отдела делопроизводства сверяют соответствие наименований, количества документов и количества листов в них наименованиям и количеству, указанным в приложениях.

2.7. При просмотре доставленной почтовой корреспонденции работники отдела делопроизводства проверяют сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в документе.

2.8. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, подписанным начальником отдела делопроизводства в течение суток с момента получения указанной корреспонденции.

2.9. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.

2.10. Документы, принятые во время приема посетителей, не позднее следующего рабочего дня, передаются на регистрацию в отдел делопроизводства.

2.11. При вскрытии конверта (почтового отправления) проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, при­ложений к ним, их фактическое наличие.

На всех документах в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа, а при отсутствии свободного поля - на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп с полным наименованием Суда, датой поступления в Суд и входящим номером.

2.12. Апелляционные жалобы принимаются сотрудниками отдела делопроизводства от арбитражных судов вместе с судебными делами. Наличие поступивших документов (апелляционных жалоб, дел) сверяется с сопроводительным письмом арбитражного суда, при этом сверяется наличие приложений, указанных в апелляционной жалобе.

Конверты прилагаются к документам.

В случаях отсутствия в почтовых поступлениях указанных в приложении сопроводительного письма арбитражного суда или в приложении апелляционной жалобы документов, повреждения документов и упаковок, составляется акт в трех экземплярах (Приложение 1), который подписывается не менее чем двумя специалистами отдела делопроизводства. Первый экземпляр акта прилагается к поступившим материалам и передается вместе с ними по назначению, второй направляется отправителю, третий хранится в делах отдела делопроизводства.

Вопрос о возможности рассмотрения поступивших материалов при отсутствии тех или иных документов или об их возврате заявителю решается в судебном составе или подразделении в зависимости от их значимости и сложившейся практики работы с документами в Суде.

2.13. На пакетах с пометкой «Лично» проставляются дата поступления и учетный номер. Такие пакеты не вскрываются и учитываются в специальном журнале по реквизитам, указанным на конверте, после чего передаются под расписку адресатам. Подобная корреспонденция становится официальным документом лишь после возвращения в отдел делопроизводства для регистрации и направления на рассмотрение по принадлежности.

2.14. При поступлении в одном конверте нескольких документов по разным, не относящимся друг к другу вопросам, конверт прилагается к тому из них, для которого наиболее важна дата отправления. К остальным документам прилагаются в необходимых случаях ксерокопии конверта.

2.15. В отделе делопроизводства документы подбираются (сортируют­ся) по категориям: апелляционные жалобы, дополнительные материалы к судебным делам, законодательные, нормативные, служебные и т.д.

2.16. Перед регистрацией жалоб, писем, заявлений и обращений по вопросам, не предусмотренным Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, и вводом информации по ним в электронные базы данных, специалисты отдела делопроизводства проверяют в базе данных наличие имеющихся материалов, в том числе и судебных дел, относящихся к поступившему документу, и составляют к нему информационную справку (Приложение 2).

В справке может быть указано также наименование ранее поступившего документа, дата его поступления, фамилия, инициалы заявителя, наименование обратившейся организации, инициалы и фамилия исполнителя, результаты рассмотрения, фамилия лица, подписавшего ответ.

В случае нахождения документа на исполнении дополнительные материалы направляются председателю соответствующего судебного состава или в структурное подразделение, где ведется работа по ранее поступившим документам.

2.17. Поступающая корреспонденция регистрируется в отделе делопроизводства в журналах учета по видам:

- апелляционные жалобы и судебные дела;

- дополнительно поступающие документы по судебным делам;

- заявления о пересмотре судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам;

- нормативные и иные правовые акты из Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и Федерального арбитражного суда Поволжского округа;

- нормативные и иные правовые акты федеральных органов власти Российской Федерации, органов власти Самарской области и других субъектов Российской Федерации;

- жалобы, письма, заявления и обращения непроцессуального характера.

Листы журналов должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

2.18. Регистрация процессуальных документов ведется отдельно от других документов.

