Инструкция по делопроизводству самара

Вид материала

Инструкция

Содержание 4. Делопроизводство, связанное с исполнением судебных актов 5. Делопроизводство по восстановлению 6. Порядок ознакомления лиц, участвующих в деле 7. Прием, учет и хранение вещественных доказательств 8. Документальное оформление 9. Учет и прохождение документов, не относящихся 10. Подготовка и отправка исходящих документов. 11. Составление и оформление документов в суде. Тульская область, 301264

Подобный материал:

• Инструкция по делопроизводству пермь 2005, 1143.55kb.
• Инструкция по делопроизводству Областного государственного бюджетного образовательного, 349.43kb.
• Инструкция по делопроизводству I. Общие положения, 976.49kb.
• Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
• Инструкция по делопроизводству в Южно-Уральском государственном университете Содержание, 586.6kb.
• Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей санкт-петербурга, 1622.23kb.
• Инструкция по делопроизводству 2010, 403.54kb.
• А. Ф. Киселев 6 мая 2002 года примерная инструкция, 1037.33kb.
• Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон, 2082.35kb.
• Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, 1314.86kb.

4. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, СВЯЗАННОЕ С ИСПОЛНЕНИЕМ СУДЕБНЫХ АКТОВ

4.1. Суд выдает исполнительные листы в случае отмены или изменения решения суда первой инстанции полностью или в части и принятия по делу нового судебного акта. Выдачу исполнительных листов осуществляет секретарь судебного заседания того судебного состава, в котором принято соответствующее апелляционное постановление путем выдачи или направления взыскателю после принятия судебного акта.

Исполнительные листы на взыскание денежных средств в доход бюджета направляются в налоговый орган или иной уполномоченный государственный орган по месту нахождения должника.

На взыскание государственной пошлины в доход федерального бюджета выписывается отдельный исполнительный лист.

Количество исполнительных листов определяется судьей, председательствовавшим в судебном заседании.

4.2. По делам об оспаривании нормативных правовых актов копии решения направляются лицам, участвующим в деле, а также в органы, указанные в части 6 статьи 195 АПК РФ.

4.3. По ходатайству взыскателя может быть выдано несколько исполнительных листов в случаях:

а) если судебный акт принят в пользу нескольких истцов или против нескольких ответчиков (с указанием в какой части (доле) акт относится к каждому из взыскателей или в какой части (доле) каждый из должников должен его выполнить);

б) если исполнение должно быть произведено в различных местах (с указанием в каждом листе места его исполнения);

в) если судебный акт принят в пользу нескольких истцов (взыскателей) с солидарным правом требования или против нескольких ответчиков (должников) с указанием о солидарной их ответственности. В первом случае должно быть указано, что право требования является солидарным со всеми остальными взыскателями, а во втором - что ответственность должника является солидарной со всеми остальными должниками (статья 175, часть 6 статьи 319 АПК РФ).

4.4. На основании определения арбитражного суда о предварительных обеспечительных мерах, об обеспечении иска и обеспечении исполнения судебного акта секретарем судебного заседания выписывается исполнительный лист (часть 1 статьи 96, статья 100 АПК РФ), который выдается или направляется заявителю (истцу, взыскателю).

По ходатайству заявителя (истца, взыскателя), в случаях предусмотренных законодательством может быть выдано несколько исполнительных листов.

4.5. На отмену обеспечительных мер исполнительный лист не выписывается. Копия судебного акта об отмене обеспечительной меры направляется секретарем судебного заседания лицам, указанным в части 4 статьи 97 АПК РФ.

4.6. Лицо, ответственное за учет и использование бланков исполнительных листов в отделе делопроизводства, назначается председателем суда. В судебном составе лицо, ответственное за работу с бланками исполнительных листов и исполнительными листами, назначается председателем судебного состава.

Бланки исполнительных листов и исполнительные листы до момента их отправки или выдачи хранятся в металлических шкафах у лиц, ответственных за их хранение, учет и выдачу.

4.7. Бланки исполнительных листов изготавливаются только типографским способом с использованием средств защиты, по утвержденному образцу с указанием порядковых учетных номеров.

4.8. Бланки исполнительных листов и исполнительные листы являются документами строгой отчетности и подлежат учету в журналах, ведущихся лицами, ответственными за их хранение, учет и выдачу (Приложение 30).

Ответственное лицо, получившее бланки исполнительных листов в отделе делопроизводства, несет персональную ответственность за их хранение, надлежащее оформление и выдачу.

4.9. Контроль за соблюдением порядка учета, хранения и выдачи бланков исполнительных листов в арбитражном суде осуществляет руководитель аппарата арбитражного суда, а в судебном составе - председатель судебного состава.

4.10. Получаемые по мере необходимости в отделе делопроизводства бланки исполнительных листов заполняются секретарем судебного заседания машинописным способом без помарок и исправлений. Содержание исполнительного листа должно соответствовать требованиям статьи 320 АПК РФ. Одновременно с оригиналом изготавливается копия исполнительного листа, которая подшивается указанными лицами в судебное дело.

