Инструкция по делопроизводству I. Общие положения

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 2 3 4 5

^ IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

4.1 Приказ.

4.1.1. Подготовка проектов приказов осуществляется структурными подразделениями управления, начальниками отделов управления, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Проект приказа визируется исполнителем и руководителем подразделения, внесшими проект, согласовывается с представителем юридической службы, заместителем начальника управления, курирующим данное подразделение, начальниками отделов управления.

4.1.2. Приказы издаются по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы управления.

Приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителей каждого действия, мероприятий, которые необходимы для исполнения приказа и сроков исполнения.

В зависимости от содержания приказы делятся на:

Приказы по основной деятельности (производственно-хозяйственные, планирования, отчетности, организации работы управления, проведении комплексных проверок и т.п.).

Приказы по личному составу (прием, увольнения, переводы, перемещения, совмещения и др.).

К приказам со сроком хранения 75 лет ЭПК, в соответствии с решением экспертно-проверочно-методической комиссии (ЭПМК) управления архивного дела Администрации края (протокол от № ), относятся приказы:

- о материальной помощи, выплате надбавок к заработной плате, разрешении совместительства;

- приказы на отпуска по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы по заявлению работника, декретный отпуск.

Приказы об отпусках, командировках, взысканиях, о назначении дежурных имеют срок хранения – 5 лет.

Нумерация разных видов приказов ведется отдельно и начинается ежегодно с 1 января с № 1. Для приказов по личному составу, приказов об отпусках, командировках дополнительно к номеру приказа через тире присоединяются буквенные индексы, например, к номеру приказа по личному составу присоединяется индекс «л/с», об отпусках, командировках, взысканиях – «к».

Приказ печатается на бланке установленной формы, имеет следующие реквизиты (приложение № 6):

Герб субъекта РФ;

Наименование управления (согласно действующему Положению);

Наименование вида документа – приказ.

Дата, номер и место издания – указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

4.1.3. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.

Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части приказа указываются цели, задачи, основания издания приказа. Констатирующую часть следует начинать устойчивыми формулировками: «В соответствии ….», «В целях...», «Во исполнение …..» и др.

Если приказ издается на основании документа вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается название вида этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Иногда в констатирующей части дается краткая характеристика рассматриваемого вопроса. Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании.

Преамбула в приказах завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице (или подразделении) на которое возлагается контроль над исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то пункты его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу …».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения …».

^ Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказы подписываются начальником управления или лицом, исполняющим его обязанности с указанием фактической должности подписавшего. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Приказы по личному составу оформляют на бланках. В заголовке к тексту приказа по личному составу указывают: о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и т.д. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа делится на пункты. В тексте приказа по личному составу фамилия, имя и отчество работника, в отношении которого издается приказ, указывается без сокращений. В приказах о приеме на работу нужно указывать структурное подразделение, куда принимается работник, должность, с какой даты и с каким окладом (приложение № 7).

В приказах об освобождении от занимаемой должности указывают пункт и статью Трудового кодекса РФ, на основании которой производится увольнение.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых календарных дней и даты начала и окончания отпуска.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указываются документы, послужившие основанием для издания приказа, визу ознакомления работника и дату, которая указывается после подписи.

4.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют подписью уполномоченного отдела организационной и правовой работы и печатью управления и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

4.2. Указание.

4.2.1.Указание - распорядительный документ, издаваемый начальником преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Право подписи указаний делегируется начальником управления своим заместителям или начальникам отделов в пределах их компетенции.

Подготовка и оформление указаний производится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ).

Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

^ 4.3. Положения, правила, инструкции

4.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции управления.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

4.3.2. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, либо утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об их утверждении.

4.3.3. Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "«Кому?" (Должностная инструкция секретарю приемной).

4.3.4. Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

4.3.5. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами (например, 1.2., 1.2.1.).

4.4. Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания (приложение № 8).

Подлинники протоколов и документов к ним хранятся в отделе по организационной и правовой работы или в подразделении – исполнителе.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

- председатель или председательствующий;

- секретарь;

- присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

- повестка дня;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, собраний и пр.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде заверенных выписок из протоколов.

Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А 4 и имеют следующие реквизиты:

- наименование управления (согласно Положению);

- наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку после названия организации, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

-вид заседания (совет, собрание, совещание) – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру;

-дата и номер протокола, место проведения;

-основная часть протокола.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

Под вопросом через 1 интервал указывается докладчик (его должность, инициалы имени, отчества и фамилия). Затем указывается принятое по рассматриваемому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Если протоколы оформляются рукописно в книге протоколов, то они должны иметь все вышеназванные реквизиты.

^ 4.5. Служебное письмо

4.5.1. Служебные письма в управлении готовятся:

- как ответы на поручения, запросы органов исполнительной власти;

- как ответы на запросы предприятий, организаций, частных лиц;

- как инициативные письма.

4.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции начальника управления.

4.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А 4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами (приложение № 9).

4.5.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Датой письма является дата его подписания.

Служебные письма подписываются начальником управления.

Письмо–подтверждение составляется для сообщения, что документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в силе, а также для подтверждения документов или телефонного разговора.

Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний и адресуется учреждению или отдельному лицу.

Например:

В порядке оказания технической помощи просим … Оплату гарантируем. Наш расчетный счет …

Начальник управления подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер подпись расшифровка подписи

Письмо–напоминание по содержанию приближается к телеграмме. Обычно оно состоит из одного предложения.

Например:

Напоминаем, что по плану совместных мероприятий Вы должны представить отчет о проделанной работе не позднее 05.05.2006.

Начальник отдела

организационной и правовой работы подпись расшифровка подписи

Письмо–извещение – документ, в котором о чем-либо извещается или что-нибудь утверждается. Текст извещения, являющегося ответом на запрос, начинается со слов: «Уважаемый …сообщаем Вам», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность».

Например:

Сообщаем, что запрошенные Вами копии документов будут высланы до 20.07.2006.

Начальник Управления подпись расшифровка подписи

Текст извещения, информирующего о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) с предложением принять в нем участие, начинается с обращения, если оно адресовано конкретному лицу или с просьбой о направлении представителя для участия в мероприятии (если оно адресовано организации).

Например:

Просим направить специалистов, ответственных за ведение архива, для участия в работе семинара по вопросам сохранности архивных документов.

Начальник управления подпись расшифровка подписи

Информационное письмо–извещение – разновидность извещения. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого учреждения или заинтересованного лица в свершении факта. Текст информационного письма начинается со слов «Сообщаем …».

Инициативное письмо может излагать текст или часть текста документа вышестоящего органа или иметь, в качестве приложения к нему, полный текст документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальником управления.

4.6. Телефонограмма

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на заседания, совещания, встречи).

Основными реквизитами телефонограммы являются: название вида документа; наименование учреждения; дата; инициалы и фамилия адресата; текст; должность, инициалы и фамилии подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии, передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов, по которым передается и принимается информация; время приема и передачи телефонограммы (приложение № 10).

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Датой телефонограммы является дата ее передачи. Оформление и передачу телефонограммы осуществляет секретарь.

4.7. Акт

4.7.1. Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом по результатам проверки, ревизии, приема-передачи дел, проверки наличия, инвентаризации и др. (приложение № 11).

4.7.2. В заголовке акта следует указывать название или краткое содержание актируемого факта или события.

4.7.3. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии.

В основной части акта излагаются установленные факты, сущность, характер проведенной работы, а также выводы, предложения и заключения.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

^ 4.8. Докладная (служебная) записка

4.8.1. Докладная (служебная) записка – документ, адресованный начальнику управления или вышестоящей организации, содержащая обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение № 12).

4.8.2. Докладные (служебные) записки могут быть внутренними и внешними. Внутренняя докладная (служебная) записка, адресуемая начальнику управления (отдела), оформляется на листе формата А 4, должна иметь подпись составителя, дату и заголовок к тексту. Если докладная (служебная) записка исходит от имени управления, то она печатается на бланке, подписывается начальником управления, имеет дату, исходящий номер, заголовок к тексту.

4.8.3. Текст докладной (служебной) записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) излагаются факты, и приводится их анализ, во второй – делаются выводы и предложения.

^ V. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Организация документооборота

5.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот управления.

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в управлении, регламентируются настоящей Инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, Положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и инструкциями сотрудников управления.

