У в администрации города I. Общие положения Основные положения Инструкции по делопроизводству в администрации города далее именуется Инструкция
| Вид материала | Инструкция |
- Инструкция по делопроизводству в администрации Новоалександровского муниципального, 706.08kb.
- Инструкция по делопроизводству в Администрации Екатериновского сельского поселения, 1087.81kb.
- Инструкция по делопроизводству в Администрации Егорлыкского района Общие положения, 1231.22kb.
- I. общие положения, 852.31kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
- Инструкция по делопроизводству I. Общие положения, 976.49kb.
- Положение о XIV городском конкурсе «Выпускник года 2011» Общие положения, 28.59kb.
- Отчет главы администрации города Лермонтова о результатах своей деятельности и деятельности, 703.59kb.
- Распоряжением Правительства Российской Федерации от 25. 10. 2005 №1789-р, руководствуясь, 1204.22kb.
- Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Челябинской, 95.01kb.
8.5. Порядок обработки исходящих документов
8.5.1. Исходящие документы в процессе обработки проходят ряд инстанций.
Работа над ними складывается из:
- составления проекта документа;
- согласования проекта;
- проверки правильности оформления документа;
- подписания или утверждения (если необходимо);
- регистрации документа;
- отправки документа адресату;
- подшивки второго экземпляра документа в дело.
Проект документа составляет исполнитель.
8.5.2. Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись Главе города (руководителю) или его заместителям (право подписания части документов передается заместителям Главы города и ответственным исполнителям, что оговаривается в отдельных распоряжениях Главы города).
Перед подписанием документа исполнитель обязан проверить:
- правильность оформления документа,
- наличие всех приложений;
- наличие всех необходимых виз.
На первом экземпляре, в левом нижнем углу последнего листа указываются инициалы, фамилия и служебный телефон исполнителя (подготовившего документ).
8.5.3. Исходящие документы подписываются Главой города и регистрируются в отделе делопроизводства и контроля. Документы также подписываются первым заместителем Главы города, заместителями Главы города и управляющим делами администрации города по направлениям их деятельности согласно распределению обязанностей между руководителями администрации города. Письма для регистрации в отделе делопроизводства и контроля представляют в 3-х экземплярах:
- первый экземпляр направляется адресату;
- второй экземпляр остаётся в управлении общего обеспечения организации деятельности администрации города (в том числе приложения) и должен содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования, за исключением копий исходящих писем, и подшивается в дело;
- третий экземпляр передаётся в структурное подразделение исполнителю.
Регистрируются документы в журнале исходящей корреспонденции с отметкой индекса, порядкового номера исходящего документа, датой.
8.5.4. Документы, предназначенные для отправки, принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления.
Конверты, уведомления оформляются структурными подразделениями администрации города.
Неправильно оформленные документы или некомплектные возвращаются исполнителям на доработку.
При отправке свыше 5 документов составляется реестр.
8.5.5. Документы должны быть отосланы в день их подписания.
Телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно (факсом, электронной почтой).
Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения.
Доставку документов внутри учреждения осуществляют помощники, секретари руководителей.
Для доставки документов в срочном порядке могут привлекаться работники структурных подразделений администрации города
8.6. Регистрация документов
8.6.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
8.6.2. Регистрация документов администрации города осуществляется отделом делопроизводства и контроля. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания.
8.6.3. Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документ регистрируется в администрации города только один раз.
8.6.4. При регистрации на документе проставляется регистрационный номер, состоящий из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера. Порядковыми номерами распорядительных документов и протоколов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документа, которые им присваиваются в рамках календарного года.
8.6.5. Журналы (картотеки) регистрации всех категорий документов являются справочным аппаратом к документам администрации города.
IХ. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи
9.1. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Документ либо сопроводительное письмо должны содержать информацию:
- куда (адрес электронной почты);
- кому (название организации, должность и Ф.И.О. получателя);
- отправитель (должность, И.О.Ф, его подпись);
- что отправляется;
- имя файла.
9.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- документ должен быть подлинником или заверенной копией, с четким изображением, оформлен в соответствии с его видом (письмо, договор, протокол и т.д.) на белой бумаге формата А4;
- объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается предавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день приема, срочные - немедленно;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода;
- работа с факсограммой производится как с обычным входящим документом.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству на исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается получателем в журнале регистрации телефонограмм и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Входящая служебная информация, получаемая по электронной почте, должна иметь служебные отметки и содержать:
- дату приема;
- реквизиты отправителя;
- роспись принявшего.
