Инструкция по делопроизводству в администрации Новоалександровского муниципального района Общие положения
| Вид материала | Инструкция |
- Инструкция по делопроизводству в Администрации Егорлыкского района Общие положения, 1231.22kb.
- У в администрации города I. Общие положения Основные положения Инструкции по делопроизводству, 923.47kb.
- Инструкция по делопроизводству I. Общие положения, 976.49kb.
- Инструкция по делопроизводству в Администрации Екатериновского сельского поселения, 1087.81kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
- Игра "Сделай так же", 304.07kb.
- Ом Российской Федерации, Программой реформирования муниципальных финансов Тонкинского, 475.57kb.
- Конституцией Российской Федерации, федеральными закон, 239.12kb.
- Совет депутатов муниципального образования красночервонного сельсовета новоалександровского, 773.18kb.
- Администрация муниципального района «Могойтуйский район» постановление, 411.19kb.
| ПОСТАНОВЛЕНИЕ | | ||
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ НОВОАЛЕКСАНДРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ | |||
14 февраля 2005г. | г. Новоалександровск | №36 | |
Об Инструкции по делопроизводству в администрации Новоалександровского муниципального района
В целях соблюдения единой эффективной системы делопроизводства в администрации Новоалександровского муниципального района,
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Новоалександровского муниципального района.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
Глава администрации
Новоалександровского
муниципального района Н.И.Герасимов
УТВЕРЖДЕНА
постановлением
главы администрации
Новоалександровского
муниципального района
от 14 февраля 2005г. №36
Инструкция
по делопроизводству в администрации Новоалександровского
муниципального района
1 .Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет единую систему общего (несекретного) делопроизводства в администрации Новоалександровского муниципального района и устанавливает организацию документооборота (порядок приема, учета, прохождения, а также подготовки, оформления и рассылки служебных документов, подготовки документов к последующему хранению и использованию).
1.2. Инструкция по делопроизводству в администрации Новоалександровского муниципального района (далее Инструкция) разработана в соответствии с требованиями к оформлению документов ГОСТ Р 6.30 – 2003, утвержденными постановлением Госстандарта России от 03.03.030 №65-ст, законодательством Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, основными положениями государственной системы документального обеспечения управления.
1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников администрации Новоалександровского муниципального района.
Ответственность за качество подготовки проектов актов главы администрации Новоалександровского муниципального района, полную комплектность и согласование проектов актов с заинтересованными лицами несут заместители главы администрации, управляющий делами администрации, вносящие эти проекты, а также сотрудники отделов, комитетов, управлений, участвующие в их разработке.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях, отделах, комитетах администрации Новоалександровского муниципального района возлагается на их руководителей.
1.5.Организация единой системы делопроизводства, документационного обеспечения деятельности аппарата администрации Новоалександровского муниципального района , подготовка рекомендаций и семинаров по вопросам делопроизводства, контроль за соблюдением требований ГОСТов, настоящей Инструкции осуществляются отделом по организационным и общим вопросам администрации Новоалександровского муниципального района.
1.6.Работники администрации Новоалександровского муниципального района при подготовке документов, работе с документами несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.7. Проекты организационно-распорядительных и других служебных документов на стадии их подготовки в администрации Новоалександровского муниципального района являются конфиденциальными. С содержанием проектов постановлений, распоряжений главы администрации Новоалександровского муниципального района, других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения главы администрации Новоалександровского муниципального района, его заместителей и управляющего делами. Работать с документами разрешается только в служебном помещении.
1.8. Об утрате документов работники администрации Новоалександровского муниципального района сообщают своему непосредственному руководителю. Руководителем соответствующего подразделения проводится служебное расследование, о результате которого информируется управляющий делами администрации Новоалександровского муниципального района.
1.9. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.10. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации, осуществляются специально на то уполномоченными работниками, а также по разрешению (поручению, указанию) главы администрации Новоалександровского муниципального района и управляющего делами администрации Новоалександровского муниципального района.
1.11. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, а также в случае отсутствия по другой причине работник администрации Новоалександровского муниципального района обязан передать находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении – сдать числящиеся за ним документы по акту.
1.12. Экземпляр настоящей Инструкции находится в каждом подразделении администрации и для ознакомления выдается каждому сотруднику под расписку.