^ 5.2. Организация доставки документов

5.2.1. Доставка документов в управление осуществляется средствами почтовой и электронной, факсимильной и телефонной связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов и посылок, а также печатные издания.

5.2.2. По каналам электронной связи поступают: приказы, письма, распоряжения, запросы, телеграммы, сообщения и т.п.

5.2.3. Телефонограммы, телеграммы, факсограммы могут быть переданы с помощью факсимильной и телефонной связи.

^ 5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

5.3.1. Документы, поступающие в управление, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается к отправителю.

Передача заказных писем, ценных бандеролей, посылок производится под расписку. Конверты с документами вскрываются, за исключением конвертов с пометкой «лично».

5.3.2. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение № 13).

5.3.3. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

5.3.4. На всех входящих документах в нижнем правом свободном от текста поле первой страницы поступившего документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа.

5.3.5. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

После рассмотрения документов начальником управления, содержание и резолюции вносятся в электронном виде с использованием программы «Дело-секретарь» Версия 8.0, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями (отделами), получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии, которые регистрируются в журналах входящей документации, а ответы в журналах исходящей документации (приложение № 25, 26).

5.3.6. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику управления и исполнение в структурное подразделение.

^ 5.4. Организация обработки и отправления документов

5.4.1. Документы, отправляемые управлением, передаются почтовой, электронной и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

5.4.2. Телеграммы, направляемые в организации, принимаются завизированными, подписанными и датированными.

5.4.3. Телеграммы составляются в 2-х экземплярах и передаются для отправки. Один экземпляр телеграммы с отметкой о времени ее передачи возвращается в соответствующее структурное подразделение, другой отправляется адресату.

5.4.4. При оформлении телеграмм с аналогичным текстом в различные пункты к телеграмме прилагается список адресатов с указанием полного почтового адреса и фамилий (должностей) получателей.

^ 5.5. Порядок прохождения внутренних документов

5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать установленному порядку.

5.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу управления для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем возвращаются для осуществления контроля за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

5.5.3. Копии подписанных начальником управления распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

5.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в программе «Дело-секретарь».

^ 5.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам факсимильной связи

5.6.1. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

-объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А 4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего подразделения;

- запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования»;

- подлежащий передаче документ, с отметкой об отправке возвращается исполнителю;

- поступившие факсограммы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно.

5.6.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в управлении, осуществляется ведущим специалистом отдела организационного и правового обеспечения.

^ 5.7. Работа исполнителей с документами

5.7.1. Начальник управления обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением по существу вопроса.

5.7.2. При рассмотрении документов начальник управления выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.

5.7.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) начальником управления, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

5.7.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители, ответственные за своевременный и качественный анализ информации, представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые материалы (проекты документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

^ 5.8. Работа с обращениями граждан

5.8.1. Делопроизводство по заявлениям, обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.

Все поступившие заявления регистрируются согласно установленного порядка регистрации входящих документов в электронном виде.

Работа по заявлениям, обращениям граждан и требующие дополнительного изучения и проверки ведется в течение одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней со дня поступления.

В тех случаях, когда для ответа необходимы сведения из других организаций, сроки исполнения могут быть продлены начальником управления, но не более чем на 1 месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление.

На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна проставляться отметка об исполнении документа.

Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел управления.

^ VI. Регистрация документов

6.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций, от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.2. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

6.3. Регистрация документов осуществляется в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в управлении.

6.4. Регистрационный входящий номер ставится в правом нижнем углу поступившего документа и состоит из порядкового номера. Здесь же указывается дата поступления документа.

6.5. Регистрационные номера исходящих и внутренних документов состоят из индекса отдела, индекса дела по номенклатуре и через дробь соответствующего порядкового номера.

6.6. Документы регистрируются в приемной управления.

6.7. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание, поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документов и направления его в дело.

^ VII. Контроль исполнения документов

7.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование начальников структурных подразделений управления в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

7.3. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники структурных подразделений управления и ответственный за организацию делопроизводства в управлении.

7.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

7.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях; поступивших из вышестоящих органов и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан – с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются начальником управления, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством (приложение № 14).

