У в администрации города I. Общие положения Основные положения Инструкции по делопроизводству в администрации города далее именуется Инструкция
| Вид материала | Инструкция |
- Инструкция по делопроизводству в администрации Новоалександровского муниципального, 706.08kb.
- Инструкция по делопроизводству в Администрации Екатериновского сельского поселения, 1087.81kb.
- Инструкция по делопроизводству в Администрации Егорлыкского района Общие положения, 1231.22kb.
- I. общие положения, 852.31kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
- Инструкция по делопроизводству I. Общие положения, 976.49kb.
- Положение о XIV городском конкурсе «Выпускник года 2011» Общие положения, 28.59kb.
- Отчет главы администрации города Лермонтова о результатах своей деятельности и деятельности, 703.59kb.
- Распоряжением Правительства Российской Федерации от 25. 10. 2005 №1789-р, руководствуясь, 1204.22kb.
- Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Челябинской, 95.01kb.
Приложение к распоряжению
Главы города
от 13.07.2004 № 855р
И Н С Т Р У К Ц И Я
по делопроизводству в администрации города
I. Общие положения
1.1. Основные положения Инструкции по делопроизводству в администрации города (далее именуется - Инструкция) разработаны в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 №65-ст, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, Уставом муниципального образования город окружного значения Нижневартовск, нормативными правовыми актами Главы города.
1.2. Основная цель Инструкции заключается в упорядочении работы с документами, способствующими совершенствованию и правильной организации управленческого труда.
1.3. Инструкция определяет единую систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера, приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения и использования документов в отделах, комитетах и управлениях администрации города.
Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.
1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех работников структурных подразделений администрации города. Работники структурных подразделений администрации города несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно ставится в известность руководитель подразделения.
- Инструкция является нормативным документом, устанавливающим порядок документационного обеспечения руководства в процессе осуществления управленческих функций администрации города и обязательным для ее сотрудников.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации города осуществляются отделом делопроизводства и контроля управления общего обеспечения организации деятельности администрации города (далее именуется - отдел делопроизводства и контроля).
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение требований Инструкции, качественное и своевременное исполнение документов и их сохранность в структурных подразделениях администрации города возлагается на их руководителей, у заместителей Главы города - на помощников или секретарей приемных.
1.7. Руководитель структурного подразделения администрации города определяет лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении, которые обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами. Обязанности и права такого работника определяются должностной инструкцией
1.8. При уходе лица, ответственного за ведение делопроизводства, в отпуск (в командировку, увольнение, перемещение) имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.
1.9. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения и в управление общего обеспечения организации деятельности администрации города.
1.10. Передача документов администрации города или их копий сторонним организациям производится только с разрешения управляющего делами администрации города по письменному запросу.
Передача служебной информации средствам массовой информации осуществляется пресс-службой управления по информационной политике администрации города по согласованию с управляющим делами администрации города, в соответствии с их компетенцией.
II. Документирование управленческой деятельности.
Состав управленческих документов администрации города
2.1. Документирование управленческой деятельности
2.1.1 Документирование управленческой деятельности заключается в записи (фиксации) на бумаге или других носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.
2.1.2. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск. Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.
2.1.3. Деятельность администрации города обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей администрации города.
2.2. Состав управленческих документов администрации города:
2.2.1 Организационные документы: уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила и т.д.
2.2.2. Распорядительные документы.
В соответствии с Уставом муниципального образования город окружного значения Нижневартовск Глава города по вопросам своего ведения издает постановления и распоряжения. Руководители структурных подразделений администрации города, имеющие статус юридического лица, издают приказы.
2.2.3. Информационно-справочные и справочно-аналитические документы: служебные письма, протоколы, акты, справки, докладные записки, заявления, телеграммы, факсограммы, электронные сообщения и т.д.
2.2.4. Документы по личному составу: приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т.д.
2.2.5. В администрации города и ее структурных подразделениях на основании Устава муниципального образования город окружного значения Нижневартовск и положений о структурных подразделениях администрации города создаются и иные документы: планы и графики работы, отчеты и др.