1.13. На работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях, возлагаются следующие основные функции:
- прием, учет и распределение поступающих в подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов зарегистрированных;
- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после наложения соответствующей резолюции- исполнителю, учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их адресату;
- контроль за прохождением документов в подразделении;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководству подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
- контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
- разработка номенклатуры дел подразделения;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение,
- прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в подразделении;
- организация использования в подразделении средств копировально-множительной техники;
- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;
- подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, а также их учет и выдача работникам подразделения;
- контроль за соблюдением в подразделении установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами.
2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
2.1. Доставка документов в администрацию Новоалександровского муниципального района осуществляется почтовой, специальной (фельдъегерской) связью, по телеграфу, по электронной почте, факсимильной связью, нарочным.
2.2. Корреспонденция, поступившая в администрацию Новоалександровского муниципального района на имя главы администрации принимается и учитывается централизовано в отделе по организационным и общим вопросам администрации Новоалександровского муниципального района. Нерегистрируемые документы определяются в соответствии с перечнем (приложение 1).
2.2. Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, а также указанных к ним приложений.
Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.4. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, на документе делается «соответствующая отметка»: «Без приложений …», «Без….». Возможно решение вопроса о досылке недостающего документа с помощью телефонного разговора с адресатом.
Если присланный документ поврежден или его невозможно прочитать на оборотной стороне последнего листа поврежденного или не читаемого документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде»; или «Документ не читаем».
2.5. Упаковка и конверты от поступивших документов не уничтожаются, если в документах не указан обратный адрес отправителя, не проставлена дата отправки, если документ личный, но на упаковке или конверте это не указано, если получена доплатная корреспонденция.
Конверты сохраняются и прилагаются также к судебным повесткам.
В остальных случаях конверты после вскрытия и проверки уничтожаются.
2.6. Пакеты с пометкой “Лично” учитываются по пакетному журналу (приложение 2) и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.
2.7. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в администрацию Новоалександровского муниципального района документов путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в журналах (приложение 3).
2.8. Регистрации подлежат все требующие учета, исполнения и использования в справочных целях документы, как создаваемые в администрации Новоалександровского муниципального района, так и поступающие из других организаций и от граждан.
2.9. При регистрации поступившего документа в журналы (далее – регистрационная форма), как правило, вводятся следующие данные: наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), дата документа, регистрационный номер (нумерация осуществляется в пределах календарного года), ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, краткое содержание, резолюция, срок исполнения.
Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа.
2.10. Зарегистрированные документы рассматриваются главой администрации Новоалександровского муниципального района, затем после перенесения резолюции в регистрационные формы передаются исполнителям под расписку.
2.11. Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело главой администрации Новоалександровского муниципального района и помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
2.12. Письма, заявления, телеграммы и жалобы граждан регистрируются в журнале (приложение 4), передаются главе администрации Новоалександровского муниципального района и после его резолюции, соответствующему исполнителю, для дальнейшей работы.
2.13. Зарегистрированные документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления. Документы с грифом «Весьма срочно» и «Срочно» оформляются и передаются по назначению незамедлительно.
3. Организация работы с документами в администрации Новоалександровского муниципального района и в ее подразделениях
3.1. Корреспонденция, поступающая в приемную главы администрации Новоалександровского муниципального района или в ее подразделения, как правило, должна рассматриваться в день ее доставки.
3.2. Взятые на контроль документы должны иметь специальную отметку, штамп «Контроль» на левом поле первого листа документа.
3.3. Указание по использованию документа дается в форме резолюции, которая проставляется на первом листе документа ниже реквизита «Адресат».
Резолюция – реквизит, который проставляется главой администрации или руководителем подразделения при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения.
Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе вопросу. Резолюция является основой организации исполнения документа и конкретизирует работу с документом исполнителя. К резолюции предъявляются требования четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа.
Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «Адресат». В резолюции указываются: фамилия (или фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Если в резолюцию включено несколько фамилий, то первая фамилия указывает на ответственного исполнителя.
Например:
| Шепелевой Ж.У. Прошу подготовить проект договора к 23.01.2005 13.01.2005 |
Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.
Практикуется составление резолюции и в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя. Для этих целей используют обычно не большие бланки (формата А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя, на которых и составляется текст резолюции.