4.11. Каждый исполнительный лист подписывается судьей и заверяется гербовой печатью арбитражного суда.

4.12. Исполнительный лист выдается секретарем судебного заседания взыскателю или его представителю при предъявлении ими документов, удостоверяющих личность, а представителю взыскателя - и при представлении доверенности, документов, удостоверяющих личность, под расписку на копии исполнительного листа, находящейся в судебном деле.

По письменному заявлению взыскателя исполнительный лист направляется в банки и иные кредитные учреждения, в территориальные органы Федерального казначейства, в Министерство финансов Российской Федерации (если должником является Российская Федерация или в исполнительном листе должником указан главный распорядитель бюджетных средств и взыскание должно производиться за счет средств федерального бюджета), а также по адресу взыскателя.

4.13. О выдаче исполнительного листа секретарь судебного заседания делает отметку на оборотной стороне копии исполнительного листа, на внутренней стороне обложки судебного дела, в журнале учета выдачи исполнительных листов судебного состава (Приложение 31).

Копии исполнительного листа, письма о его направлении адресатам и почтовые уведомления о вручении подшиваются в материалы судебного дела и апелляционного производства и вносятся в описи.

4.14. Журналы учета бланков исполнительных листов и выдачи исполнительных листов секретарь судебного заседания состава прошивает, листы нумерует пастой синего или черного цвета. Количество листов в каждом журнале заверяется на последней странице подписью начальника отдела делопроизводства и печатью.

4.15. В случае утраты бланков исполнительных листов лица, ответственные за их хранение, немедленно сообщают об этом руководителю аппарата, начальнику отдела делопроизводства, которые проводят служебное расследование.

В журнале выдачи бланков исполнительных листов секретарями судебного заседания делаются соответствующие отметки.

4.16. В случае порчи бланка исполнительного листа ответственный за делопроизводство в судебном составе не позднее следующего дня передает испорченные бланки под расписку специалисту отдела делопроизводства, ведущему учет бланков, который делает соответствующие отметки в журнале учета бланков.

4.17. Уничтожение испорченных бланков, а также списание утерянных бланков или исполнительных листов производится по акту комиссией, создаваемой по распоряжению председателя суда. В соответствующих журналах учета отдела делопроизводства и судебных составов делаются необходимые отметки.

4.18. При увольнении, уходе в отпуск и в случаях длительного отсутствия лица, ответственного в отделе делопроизводства за хранение и выдачу бланков исполнительных листов, ответственность за их хранение возлагается на другого работника, назначаемого распоряжением председателя суда. В журнале учета бланков исполнительных листов делается отметка о принятии на хранение имеющихся бланков назначенным лицом, указывается его фамилия и инициалы, номер и дата приказа, ставится подпись этого лица.

Бланки исполнительных листов, не использованные в судебном составе, сдаются специалисту отдела делопроизводства под расписку в журнале, а заполненные бланки передаются по акту приема-передачи специалисту судебного состава, назначаемому председателем состава.

4.19. В случае утраты исполнительного листа суд выдает дубликат по письменному заявлению взыскателя, которое рассматривается в судебном заседании.

Порядок прохождения заявления о выдаче дубликата исполнительного листа в суде аналогичен порядку прохождения процессуальных документов. Выдача дубликата производится на основании определения суда.

В правом верхнем углу лицевой стороны первого листа исполнительного листа ставится штамп "Дубликат" и выдача производится по правилам выдачи исполнительного листа.

4.20. Поступившие в арбитражный суд постановления судебного пристава-исполнителя о возбуждении исполнительного производства по исполнительному листу, выданному судом, а также иные постановления и судебные акты по делу, принятые в процессе исполнения решения, и переписка по вопросам исполнения (статьи 9-11, 16-19, 22, 24 Федерального закона "Об исполнительном производстве"), а также судебные акты, вынесенные в случаях, указанных в статьях 322, 324, 326, 328 АПК РФ, копируются, подшиваются в материалы апелляционного производства и вносятся в его опись и направляются в арбитражный суд по месту нахождения дела.


5. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ВОССТАНОВЛЕНИЮ

УТРАЧЕННЫХ СУДЕБНЫХ ДЕЛ


5.1. В случае утраты в суде апелляционной инстанции судебного дела оно может быть восстановлено судом по заявлению лиц, участвовавших в деле, или по инициативе суда.

5.2. О восстановлении утраченного судебного дела судом выносится определение, которое направляется лицам, участвующим в деле. Суд может предложить им представить суду имеющиеся у них документы, касающиеся указанного дела.

5.3. Утраченное дело в соответствии с определением суда подлежит полному или частичному восстановлению.

5.4. Заявление о восстановлении утраченного судебного дела подается в суд, рассмотревший дело в первой инстанции. К заявлению прилагаются сохранившиеся у заявителя документы или их копии, имеющие отношение к делу.

5.5. Суд апелляционной инстанции по своей инициативе может запросить у организаций и предприятий документы или их копии, бывшие предметом рассмотрения в судебном заседании по утраченному делу, а также направленные в ходе рассмотрения дела копии судебных актов. В необходимых случаях суд может допросить в качестве свидетелей лиц, присутствовавших при совершении процессуальных действий, а также лиц, входивших в состав суда, рассматривавшего дело, лиц, исполнявших судебные акты по делу.