Х. Составление номенклатуры и формирование дел для их последующего хранения и использования
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архивный отдел администрации города в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также Инструкцией.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
10.1. Составление номенклатур дел
10.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел служит основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию документов в администрации города.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом муниципального образования город окружного назначения Нижневартовск, положениями о структурных подразделениях администрации города, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации города, их виды, состав и содержание.
10.1.3. В администрации города составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации города.
10.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивным отделом администрации города, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел делопроизводства и контроля.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее после согласования с архивным отделом администрации города в отдел делопроизводства и контроля.
10.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства и контроля при методической помощи архивного отдела администрации города.
10.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается управляющим делами администрации города, согласовывается с экспертной комиссией администрации города, утверждается Главой города.
10.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Выписки из сводной номенклатуры дел подписываются управляющим делами администрации города.
10.1.8. Сводная номенклатура дел администрации города согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа не реже одного раза в 5 лет.
В случае коренного изменения функций и структуры администрации города номенклатура дел пересоставляется и согласовывается с ЭПК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа независимо от срока ее предыдущего согласования.
10.1.9. Сводная номенклатура дел администрации города в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.
10.1.10. Сводная номенклатура дел администрации города печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и подлежит включению в опись дел постоянного хранения. Второй используется в администрации города в качестве рабочего, третий - передается в архивный отдел администрации города.
В архивном отделе администрации города сводная номенклатура дел хранится также и в электронном варианте.
10.1.11. Сводная номенклатура дел администрации города составляется по структурному признаку.
Разделами номенклатуры дел являются структурные подразделения администрации города.
Разделы номенклатуры дел располагаются в соответствии с утвержденными делопроизводственными индексами структурных подразделений администрации города. Первым разделом номенклатуры ставится делопроизводственная служба, последними разделами помещаются профсоюзный комитет, комиссии, советы, группы, созданные на общественных началах.
10.1.12. В сводную номенклатуру дел администрации города должны быть включены все дела и документы, отражающие документируемые участки работы администрации города.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники нормативных документов, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и другие подобные материалы.
10.1.13. В течение года сводная номенклатура дел администрации города может быть дополнена делами, образовавшимися после начала нового года. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.
10.1.14. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.
Индекс состоит из установленного в администрации города цифрового обозначения структурных подразделений.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). В ней же указывают наименования разделов номенклатуры дел. Наименование раздела отделяется от последующего текста двумя-тремя межстрочными интервалами. Индекс отдела указывают перед названием соответствующего раздела номенклатуры.
Например: отдел транспорта и связи и т.д.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованной с Федеральной архивной службой России срок хранения.
В графе 5 указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения документов, проставляются отметки о заведении дел, вносятся сведения о "переходящих" делах, об утрате, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другие структурные подразделения или учреждения.
10.1.15. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "разное", "разная переписка", "общие вопросы", "производство"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
10.1.16. Заголовки дел в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для всех разделов, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи.
Первыми располагаются дела, включающие организационно-распоря-дительные документы вышестоящих органов, затем дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности администрации города или структурного подразделения. Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами администрации города, структурных подразделений. За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами и переписка. В конце разделов приводятся журналы и справочные картотеки.
10.2. Формирование дел
10.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
10.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
- в деле не должно быть черновиков, размноженных копий; исключение составляют только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров;
- документы постоянного хранения и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в установленном порядке;
- группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;
- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
10.2.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемов свыше 250 листов составляют отдельный том.
10.2.4. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
10.2.5. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
10.2.6. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
10.2.7. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
10.2.8. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.
10.2.9. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
10.2.10. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
10.2.11. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.
10.2.12. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
10.2.13. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом - запросом.
10.2.14. Дела администрации города подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела - подготовка дела к хранению.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле карандашом; составление листа-заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
10.3.1. Экспертиза ценности документов
10.3.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на постоянное хранение в архивный отдел администрации города или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
10.3.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации города и ее структурных подразделениях проводится при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению, при передаче дел Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа на постоянное хранение в архивный отдел администрации города.
10.3.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города и в каждом ее структурном подразделении - самостоятельном фондообразователе Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа - создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
10.3.1.4. Членами ЭК администрации города, ее структурных подразделений являются работники, хорошо знающие делопроизводство. В состав комиссии может включаться сотрудник архивного отдела администрации города. Работа комиссии организуется в соответствии с положением о ней.
Заседания ЭК протоколируются.
ЭК выполняет следующие функции:
- рассматривает проект номенклатуры дел;
- организует ежегодный отбор дел на хранение и уничтожение;
- рассматривает опись дел постоянного хранения и по личному составу и направляет их на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов автономного округа;
- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
10.3.1.5. По результатам экспертизы ценности документов в администрации города и структурных подразделениях составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
10.3.1.6. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации города (структурного подразделения) одновременно.
