Инструкция по делопроизводству самара

Вид материала

Инструкция

Содержание 11.28. Порядок снятия и выдачи копий документов 12. Подготовка инициативных и распорядительных документов. 13. Контроль за исполнением документов и поручений 14. Рассмотрение писем, жалоб и заявлений граждан. 15. Хранение документов в электронном виде 16. Копировально-множительные работы 17.1. Составление номенклатуры дел

Подобный материал:

• Инструкция по делопроизводству пермь 2005, 1143.55kb.
• Инструкция по делопроизводству Областного государственного бюджетного образовательного, 349.43kb.
• Инструкция по делопроизводству I. Общие положения, 976.49kb.
• Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
• Инструкция по делопроизводству в Южно-Уральском государственном университете Содержание, 586.6kb.
• Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей санкт-петербурга, 1622.23kb.
• Инструкция по делопроизводству 2010, 403.54kb.
• А. Ф. Киселев 6 мая 2002 года примерная инструкция, 1037.33kb.
• Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон, 2082.35kb.
• Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, 1314.86kb.

11.28. Порядок снятия и выдачи копий документов

11.28.1. Копии с документов выдаются с разрешения руководства Суда. Копии документов из судебных дел выдаются с разрешения судьи.

11.28.2. При копировании документ воспроизводится полностью (бланк Суда, номер, дата, содержание и т.д.).

В правом углу копии пишется слово «копия». При выдаче копии с копии следует отмечать: «Копия с копии».

11.28.3. При заверении копии документа внизу, после полного воспроизведения текста, пишется: «Копия верна», указывается должность, под­пись заверяющего лица, его инициалы и фамилия, а также дата заверения.

В случае необходимости при пересылке копий в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам по их запросам на копии по решению председателя Суда следует проставлять гербовую печать.

11.28.4. На обороте документа делается пометка, когда и кому выдана копия.


12. ПОДГОТОВКА ИНИЦИАТИВНЫХ И РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАММ


12.1. Инициативные предложения по совершенствованию законодатель­ства и иных правовых актов, проекты документов, разработанные по пору­чению руководства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, нап­равляются в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации с сопроводи­тельными письмами, в которых обосновывается потребность в таких документах.

12.2. На лицевой стороне последнего листа сопроводительного письма указываются наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы и телефон исполнителя, подготовившего проект документа.

12.3. Распорядительные документы, поступающие из ВАС РФ, могут доводиться до структурных подразделений непосредственно или путем издания внутренних распорядительных документов, в которых излагается содержание документа, поступившего из ВАС РФ. Применительно к задачам конкретного суда намечаются мероприятия, подлежащие осуществлению. Такие распорядительные документы должны содержать ссылку на документ, послуживший основанием к их изданию с указанием его наименования, даты и номера.

12.4. По организационным, кадровым, финансовым вопросам, вопросам планирования, труда и т.д. председателем Суда издаются приказы, то есть правовые акты, издаваемые в целях решения основных задач, стоящих перед Судом.

12.5. Все проекты распорядительных документов, в том числе приказов, постановлений президиума Суда, судебных актов, а также исходящих документов за подписью руководства Суда, должны быть завизированы специалистом Суда – редактором. Срок редактирования документов не должен превышать одного дня. Для документов большого объема (свыше 10 страниц) руководством Суда устанавливается особый порядок редактирования.

12.6. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства Суда или по собственной инициативе.

12.7. Указания по подготовке распорядительного документа даются в форме поручения (резолюции) председателя Суда за его личной подписью с указанием исполнителя, содержания действий, срока исполнения, даты резолюции.

Передача документа на исполнение и постановка его на контроль осуществляется в порядке, установленном пунктами 9.7, 9.8 настоящей Инструкции.

12.8. Приказы (распоряжения) печатаются на бланках установленной формы и должны иметь следующие реквизиты: полное наименование Суда (подразделения - для распоряжения его руководителя); наименование вида акта и краткий заголовок, раскрывающий его содержание (для приказов); дата подписания акта и его номер; наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего акт.

