Аппарата Правительства Российской Федерации от 8 апреля 2009 г. № 358 инструкци я по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации Общие положения Настоящая инструкция
| Вид материала | Инструкция |
- Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи Общие положения, 1420.25kb.
- Правительство Российской Федерации постановляет: Утвердить прилагаемые: регламент, 1542.06kb.
- Постановлением Конституционного Суда РФ от 29. 11. 2006 n 9-П, решение, 818.97kb.
- Приказ от 22 августа 2009 г. N 144 об утверждении положения о департаменте государственной, 185.73kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
- Правительства Российской Федерации от 30 января 2002 г. N 74 "Об утверждении Единого, 93.42kb.
- Конституция Российской Федерации; Федеральный закон, 815.85kb.
- Правительства Российской Федерации от 31 марта 2009 г. N 277 "Об утверждении Положения, 286.75kb.
- 1 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства, 282.45kb.
- Правительства Российской Федерации от 21. 07. 1998 №814 Собрание закон, 2091.24kb.
УТВЕРЖДЕНА
приказом Заместителя Председателя
Правительства Российской Федерации - Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации
от 8 апреля 2009 г. № 358
И Н С Т Р У К Ц И Я
по делопроизводству в Аппарате Правительства
Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы со служебными документами (далее - документы) в Аппарате Правительства Российской Федерации (далее - Аппарат Правительства).
1.2. Делопроизводство в Аппарате Правительства организуется с использованием автоматизированной системы "Делопроизводство" (далее - система "Делопроизводство"), предназначенной для учета, сопровождения документов, доведения электронных копий документов и указаний по их исполнению до исполнителей, подготовки проектов резолюций по рассмотренным документам и справочно-информационной работы.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль соблюдения требований настоящей Инструкции в Аппарате Правительства осуществляются Департаментом делопроизводства и архива.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в секретариатах заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (далее - заместители Председателя Правительства) и Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации - Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации (далее - Заместитель Председателя Правительства - Руководитель Аппарата Правительства), аппарате Военно-промышленной комиссии при Правительстве Российской Федерации, а также в департаментах Правительства Российской Федерации (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.
Ведение делопроизводства в подразделениях осуществляется группами документационного обеспечения секретариатов, группами делопроизводства департаментов или специально уполномоченными лицами. В приемных заместителей Руководителя Аппарата Правительства и полномочных представителей Правительства Российской Федерации в палатах Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Федеральное Собрание), Конституционном Суде Российской Федерации, Верховном Суде Российской Федерации и Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации (далее - полномочные представители Правительства) указанные функции осуществляются группами по обеспечению их деятельности (далее - группы делопроизводства).
Сотрудники группы делопроизводства несут ответственность за выполнение возложенных на них функций, а также осуществляют контроль общего состояния делопроизводства, прохождения и исполнения документов в подразделении.
На группы делопроизводства возлагаются следующие функции:
прием поступающих документов с проставлением соответствующих отметок в системе "Делопроизводство", проверка соответствия количества документов, полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в системе "Делопроизводство" и адресованных в подразделение, а также правильности их регистрации;
передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
учет и регистрация в системе "Делопроизводство" исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
контроль прохождения документов в подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных документах и о документах, находящихся на исполнении;
контроль за вводом исполнителями подразделения в систему "Делопроизводство" информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
ежегодная проверка наличия в подразделении документов, дел и изданий с ограничительной пометкой "Для служебного пользования";
печатание проектов резолюций, служебных писем за подписью руководителя подразделения и других документов;
списание в дело исполненных документов, в том числе в системе "Делопроизводство";
составление номенклатуры дел подразделения;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в Департамент делопроизводства и архива, в том числе в системе "Делопроизводство";
ознакомление сотрудников подразделения с копиями федеральных законов, актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации (далее - Правительство), актов палат Федерального Собрания, другими документами и информационными материалами, поступившими в подразделение, в том числе по системе "Делопроизводство" и электронной почте Аппарата Правительства;
организация использования в подразделении средств факсимильной связи и копировальной техники;
проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;
подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача.
1.5. При работе с документами в Аппарате Правительства не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.6. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передать через группу делопроизводства подразделения находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.
1.8. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы в группу делопроизводства подразделения.
1.9. Об утрате или неисправимом повреждении документа немедленно докладывается руководителю подразделения, в группу делопроизводства и в Департамент делопроизводства и архива. По распоряжению руководителя подразделения проводится проверка, о результатах которой информируются руководство Аппарата Правительства и директор Департамента делопроизводства и архива.
1.10. Переписка между подразделениями запрещается, за исключением случаев, определенных приказами или указаниями Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства.
Для совместной проработки проектов документов и рассылки информационных материалов используется внутренняя электронная почта Аппарата Правительства.
1.11. Порядок доступа сотрудников Аппарата Правительства к документам, зарегистрированным в системе "Делопроизводство", определяется специальным регламентом.