10.3.1.7. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2006 года.
10.3.1.8. Архивный отдел администрации города проверяет правильность отбора документов постоянного хранения и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.
10.4. Составление описей дел
10.4.1. По окончании делопроизводственного года на завершенные дела постоянного хранения временного хранения (свыше 10 лет), и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с установленными требованиями, администрацией города и ее структурными подразделениями - источниками комплектования Архивного фонда Ханты-Мансий-ского автономного округа составляются ежегодно описи по установленной форме.
10.4.2. Опись дел - архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления из систематизации внутри фонда и учета дел.
10.4.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет хранения); дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Опись состоит из годовых разделов. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.
Годовой раздел описи дел постоянного хранения и по личному составу составляется через два года после завершения дел в делопроизводстве и представляется на утверждение (согласование) с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа.
10.4.4. Описи дел постоянного хранения составляются в 4-х экземплярах, описи дел по личному составу - в 3-х экземплярах.
После утверждения и согласования описей Управлением по делам архивов автономного округа в администрации города и структурных подразделениях остаются по одному их экземпляру. Остальные передаются в архивный отдел администрации города.
10.4.5. Составлением и оформлением описей занимаются ответственные за делопроизводство в администрации города и её структурных подразделениях при методическом руководстве архивного отдела администрации города. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел администрации города несет управление общего обеспечения организации деятельности администрации города, структурных подразделений - самостоятельных источников комплектования Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа - руководители этих подразделений.
10.5. Организация оперативного хранения документов
10.5.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел администрации города или их уничтожения в связи с истечением срока хранения дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном помещении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
10.5.2. Выдача дел администрации города структурным подразделениям производится с разрешения управляющего делами администрации города.
10.5.3. Выдача дел структурных подразделений администрации города другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения.
10.5.4. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения управляющего делами администрации города (руководителя структурного подразделения).
10.5.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения администрации города (структурного подразделения) допускается в исключительных случаях и производятся с разрешения управляющего делами администрации города (руководителя структурного подразделения) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
10.6. Порядок передачи документов на хранение в архивный отдел администрации города
10.6.1. Документы постоянного срока хранения, отложившиеся в деятельности администрации города (структурного подразделения) после истечения пятилетнего срока ведомственного хранения, передаются на постоянное хранение в архивный отдел администрации города.
10.6.2. Дела временного хранения в архивный отдел администрации города не передаются и подлежат уничтожению по истечении сроков хранения в установленном порядке.
10.6.3. Передача дел постоянного хранения администрации города (структурного подразделения) в архивный отдел администрации города производится только по описям дел.
10.6.4. Передача дел администрации города (структурного подразделения) осуществляется по графику, составленному архивным отделом администрации города и утвержденному управляющим делами администрации города.
10.6.5. В период подготовки дел администрацией города (структурным подразделением) к передаче в архивный отдел администрации города сотрудником архивного отдела администрации города предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации города (структурного подразделения). Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники администрации города (структурного подразделения) обязаны устранить.
10.6.6. Прием каждого дела производится сотрудником архивного отдела администрации города в присутствии работника администрации города (структурного подразделения), передающего дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в неё, делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архивного отдела администрации города, принявшего документы, и сотрудника администрации города (структурного подразделения), передавшего дела.
Вместе с делами в архивный отдел администрации города передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
10.6.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации города все дела постоянного хранения передаются в архивный отдел администрации города, дела по личному составу - правопреемнику, а при его отсутствии - в архивный отдел администрации города.
Передача дел осуществляется по описям и согласно номенклатуре дел.
