Инструкция по делопроизводству I. Общие положения

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 2 3 4 5

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования документационного обеспечения в управлении Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей (далее управление) и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в управлении.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, на основании Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, ГОСТа Р6-30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Основных правил работы архивов организаций (М., 2002), Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

1.3. Управление организует и ведет делопроизводство на основе настоящей инструкции и других нормативно - методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации.

Инструкция по делопроизводству утверждается приказом начальника управления после согласования с управлением архивного дела Алтайского края. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения, учета и обеспечения сохранности документов.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в управлении, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

1.5. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения и использования документов.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами в управлении возлагается на лицо, ответственное за делопроизводство в управлении, которое назначается приказом начальника управления.

Ответственный за делопроизводство обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует начальника управления о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными документами по делопроизводству.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения начальника управления.

1.7. Все работники управления несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается начальнику управления.

1.8. В случае увольнения или перемещения работника, ответственного за делопроизводство в управлении, обязательно составляется акт сдачи и приема дел. Акт представляется на утверждение начальнику управления.

1.9. При уходе работника, ответственного за делопроизводство, в отпуск, длительном его отсутствии по другим причинам, все находящиеся у него документы должны быть возвращены по принадлежности или переданы работнику, на которого возлагаются его обязанности.

1.10. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности аппарата управления, определяются должностными инструкциями.

1.11. Порядок секретного делопроизводства и с грифом “Для служебного пользования” определен особыми инструкциями.

1.12. Вновь принятые работники должны быть обязательно ознакомлены начальниками отделов с настоящей инструкцией и регламентом работы управления.

1.13. Установленные инструкцией правила работы с документами подлежат обязательному выполнению всеми должностными лицами управления.

^ II. Документация управления.

2.1. Деятельность Управления обеспечивается системой, взаимоувязанной с документацией Администрации края. Ее состав определяется компетенцией Управления, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между органами законодательной и исполнительной власти, сторонними организациями и физическими лицами.

2.2. Управлением издаются следующие документы: приказы, положения, правила, инструкции, решения, служебные письма, протоколы и пр.

2.3. Совместные с другими организациями одинаковые распорядительные документы издаются в соответствующей форме (решения, приказы, письма).

2.4. Изменения и дополнения в приказы, положения, правила, инструкции вносятся только приказами, а изменения и дополнения в письма могут вноситься как приказами, так и письмами.

2.5. Документы (доклады, справки, заключения, предложения, письма и другие), направляемые в вышестоящие органы, составляются в соответствии с поручениями этих органов, а также по инициативе управления по вопросам, находящимся в его компетенции.

2.6. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях, совещаниях, собраниях фиксируется в протоколах.

2.7. Документирование заключается в фиксировании на бумаге или других носителях по установленным правилам деятельности управления.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств компьютерной техники, качество документов как источников информации.

2.8. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование управления-автора; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок) заголовок документа, дата и номер документа, адресат, текст, визы, подпись.

2.9. При необходимости перечисляются ранее изданные документы или их разделы, пункты, которые должны быть признаны утратившими силу в связи с применением данного документа, а также изменения и дополнения, которые должны быть внесены в действующие документы.

2.10. В процессе подготовки и оформления документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа и его обработка.

III. Правила подготовки и оформления документов в управлении

^ 3.1. Требования к бланкам документов:

3.1.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех организаций, участвующих в их составлении.

3.1.2. Бланки документов изготовляются на бумаге форматов –

А 4 (210х297мм), А 5 (148х210мм).

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

30 - левое; 15 - правое; 20 - верхнее; 20- нижнее.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовые редакторы Word’97 и Word-XP с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 через 1-2 интервала.

Расположение реквизитов на бланке, принятое в управлении – угловое и продольное (приложения № 3, 6).

В случае отсутствия бланка документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием управления, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера.

3.1.3. На документах, оформляемых на двух и более листах, второй и последующие страницы, должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.

^ 3.2. Требования к оформлению основных реквизитов документов.

Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Обязательными реквизитами документов являются: наименование управления, название вида документа, заголовок к документу, дата и номер документа, адресат, текст, виза, подпись, отметка об исполнителе документа, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В процессе подготовки и оформления документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

3.2.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Герб Алтайского края;

02 - Наименование организации;

03 - Справочные данные об организации;

04 - Наименование вида документа;

05 - Дата документа;

06 - Регистрационный номер документа;

07 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

08 - Адресат;

09 - Гриф утверждения документа;

10 - Резолюция;

11 - Заголовок к тексту;

12 - Отметка о контроле;

13- Текст документа;

14 - Отметка о наличии приложения;

15 - Подпись;

16 - Гриф согласования документа;

17 - Визы согласования документа;

18 - Оттиск печати;

19 - Отметка о заверении копии;

20 - Отметка об исполнителе;

21 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

22 - Отметка о поступлении документа в организацию;

23 - Идентификатор электронной копии документа.