5.6. При невозможности восстановления утраченного судебного дела вследствие недостаточности собранных материалов суд выносит определение о прекращении разбирательства заявления о восстановлении судебного дела, которое направляется лицам, участвовавшим в деле.

5.7. Восстановленному делу присваивается регистрационный номер утраченного дела.


6. ПОРЯДОК ОЗНАКОМЛЕНИЯ ЛИЦ, УЧАСТВУЮЩИХ В ДЕЛЕ,

С МАТЕРИАЛАМИ ДЕЛА


6.1. В соответствии с ч.1 ст. 41 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации лица, участвующие в деле имеют право знакомиться с материалами дела, делать выписки, снимать копии.

6.2. Ознакомление лиц, участвующих в деле, с материалами дела организует отдел делопроизводства в специально отведенной комнате с 10.00 до 17.30 часов (перерыв на обед с 13.00 до 14.00).

6.3. Заявки лиц, участвующих в деле, на ознакомление с материалами дела (Приложение 32) подаются в отдел делопроизводства Суда в письменной форме.

6.4. Выдача дел лицам, участвующим в деле, для ознакомления с материалами дела, производится специалистом отдела делопроизводства только при предъявлении паспорта или документа, его заменяющего, а также документов, подтверждающих полномочия лица.

6.5. Лица, участвующие в деле, могут знакомиться с материалами дела со дня назначения дела к слушанию, но не позднее, чем за 1 день до даты рассмотрения дела. В иных случаях ознакомление допускается с разрешения судьи-докладчика по данному делу.

6.6. Ознакомление лиц, участвующих в деле, с материалами дела назначается работником отдел делопроизводства, как правило, на следующий день после получения заявки. В исключительных случаях (например, приезд иногороднего представителя лица, участвующего в деле) при наличии возможности работник отдел делопроизводства организует ознакомление с материалами дела в тот же день.

6.7. В отделе делопроизводства ведется журнал учета лиц, обратившихся с заявкой (Приложение 33), в котором указываются: лицо, подавшее заявку; дата и время подачи заявки; дата и время, на которое назначено ознакомление; дата и время запроса дела; время ознакомления с делом; личная подпись и данные документа лица, ознакомившегося с материалами дела, дата возврата дела в судебный состав и подпись специалиста судебного состава в получении дела.

6.8. Специалистами судебных составов ведется журнал учета заявок на ознакомление с материалами дела (Приложение 34), в котором указываются: дата и время запроса дела отделом делопроизводства; дата и время передачи дела в отдел делопроизводства; дата и время возврата дела из отдела делопроизводства.

6.9. Заявка с отметкой специалиста отдела делопроизводства о проведенном ознакомлении приобщается к материалам дела.


6.9. Подготовка к ознакомлению

6.9.1. После получения заявки и назначения даты и времени ознакомления с материалами дела работник отдела делопроизводства запрашивает дело у специалиста соответствующего судебного состава.

6.9.2. Специалист судебного состава при получении запроса организует передачу дела в отдел делопроизводства, проверяя при этом отсутствие в деле дополнительных документов, с целью недопущения ознакомления с ними других лиц. Дело передается под роспись работника отдела делопроизводства, который должен проверить сохранность материалов дела.


6.10. Ознакомление с материалами дела

6.10.1. Специалист отдела делопроизводства до выдачи дела проверяет полномочия лица, прибывшего для ознакомления с материалами дела. В случае отсутствия документов, подтверждающих полномочия лица, паспорта или документа, его заменяющего, специалист отдела делопроизводства в ознакомлении с материалами дела отказывает.

6.10.2. Специалист отдела делопроизводства должен присутствовать при ознакомлении с делом и отвечать за его сохранность, он не вправе давать юридические консультации или оценку обстоятельств дела.

6.10.3. Время ознакомления с делом, как правило, не должно превышать 1,5 часов, о чем сообщается лицу, прибывшему для ознакомления с материалами дела, до выдачи ему дела.

6.10.4. Лицо, знакомящееся с делом, должно лично сделать письменную отметку о своем ознакомлении с делом в соответствующем журнале, который ведется специалистом отдела делопроизводства Суда.

6.10.5. Выдача заверенных Судом копий документов из судебного дела лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению, после уплаты ими государственной пошлины в размере установленном Налоговым Кодексом Российской Федерации, при наличии резолюции судьи–докладчика по делу специалистом судебного состава.

6.10.6. После ознакомления с материалами дела специалист отдела делопроизводства возвращает дело специалисту соответствующего судебного состава под роспись, который должен проверить сохранность материалов дела.

6.10.7. Раздел 6 настоящей Инструкции должен быть размещен в доступном для ознакомления лиц, участвующих в деле, и их представителей месте.