Приложение 1 к Инструкции по
делопроизводству в администрации
города
СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ
| | | Стр. |
| I. | Общие положения | 3 |
| II. | Документирование управленческой деятельности. Состав управленческих документов администрации города | 5 |
| 2.1. | Документирование управленческой деятельности | 5 |
| 2.2. | Состав управленческих документов администрации города | 5 |
| III. | Оформление реквизитов документов | 6 |
| 3.1. | Состав реквизитов документов | 6 |
| 3.2. | "Код организации", "ОГРН", "ИНН/КПП" | 7 |
| 3.3. | Наименование структурного подразделения | 7 |
| 3.4. | Справочные данные о структурном подразделении | 8 |
| 3.5. | Наименование вида документа | 8 |
| 3.6. | Дата документа | 8 |
| 3.7. | Регистрационный номер документа | 9 |
| 3.8. | Адресование документа | 10 |
| 3.9. | Гриф утверждения документа | 11 |
| 3.10. | Резолюция | 13 |
| 3.11. | Заголовок к тексту | 13 |
| 3.12. | Отметка о контроле | 13 |
| 3.13. | Текст документа | 13 |
| 3.14. | Отметка о наличии приложений | 15 |
| 3.15. | Подпись – обязательный реквизит документа | 16 |
| 3.16 | Согласование документа | 18 |
| 3.17. | Оттиск печати | 20 |
| 3.18. | Отметка о заверении | 21 |
| 3.19. | Отметка об исполнителе | 22 |
| 3.20. | Отметка об исполнении документа и направлении его в дело | 22 |
| 3.21. | Отметка о поступлении документа в структурное подразделение | 23 |
| 3.22 | Идентификатор электронной копии документа | 23 |
| IV. | Бланки документов, требования к ним | 24 |
| V. | Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Главы города | 26 |
| VI. | Подготовка и оформление отдельных видов документов | 31 |
| VII. | Порядок оформления документов с помощью печатных устройств. Копировально-множительные работы | 34 |
| 7.1. | Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств | 34 |
| 7.2. | Копировально-множительные работы | 35 |
| VIII. | Организация документооборота и исполнения документов | 36 |
| 8.1. | Организация документооборота | 36 |
| 8.2. | Организация доставки документов | 36 |
| 8.3. | Прием, обработка и распределение входящих документов | 37 |
| 8.4. | Порядок прохождения внутренних документов | 39 |
| 8.5. | Порядок обработки исходящих документов | 40 |
| 8.6. | Регистрация документов | 41 |
| IХ. | Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи | 42 |
| Х. | Составление номенклатуры и формирование дел для их последующего хранения и использования | 43 |
| 10.1. | Составление номенклатур дел | 44 |
| 10.2. | Формирование дел | 47 |
| 10.3. | Подготовка документов к последующему хранению и использованию | 49 |
| 10.4. | Составление описей дел | 50 |
| 10.5. | Организация оперативного хранения документов | 51 |
| 10.6. | Порядок передачи документов на хранение в архивный отдел администрации города | 52 |
Приложение 2 к Инструкции по
делопроизводству в администрации
города
С Х Е М А
расположения реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка ГОСТ Р 6.30-2003
│<----->│<---------------->│ │<----------------->│<->│
────┌────────────────────────────────────────────────────┐───
/\ │ │/\
3 │ │ │ │
\/ │ │ │
────│ ────┌──────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ │
/\ │ /\ │01 02 │ │ 16 19 │ │ │
│ │ 17 │ │ 03 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │ │ │
│ │ ────├──────────────────┤ ├───────────────────┤ │ │
51 │ │ │08 09 10 │ │ 15 │ │ │
│ │ │04 05 06 07 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │
/\ │ │11 12 │ │ 17 │ │ │
│ │ │13 │ │ │ │ │
22 │ │ │14 │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │
/\ │ │18 │ │ │ │ │
18 │ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┴─┴───────────────────┤ │ │297
│ │ │ │ │
│ │20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │21 22 25 │ │ │
20 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │23 24 26 │ │ │
│ │ │27 │ │ │
│ │ │ │ │ │
40 │ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │28 30 29 │ │ │
│ │ 16 │ │ │ │ │
\/ │ \/ │ │ │ │
────│ ────└────────────────────────────────────────┘ │ │
/\ │ │ │
20 │ │ │ │
\/ │ │\/
────└────────────────────────────────────────────────────┘───
│ 210 │
│<-------------------------------------------------->│
С Х Е М А
расположения реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка ГОСТ Р 6.30-2003
20 10
│<----->│ │<->│
────┌────────────────────────────────────────────────────┐───
/\ │ │/\
3 │ │ │ │
\/ │ │ │
────│ ────┌────────────────────────────────────────┐ │ │
/\ │ /\ │01 02 03 16 19 │ │ │
│ │ 17 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │08 09 10 │ │ │
│ │ 20 │ │ │ │ │
73 │ │ │ │04 05 06 07 │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │11 12 15 │ │ │
│ │ 10 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │13 14 │ │ │
\/ │ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │18 17 │ │ │
18 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │297
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │ │ │
│ │20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │21 22 25 │ │ │
20 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │23 24 26 │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │27 │ │ │
40 │ │ --- ├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │28 30 29 │ │ │
│ │ 16 │ │ │ │ │
\/ │ \/ │ │ │ │
────│ --- └────────────────────────────────────────┘ │ │
/\ │ │ │
20 │ │ │ │
\/ │ │\/
────└────────────────────────────────────────────────────┘───
│ 210 │
│<-------------------------------------------------->│
Приложение 3 к Инструкции по
делопроизводству в администрации
города
Б Л А Н К
постановления Главы города
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
ГОРОД ОКРУЖНОГО ЗНАЧЕНИЯ НИЖНЕВАРТОВСК
Ханты-Мансийский автономный округ