Порядок расположения реквизитов документов указан в приложениях № 1 и № 2.

3.2.2. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.2.3. Изображение герба Алтайского края помещается на верхнем поле распорядительных документов (постановление, приказ, указание) и письма.

3.2.4. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименование управления Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей указывается в точном соответствии с Положением об управлении.

3.2.5. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, адрес электронной почты и др.).

3.2.6. Название документа должно соответствовать компетенции управления.

Совместные распорядительные документы организаций, издающие одинаковые по форме документы, издаются в соответствии с названием (приказы, постановления и др.).

3.2.7. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения, для акта - дата события. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 03.02.2006.

Первая пара цифр - число месяца, вторая - порядковый номер месяца в году, третья - четыре цифры года. Например, дату 15 июня 2006 г. следует оформлять 15.06.2006. Если порядковый номер месяца или число состоит из одной цифры, то перед ним проставляется “0” (06.07.2006).

Допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат (19 января 2006 г.), в основном в документах, содержащих сведения финансового характера (актах, протоколах, приказах), а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например; 2006.06.05.

3.2.8. Регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера по журналу регистрации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (учреждениями), состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.2.10. Подпись документа.

Документы, направляемые сторонним организациям от имени управления, подписываются начальником управления или его заместителями.

3.2.11. Документы, адресованные вышестоящим органам, подписывает только начальник управления, в его отсутствие - заместитель, исполняющий его обязанности.

3.2.12. Начальник управления подписывает приказы, служебные письма, издаваемые во исполнение документов вышестоящих органов, приказы по вопросам основной деятельности, административно-хозяйственным, личному составу, ответы на отдельные обращения граждан.

Приказы о назначении, увольнении, перемещении, премировании работников подписываются с предварительным визированием начальника отдела организационной и правовой работы и того отдела, в штат которого зачисляется работник и представителем юридической службы.

3.2.13. Если документы направляются по нескольким адресам в вышестоящие органы и в неподведомственные организации, начальник управления подписывает все экземпляры, в делах остаются копии.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке управления, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Начальник управления Алтайского края

по обеспечению деятельности

мировых судей личная подпись С.А. Купавцев

или на бланке:

Начальник управления личная подпись С.А. Купавцев

Если должностное лицо, подпись которого на заготовленном проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании совместного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Начальник управления Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей

______________ С.А. Купавцев

00.00.0000

Начальник управления архивного дела Алтайского края

_______________В.Н. Кутищев

00.00.0000

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

3.2.14. Документы, подготовленные совместно с другими организациями, оформляются не на бланках и подписываются руководителями этих организаций.

Документы подписываются в стольких экземплярах, сколько организаций их подписывает (с тем, чтобы каждая организация имела надлежаще оформленный документ).

Подписи, если это технически возможно, располагаются на одном уровне.

Таким документам присваиваются номера каждого учреждения, руководитель которого подписал данный документ.

Исполнители документов, издаваемых за совместными подписями, визируют только тот экземпляр документа, который остается в отделе.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии личная подпись Л.М. Усова

Члены комиссии личная подпись В.В. Петров

личная подпись А.А. Сидоров

3.2.15. Адресат

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностному или физическому лицу.

3.2.16. Наименование адресата проставляется в правой верхней части первого листа документа.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

Например:

Управление Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей

Отдел организационной и правовой работы

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - дательном.

Например:

Управление Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей

Отдел материально-технического обеспечения

Начальнику отдела

В.А. Горбунову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Начальнику управления Алтайского края

по обеспечению деятельности мировых судей

С.А. Купавцеву

3.2.17. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Управление архивного дела

Алтайского края

Анатолия ул., д.72, Барнаул, 656049

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

Бийск,

Алтайский край, 659315

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми требованиями.

Например:

Управление ФНС России

по Алтайскому краю

Комсомольский пр-т, д. 120,

Барнаул, 656038

3.2.18. Документ не должен содержать более четырех адресатов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адрес.

В случае необходимости извещения адресата о том, кому разослан этот документ, к нему прилагается копия списка на рассылку.

3.2.19. Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам.

3.2.20. Полностью оформленные документы передаются начальнику или заместителю начальника управления для подписи.