2.19. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их Судом для приобщения к делам:

- документы, возвращенные Суду отделениями связи по причине ненахождения адресата;

- уведомления о вручении почтовых отправлений Суда.

2.20. После регистрации, но не позднее первой половины следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передается по назначению для рассмотрения.

При регистрации поступивших в день рассмотрения дела дополнительных документов (отзывов, ходатайств, заявлений и др.) проставляется время их приема.

2.21. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по правилам регистрации писем.


2.22. Прием, обработка и отправление служебной информации по

каналам факсимильной связи и по электронной почте

2.22.1. Общие положения о порядке приема и отправления служебной информации по каналам факсимильной связи и по электронной почте:

- в соответствии со статьей 122 АПК РФ копия судебного акта в случаях, не терпящих отлагательства, может быть направлена лицам, участвующим в деле, в виде телефонограммы, телеграммы, или направлена по факсимильной связи, электронной почте либо с использованием иных средств связи; в иных случаях передача процессуальных документов по электронной почте и факсимильной связи не допускается;

- в случае если копия судебного акта или иного документа направляется адресату телефонограммой, телеграммой, по факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи, на копии переданного текста, остающейся в Суде, указываются фамилия лица, передавшего этот текст, дата и время его передачи, а также фамилия лица, его принявшего (для телефонограмм и факсограмм);

- прием и передачу информации по каналам факсимильной связи и электронной почты, учет факсограмм и электронных сообщений осуществляют специалисты структурного подразделения, имеющего факсимильные аппараты и электронные почтовые ящики;

- текст поступивших в подразделения телефонограмм записывается получателем в журнале учета принятых телефонограмм, факсограмм и электронной почты (Приложение 3) и оперативно передается руководителю, которому адресовано сообщение;

- сообщения, поступившие по каналам факсимильной связи и по электронной почте регистрируются в указанном журнале (сообщения, поступившие по электронной почте предварительно распечатывается на бумажный носитель).

На оборотной стороне последнего листа такого документа специалист, принявший его, указывает порядковый учетный номер по журналам учета факсограмм или электронных сообщений, индекс своего подразделения, дату приема и ставит свою подпись. Отправитель извещается о необходимости досылки оригинала документа с подлинной подписью на бумажном носителе;

- принятые по электронной почте и факсимильной связи материалы, относящиеся к производству по судебным делам, не могут рассматриваться в качестве процессуальных документов, не имеют юридической силы, а носят информационный характер;

- оборудование для приема и передачи информации должно располагать­ся в недоступных для посторонних лиц местах;

- документы, поступившие по факсимильной связи и электронной почте из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и от депутатов, жалобы на действия судей, на нарушения законности в Суде, а также факсограммы и электронные сообщения, адресованные председателю Суда регистрируются и передаются в секретариат председателя Суда для решения вопроса о дальнейшей работе с этими документами;

- факсограммы и электронные сообщения, не адресованные руководству Суда и поступившие в связи с находящимися на рассмотрении в судебных составах судебными делами, материалами, рассматриваемыми в подразделениях, передаются по назначению руководителям судебных коллегий или руководителям подразделений;

- запрещается передавать секретные документы, документы ограниченного распространения и тексты документов с грифом «Не для печати»;

2.22.2. Прием, обработка и отправление служебной информации по электронной почте осуществляется с учетом следующих требований:

- документы, поступающие по электронной почте, регистрируются в журнале учета без проставления регистрационного штампа и исполняются аналогично документам на бумажных носителях;

- подлинник документа, подлежащий отправлению по электронной почте, регистрируется в журнале регистрации исходящих документов, после передачи сообщения на нем и в журнале регистрации исходящих документов производиться отметка о времени отправки, а подлинник отправленного документа подшивается в дело;

2.22.3. Факсимильные аппараты установлены в структурных подразделениях Суда. Прием и передача по ним служебной информации определяется следующим порядком:

- учет поступивших факсограмм ведется в журналах учета работниками структурного подразделения, в котором установлен факсимильный аппарат;

- объем передаваемого материала (тексты, схемы, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А 4 черным цветом, как правило, не должен превышать пяти страниц текста, напечатанного через полтора интервала;

- неправильно оформленный материал возвращается исполнителю;

- подлинник документа регистрируется в журнале регистрации исходящих документов, после передачи информации на нем и в журнале регистрации исходящих документов производится отметка о времени отправки, затем документ подшиваются в дело работником соответствующего структурного подразделения;

- поступившие факсограммы регистрируются в журнале учета без проставления регистрационного штампа, переда­ются по назначению под роспись в день их приема, срочные – немедленно.