7. ПРИЕМ, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ВЕЩЕСТВЕННЫХ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ


7.1. С целью сохранения вещественных доказательств в неизменном состоянии они хранятся по месту их нахождения, а если суд признает это необходимым, - в помещении суда, отведенном для хранения вещественных доказательств, или в судебном составе, в котором находится на рассмотрении судебное дело.

7.2. Специалист, ответственный за обеспечение хранения вещественных доказательств, принимает их на хранение на основании определения суда о приобщении к материалам дела.

7.3. В журнале учета вещественных доказательств (Приложение 35) указывается порядковый номер принятого вещественного доказательства, номер судебного дела, по которому оно принято, дата принятия, кем оно представлено или откуда поступило, подробное наименование и описание вещественного доказательства (фотографии с изображением строения, аудиокассеты, видеокассеты с записями, пломбы и т.д.).

7.4. Вещественные доказательства по возможности упаковываются и опечатываются печатью отдела делопроизводства. На упаковке проставляется номер судебного дела, наименование вложения, порядковый номер записей в журнале учета вещественных доказательств.

7.5. Громоздкие по объему и представленные в большом количестве вещественные доказательства могут быть сфотографированы или сняты на видео- или кинопленку и на основании определения суда оставлены или переданы владельцу, о чем составляется протокол, приобщаемый к материалам дела, с указанием места хранения и лица, ответственного за хранение.

7.6. Журнал учета вещественных доказательств должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью начальника отдела делопроизводства.

7.7. Передача вещественных доказательств судье для осмотра в судебном заседании и возвращение на хранение отмечаются в журнале. После осмотра они вновь упаковываются и опечатываются.

7.8. Вещественные доказательства хранятся в суде до вступления в законную силу постановления или определения суда, которым закончено производство по делу. После этого секретарь судебного заседания (специалист судебного состава) в журнале учета делает отметку о решении суда, принятом в отношении вещественных доказательств, указывает дату и существо решения.

7.9. Вещественные доказательства, которые подлежат возврату лицу, представившему их, или лицу, определенному судом, выдаются специалистом отдела делопроизводства под расписку, в которой проставляются паспортные данные, адрес; при получении вещественного доказательства представителем указываются также данные доверенности.

7.10. За сохранность вещественных доказательств, находящихся непосредственно в деле, ответственность несет судья-докладчик по делу.

За сохранность вещественных доказательств, которые хранятся отдельно от дела, несет ответственность специалист отдела делопроизводства, на которого возложена обязанность по учету и хранению вещественных доказательств.

7.11. Вещественные доказательства должны храниться в запирающихся и опечатываемых шкафах или в изолированном опечатываемом помещении.

7.12. Осмотр и исследование вещественных доказательств в месте их нахождения производиться Судом в том случае, если вещественные доказательства находятся в пределах территории субъекта Российской Федерации и расположения Суда.

После осмотра и исследования секретарем судебного заседания составляется протокол, в котором отражаются все процессуальные действия, производимые судом.

Если во время осмотра проводилось фотографирование или видеозапись, то фотографии и видеозапись прилагаются к протоколу, вносятся в опись дела.

Для осмотра вещественных доказательств, находящихся за пределами территории субъекта Российской Федерации, судом выносится определение о судебном поручении.

7.13. Деньги, ценные бумаги, другие ценности по определению Суда сдаются на хранение в банк или иную кредитную организацию из числа предусмотренных перечнем, который установлен Правительством Российской Федерации. Передача оформляется протоколом, в котором указывается, кому, в каком количестве, с какими индивидуальными особенностями передаются вещественные доказательства. Расписка этого лица в получении вещественных доказательств подшивается в материалы дела, вносится в опись документов.


8. Документальное оформление

работы президиума арбитражного суда


8.1. Делопроизводство, связанное с документальным оформлением организации и проведения заседаний Президиума Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда (далее – президиум), осуществляется секретариатом председателя Суда.

8.2. Исполнители, ответственные за подготовку материалов к очередному заседанию не позднее чем за пятнадцать дней до заседания президиума, представляют в секретариат на бумажных носителях материалы по вопросам, подлежащим рассмотрению. Одновременно исполнители размещают подготовленные материалы в электронном виде в локальной сети суда, где все участники заседания обязаны с ними ознакомиться и при необходимости разместить замечания. Контроль за своевременностью размещения в локальной сети суда материалов к заседанию возлагается на секретаря президиума.

8.3. Повестки заседаний президиума, проекты постановлений президиума по указанным в ней вопросам и копии необходимых документов передаются членам президиума специалистами секретариата в сроки, обеспечивающие возможность участия в заседании.

Иные лица, участие которых в заседании президиума председательствующим признано необходимым, извещаются специалистами секретариата заблаговременно.

8.4. На заседании президиума секретарем президиума ведется протокол, который подписывается председательствующим на заседании и секретарем президиума. Протокол храниться в деле по номенклатуре в секретариате председателя суда..

8.5. По указанию председателя суда (лица его замещающего) постановления президиума и другие документы, рассмотренные на заседании, тиражируются секретарем президиума в необходимом количестве экземпляров для передачи судьям, работникам суда, рассылки в другие суды.