Тексты приказов делятся, как правило, на две части: в пер­вой вводной (констатирующей) части излагаются причины, послужившие основанием для издания документа, цели и задачи предписываемых действий, даются ссылки на основополагающие документы (законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации); печатаются название, дата, номер, заголовок, раскрывающий содержание распорядительного документа; вторая часть (распорядительная) содержит выводы, предложения, просьбы, решения, распоряжения и др.

Вводная (констатирующая) часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом «приказываю», которое печатается вразрядку. В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

В качестве исполнителей указываются судебные составы, подразделения или конкретные должностные лица. Пункты и подпункты приказа нумеруются арабскими цифрами. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет отдельные их положения или отменяет полностью, в его тексте должна содержаться ссылка на изменяемый документ или его пункт, указывается дата документа, номер и заголовок. В случае отмены документа или его пункта, распорядительный документ должен содержать слова: «Признать утратившим силу ...».

12.9. Проект приказа во исполнение законов, иных нормативных ак­тов, а также распорядительных документов Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, должен быть подготовлен в течение 10 дней, если председателем Суда не установлен иной срок.

Проект должен быть согласован с ответственным за контроль, а также со всеми структурными подразделениями, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте.

К каждому проекту приказа прилагается «Справка о согласовании» (Приложение 39), за исключением приказов по кадровым вопросам.

Согласование осуществляется путем визирования в «Справке о согласовании». Срок согласования приказа в структурном подразделении не должен превышать трех дней.

При несогласии с проектом распорядительного документа визирующий излагает свое мнение в письменной форме на отдельном листе и в электронной форме, приводя мотивированные возражения или новую формулировку. Возражения и замечания (в электронной форме с использованием средств АИС «Делопроизводство») прилагаются к справке о согласовании.

Не допускается делать какие-либо исправления на листе замечаний, подготовленных другими структурными подразделениями.

Графа 4 справки о согласовании, в которой указывается об устране­нии замечаний, заполняется только тем руководителем, который подгото­вил эти замечания.

В справке о согласовании проставляются дата получения документа на согласование и дата подписания.

При наличии разногласий по проекту приказа руководитель структурного подразделения, представляющего проект, должен провести совещание с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемле­мого решения. Если такое решение не найдено, целесообразность внесения изменений в проект приказа определяет лицо, подготовившее проект.

При представлении проекта приказа на подпись прилагаются подлин­ники замечаний, подписанные соответствующими руководителями структур­ных подразделений, и тексты подготовленных ранее вариантов приказа.

Подготовленный в соответствии с настоящим пунктом Инструкции проект приказа предварительно представляется руководителю секретариата (в двух экземплярах), который проверяет соблюдение требований настоящей Инструкции при оформлении документа, наличие необходимых виз, согласований и приложений.

Если документ подготовлен в соответствии с установленными требованиями, руководитель секретариата визирует документ и передает его на подпись председателю Суда.

При нарушении данных требований, допущенных при подготовке проекта приказа, руководитель секретариата возвращает документ исполнителю с указанием на необходимость приведения его в соответствие с положениями настоящей Инструкции. При несогласии с указаниями руководителя секретариата исполнитель вправе представить проект приказа председателю Суда с отрицательной визой руководителя секретариата.

Приказ подписывает председатель Суда либо лицо, его замещающее.

12.10. Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного го­да. Приказы по основной деятельности Суда регистрируются и хранятся отдельно от приказов по кадровым вопросам (Приложение 40).

Подлинники документов подшиваются в дела по номенклатуре: «Приказы руководства Суда по основной деятельности» и «Распоряжения руководства Суда» и хранятся в секретариате председателя Суда. Второй экземпляр распорядительного документа возвращается структурному подразделению, подготовившему документ, и хранится там, в деле по номенклатуре.

12.11. После подписания приказа лица, имеющие к нему непосредственное отношение должны быть ознакомлены под роспись в листе ознакомления.

12.12. Руководитель аппарата Суда, используя информацию электронной базы данных, осуществляет контроль за прохождением и исполнением документа.

12.13. Руководитель структурного подразделения, отвечающий за исполнение поручения, содержащегося в приказе или распоряжении организует и контролирует исполнение документа.