3.4. Ответственный исполнитель с учетом важности содержащихся в документе вопросов, организует подготовку предложений по их решению и вносит эти предложения на рассмотрение главе администрации Новоалександровского муниципального района или соответствующему руководителю подразделением администрации Новоалександровского муниципального района.
3.5. Если документ направляется в подведомственную или другую организацию, то об этом ставится в известность учреждение или организация, откуда он поступил.
3.6. Распорядительные документы Губернатора, Правительства Ставропольского края, Министерств Ставропольского края, Совета Новоалександровского муниципального района исполняются в срок указанный в этих документах, служебные документы- в течение срока, указанного в резолюции, если нормативными актами по отдельным видам документов не установлен иной срок исполнения.
3.7. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа и содержит краткую справку об исполнении (например «Вопрос обсужден», «Принято постановление от … № …», «Дано разъяснение в личной беседе…» и т.д.), слово «В дело», номер дела, в которое должен быть подшит документ, дату и подпись лица, ответственного за исполнение документа в соответствии с резолюцией.
4. Документальное обеспечение деятельности администрации Новоалександровского муниципального района
4.1. Управленческая деятельность администрации Новоалександровского муниципального района осуществляется в соответствии с Регламентом администрации Новоалександровского муниципального района путем издания основных видов организационно-распорядительных документов: (постановлений, распоряжений, протокольных поручений и других документов).
4.2. Порядок подготовки, оформления и издания организационно-распорядительных документов, а также писем и телеграмм в администрации Новоалександровского муниципального района устанавливается в соответствии с требованиями действующих ГОСТов, настоящей Инструкцией и осуществляется в следующем порядке:
составление проекта документа;
печатание;
согласование, визирование;
подписание;
регистрация;
обработка;
тиражирование;
отправка адресатам.
4.3. Управленческие документы печатаются на бланках, изготовленных типографским способом с использованием только черной краски.
При изготовлении бланков на организационно-распорядительную документацию следует строго руководствоваться требованиями ГОСТ Р6.30-2003.
Бланки документов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов (приложение 5).
При переписке между подразделениями бланк администрации Новоалександровского муниципального района не используется.
4.4. Документы, создаваемые в администрации Новоалександровского муниципального района, печатаются с использованием текстового редактора WIN WORD 7.0 или в другом, совместимом с ним, шрифтом Tines New Roman размером №14 через 1,5 межстрочного машинописного (1-компьютерный) интервал.
Для печатания документов постоянного срока хранения используются лазерные принтеры, для документов долговременного срока хранения возможно использование матричных принтеров.
Допускается печатание документов на пишущей машинке.
4.5. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующий размер полей: левое-35мм, правое-10мм, верхнее-25мм, нижнее-20мм (приложение 6).
4.6. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без слов «страница» (стр.) и знаков препинания.
4.7. Документы оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке (приложение 6).
Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А4 (210*297), А5 (148*210), А6 (105*148).
Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
4.8. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.
При подготовке и оформлении документов, как правило, используются следующие основные реквизиты:
Гриф секретности или пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную или служебную информацию ограниченного пользования.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочного машинописного (1-компьютерный) интервал и центрируется по отношению к нему.
Заголовок к тексту документа.
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением поручений, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).
Он формируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене…», «Об организации…», «О состоянии…»).
Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий (например «О Петрове Н.И.).
Заголовок к тексту таких документов, как инструкция, штатное расписание, структура и штатная численность, протокол, правила, устав, должны сочетаться в падеже с наименованием документа (например, «Должностная инструкция (кого?) начальника отдела»).
Если в тексте отражено насколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. В необходимых случаях в документах большого объема составляются подзаголовки. Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля по 28 знаков в строке, если количество знаков не превышает 140, и от левой до правой границы поля, если количество знаков больше 140.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный машинописный («точно»-компьютерный) интервал. Переносы слов в заголовке не желательны. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст документа.
Текст документа должен быть ясным, кратким, аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервала от заголовка в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5мм от левой границы текстового поля.
Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Документ может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами. Например:
| | 1. Раздел 1.2. Подраздел 1.2.3.Пункт | |
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В постановлениях главы администрации Новоалександровского муниципального района текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении – распорядительную).
Преамбула в постановлениях главы администрации Новоалександровского муниципального района завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ». Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделятся на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенные точкой (1.1) или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой (а).
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного правового акта (приложения 7, 8, 9).