9. УЧЕТ И ПРОХОЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ОТНОСЯЩИХСЯ

К СУДЕБНЫМ ДЕЛАМ


9.1. Зарегистрированные в отделе делопроизводства служебные документы, не относящиеся к судебным делам, передаются в день регистрации в секретариат под роспись в журнале регистрации входящей корреспонденции (по реестру).

9.2. Работники секретариата ведут журнал учета поступающей корреспонденции (Приложение 36). Информация вводится в АИС «Делопроизводство».

9.3. Служебная корреспонденция предварительно рассматривается секретариатом, что включает в себя подготовку проекта резолюции руководства суда, а затем направляется руководству суда.

9.4. Нормативные и иные правовые акты федеральных органов власти Российской Федерации и органов власти Самарской области, направленные в Суд по официальной рассылке, регистрируются в отделе делопроизводства в соответствующем журнале регистрации (Приложение 37) и передаются в секретариат председателя Суда. После ознакомления, с резолюцией руководства Суда указанные нормативные и иные правовые акты передаются в отдел анализа и обобщения судебной практики для учета, кодификации, хранения и, при необходимости, информационного обеспечения судебных составов, структурных подразделений Суда.

9.5. Не принимаются обращения без подписи и обратного адреса (анонимные). Обращения, содержащие грубые и оскорбительные выражения, а также обращения, не поддающиеся прочтению (при возможности установления адреса) возвращаются заявителям с указанием мотивов.

9.6. Документы передаются председателю Суда или его заместителям не позднее следующего дня после поступления в секретариат.

9.7. После рассмотрения документа председателем Суда или его заместителями специалист секретариата делает отметку в журнале учета поступающей корреспонденции о том, кому документ направляется на исполнение и не позднее следующего дня передает его руководителю соответствующего структурного подразделения.

9.8. Специалист секретариата вводит в базу данных АИС «Делопроизводство» фамилию и инициалы руководителя структурного подразделения, в которое направляется документ, содержание резолюции, сведения о постановке на контроль, дату поручения, срок исполнения.

9.9. Если в резолюции на документе указано несколько исполните­лей, то первый из них является ответственным за организацию исполнения документа.

9.10. При получении документа руководитель структурного подразделения определяет непосредственного исполнителя. Информация о передаче документа исполнителю, а также о дальнейшем движении документа вносится в базу данных АИС «Делопроизводство» специалистом структурного подразделения.

9.11. Документы для рассмотрения (исполнения) из одного структур­ного подразделения в другое структурное подразделение передаются толь­ко на основании резолюции председателя Суда (либо лица его замещающего), через секретариат. Специалист секретариата вводит информацию о передаче документа в другое структурное подразделение в АИС «Делопроизводство».

9.12. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель передает его руководителю структурного подразделения для согласования.

9.13. После прохождения процедуры согласования документ-ответ передается в секретариат в двух экземплярах, к нему прилагаются материалы, на основании которых он готовился.

9.14. Первый экземпляр документа подписывается председателем суда или лицом его замещающим, на втором экземпляре (копии ответа) председатель суда накладывает резолюцию о снятии с контроля (с указанием даты) и направлении в дело или по назначению.

9.15. Специалист секретариата снимает исполненный документ с контроля в АИС «Делопроизводство» и передает в соответствующее структурное подразделение для отправки.

9.16. Подписанные исходящие документы регистрируется в журналах учета исходящих документов и в АИС «Делопроизводство» и передаются в отдел делопроизводства в заклеенных конвертах с надписанными адресами для отправления по назначению.

9.17. Копии отправляемого документа с визами исполнителей хранятся в секретариате председателя Суда, в соответствующей судебной коллегии или подразделении-исполнителе в делах по номенклатуре.


9.18. Порядок работы с документами, содержащими служебную

информацию ограниченного распространения

9.18.1. Пометка «Для служебного пользования» (далее – «ДСП») ставится на отдельных судебных делах и документах нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в средствах массовой информации, а также требующие ограничения круга знакомящихся с ними лиц.

9.18.2. Судебным делам, к которым приобщаются документы с пометкой «ДСП», также присваивается этот гриф.

9.18.3. Дела и документы с пометкой «ДСП» (за исключением документов по вопросам обеспечения режима секретности и сохранения государственной тайны):

- учитываются совместно с другой несекретной корреспонденцией специалистом отдела делопроизводства, в должностные обязанности которого входит прием, регистрация и распределение получаемой корреспонденции, с присвоением регистрационного номера с пометкой «ДСП», и передаются в секретариат председателя Суда под роспись в журнале регистрации входящих документов (реестре);

- после рассмотрения председателем Суда или его заместителем регистрируются в соответствии с пунктами 9.7 и 9.8 настоящей Инструкции;

- хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах) в судебных составах и структурных подразделениях Суда;

- пересылаются сторонним организациям через фельдъегерскую связь.

9.18.4. Необходимость проставления пометки «ДCП» определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Пометка «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

9.18.5. Документы с пометкой «ДCП» после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.


10. ПОДГОТОВКА И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ.

