Инструкция по делопроизводству самара

Вид материала

Инструкция

Содержание 17.3. Экспертиза ценности документов 17.4. Оформление дел для передачи на архивное хранение 17.5. Составление описей дел 17.6. Оперативное хранение документов и дел

Подобный материал:

• Инструкция по делопроизводству пермь 2005, 1143.55kb.
• Инструкция по делопроизводству Областного государственного бюджетного образовательного, 349.43kb.
• Инструкция по делопроизводству I. Общие положения, 976.49kb.
• Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
• Инструкция по делопроизводству в Южно-Уральском государственном университете Содержание, 586.6kb.
• Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей санкт-петербурга, 1622.23kb.
• Инструкция по делопроизводству 2010, 403.54kb.
• А. Ф. Киселев 6 мая 2002 года примерная инструкция, 1037.33kb.
• Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон, 2082.35kb.
• Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, 1314.86kb.

17.3. Экспертиза ценности документов

17.3.1. Экспертиза ценности документов проводиться с целью оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора их на государственное хранение в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Федеральной архивной службой России.

17.3.2. Экспертиза проводится при определении сроков хранения дел, составлении номенклатуры дел, при формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению в архиве Суда и их передаче на государственное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности докумен­тов в Суде создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), председателем которой назначается заместитель председателя Суда. Экспертная комиссия создается приказом председателя Суда.

Экспертиза ценности документов ежегодно проводится в судебных составах и подразделениях по указанию их руководителей наиболее опытными и квалифицированными работниками с привлечением специалистов архива. Окончательное решение по отобранным документам принимает ЭК.

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждает председатель Суда.

17.3.3. На основании сводной номенклатуры дел отбор документов для постоянного хранения производится специалистами путем полистной проверки каждого дела. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, незасвидетельствованные копии документов и не относящиеся к материалам дел документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (от 10 до 75 лет) хранения (Приложение 52) и по личному составу.

Одновременно с отбором для передачи в архив дел и документов постоянного и долговременного (от 10 до 75 лет) хранения в струк­турных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения, с истекшими сроками хранении для составления актов на их уничтожение. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности» и т.п.

17.3.4. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения (Приложение 53) за этот же период. Указанные описи согласовываются с экспертной комиссией Суда. Согласованные описи дел постоянного хранения, а также описи дел по личному составу (Приложение 54) утверждаются председателем Суда после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

17.3.5. Дела с истекшим временным сроком хранения (до 10 лет включительно) оформляются и подготавливаются к уничтожению специалистами структурных подразделений по актам (Приложение 55). Акты утверждаются соответствующими руководителями и согласовываются со специалистом архива. Акты оформляются в двух экземплярах: первый сдается в архив, второй хранится в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения.

Документы, включенные в акты на уничтожение, утилизируются в установленном порядке с составлением соответствующего акта.

17.4. Оформление дел для передачи на архивное хранение

17.4.1. Дела апелляционного производства подлежат оформлению по завершении их рассмотрения. Завершенные дела по номенклатуре постоянного и долговременного сроков хранения подлежат оформлению по завершении года и хранятся по месту формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и про­водится сотрудниками соответствующих судебных составов и подразделений при ме­тодической помощи и под контролем специалиста архива Суда.

17.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела апелляционного производства, а также предусмотренные номенклатурой дела постоянного и долговременного (от 10 до 75 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает подшивку и переплет дела; изъятие из дела металлических скрепок и скобок; нумерацию листов в деле и заполнение бланка листа-заверителя дела (Приложение 56); составление внутренней описи документов дела (Приложение 57); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка де­ла, указание дат начала и завершения дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме дел апелляционного производства, подлежат частичному оформлению. При частичном оформлении допускается хранение дел в скоросшивателях, без проведения пересистема­тизации документов, не составляются заверительные надписи. Эти дела в архив не сдаются, а хранятся в судебных составах и подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположе­ния документов, включенных в дело, все листы, кроме листов с заверительной надписью и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу так, чтобы не был задет текст документа, простым графическим карандашом или нумератором.

17.4.3. Обложка дела постоянного, долговременного (от 10 до 75 лет) хранения и по личному составу оформляет­ся по установленной форме (Приложение 58).

По завершении рассмотрения дел апелляционного производства и по завершении года для других видов дел проверяется соот­ветствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

17.5. Составление описей дел

17.5.1. На завершенные дела апелляционного производства и дела постоянного, долговременного (от 10 до 75 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются отдельные описи. На другие дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

17.5.2. В каждом судебном составе, подразделении описи составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются в архив Суда. Описи, подготовленные судебными составами, подразделени­ями, служат основой для сводной описи, которую готовит архив Суда и по которой дела сдаются на государственное хранение.

17.5.3. Описи дел судебных составов, подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив Суда через год после завершения дел в делопроизводстве.

17.5.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требова­ния: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой для но­менклатуры дел схемой систематизации; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самос­тоятельным номером); порядок присвоения номеров описям судебных составов, подразделений устанавливается по согласованию с архивом Суда; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вы­несены на обложку дела; при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о переда­че дел другим судебным составам, подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

17.5.5. По требованию архива Суда к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

17.6. Оперативное хранение документов и дел

17.6.1. С момента заведения и до передачи в архив Суда дела хра­нятся по месту их формирования.

Руководители и сотрудники судебных составов, подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и располагаются в запирающихся шкафах, которые обеспечивают полную сохранность документов, предохра­няют их от доступа посторонних лиц и лиц, не имеющих к ним служебного отношения. Судебные дела хранятся в запирающихся металлических шкафах. Для оперативного поиска документов дела располагаются по порядковым номерам номенклатуры. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помеща­ется на внутренней стороне дверей шкафа, где хранятся дела по номенклатуре судебного состава, подразделения.

На корешках обложек дел указываются регистрационные номера или индексы по номенклатуре дел.

17.6.2. Выдача дел другим судебным составам, подразделениям или сторон­ним организациям производится с разрешения руководства Суда по заявкам. На выданное дело заводится карточка - заместитель дела (Приложение 59) .

Дело может быть вынесено из помещения Суда в исключительных случаях с разрешения руководства Суда.

Изъятие документов из судебных дел и дел постоянного хране­ния допускается в исключительных случаях и производится с разре­шения руководства Суда, при этом в деле должны остаться заверен­ная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника.