Инструкция по делопроизводству в администрации Новоалександровского муниципального района Общие положения
| Вид материала | Инструкция |
- Инструкция по делопроизводству в Администрации Егорлыкского района Общие положения, 1231.22kb.
- У в администрации города I. Общие положения Основные положения Инструкции по делопроизводству, 923.47kb.
- Инструкция по делопроизводству I. Общие положения, 976.49kb.
- Инструкция по делопроизводству в Администрации Екатериновского сельского поселения, 1087.81kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
- Игра "Сделай так же", 304.07kb.
- Ом Российской Федерации, Программой реформирования муниципальных финансов Тонкинского, 475.57kb.
- Конституцией Российской Федерации, федеральными закон, 239.12kb.
- Совет депутатов муниципального образования красночервонного сельсовета новоалександровского, 773.18kb.
- Администрация муниципального района «Могойтуйский район» постановление, 411.19kb.
Подпись
Подпись – важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов является компетенцией главы администрации или его заместителей и управляющего делами в соответствии с распределением обязанностей.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.
Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный машинописный («точно» - компьютерный) интервал.
Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем (приложение 7).
Подписание документа, на котором обозначена подпись одного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности) не допускается.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровка подписей располагается под наименованием должности через 1,5 межстрочного машинописного (1-компьютерный) интервал.
При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью (приложение 10).
Дата
Обязательным реквизитом каждого документа является дата подписания (принятия), утверждения, составления или согласования документа.
Датой протокола совещания, заседания комиссии является дата их проведения. Датой постановления, распоряжения, письма, докладной записки является дата их подписания, датой акта- дата события или время проверки.
Датой любого утверждаемого документа считается дата его утверждения.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с распоряжением этого реквизита. Например: 12.01.2005 г.
Дата на организационно-распорядительных документах проставляется словесно-цифровым способом. Например: 12 января 2005 г.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 – 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
Индекс (номер) документа
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатается документ.
Гриф согласования, отметка о наличии приложения, гриф утверждения
Гриф согласования документа – реквизит, которым оформляется внешнее согласование проекта документа (т.е. в других организациях). Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами, отделяется от последующих строк полуторным интервалом), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:
| СОГЛАСОВАНО Руководитель инспекции МНС Российской Федерации по Новоалександровскому району Подпись, инициалы, фамилия 23.01.2005 |
Если согласование осуществляется письмом или отдельным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:
| СОГЛАСОВАНО Письмо Губернатора Ставропольского края От 23.01.2005 № 4-10/43 |
Гриф согласования документа располагается ниже реквизита “Подпись”.
Виза согласования документа – реквизит, которым оформляется внутреннее согласование проекта документа, включает наименование должности и подпись визирующего лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на лицевой стороне последнего листа копии отправляемого документа.
При этом необходимо учесть, что при визировании на оборотной стороне левое поле должно быть равно 10 мм, а правое -35 мм.
Отметка о наличии приложений. Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
| Приложение: на 5 л. в 2 экз. |
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:
| Приложения: | 1. Положение об администрации Новоалександровского муниципального района на 13 л. в 1 экз. |
| | 2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
| Приложение: | на 6 л. в 2 экз. в первый адрес. | |
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
| Приложение: | письмо главы администрации Новоалександровского муниципального района от 15.01.2005 № 01-20 и приложение к нему, всего на 8 л. в 1 экз. |
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
| “Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении 1” |
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится:
| | Приложение |
| | к постановлению главы администрации Новоалександровского муниципального района от 20 января 2005 года № 25 |
| | Приложение |
| | к распоряжению главы администрации Новоалександровского муниципального района от 10 января 2005 года № 2 |
При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Например, Приложение 1, Приложение 2 и т.д.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.
Таблицы имеют два уровня чтения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Например:
| Заголовок строк | Заголовок граф | |||
| Подзаголовки граф | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Подзаголовки строк | | | | |
Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его .
Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.
Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в родительном падеже, во множественном числе. Единицу измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одной единице измерения.
Если в графах используются различные единицы измерения, то единицы измерения следует писать после заголовка каждой графы в скобках.
Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу.
Повторяющиеся друг под другом слова в одной и той же графе таблицы могут быть заменены кавычками.
Заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера обозначения марок материалов не допускается.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.
В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величины.
При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.
Страницы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второй страницы.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: *,. или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный машинописный («точно»- компьютерный) интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой, шрифтом №10. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка (приложение 11).
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты так же как и в тексте актов главы администрации Новоалександровского муниципального района. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.) Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.З.1.).
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений.
В приложениях помещают положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в акте делается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение, ниже, через 1,5 межстрочного машинописного (1- компьютерный) интервал, делается ссылка на акт главы администрации Новоалександровского муниципального района. Все остальные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный машинописный (« точно»- компьютерный) интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без знака № и без точки.
При наличии в тексте акта формулировки Утвердить (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово Утверждено или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Слово Утверждаю, Утверждено, Утвержден, Утверждены согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения и печатается без кавычек: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центровым способом. Наименование вида документа- приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).
Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 межстрочными интервалами, от текста приложения-2-3 межстрочными интервалами.
Подлинник приложения и подлинник утверждаемого документа подписывается заместителем главы администрации Новоалександровского муниципального района, курирующим данный вопрос или управляющим делами.
Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
Иванов или Иванов Иван Иванович
2-13-13 2-13-13
Отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную подпись Копия верна, сверена с оригиналом, должность лица, заверившего копию личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.
Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным или машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
В установленных законом случаях копии некоторых документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.) при представлении в другие организации могут требовать нотариального заверения.
5. Оформление писем, телеграмм, отправка исходящих документов
5.1. Письма печатаются на бланках установленной формы (приложение 12) и имеют следующие реквизиты: дата, исходящий номер, ссылка на номер и дату, адрес, текст, подпись.
5.1.1. Дата оформляется установленным способом, исходящий номер соответствует номеру документа в пределах года.
5.1.2. Адрес включает наименование организации (структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилию получателя.
Если письмо или телеграмма адресованы частному лицу- инициалы и фамилию лица (приложение 13).
5.1.3. Текст письма и телеграммы излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (администрация Новоалександровского муниципального района вносит, управление представляет и т.д.)
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов.
Допускается начинать текст с уважительного обращения адресату.
5.1.4. При оформлении телеграммы и не на бланке письма реквизит «Подпись» включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия).
Если письмо оформляется на бланке, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию (приложение 12).
5.2. Письма на бланках администрации Новоалександровского муниципального района подписываются главой администрации Новоалександровского муниципального района, его заместителями и управляющим делами администрации Новоалександровского муниципального района.
Письма и телеграммы, направляемые в вышестоящие органы, за пределы района, подписываются главой администрации Новоалександровского муниципального района или по его поручению заместителями и управляющим делами администрации Новоалександровского муниципального района.
5.3. Документы, подлежащие отправке, должны быть полностью оформленными. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. При оформлении ответных документов следует ссылаться на номер и дату документа, на который дается ответ.
Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.
5.4. В зависимости от характера и срочности доставки документы отправляются адресату специальной (фельдъегерской) связью, почтовой связью, по телеграфу, по электронной почте, по каналам факсимильной связи или нарочным.
5.5. Если телеграмма отправляется более чем в четыре адреса, необходимо оформить подлинник, сделать копию и подготовить два экземпляра списка рассылки, подписанные исполнителем, с указанием почтовых или телеграфных адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело.
5.6. Если письмо направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только один экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
5.7. Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки (“Срочно”, “Весьма срочно”, “Вручить немедленно”), обрабатываются незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется подписавшим его лицом.
5.8. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.
5.9. Обработка исходящих документов включает сортировку и вложение в конверты.
В случае направления исходящих документов специальной (фельдъегерской) связью, необходимо составить реестр в трех экземплярах (для иногородних документов) и подготовить расписки на документы, направляемые в пределах города.
5.10. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
5.11. Исходящая корреспонденция принимается отделом по организационным и общим вопросам до 15 часов и отправляется в этот же день.
Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются незамедлительно.
5.12. При получении документов на отправку специалист отдела по организационным и общим вопросам проверяет наличие подписей, исходящих номеров, наличие приложений, указанных в документе, уточняют наименование адресата.
Неправильное оформленные документы возвращаются исполнителю.
6. Машинописные работы
6.1. В администрации Новоалександровского муниципального района печатаются только материалы служебного характера .
Проекты актов главы администрации, поручений главы администрации, служебные письма за подписью заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений, заявки, документы внутреннего характера, как правило, печатаются в структурных подразделениях администрации.
Подготовка документов в подразделениях осуществляется непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники.
В машбюро печатаются: на специальных бланках завизированные в установленном порядке проекты актов главы администрации, материалы к совещаниям проводимых главой администрации, материалы к заседаниям администрации, а так же проекты писем за подписью главы администрации и другие материалы, печатание которых согласовано с начальником отдела по организационным и общим вопросам администрации Новоалександровского муниципального района.
6.2. В первую очередь печатаются проекты актов главы администрации Новоалександровского муниципального района, материалы к заседаниям администрации, проекты писем за подписью главы администрации Новоалександровского муниципального района. Остальные материалы печатаются в порядке их поступления.
Весьма срочные работы выполняются в течении 1-3 часов, срочные в течении 3-5 часов, обычные до 3-дней (в зависимости от объема и сложности материала сроки могут меняться).
Документы, сданные в работу после 16 часов, печатаются на следующий день.
6.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.
Не принимаются для печатания документы:
- написанные небрежно и неразборчиво;
- правленые карандашом;
- трудно читаемые факсимильные копии;
- уменьшенные и нечеткие светокопии материалов.
6.4.В случае, если документ первоначально готовился в подразделениях с использованием компьютерной техники и если его объем превышает 1 печатную страницу, исполнитель, как правило, представляет копию документа на диске 3,5 дюйма. При этом в работу принимаются документы в формате текстового редактора Win Word 7.0 или другом, совместимом с ним. Печатание документов под диктовку не производится.
6.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге формата А4 на одной стороне листа. При печатании документов соблюдается установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.
Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через полтора межстрочных машинописных интервала (1- компьютерный), на бланках формата А5- через один межстрочный машинописный («точно»- компьютерный) интервал.
Документы печатаются, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передаются исполнителю.
Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер страницы проставляется арабскими цифрами в правом углу верхнего поля документа.
На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу документа проставляется имя файла, в котором записан текст документа.
Регистрация выполненных печатных работ ведется в специальном журнале.
6.6. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, подлежат учету.
Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются (за исключением гербовых бланков, которые уничтожаются по акту).
7. Составление номенклатуры дел. формирование дел, порядок хранения документов, передача их в архив. Использование архивных документов
7.1.Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации Новоалександровского муниципального района, с указанием сроков их хранения.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в подразделениях, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении конкретной номенклатуры дел.
7.2. В номенклатуру дел включаются все дела для группировки документов по вопросам, внесенным на рассмотрение в администрацию Новоалександровского муниципального района подготовленным в подразделениях, справочные и контрольные картотеки, личные дела, а также номенклатура дел.
Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс, заголовок дела и срок хранения. Индекс состоит из номера подразделения и цифрового обозначения вопроса.
7.3. Номенклатура дел подразделения разрабатывается до 15 ноября текущего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, согласовывается с отделом по организационным и общим вопросам администрации Новоалександровского муниципального района утверждается руководителем подразделения (приложение 14).
7.4. Сводная номенклатура дел администрации Новоалександровского муниципального района составляется отделом по организационным и общим вопросам на основании номенклатуры дел подразделений, подписывается управляющим делами администрации Новоалександровского муниципального района и утверждается главой администрации Новоалександровского муниципального района
После утверждения номенклатуры дел администрации Новоалександровского муниципального района подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.
В течение года по согласованию с отделом по организационным и общим вопросам в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. При изменении структуры администрации Новоалександровского муниципального района в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения.
7.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.6. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертная архивная комиссия назначается актом главы администрации Новоалександровского муниципального района в составе не менее 3 человек под председательством управляющего делами администрации Новоалександровского муниципального района.
Экспертная архивная комиссия рассматривает проект номенклатуры дел, организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение, рассматривает описи на дела постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
7.7. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
7.8. Подлежащие формированию в дела документы должны быть оформлены в соответствии с требованием настоящей Инструкции и списаны исполнителем в дело с отметкой «В дело», записью о решении вопроса, которые проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне листа документа. Не допускается проставлять отметки о списании в дело на резолюции.
7.9. Исполненные и оформленные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо:
раздельно группировать дела постоянного и временного хранения; проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре;
группировать в дело документы одного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат, номеров и отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.д.; включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;
располагать в делах документы в хронологическом порядке, соблюдать логическую последовательность, т.е. документ- ответ помещать после документа- запроса. Приложения присоединять к тем документам, к которым они относятся.
7.10. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.ll. Неисполненные документы, находящиеся на контроле, в дело не подшиваются. Такие документы после окончания срока контроля или выполнения подшиваются в соответствующее дело того года, в котором был принят документ. Не подшиваются в дело также документы, подлежащие возврату.
7.12. В каждое дело (том) подшивается не более 250 листов. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним и тем же номером. В конце дела на чистом листе бумаги делается заверительная надпись.
7.13. Обложки дел оформляются (изготавливаются) по установленной форме (приложение 15). На обложке помещаются следующие реквизиты: наименование подразделения, номер дела, заголовок, начальная и конечная даты дела, количество листов в нем.
7.14. По окончании года заполняется итоговая графа номенклатуры дел о количестве оформленных дел.
7.15. С момента заведения и до передачи в архив дела в подразделениях хранятся по месту их формирования.
7.16. Руководители подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. При увольнении или переводе на другую работу руководитель подразделения, специалист передает дела и документы вновь назначенному на данную должность или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей по акту.
7.17. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся дела и документы, журнал регистрации, картотеки вновь назначенному работнику.
7.18. Дела хранятся в закрывающихся шкафах в вертикальном положении. На корешках обложек (папок) указываются цифровые обозначения дел в соответствии с номенклатурой.
7.19. Законченные делопроизводством дела хранятся в подразделениях.
7.20. Дела трехлетнего и годичного сроков хранения в архив не передаются, а уничтожаются по акту установленной формы (приложение 16).
7.21.Передача дел на хранение в архив производится по описи. Выявленные недостатки в оформлении документов и дел должны быть устранены подразделением, сдающим документы.
7.22. В случае ликвидации или реорганизации подразделения работник, ответственный в подразделении за ведение делопроизводства, обязан документы передать в архив независимо от сроков их хранения.
7.23. На документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются годовые разделы описей, которые подлежат рассмотрению и согласованию с экспертно-проверочной комиссией не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.
Годовые разделы описей дел утверждаются управляющим делами администрации Новоалександровского муниципального района .
7.24. По истечении 5- летнего срока документы постоянного срока хранения передаются на дальнейшее хранение в архив администрации Новоалександровского муниципального района администрации, документы по личному составу хранятся 75 лет.
7.25. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве администрации Новоалександровского муниципального района, выдаются сотрудникам подразделений для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование вне архива с разрешения управляющего делами администрации Новоалександровского муниципального района сроком не более 10 дней.
Копии, архивные справки и выписки из документов, хранящиеся в архиве, выдаются по письменным запросам организаций и граждан с письменного разрешения управляющего делами администрации Новоалександровского муниципального района.
Подлинники постановлений и распоряжений главы администрации Новоалександровского муниципального района и указатели рассылок к этим документам из архива не выдаются.
8. Изготовление и использование печатей и штампов
8.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации Новоалександровского муниципального района производится по разрешению управляющего делами администрации Новоалександровского муниципального района.
Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Новоалександровского муниципального района, а также лица, ответственного за использование указанного штампа, определяются главой администрации Новоалександровского муниципального района.
8.2. Отделом по организационным и общим вопросам администрации Новоалександровского муниципального района по представленным заявкам оформляется заказ на изготовление печатей и штампов.
8.3. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.
8.4. На рассылаемых копиях актов главы администрации Новоалександровского муниципального района проставляется круглая (негербовая) печать с надписью «администрации Новоалександровского муниципального района, отдел по организационным и общим вопросам».
8.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
8.6. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте, при этом он должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ (на документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте).
8.7. Печати должны хранится в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочие время сейфах или металлических шкафах.
8.8. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Новоалександровского муниципального района разрешается при необходимости использовать на копиях документов, подписанных в установленном порядке. Использование указанных штампов при формировании подлинников всех документов запрещается.
8.9. Об утере печати или штампа незамедлительно сообщается управляющему делами администрации Новоалександровского муниципального района, который информирует об этом главу администрации Новоалександровского муниципального района.
8.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы, передаются в отдел по организационным и общим вопросам, где они уничтожаются по акту, а в журнале учета печатей делается соответствующая пометка.
8.11. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на управляющего делами администрации Новоалександровского муниципального района.
8.l2. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на работников, в пользовании которых находятся печати и штампы.
8.13. Печать подлежит регистрации в журнале учета печатей
(приложение 17). На журнале проставляется гриф "Для служебного
пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
8.14. Сотрудник, которому были выданы печати и штампы, при оставлении должности обязан их сдать управляющему делами администрации Новоалександровского муниципального района.
9.Копировально- множительные работы
Выполнение копировально-множительных работ в администрации Новоалександровского муниципального района проводится централизованно в отделе по организационным и общим вопросам, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.
Отделом по организационным и общим вопросам копируются служебные материалы и документы по заказам ответственных работников аппарата администрации только с разрешения заведующего отделом по организационным и общим вопросам. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы (приложение 18).
Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво.
Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются документы и материалы к заседаниям администрации Новоалександровского муниципального района.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями подразделений и подтверждается соответствующей пометкой и визой на
бланке заказа заведующего отделом по организационным и общим отделом.
Работники отдела по организационным и общим вопросам, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с установленными правилами, а также требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику после записи в соответствующем журнале, под расписку.
На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, производится копирование служебных материалов. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.
Копирование бланков документов любого вида запрещается.
10.Организация приема и передачи информации по электронной почте и по каналам факсимильной связи
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются, как правило, в приемных главы администрации и руководителей структурных подразделений.
Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования», не разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно- синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.
Непосредственно передачу и прием факсограммы, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильного аппарата.
В случае передачи документов, подписанных главой администрации Новоалександровского муниципального района, по каналам факсимильной связи она должна быть зарегистрирована в порядке установленном для исходящих документов.
Подлинники документа, направляются адресату почтовой связью.
Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение 19).
При необходимости включения документов, полученных по каналам факсимильной связи, в дело с них снимается копия, которая подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. Подлинник документа, полученного по каналам факсимильной связи, уничтожается, а на обороте копии документа ставится соответствующая отметка.
Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.
Документы, присланные администрации Новоалександровского муниципального района по электронной почте, принимаются через электронный почтовый ящик территориальной избирательной комиссии, находящийся у системного администратора.
Документы, полученные по электронной почте, регистрируются в таком же порядке, как и иные входящие документы.
Для передачи по электронной почте исходящего документа, исполнитель представляет системному администратору зарегистрированное письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и завизированный список рассылки.
11. Работа с обращениями граждан
11.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.
11.2. Все обращения граждан, в том числе и переадресованные в администрацию Новоалександровского муниципального района из других организаций, регистрируются в отдельном журнале в день их поступления. Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес, дату отправления и получения.
Данные о заявителе заносятся в программу комплекс «Письма».
11.3. Регистрационный штамп, состоит из номенклатурного номера отдела администрации Новоалександровского муниципального района, заглавной буквы фамилии заявителя, номенклатурного номера отдела занимающегося ведением контроля за письменными обращениями граждан и алфавитного номера в журнале, который отделяется косой чертой, ставится, как правило в правом нижнем углу первого листа обращения или на свободном от текста месте.
Если обращение поступило от коллектива граждан, то к порядковому номеру добавляется абривиатура «Кол».
11.4. Обращения граждан, принятые на личном приеме, регистрируются в установленном порядке. В ходе приема на обращение может быть дан устный ответ, о чем делается отметка в регистрационной форме.
11.5. После регистрации обращения граждан передаются главе администрации Новоалександровского муниципального района .
11.6. Рассмотренное обращение гражданина с резолюцией главы администрации Новоалександровского муниципального района передается для внесения текста резолюции в регистрационную форму и передаче исполнителям под расписку.
11.7. Обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией главы администрации Новоалександровского муниципального района в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
11.8. Если обращения граждан пересылаются в другие организации, то заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа.
11.9. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
11.10. Максимальный срок исполнения обращений граждан – один месяц. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно, или, в крайнем случае, не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решения по обращениям граждан необходимо провести дополнительную проверку, то в порядке исключения, срок может быть продлен не более чем на один месяц, о чем ставится в известность заявитель.
11.11. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает глава администрации Новоалександровского муниципального района .
11.12. Исполненные обращения граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.
Управляющий делами
администрации Новоалександровского
муниципального района Н.Г.Дубинин
Приложение 1
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации
Периодические сводки и другие документы информационного характера
Документы, поступившие в адрес общественных организаций
Поздравительные письма, телеграммы
Пригласительные билеты
Незаполненные формы и бланки
Газеты, журналы и периодические издания
Рекламные проспекты, буклеты, открытки, брошюры, плакаты
Оперативные сводки и бюллетени
Личные письма, не подлежащие вскрытию
Формы и бланки статотчетности
Приложение 2
Образец
Пакетный журнал
| Дата получения | Откуда поступил | Кому передан документ | Подпись лица, получившего документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Приложение 3
Образец
Журнал регистрации входящих документов
| Регистрационный номер | Дата поступле-ния | Корреспондент, номер и дата поступившего документа | Краткое содержание документа | Исполнитель резолюция руководства |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Журнал регистрации исходящих документов
| Дата отправления документа, регистрационный номер | Адресат | Краткое содержание документа |
| 1 | 2 | 3 |
Приложение 4
Образец
Журнал регистрации обращений граждан
| Дата поступления | Регистрационный номер | Адрес места жительства заявителя, телефон | Содержа-ние обраще-ния | Резолюция руководства | Конт-роль, срок исполнения | Исполнитель | Отметка об исполне-нии докумен-та, номер дела |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
20 мм
Образец углового расположения реквизитов Приложение 5
АДМИНИСТРАЦИЯ
НОВОАЛЕКСАНДРОВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
Гагарина ул ., 315 г. Новоалександровск, 356000
тел .\факс. (86544) 2-31-47, 2-30-35
ОГРН 1042600553720
ИНН 2615002165 ОКПО 75050547
_____________________№_______________
На №_______ _________________________
34 мм
22 мм
35 мм 73 мм
Образец продольного расположения реквизитов
Администрация Новоалександровского
муниципального района
| Гагарина ул., 315, г. Новоалександровск, 356000, тел .\факс. (86544) 2-31-47, 2-30-35 ОГРН 1042600553720 ИНН 2615002165 ОКПО 75050547 |
_____________________№____________
На №_______ от __________________ г.
20 мм
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Приложение 6
30 мм
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ Образец
НОВОАЛЕКСАНДРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
26 марта 2005г. г.Новоалександровск №131
2 инт.
О
1 инт
(если более 28 знаков, печатается по всей ширине страницы)
создании координационного
Совета по делам инвалидов 3 инт.
1
2,5мм В целях координации деятельности различных ведомств и общественных объединений по социальной защите инвалидов 2 инт.
ПОСТАНОВЛЯЮ:
2 инт
1
(текст через одинарный интервал)
.Создать координационный Совет по делам инвалидов в составе согласно приложению 1.
2
.Утвердить Положение о координационном Совете по делам 10мм инвалидов согласно приложению 2.2 инт
3
.Постановление главы администрации Новоалександровского 35 мм муниципального района от 09.02.2005г. №99 «О координационном комитете по делам инвалидов» считать утратившим силу.
4.Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
3 инт
Глава администрации
Новоалександровского
муниципального района Н.И.Герасимов
20 мм
Проект постановления вносит заместитель главы администрации Новоалександровского муниципального района
В.А.Терешкевич
С
ОГЛАСОВАНО:2 инт.
У
правляющий делами 1 инт. администрации Новоалександровского
м
униципального района Н.Г.Дубинин2 инт.
Начальник отдела правового и
кадрового обеспечения
администрации Новоалександровского
муниципального района А.А.Машкин
Проект постановления подготовил начальник управления труда и социальной защиты населения администрации Новоалександровского муниципального района М.А.Буравинская