12.14. Проекты распоряжений председателя Суда разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства Суда или по их собственной инициативе.

Распоряжения издаются в целях повышения оперативности руководства по отдельным направлениям деятельности Суда.

Распоряжения оформляются в таком же порядке, как и приказы, только распорядительная часть начинается без слова «приказываю».

12.15. Протокол - документ, в котором фиксируется обсуждение вопро­сов и принятие решений на совещаниях, конференциях и заседаниях колле­гиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основ­ной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты: «председатель», «секретарь», «присутствовали»; «повестка дня».

Основная часть протокола состоит из разделов, соот­ветствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Основное со­держание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утвержденный коллегиальным органом, прила­гается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются по порядку в пределах календарного года и подшиваются в отдельную папку.

Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимав­ших участие в работе совещания.

12.16. Телеграмма составляется согласно образцу (Приложение 41) и передается для отправки в отдел делопроизводства.

Телеграмма печатается в трех экземплярах: первый передает­ся в отделение электросвязи, второй с отметкой отдела делопроизводства о времени приема телеграммы возвращается в соответствующее структурное подразделение, третий остается в секретариате.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, знаков препинания (зпт., тчк.) (если при этом не искажается ее содержание). Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.

Текст печатается по одной стороне листа через два интервала без переносов, абзацев, исправлений.

При оформлении телеграмм исполнитель указывает полный поч­товый или телеграфный адрес организации (без сокращений, со знаками препинания), а при ответе на поступившую телеграмму - также ее номер и дату.

В телеграмме под чертой печатается наименование суда, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.

Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Перед адресом указывается категория телеграммы: «Правитель­ственная», «Молния», «Срочная».

Телеграммы подписываются председателем Суда.

Телеграммы, касающиеся рассмотрения конкретных дел, могут подписываться судьями, рассматривающими данные дела.


13. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ


13.1. Контролю подлежат все документы, предназначенные к исполнению, в том числе:

- приказы, распоряжения и поручения Председателя Высшего Арбит­ражного Суда Российской Федерации;

- распоряжения и поручения заместителей Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

- приказы, распоряжения председателя Суда и поручения других руководителей Суда;

- планы работы Суда и президиума Суда;

Также подлежит контролю соблюдение процессуальных сроков рассмотрения апелляционных жа­лоб.

13.2. Общий контроль за соблюдением процессуальных сроков рассмотрения заявлений и апелляционных жалоб, своевременным и качественным исполнением приказов, распоряжений, поручений председателя Суда и его заместителей, планов работы, а также других документов, находящихся на исполнении и подлежащих контролю, осуществляет руководитель аппарата Суда.

13.3. Оперативный контроль по исполнению промежуточных определений Суда, устанавливающих сроки исполнения этих определений заявителями, возлагается на секретарей судебного заседания (по поручению судьи – на помощника судьи).

13.4. По указанию руководства арбитражного суда документы особой важности ставятся на особый контроль (ОК) с отметкой срока исполнения, о чем секретариат председателя суда немедленно информирует исполнителя и администратора суда.

Снятие с особого контроля документов и поручений производится только с согласия тех руководителей, по указанию которых они были взяты на особый контроль, в порядке установленном п. 9.14 настоящей Инструкции.

13.5. Все документы с назначенным руководством Суда сроком исполнения берутся на контроль руководителем аппарата Суда, который контролирует их исполнение в установленный срок.

13.6. Контроль за соблюдением процессуальных сроков рассмотрения апелляционных жалоб и рассылки процессуальных документов осуществляется помощниками судей.

13.7. Контроль за прохождением и исполнением документов и поруче­ний, не относящихся к судебным делам, осуществляется ответственным за контроль с помощью АИС «Делопроизводство».

13.8. При необходимости копии документов, содержащих поручения, остаются у ответственного за контроль для контроля за их исполнением.

13.9. Контроль за прохождением и исполнением приказов (распоряжений) и поручений руководства Суда осуществляется с использованием журнала регистрации внутренних документов (Приложение 42).

13.10. Контроль осуществляется также с использованием средств программных комплексов «Судопроизводство» и «Делопроизводство». При отсутствии в базе данных необходимых для контроля сведений они запрашиваются у руководителей и работников судебных составов, подразделений.

13.11. О ходе исполнения документов и поручений специалисты (помощники судей), 1-, 10- и 20-го числа каждого месяца докладывают руководителям судебных составов, подразделений.

Необходимость постановки документа на контроль определяет руководитель, дающий указание по исполнению документа.

13.12. Сотрудники Суда несут личную ответственность за своевременное и качественное исполнение документов и поручений, а также за достоверность сведений о ходе исполнения, предоставляемых руководителю аппарата Суда.

13.13. Контроль за исполнением документов включает: доведение до исполнителей документа или поручения, проверку хода его выполнения, учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководителя, пору­чившего исполнение, а также снятие с контроля исполненного документа или поручения.

13.14. Контроль исполнения в судебном составе, подразделении включает в себя, в частности:

- проверку своевременности отправки почтовой связью или вручения лицам, участвующим в деле, копий судебных актов и извещений о времени рассмотрения дела; информирование судей об истечении срока исполнения определений. Контроль исполнения указанных поручений осуществляется помощниками судей;

- вручение исполнителю документа или поручения либо ознакомление с ними; проверку хода и сроков исполнения; информирование лиц, ответственных за исполнение документов и поручений, за пять дней до истечения срока исполнения; проверку фактического исполнения; снятие с контроля по резолюции руководителя исполненного документа или поручения. Контроль исполнения указанных поручений осуществляется помощниками председателей судебных коллегий (специалистами структурного подразделения).

13.15. По всем поручениям и документам, находящимся на контроле, секретариатом председателя суда ведется картотека, составляются сводки отдельно по каждому календарному году.

13.16. Сведения о нарушении процессуальных сроков рассмотрения апелляционных жалоб и сроков рассылки процессуальных документов направляются председателю Суда 10-го числа каждого месяца. Копия документа, содержащего указанные сведения, направляется помощниками судей председателю соответствующей судебной коллегии.

При составлении ежемесячных статистических отчетов помощники судей отдельной строкой указывают количество дел, рассмотренных с нарушением установленных АПК РФ сроков в связи с отсутствием доказательств надлежащего уведомления лиц, участвующих в деле. Также отдельной строкой указывается количество подобных дел отделом обобщения судебной практики при составлении и направлении в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации полугодовых и годовых статистических отчетов.

13.17. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.

13.18. Исполнение осуществляется в сроки, указанные в поручении или резолюции. Поручения с резолюцией «Срочно» исполняются в трехдневный срок, с пометкой «Оперативно» - в десятидневный срок, остальные - в пределах месячного срока (30 дней), исчисляемого с даты поступления документа (по входящему документу) или даты резолюции руководства (по внутреннему документу).

Срок исполнения по обращениям граждан, требующим дополнительной проверки, установлен один месяц со дня регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя, давшего поручение, и фиксируется ответственным за контроль в АИС «Делопроизводство».

Процессуальные сроки рассмотрения апелляционных жалоб и иных су­дебных документов устанавливаются в соответствии с нормами АПК РФ.

При необходимости изменения срока выполнения поручения ответственный исполнитель, не позднее, чем за три дня до исте­чения срока представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Изменения вносятся в соответс­твующие регистрационные данные и вводятся в АИС «Делопроизводство».

Ответственный за контроль не позднее чем за три дня до окончания срока исполнения документа (поручения) предупреждает об этом исполни­теля.

13.19. При направлении в процессе исполнения документов, поручений или запросов в организации и учреждения на остающейся в подразделении копии письма, в журнале учета, на контрольной карточке специалистом по делопроизводству делается отметка «Контроль». Специалист по делопроизводству осуществляет по этим документам контроль до поступления в Суд ответа.

13.20. При постановке на контроль нескольких заданий, содержащихся в документах, контролю подлежит каждое поручение в день постановки до­кумента на контроль.