РАБОТА С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ


10.1. Подготовка исходящих документов включает работу по составле­нию проекта документа, согласованию, редактированию, подписанию (утверждению), размножению и отправке.

10.2. Работа с внутренними документами заключается в подготовке документов и представлении их руководителям Суда. Дальнейшее движение внутренних документов осуществляется в соответствии с резолюцией руководителя Суда.

10.2. До передачи внутреннего документа руководителю Суда или исходящего документа на подпись (утверждение) исполнитель обязан проверить его содержание, отредактировать, правильно оформить, обеспечить необ­ходимые визы.

10.3. На лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу исходящего или внутреннего документа указываются фамилия, инициалы и номер служебного телефона испол­нителя. На процессуальных документах эти реквизиты не печатаются.

10.4. Внутренние документы, адресованные председателю Суда, помимо указания фамилии, инициалов, номера служебного телефона исполнителя должны содержать визу руководителя соответствующего структурного подразделения.

10.5. В реквизитах исходящих документов указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

10.6. Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам, исходя из их компетенции, полностью оформленными, проверенными, отредактированными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.

Проекты исходящих документов на подпись председателю Суда представляются в двух экземплярах:

- на первом экземпляре указывается исполнитель в соответствии с пунктом 10.3 настоящей Инструкции;

- на втором экземпляре, предназначенном для подшивки в дело, помимо указания исполнителя необходима виза руководителя соответствующего структурного подразделения Суда.

Проверку соблюдения требований настоящей Инструкции при оформлении внутренних документов, адресованных председателю суда, а также проектов исходящих документов за подписью председателя суда осуществляет руководитель структурного подразделения, в котором готовился документ и визирует его.

10.7. Право подписи документов, исходящих из Суда, принадлежит председателю Суда либо по его поручению заместителям председателя Суда и руководителям структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

10.8. При оформлении документа на бланках председателя Суда или заместителя председателя Суда должность этих лиц в подписи не указывают.

10.9. На исходящих документах должны быть оригиналы подписей.

10.10. Подписанные исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции (Приложение 38). Информация вводится в автоматизированную информационную систему «Делопроизводство». Подготовлен­ная корреспонденция (с указанием адресов на конвертах) передается в отдел делопроизводства для отправления по назначению.

При отправке заказной почтой специалист структурного подразделения заполняет реестр в двух экземплярах и в электронном виде и передает его в отдел делопроизводства.

10.11. При приеме заказной корреспонденции специалист отдела делопроизводства расписывается на втором экземпляре реестра, который остается у специалиста структурного подразделения. Первый экземпляр реестра хранится в делах отдела делопроизводства.

10.12. Сведения о рассылке документов вводятся специалистом отдела делопроизводства в базу данных АИС «Делопроизводство» в день их отправки.

10.13. Исходящая корреспонденция отправляется в почтовое отделение отделом делопроизводства по списку.

Прием отделом делопроизводства документов на отправку прекращается за один час до окончания рабочего дня.


11. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СУДЕ.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ


11.1. Деятельность Суда обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Суда, кругом управленческих и судебных функций, порядком разрешения вопросов (еди­ноличный, коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Су­дом и другими организациями.

11.2. Документ, подготовленный в Суде, должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответс­твии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

11.3. Документы в Суде должны оформляться на бланках установленной формы.

Допускается изготовление бланков на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.

11.4. Бланки должны соответствовать действующим государственным стандартам.

11.5. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297мм), А6 (105х148мм).

В Суде используются бланки четырех видов документов:

- организационных и судебных актов (формат А4);

- писем (формат А4);

- исполнительных листов (формат А4);

- резолюций (формат А6).

Для оформления сопроводительных писем, запросов и в некоторых других случаях могут применяться бланки с трафаретной заготовкой печатного текста.

Для оформления исполнительных листов применяются бланки, изготовленные типографским способом с использованием средств защиты по утвержденному образцу с указанием порядковых учетных номеров.

Документы, подготавливаемые двумя или более организациями, оформляются на стандартных листах бумаги без бланков.

11.6. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.

11.7. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, спо­собствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также машинной обработке информации.

11.8. Порядок подготовки и оформления определений, постановлений и других судебных актов определяется Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации.

11.9. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документа, являются: наименование организации, должностного лица - автора документа, заголовок к тексту, дата документа, текст, подпись. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть изменен, если того требует назначение документа, его обработка.

11.10. Наименование Суда (должностного лица) указывается в точ­ном соответствии с Федеральным конституционным законом «Об арбитражных судах в Российской Федерации».

Справочные данные о Суде включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и т. д.).

11.11. Наименование вида документа (приказ, распоряжение, постановление президиума, определение, справка, акт и т.д.) должно соответствовать компетенции Суда (должностного лица) и содержанию документируемого действия. В письме наименование вида документа не указывается.

11.12. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и т.п.), издаются с соответствующим названием (приказ, постановление и т.п.). Совместные распорядительные документы организаций, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей такой документ.