1.12. Поступившие на рассмотрение в Аппарат Правительства документы, а также принятые по ним в Правительстве решения до их опубликования в установленном законодательством Российской Федерации порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.
Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.13. С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).
1.14. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются только специально уполномоченным подразделением, а в отдельных случаях - другими подразделениями по разрешению (поручению) Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) в установленном порядке.
1.15. Экземпляр настоящей Инструкции выдается группой делопроизводства подразделения каждому сотруднику подразделения под расписку.
1.16. Сотрудники Аппарата Правительства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.17. Работа с секретными документами и шифртелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Обработка секретной информации, подготовка секретных документов и изготовление их копий осуществляются только на специальных технических средствах.
1.18. Порядок использования в подразделениях средств компьютерной и копировально-множительной техники определяется специальным положением.
2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции
2.1. Прием, первоначальная обработка, учет, регистрация и распределение поступающей в Аппарат Правительства корреспонденции производятся в централизованном порядке Департаментом делопроизводства и архива.
Письменные обращения граждан направляются для обработки и регистрации в отдел по работе с обращениями граждан Департамента культуры и образования (далее - отдел по работе с обращениями граждан).
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. Корреспонденция, помещенная в конверт с пометкой "Лично", учитывается по реквизитам, указанным на конверте, и передается через группу доставки в соответствующие подразделения для вскрытия адресатом или уполномоченным им лицом.
При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на конвертах.
При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах, один экземпляр акта остается в Департаменте делопроизводства и архива, другой приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп "Документ поступил в поврежденном виде".
Конверты, в которых поступили документы, подлежат уничтожению по истечении недельного срока, за исключением случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя.
2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в системе "Делопроизводство" и нерегистрируемые.
Перечень нерегистрируемой корреспонденции утверждается директором Департамента делопроизводства и архива.
На лицевой стороне первого листа документа, подлежащего регистрации в системе "Делопроизводство", проставляется штриховой код, после чего осуществляется сканирование документа в целях создания его электронной копии.
Электронная копия документа сохраняется в базе данных системы "Делопроизводство" и является составной частью его электронной регистрационной карточки.
Перечень входящих документов, подлежащих преобразованию в электронную форму, приведен в приложении № 1.
2.3. Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в Департаменте делопроизводства и архива с вводом информации о них в систему "Делопроизводство". В левой нижней части оборотной стороны последнего листа зарегистрированного документа указываются фамилия и инициалы руководителя, которому направляется документ, проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа, его входящего номера, а также количества листов документа и приложений к нему.
Электронные регистрационные карточки и электронные копии зарегистрированных документов хранятся в системе "Делопроизводство" не менее 5 лет.
2.4. Поступающая в Аппарат Правительства корреспонденция, адресованная Председателю Правительства или Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства, включая документы, поступившие во исполнение поручений Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, направляется в Секретариат Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства.
Корреспонденция, адресованная заместителям Председателя Правительства, а также корреспонденция, поступившая во исполнение поручений заместителей Председателя Правительства, направляется в соответствующие секретариаты.
Исключение составляют письменные обращения граждан.
2.5. Поступающая корреспонденция (подлинник, электронная карточка документа, электронная копия) направляется Департаментом делопроизводства и архива в секретариаты заместителей Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, заместителям Руководителя Аппарата Правительства, в аппарат Военно-промышленной комиссии при Правительстве Российской Федерации, в департаменты с учетом вопросов, отнесенных к сфере их ведения, и полномочным представителям Правительства.
Подразделениям-соисполнителям копии поступивших документов направляются только в электронном виде.
2.6. Поступающая корреспонденция на иностранных языках или на языках народов, проживающих на территории Российской Федерации, предварительно направляется для аннотирования или перевода в отдел по работе с обращениями граждан.
2.7. Проекты федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства, проекты других актов, предусмотренных федеральными законами и актами Президента Российской Федерации и Правительства, внесенные для рассмотрения в Правительство членами Правительства, руководителями иных федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство, или лицами, исполняющими их обязанности, председателем Военно-промышленной комиссии (в части актов Президента Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции ВПК), а также генеральным директором Госкорпорации "Росатом", направляется в департаменты Правительства в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения, а электронные копии этих документов направляются заместителям Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).
Документы по вопросам, отнесенным к сферам ведения нескольких департаментов, направляются в Секретариат Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителям Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) для определения департамента, ответственного за их исполнение.
2.8. Зарегистрированные экземпляры постановлений (в том числе содержащие парламентские запросы) Совета Федерации, Государственной Думы, распоряжений Председателя Совета Федерации и Председателя Государственной Думы направляются в департаменты в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения, для подготовки проектов поручений руководства Правительства и контроля исполнения этих поручений, а также в копии в Правовой департамент.
Запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, адресованные Председателю Правительства, заместителям Председателя Правительства и Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства, а также обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания направляются в департаменты в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.
Электронные копии постановлений палат Федерального Собрания, содержащих парламентские запросы, а также запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы направляются полномочным представителям Правительства в палатах Федерального Собрания.
Поступившие в Аппарат Правительства ответы о результатах рассмотрения запросов и обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, обращений комитетов и комиссий палат Федерального Собрания, направляются в департаменты в соответствии с вопросами, отнесенными к сфере их ведения, а их электронные копии через систему "Делопроизводство" рассылаются полномочным представителям Правительства в палатах Федерального Собрания.
2.9. Зарегистрированные экземпляры актов Президента Российской Федерации направляются:
по вопросам гражданства, помилования, назначения судей или утверждения составов судов, присвоения почетных званий, назначения на должность, освобождения от должности и увольнения с военной службы, присвоения воинских званий - в Департамент делопроизводства и архива;
по вопросам награждения государственными наградами или поощрения - в Департамент управления делами.
Зарегистрированные экземпляры актов Президента Российской Федерации по другим вопросам и федеральные законы направляются в Департамент контроля и проверки выполнения решений для подготовки предложений по организации исполнения поручений, данных Правительству в этих документах.
2.10. Электронные и бумажные копии актов Президента Российской Федерации, федеральных законов и актов палат Федерального Собрания направляются в подразделения в соответствии с утвержденными указателями рассылки.
2.11. Поступившие из судов общей юрисдикции и арбитражных судов (кроме Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации) документы с исковыми или иными требованиями к Правительству направляются в департаменты в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения, для направления соответствующим федеральным органам исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство. Электронные копии таких документов направляются в Правовой департамент.
Если требования, содержащиеся в исковом заявлении, относятся непосредственно к подразделению или сотруднику Аппарата Правительства, то документ, содержащий исковое заявление, направляется заместителю Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).
2.12. Документы, содержащие предложения в формирующиеся планы заседаний Правительства и Президиума Правительства, направляются в Департамент экономики и финансов, а их электронные копии - в департаменты, к сферам ведения которых отнесены соответствующие вопросы, и в Департамент делопроизводства и архива.
Письма федеральных органов исполнительной власти с материалами к заседаниям Правительства и Президиума Правительства направляются заместителям Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), а их электронные копии - в департаменты, ответственные за подготовку соответствующих вопросов для их рассмотрения на заседании Правительства или Президиума Правительства.
Письма федеральных министров по вопросам их командировок направляются в департамент Управления делами, а аналогичные письма руководителей иных федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство, направляются в департаменты, курирующие деятельность этих федеральных органов, для подготовки проектов соответствующих резолюций.
Письма федеральных министров и руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство, по вопросам предоставления им отпусков направляются в Департамент управления делами.
Письма, содержащие просьбы о направлении копий документов Совета Министров СССР и Совета Министров РСФСР до 1991 года включительно направляются в Департамент делопроизводства и архива.
Письма, содержащие просьбы о направлении заверенных копий актов Правительства направляются в департаменты, осуществлявшие подготовку и выпуск этих актов, а их электронные копии - в Департамент делопроизводства и архива.
2.13. Зарегистрированные в системе "Делопроизводство" подлинники документов доставляются в подразделения. О получении подлинников документов сотрудники групп делопроизводства подразделений проставляют соответствующие отметки в системе "Делопроизводство".
Документы с поручениями Президента Российской Федерации, с подлинниками резолюций Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, а также документы с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", корреспонденция с пометкой "Лично", "Вручить немедленно" и "Срочно" передаются в группу делопроизводства подразделения под расписку с указанием даты и времени их вручения.
Доступ к электронным регистрационным карточкам и электронным копиям документов в системе "Делопроизводство" предоставляется подразделениям одновременно с адресованием им документов в системе "Делопроизводство".
Нерегистрируемая корреспонденция, адресованная подразделениям, передается представителям подразделений в группе доставки документов Департамента делопроизводства и архива.
2.14. Зарегистрированные в системе "Делопроизводство" подлинники документов и корреспонденция с пометкой "Лично" передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления, а при поступлении документов в нерабочее время - в первый рабочий день, следующий за днем их поступления. График доставки документов утверждается директором Департамента делопроизводства и архива.
Документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", поручения Президента Российской Федерации, а также подлинники резолюций Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, содержащие срочные и оперативные поручения, обрабатываются и вручаются незамедлительно.
Документы с пометками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", адресованные Председателю Правительства или Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства, поступившие в нерабочее время, в воскресные или праздничные дни (в том числе через дежурного по Департаменту делопроизводства и архива), вручаются дежурному в приемной Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства.
Ошибочно доставленная корреспонденция незамедлительно возвращается в Департамент делопроизводства и архива с соответствующей пометкой группы делопроизводства подразделения.