13.21. Председатели судебных составов, руководители подразделений, которым руководством Суда поручено исполнение, ежемесячно до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, сообщают в секретариат председателя Суда о ходе исполнения документов и поручений особого контроля, а также не позднее 5-го числа следующего после завершения квартала месяца – о ходе выполнения находящихся на контроле приказов, распоряжений, планов работы Суда и поручений руководства Суда, не взятых на особый контроль.

Руководитель аппарата Суда ежемесячно докладывает председателю Суда о ходе исполнения документов и поручений особого контроля и ежеквартально - о ходе исполнения иных контролируемых документов.

13.22. Документы и поручения считаются исполненными, если пол­ностью решены поставленные в них вопросы и о выполнении предусмотрен­ных в поручениях и документах заданий доложено руководителю, давшему поручение, который принимает решение о снятии с контроля.

Плановые задания, документы и поручения снимаются с контроля на основании подписанного руководством Суда итогового документа или резолюции руководства Суда о согласии с письменными предложениями исполнителя, изложенными в служебной записке, подписанного (утвержденного) итогового документа или ответа заявителю.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому докумен­ту, не является основанием для признания документа исполненным и снятия поручения с контроля.

Исполнение документов и заданий подтверждается вводом соответствующей информации в компьютер и записями в соответствующих регистрационных документах.


14. РАССМОТРЕНИЕ ПИСЕМ, ЖАЛОБ И ЗАЯВЛЕНИЙ ГРАЖДАН.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН


14.1. Работа с письмами, жалобами и заявлениями (далее - письмами) граждан ведется в соответствии с действующим законодательством. Письма граждан принимаются к рассмотрению по всем вопросам, входящим в компе­тенцию Суда.

14.2. Начальник отдела делопроизводства ведет централизованный учет письменных заявлений, жалоб и предложений граждан по вопросам организации и обеспечения деятельности арбитражного суда и на действия судей, не связанные с рассмотрением конкретных дел.

14.3. Специалисты по делопроизводству в судебных составах и подразделениях ведут журнал учета рассмотренных письменных обращений граждан и обращений, поступивших с приема (Приложение 43), осуществляют контроль за их прохождением.

14.4. Письма, жалобы, заявления и обращения граждан непроцессуального характера регистрируются в отделе делопроизводства в журнале регистрации (Приложение 44).

Если обращение поступило более чем от трех заявителей, оно регистрируется на фамилию первого из них и на него заводиться регистрационно-контрольная карточка (Приложение 45) Ему же и направляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей. Отделом делопроизводства заводятся аналогичные регистрационно-контрольные карточки на фамилии второго и третьего заявителей с отметкой о том, что поднятые ими вопросы имеют отношение к коллективному обращению лиц, зарегистрированному на фамилию первого из заявителей.

14.5. После регистрации письма передаются отделом делопроизводства под роспись в регистрационном журнале в секретариат для предварительного рассмотрения и назначения председателем Суда исполнителя.

14.6. Специалист секретариата вводит информацию в АИС «Делопроизводство» и передает документ в соответствующее структурное подразделение для исполнения под роспись в регистрационно-контрольной карточке. Все сведения о рассмотрении и прохождении обращений вводиться специалистами подразделений в АИС «Делопроизводство», вносятся в карточки и журналы учета.

14.7. Письма граждан, не требующие дополнительного изучения мате­риалов, рассматриваются в срок до 15 дней, требующие дополнительного изучения материалов - в течение одного месяца со дня регистрации в отделе делопроизводства, если иной срок не установлен руководством Суда.

14.8. Ответственность за организацию рассмотрения обращений, их разрешение по существу, соблюдение сроков исполнения, а также за состоянием делопроизводства по ним возлагается на руководителей структурных подразделений, в которые письма переданы на рассмотрение.

14.9. Не разрешается направлять письма на рассмотрение должностным лицам, действия которых обжалуются.

14.10. Обращение считается разрешенным, если по поставленным в нем вопросам приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме либо, при его согласии, устно при личной беседе или по телефону, а также в случаях, когда заявитель письменно снимает с рассмотрения поставленные им вопросы. При устном ответе составляется соответствующая справка, которая приобщается к обращению.