3.2.21. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документ утверждается начальником управления или специально издаваемым документом (приложение № 4). При утверждении документа начальником управления гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник управления Алтайского края

по обеспечению деятельности мировых судей

____________________ С.А. Купавцев

00.00.0000

При утверждении документа несколькими должностными лицами, их подписи располагается на одном уровне.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель главы

Администрации края

________________Б.В. Ларин

00.00.0000

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

решением Совета трудового

коллектива от 05.04.2006 № 2

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом начальника управления

Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей от 05.03.2006 № 17

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.2.22. Копия документа

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику (включая ксерокопию) ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Например:

Верно.

Начальник отдела организационной

и правовой работы подпись расшифровка подписи

00.00.0000

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, при формировании личных дел управление может изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.), в соответствии с действующим законодательством.

При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению управления.

3.2.23. Согласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри управления (подразделениями и должностными лицами), так и вне управления с другими организациями.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель экспертной комиссии

управления Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей

____________________ В.А. Горбунов

00.00.0000

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо управления Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей

от 17.05.2006 № 01-15/536

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной

комиссии управления Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей

от 12.05.2005 № 3

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки документа.

Первыми проставляются визы лиц, подготовивших документ, затем визы тех, кто документ согласовывает.

Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

3.2.24. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка “Замечания прилагаются”.

Для документа, подлинник которого остается в управлении, визы проставляют ниже подписи на лицевой стороне последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из управления, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном “Листе согласования”, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка “Лист согласования прилагается”.

3.2.25^ . Оформление приложений к документу

Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста документа перед подписью.

Они бывают трех видов:

- приложения к правовым актам;

- приложения, поясняющие и дополняющие содержание основного документа;

- приложения, являющиеся самостоятельными документами.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:

1. Инструкция о проведении

квалификационного экзамена

государственных служащих на 5л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления

документов по проведению

квалификационного экзамена на 7л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

письмо управления Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей от 12.05.2004 № 01-05/536 и приложение к нему, всего на 3 л.

В приложении к распорядительному документу (приказу) на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

Приложение № 1

к приказу управления Алтайского края

по обеспечению деятельности мировых судей от 12.05.2006 № 5

3.2.26. Допускается центрировать каждую строку реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Подпись», «Приложение» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Приложение № 2

к приказу управления Алтайского края

по обеспечению деятельности мировых судей

от 12.05.2006 № 15

3.2.27. Резолюция руководителя

В резолюции дается указание по исполнению документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

Например:

Иванову Ю.В.

Петрову Г.А.

Прошу подготовить проект

ответа к 20.05.2006

_______________ С.А. Купавцев

00.00.0000

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки в правом верхнем углу на лицевой стороне первого листа подлинника документа, допускается размещать резолюцию на любой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.2.28. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, отвечать на вопросы о чем (о ком)? - «О создании аттестационной комиссии» и т.д.

Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен быть максимально коротким. Точку в конце заголовка не ставят.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.2.29. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К» или словом «Контроль», проставляется в верхнем правом углу.

3.2.30. Текст документа.

Одно из важнейших требований к тексту – краткость изложения. Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому смысловые части текста следует разделить абзацами.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах, исходящих от начальника управления, адресованных руководству вышестоящей организации, текст излагают от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу» и т.д.). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («постановили», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организации, ее структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («Управление осуществляет функции», «в состав комиссии входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

-от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

-от третьего лица единственного числа («комиссия не возражает», «комиссия считает возможным»).

3.2.31. Текст документов печатают на бланках формата А 4 через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

3.2.32. Допускается печатание документов с временным сроком хранения (до 10 лет) с использованием оборотной стороны листа.

3.2.33. Виза ознакомления

Виза ознакомления с документом состоит из подписи, расшифровки подписи и даты. Визы ознакомления проставляют в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа, ниже реквизита «подпись».

Допускается полистное визирование документа.

3.2.34. Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (приложение № 4). Оттиск печати должен захватывать часть названия должности руководителя и личной подписи.

3.2.35. Отметка об исполнителе

Включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Например:

О.П. Иванова

235734

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

3.2.36. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении и направлении документа в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело», номер дела в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или начальником структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Отправлено письмо

от 05.06.2006 № 01-05/100

В дело 01-12

Личная подпись 06.06.2006

3.2.37. Отметка о поступлении документа в управление

Отметка содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа в учреждение проставлять в виде штампа в нижней части лицевой стороны документа в правом нижнем углу первого листа.

Blog

Инструкция по делопроизводству I. Общие положения

Содержание