- контроль за использованием факсимильной техники возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений Суда;

- начальник отдела делопроизводства не реже одного раза в год в ходе проверки делопроизводства в соответствии с пунктом 20.1 настоящей Инструкции проверяет ведение учета поступивших и переданных факсограмм, а также использование структурными подразделениями Суда факсимильной техники. Результаты проверки докладываются председателю Суда.


2.23. Работа с документами, поступающими из

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации

и Федерального арбитражного суда Поволжского округа


2.23.1. Постановления Пленума, Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, постановления Федерального арбитражного суда Поволжского округа (далее – ФАСПО), информационные письма, иные письма Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и ФАСПО, касающиеся судебной практики, в том числе и информационные письма Управления совершенствования законодательства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и отдела анализа и обобщения судебной практики ФАСПО о новом в законодательстве, регистрируются отделом делопроизводства в журнале регистрации документов, поступивших из Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и Федерального арбитражного суда Поволжского округа (Приложение 4) и в тот же день передаются в секретариат председателя Суда.

2.23.2. На постановлениях Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и Федерального арбитражного суда Поволжского округа в отношении судебных актов, принятых Судом, работник отдела делопроизводства указывает судью-докладчика по данному делу.

2.23.3. После получения резолюции председателя Суда указанные в пункте 2.23.1 документы передаются в отдел анализа и обобщения судебной практики, законодательства и статистики.

2.23.4. Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и ФАСПО, информационные письма, утвержденные Президиумом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и Президиумом ФАСПО, в электронной форме размещаются на общем диске локальной сети Суда, а также копируются для заместителей председателя Суда и председателей судебных составов работниками отдела анализа и обобщения судебной практики, законодательства и статистики, не позднее следующего дня после их поступления в отдел, после чего передаются руководителям Суда.

2.23.5. Постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и ФАСПО по делам, рассмотренным Одиннадцатым арбитражным апелляционным судом, копируются отделом анализа и обобщения судебной практики, законодательства и статистики не позднее следующего дня после поступления в отдел в двух экземплярах. Одна копия подшивается в апелляционное производство, а вторая передается председателю соответствующей судебной коллегии, который организует работу по анализу допущенных ошибок и предотвращению их в дальнейшем.

2.23.6. Постановления Пленума и Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, ФАСПО, информационные письма и иные письма Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и ФАСПО подшиваются в дела отдела анализа и обобщения судебной практики, законодательства и статистики в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.23.7. Постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и ФАСПО по делам, рассмотренным другими арбитражными судами, передаются отделом анализа и обобщения судебной практики, законодательства и статистики председателю соответствующей судебной коллегии, который указывает наиболее значимые для судебной практики дела и необходимое количество копий (но не более 2 копий – по количеству судебных составов коллегии). Затем постановления возвращаются в отдел анализа и обобщения судебной практики, законодательства и статистики для копирования и хранения в делах в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.23.8. Письма Управления совершенствования законодательства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и отдела анализа и обобщения судебной практики ФАСПО о новом в законодательстве копируются и передаются в судебные коллегии в порядке, установленном пунктом 2.23.7.

2.23.9. Постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и ФАСПО по судебным актам, принятым Судом, в обязательном порядке обсуждаются на совещаниях судей в судебных коллегиях.

2.23.10. Дальнейшая работа с постановлениями, информационными письмами и иными документами Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и ФАСПО осуществляется в порядке, установленном разделом 9 настоящей Инструкции.