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

7.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя начальника управления, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении за 3 дня до наступления срока исполнения документа.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Все изменения сроков исполнения документов вносятся программу «Дело-секретарь» (новый срок, дата изменения).

7.7. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляет ответственный за ведение делопроизводства в управлении.

7.8. Начальники структурных подразделений обязаны рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительной дисциплины по документам с поручениями начальника управления, а также документам, поступившим в адрес структурного подразделения, требующим исполнения и подготовки ответа.

7.9. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, а остальные исполнители получают копии документа.

7.10. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылках

на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или начальника структурного подразделения, в котором исполнен документ.

7.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

VIII. Организация документов в делопроизводстве

^ 8.1. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел – это специализированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве управления, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 15).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться штатным расписанием или структурой, «Основными правилами работы архивов организаций» (М., 2002), Положением об управлении, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (М., 2000).

В Управлении составляется номенклатура дел, рассматривается ЦЭК, согласовывается с архивным учреждением, утверждается начальником управления, и внедряется в делопроизводство.

Номенклатура дел управления уточняется в конце каждого года и водится с 1 января следующего года. Номенклатура дел управления подлежит согласованию с архивным учреждением один раз в 5 лет. В случае коренных изменений функций, структуры управления, состава документов она подлежит пере составлению и утверждению независимо от срока ее согласования.

В номенклатуру дел должны быть включены документы, которые отражают все направления деятельности управления. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел управления следующего года с тем же индексом. Также включаются в номенклатуру дел заголовки дел по названию документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП).

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Разделами номенклатуры дел являются структурные подразделения.

Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь определенный индекс.

Индекс дела в номенклатуре состоит из индекса (номера) структурного подразделения, присвоенного ему, и порядкового номера по номенклатуре. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносят дополнительные дела, для которых должны быть предусмотрены резервные номера. По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных за истекший год в управлении (приложение № 16).

^ 8.2. Формирование и оформление дел в делопроизводстве

Законченные делопроизводством документы формируются в дела.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего (250) количества листов дело подразделяется на тома.

Документы внутри дела располагают в хронологической вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы и документы к ним располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате работников группируются в дела за календарный год и располагаются в них по алфавиту фамилий работников.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

^ 8.3. Хранение и использование документов в делопроизводстве

С момента заведения в делопроизводстве и до передачи на государственное хранение дела хранятся в отделах по месту их формирования.

Дела, находящиеся в отделах, располагаются в шкафах, обеспечивающих их сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне дверцы шкафа или на корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

IХ. Порядок передачи документов на хранение в архив

^ 9.1. Экспертиза ценности документов

9.1.1. Экспертиза ценности документов проводится с целью определения ценности документов, отбора их на государственное хранение и выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в управлении создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее ЦЭК).

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

ЦЭК организует свою работу на основании разработанного и утвержденного начальником управления Положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) и номенклатуры дел управления путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения изымаются дублетные документы, черновики, неоформленные копии документов и документы, не относящиеся к данному вопросу.

9.1.2. Одновременно с отбором документов постоянного и долговременного хранения для передачи в ведомственный архив проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения к уничтожению.

По результатам проведенной экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению.

^ 9.2. Подготовка и передача документов на государственное хранение

9.2.1. Дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу, образовавшиеся в деятельности управления, подлежат оформлению по завершению их делопроизводством.

9.2.2. Оформление дел включает в себя:

-уточнение сведений на обложке дела;

-подшивку дела;

-нумерацию листов дела;

-составление заверительной надписи (приложение № 17).

Дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу графитным карандашом или нумератором. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

В оформление обложек дел вносятся следующие уточнения:

-в заголовках с приказами, протоколами указываются их номера;

-если дело состоит из томов, то для каждого тома указывается дата его начала и окончания;

-из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле (приложения № 18, 19).

^ 9.3. Составление описей дел

9.3.1. На завершенные дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленных в соответствии с установленными требованиями, ежегодно составляются описи (приложения № 20, 21).

Дела временного (до 10 лет) хранения описанию не подлежат.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и по личному составу.

9.3.2. При составлении описи дел должны соблюдаться следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если дело состоит из нескольких томов, то каждому тому присваивается отдельный порядковый номер; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на титульный лист (обложку) дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью).