11.13. Документы объемом более одной страницы должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание. Заголовок к тексту указывается в каждом документе, изготовленном на стандартном листе бумаги формата А4, и включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?», например: Об утверждении Инструкции по делопроизводству Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда.

11.14. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиально, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата его утверждения председателем Суда или приказом председателя Суда.

Датой принятия судебного акта (если в судебном заседании объявлена только его резолютивная часть) в соответствии с частью 2 статьи 176 АПК РФ является дата изготовления судебного акта в полном объеме.

Дата документа оформляется цифровым способом двумя парами арабских цифр (день и месяц), год - четырьмя арабскими цифрами, например: 04.03.2004. В текстах распорядительных документов, а также документов, содержащих ссылку на судебный акт или сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ написания даты: 04 марта 2004 года.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

На документах, составленных совместно двумя и более организациями, указывается единая дата (самая поздняя).

Документы вступают в силу с момента их подписания (утверждения), если в тексте или распорядительным документом не предусмотрено иное.

Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

11.15. Документы адресуются в организации, их структурные подраз­деления или конкретным лицам.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Высший Арбитражный Суд

Российской Федерации

Общий отдел


При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Инициалы указывают перед фамилией, например:

Высший Арбитражный Суд

Российской Федерации

Начальнику управления кадров и государственной службы

И.И. Петрову


При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав должности адресата, например:

Генеральному директору

объединения «Агропром»

И.И. Петрову

При адресовании документа нескольким должностным лицам однородных организаций одной системы их должности указываются во множественном числе и обобщенно, например:

Председателям арбитражных судов


При адресовании документа в несколько однородных организаций их наименования также следует указывать обобщенно, например:

Арбитражные суды


В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, он обязательно должен быть указан, если доку­мент посылается по почте. Почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых в вышестоящие организации и другим постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

Почтовый адрес указывается под наименованием адресата, например:

Редакция журнала «Новый мир»

Малый Путниковский пер., д.1/2

ГСПВ, Москва, К-6, 103806

Полный почтовый адрес включает следующие реквизиты в указанной последовательности: улица, номер дома, номер корпуса, номер квартиры, город, область (край), индекс предприятия связи.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес, например:


Федорову И.В.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

г. Липки, Киреевский район

Тульская область, 301264

Каждая составная часть реквизита «адресат» (наименование предприятия, учреждения, организации; наименование структурного под­разделения; должность, фамилия и инициалы должностного лица; почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (сос­тавных частей) реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строк сохраняются. Перенос слов не рекомендуется.

11.16. При направлении в один адрес документ готовится в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения, оформля­ется не на бланке и при отправке оригинала адресату остается в деле.

Если документ адресуется нескольким разным адресатам, но не более чем четырем, они все указываются в документе (один под другим) без слова «копия». Документ печатается в количестве экземпляров (каждый из которых должен быть подписан), соот­ветствующем количеству адресов, плюс один. Все экземпляры адресатам оформ­ляются на бланках. Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ вне значимости остальных адресатов: основному адресату направля­ется первый экземпляр документа, остальным - его копии.

При направлении документа более чем в четыре адреса сос­тавляется список рассылки: на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресата.

11.17. Содержание и структура текста документа строятся в зависи­мости от его функционального назначения (вида).

Общим требованием к тексту документа является лаконичность, яс­ность и точность изложения. Текст документа должен быть изложен гра­мотно в соответствии с правилами орфографии и пунктуации, в официаль­но-деловом стиле.

Содержание издаваемых распорядительных документов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их.

Текст сложных по содержанию документов (положения, инс­трукции и др.) делится на разделы, подразделы, пункты и подпункты, ну­меруемые арабскими цифрами. В номер подраздела включается номер раздела, в номер пункта - номера раздела и подраздела.

Тексты документов, часто составляемых и содержащих посто­янно повторяющуюся информацию, подлежат унификации (типизации) с целью сокращения времени подготовки документов, возможной машинной обработки информации. Унифицированные тексты документов могут быть представлены в виде трафаретов, анкет или таблиц.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «суд считает возможным»).

Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (меропри­ятий) помещаются, как правило, в конце предложения; в распорядительных актах выделяются самостоятельным предложением (без абзаца).

Терминология документов должна соответствовать терминоло­гии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, а применение их в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

В документах допускаются общепринятые сокращения в соот­ветствии с действующими правилами орфографии и стандартами. Допускают­ся общепринятые сокращения и аббревиатуры наименований высших и мест­ных органов власти.

Наименование должности допускается сокращать только в тексте до­кумента. В реквизитах «адрес» и «подпись» сокращения не допускаются, за исключением случаев, когда документ составлен на бланке должностно­го лица, подписывающего документ. Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией (в тексте, в реквизите «подпись»). При перечислении фа­милий в порядке алфавита в протоколах, выписках инициалы следует рас­полагать после фамилий. Сокращение наименований предприятий, организа­ций, учреждений должно соответствовать сокращениям, установленным по­ложениями, уставами.

11.18. Текст документа печатается с одной стороны листа через пол­тора межстрочных интервала. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы не делаются.