14.11. После рассмотрения письма исполнитель докладывает о резуль­татах руководителю структурного подразделения, который визирует проект ответа и докладывает председателю Суда или его заместителям.

14.12. Обращение снимается с контроля руководителем, поставившим обращение на контроль, или его заместителем, о чем ими делается отметка в виде резолюции либо на самом обращении, либо на служебной записке исполнителя, либо на копии исполненного документа.

Обращения граждан и организаций после их рассмотрения вместе с копией исходящего письма подшиваются формируются в дела по номенклатуре в том структурном подразделении где готовились ответы.

14.13. Все сведения о рассмотрении и прохождении обращений вводятся специалистами подразделений в АИС «Делопроизводство», и вносятся в журналы учета.

14.14. Копии документов и приложений к ним, направленных в Администрацию Президента Российской Федерации и Правительство Российской Федерации, помещаются в секретариате в дело по номенклатуре для постоянного хранения. Копии документов, направляемых в иные высшие федеральные государственные органы, хранятся в делах по номенклатуре структурных подразделений в течение пяти лет.

14.15. Личный прием граждан и представителей организаций производится председателем Суда и заместителями председателя Суда (далее – руководители Суда) по вопросам организации и обеспечения деятельности арбитражного суда, а также жалобам на действия судей, не связанным с рассмотрением конкретных дел, обжалованием судебных актов и процессуальных действий судей.

14.16. Личный прием заявителей руководителями Суда производится в соответствии с графиком приема, подготовленным специалистом секретариата председателя Суда.

14.17. Первичный прием посетителей производится руководителем аппарата суда, который в пределах своей компетенции самостоятельно разрешает поставленные вопросы либо определяет порядок их дальнейшего рассмотрения, в том числе и необходимость последующего личного приема заявителя руководством суда или руководителями структурных подразделений. Руководитель аппарата осуществляет запись на личный прием к руководству суда в соответствии с графиком приема.

14.18. Список лиц, записанных на личный прием к руководству суда, передается в секретариат председателя суда (приемную заместителей председателя суда) не позднее дня, предшествующего дню приема. В этот же срок производиться согласование личного приема с руководителями структурных подразделений.

14.19. Информация по вопросам организации приема размещается в доступном для посетителей месте.

14.20. Специалист секретариата (помощник заместителя председателя суда) ведет учет принятых на личном приеме лиц в журнале установленной формы (Приложение 46), в котором указывает: дату приема, фамилию, имя, отчество гражданина, существо вопроса и результат его рассмотрения.

Должностные лица, осуществляющие прием, не вправе давать юридические консультации или оценку обстоятельств конкретного дела, находящегося в производстве Суда.

Если вопрос, поставленный в обращении, не был окончательно разрешен на личном приеме, обращение передается через секретариат по принадлежности в соответствующее подразделение для рассмотрения и подготовки предложений или ответа по существу в установленные законодательством сроки.

Прием граждан и документов в отделе делопроизводства производится ежедневно в рабочие дни с 9 до 18 часов (по пятницам и в предпраздничные дни до 16 часов).

14.21. По просьбе иногородних лиц, прибывших для подачи документов, в том числе и во исполнение определения об оставлении апелляционной жалобы без движения, или для ознакомления с материалами дела и представивших документы, подтверждающие их полномочия по судебным делам, а также по просьбе судей арбитражных судов, работники отдела делопроизводства производят отметки в командировочных удостоверениях (ставят подпись и печать). Командировочные удостоверения лиц, прибывших на рассмотрение дела, подписываются судьей (с расшифровкой фамилии), рассматривающим данное дело, а печать ставит работник отдела делопроизводства.


15. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ


15.1. Хранению в электронном виде на сетевых дисках подлежат:

- приказы и распоряжения руководства Суда по вопросам основной деятельности;

- обзоры судебной практики, подготовленные в соответствии с планами работы Суда и президиума Суда;

- постановления президиума Суда;

- другие документы (письма и т.д.) по указанию руководства Суда исходя из их значимости.


16. КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ


16.1. Копировально-множительные работы (копирование документов) в Суде производятся с учетом нормативных документов по использованию множительной техники. Копирование документов осуществляется непосредственно в судебных составах и структурных подразделениях, имеющих копировально-множительные аппараты.

Копируются только служебные документы и материалы, относящиеся к деятельности Суда.

Не допускается необоснованное копирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Руководитель аппарата Суда, руководитель структурного подразделения, вправе проверить обоснованность тиража.

16.2. Учет выполненных работ ведется ответственными лицами по каждому аппарату раздельно в журналах учета (Приложение 47).

Справки об объеме выполненных копировально-множительных работ не позднее третьего числа месяца, следующего за отчетным, передаются в отдел материально-технического обеспечения. Ежемесячные отчеты, составляемые отделом материально-технического обеспечения, представляются не позднее десятого числа месяца, следующего за отчетным, администратору Суда.

16.3. Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, при передаче на копирование должны быть соответствующим образом оформлены лицом, отвечающим за режим работы с такими документами.


17. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ. ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

17.1. Составление номенклатуры дел

17.1.1. Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Суде, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных доку­ментов в дела, их систематизации, учета, индексации и определения сро­ков хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (от 10 до 75 лет) хранения, сдаваемых в архив Суда, а также используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, находящихся в судебных составах и подразделениях.

17.1.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень типовых документов), утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Суда.

17.1.3. Сводная номенклатура дел Суда на предстоящий календарный год (Приложение 48) составляется специалистом ар­хива Суда в последнем квартале текущего года на ос­новании номенклатур дел судебных составов и подразделений, утвержденных их руководителями и представляемых в архив не позднее 1 декабря текущего года (Приложение 49).

17.1.4. Сводная номенклатура дел Суда согласовывается экспертной комиссией Суда (ЭК) с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) региональной архивной службы Федеральной архивной службы России не реже одного раза в пять лет. Она утверждается председателем Суда не позднее декабря текущего года.

17.1.5. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года, включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства, является документом постоянного хранения. Ей присваивается очередной порядковый номер по перечню приказов.

17.1.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плана­ми и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Сводная номенклатура дел Суда формируется в соответствии со структурой его аппарата. Названиями разделов номенклатуры дел Суда являются наименования судебных составов и структурных подразделений.

17.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел в Суде судебные составы и подразделения не позднее января текущего года получают выписки по своим разделам для использо­вания в работе.

17.1.8. Графы сводной номенклатуры дел Суда, номенклатур дел структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса судебного состава или подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре судебного состава, подразделения. Индексы дел обозначаются буквами и арабскими цифрами.

Например:ОД-05,

где: ОД - индекс отдела делопроизводства;

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел во всех судебных составах и подразделениях. Для дел, переходящих на следующий год, индекс должен сохраняться.

В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

Заголовки дел должны отражать все документируемые участки работы.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов дела и их взаи­мосвязью.

Первыми располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, со­держащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагают­ся перед заголовками дел с приказами председателя Суда. Далее распола­гаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных форму­лировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также ввод­ных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформле­ния дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующем порядке:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения;

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документа дела;

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- даты (временные рамки, к которым относятся документы дела);

- количество сделанных копий. При составлении заголовков дела используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года специалистом архива.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на Перечень типовых документов.

При включении в номенклатуру дел документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем типовых документов, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией Суда по согласованию с экспертно-проверочной комиссией региональной архивной службы Федеральной архивной службы России.

В графе 5 «Примечания» указываются названия перечней документов, использованных при определе­нии сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о пе­реходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие организации.

17.1.9. По окончании календарного года, не позднее января следующего за ним года, специалисты структурных подразделений составляют итоговую запись о количестве заведенных дел по номенклатуре (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения (Приложение 50).

Итоговая запись со сведениями по номенклатуре дел в обязательном порядке сдается в архив. На основании собранных итоговых записей специалист архива составляет обобщенную итоговую запись о полном документообороте в Суде (Приложение 51).

17.1.10. При наличии технической возможности утвержденная номенклату­ра дел вводится и хранится в «АИС» для упрощения ее ведения, кор­ректировки, а в необходимых случаях - переработки.