На описи дел постоянного хранения и по личному составу оформляется титульный лист (приложения № 22, 23).

Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах не позднее, чем через 2 года после завершения дел делопроизводством. На отсутствующие документы постоянного хранения, по личному составу составляется справка с пояснением причины утраты или отсутствия документов (приложение № 24).

^ 9.4. Составление акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения.

Отбор к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется актом (приложение № 11).

Акты рассматриваются ЭК управления, согласовываются с управлением архивного дела Алтайского края, затем утверждаются начальником управления.

Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период времени утверждены экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) управления архивного дела Алтайского края.

Х. Учет, использование, хранение, изготовление,

передача и уничтожение печатей и штампов

^ 10.1. Назначение печатей и штампов.

По своему значению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Основная (гербовая) печать управления имеет круглую форму.

Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др. Они воспроизводят наименование управления или его структурного подразделения и служат для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.

Угловой штамп управления содержит основные реквизиты учреждения. Все остальные штампы называются вспомогательными.

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу, уничтожение печатей и штампов, их регистрацию обеспечивает сотрудник управления, ответственный за использование и хранение печатей и штампов (приложение № 27).

^ 10.2. Использование и хранение печатей и штампов.

Основная (гербовая) печать Управления находится у главного бухгалтера управления и хранится в сейфе.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников управления, ответственных за их использование и сохранность.

При утрате гербовой печати начальник управления должен немедленно сообщить об этом в органы милиции и произвести публикацию в печати.


	Приложение № 1 к п. 3.2.1

^ СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

30 73 88 15

│<----->│<---------------->│ │<----------------->│<->│

────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

/\ │ │/\

3 │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ────┌──────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ │

/\ │ /\ │01 02 │ │ 08 09 │ │ │

│ │ 17 │ │ │ │ 10 │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │ │ │

│ │ ────├──────────────────┤ ├───────────────────┤ │ │

51 │ │ │03 │ │ 12 │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │

/\ │ │04 05 06 │ │ │ │ │

│ │ │07 │ │ │ │ │

22 │ │ │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │

/\ │ │11 │ │ │ │ │

18 │ │ │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┴─┴───────────────────┤ │ │297

│ │ │ │ │

│ │13 │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │14 15 │ │ │

20 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │16 17 18 │ │ │

│ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

40 │ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │19 20 21 22 23 │ │ │

│ │ 16 │ │ │ │ │

\/ │ \/ │ │ │ │

────│ ────└──────────────────── ────────────────────┘ │ │

/\ │ │ │

20 │ │ │ │

\/ │ │\/

────└────────────────────────────────────────────────────┘───

│ 210 │

│<-------------------------------------------------->│

Расположение реквизитов и границ зон на формате А-4 углового бланка

Приложение № 2

к п. 3.2.1

^ СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

30 15

│<----->│ │<->│

────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

/\ │ │/\

3 │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ────┌──────────────────---───────────────────┐ │ │

/\ │ /\ │ 01 16 │ │ │

│ │ 17 │ │ 12 │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ ────├──────────────────---───────────────────┤ │ │

│ │ /\ │02 03 04 10 08 │ │ │

│ │ | │ │ │ │

│ │ 20| │ │ │ │

│ \/ │ │ │ │

73 │ ----├──────────────────----------------------│ │ │

│ 10 │15 06 │ │ │

│ │ ----│----------------------------------------│ │ │

│ │ │07 │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────----------------------│ │ │

/\ │ │11 │ │ │

18 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────---───────────────────┤ │ │297

│ │ │ │ │

│ │13 │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │14 15 18 │ │ │

20 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │16 17 19 │ │ │

│ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

40 │ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │20 21 22 │ │ │

│ │ 16 │ │ │ │ │

\/ │ \/ │ │ │ │

────│ ────└────────────────────────────────────────┘ │ │

/\ │ │ │

20 │ │ │ │

\/ │ │\/

────└────────────────────────────────────────────────────┘───

│ 210 │

│<-------------------------------------------------->│

Расположение реквизитов и границ зон на формате А-4 продольного бланка

Приложение № 3

к п. 3.1.2

Blog

Инструкция по делопроизводству I. Общие положения

Содержание