Судебные акты передаются в редакторскую группу на бумажных носителях, распечатанные через пол­тора межстрочных интервала. После внесения редакторских правок судебные акты печатаются через один интервал.

Документы, предназначенные для типографского издания или для устного прочтения, тексты телеграмм и телефонограмм следует печатать че­рез два интервала.

11.19. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

11.20. При оформлении многостраничных документов на бланке печа­тается первый лист документа, последующие листы - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества.

11.21. Текст документа ограничивается полями не менее:

20 мм - левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

11.22. При работе с документами, находящимися в судебных делах, не допус­каются какие-либо пометки, помарки, отметки, знаки, сделанные авторуч­кой (пастой). Пометки, сделанные карандашом, по окончании работы с до­кументами должны быть устранены.

11.23. Подпись является обязательным реквизитом документа.

Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату с оригиналом подписи. Копия документа вместе с приложениями, завизированная исполнителями, остается в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения. При оформлении документа, нап­равляемого в несколько адресов вышестоящим органам, или совместного документа, издаваемого от имени двух или нескольких органов (организа­ций), подписываются все экземпляры документа.

В подписанные документы не допускается вносить какие-либо исправления и добавления.

Документы, направляемые организациям и учреждениям по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, подписываются председателем Суда, его заместителями и судьями в соот­ветствии с их компетенцией.

По поручению председателя Суда документы по вопросам, не связанным с осуществлением правосудия, могут подписываться руководителями структурных подразделений Суда в соответствии с их компетенцией.

Документ, отправляемый за подписью руководителя структурного подразделения, регистрируется специалистом в этом подразделении.

Документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера исходящих из подразделения документов. Копия документа хранится в подразделении в деле по номенклатуре.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ исполнен не на бланке руководителя), личная подпись и ее расшифровка с указанием инициалов.

Документы коллегиальных органов подписываются председательствую­щим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности составивших их лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

При подписании документа несколькими лицами равных долж­ностей их подписи располагаются на одном уровне, начиная с инициатора или координатора подготовки документа.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими разные должности, их под­писи располагают одну под другой в последовательности, соответствую­щей рангу занимаемой должности.

Наименование должности в реквизите «подпись» располагает­ся от края левого поля документа (нулевое положение табулятора), расшифровка подписи - от края правого поля (6-е положение табулятора).

Инициалы указываются перед фамилией (без пробелов между инициала­ми и фамилией). Фамилия печатается строчными буквами на уровне послед­ней строки наименования должности и в скобки не заключается.

Подписи, располагаемые одна под другой, отделяются друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите «подпись» не сокраща­ется.

Если должностное лицо, подпись которого указана на проекте доку­мента, отсутствует, то документ должен подписываться или исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исп­равления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом). Не допускает­ся ставить предлог «за» или косую черту перед наи­менованием должности.

При составлении писем на бланке Суда должность подписыва­ющего лица не включает в себя наименования Суда, например:


Заместитель председателя суда А.П.Петров


11.24. Если документ имеет приложения, названные в тексте основного документа, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, например:

Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л.

2. Смета расходов... на 3 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений каждое из них нумеруется.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:


Приложение: письмо ВАС РФ от 05.06.2003 №02-6/172 и приложение к нему,
всего на 3 л.


Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:


Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.


Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

В приложении к распорядительному документу в пра­вом верхнем углу первого листа приложения следует делать отметку с указанием названия до­кумента, его даты и номера, например:

Приложение № 2

к приказу председателя

Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда

от ___ __________ 200 _ г. № ___


11.25. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, печатаются работниками, имеющими допуск к секретным документам.

11.26. При необходимости оценки обоснованности документа, его соответствия действующему законодательству и ранее принятым решениям проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри Суда (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с другими ор­ганизациями).

Формой внутреннего согласования документов, кроме тех, порядок подготовки и согласования которых предусмотрен в п.п. 12.9, 12.14 Инструкции (приказов и распоряжений председателя Суда), является визирование. Визы проставляются на заявлениях, служебных записках, информационных справках и обобщениях судебной практики.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визи­рования, должность визирующего.

Визы проставляют в нижней части лицевой стороны документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправле­ния в проекте документа не допускается.

При наличии замечаний и дополнений они излагаются на от­дельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания при­лагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Внешнее согласование с другими заинтересованными организациями оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования распола­гается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовы­вается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:


СОГЛАСОВАНО

Главный судебный пристав

Самарской области

______________________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия, дата)


Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, протокола и др., то гриф согласования оформляется следующим образом:


СОГЛАСОВАНО

Письмо Высшего Арбитражного Суда

Российской Федерации

от 07.07.2003 №СУ-430


или


СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

__________________

(наименование органа)

от 05.08.2003 №15


11.27. Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Утверждение документа производится проставлением грифа утвержде­ния или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Грифы утверждения оформляются следующим образом:


УТВЕРЖДАЮ

Председатель

Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда ________________________

(подпись) (инициалы, фамилия) (дата)


При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера., например:

УТВЕРЖДЕН

приказом председателя

Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда

от 05.04.2003 №23


Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.