Аппарата Правительства Российской Федерации от 8 апреля 2009 г. № 358 инструкци я по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации Общие положения Настоящая инструкция
| Вид материала | Инструкция |
- Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи Общие положения, 1420.25kb.
- Правительство Российской Федерации постановляет: Утвердить прилагаемые: регламент, 1542.06kb.
- Постановлением Конституционного Суда РФ от 29. 11. 2006 n 9-П, решение, 818.97kb.
- Приказ от 22 августа 2009 г. N 144 об утверждении положения о департаменте государственной, 185.73kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
- Правительства Российской Федерации от 30 января 2002 г. N 74 "Об утверждении Единого, 93.42kb.
- Конституция Российской Федерации; Федеральный закон, 815.85kb.
- Правительства Российской Федерации от 31 марта 2009 г. N 277 "Об утверждении Положения, 286.75kb.
- 1 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства, 282.45kb.
- Правительства Российской Федерации от 21. 07. 1998 №814 Собрание закон, 2091.24kb.
12. Организация работы с парламентскими запросами, запросами и обращениями членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, обращениями комиссий и комитетов палат Федерального Собрания
12.1. Подготовка и направление ответов на парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы (далее - депутатский запрос), обращения комиссий и комитетов палат Федерального Собрания осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы.
Парламентские запросы поступают в Правительство в виде постановления соответствующей палаты Федерального Собрания с сопроводительным письмом Председателя палаты или его заместителя.
12.2. По парламентским запросам департаменты в соответствии с указаниями руководства Аппарата Правительства готовят проекты резолюций Председателя Правительства или заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) с необходимыми поручениями федеральным органам исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство, а также в случае необходимости - органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
12.3. В поручениях по парламентским запросам устанавливается дата представления в Правительство проекта ответа на парламентский запрос, которая определяется исходя из необходимости представления ответа на парламентский запрос не позднее чем через 15 календарных дней со дня поступления его в Правительство или в срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания.
12.4. Проекты ответов Председателя Правительства или заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) на парламентские запросы визируются соответствующим полномочным представителем Правительства в палате Федерального Собрания и директором Правового департамента (его заместителем).
12.5. Поступивший в Правительство депутатский запрос, адресованный Председателю Правительства, заместителю Председателя Правительства или Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства в срок не более 2 дней с даты поступления документа в департамент направляется директором департамента (лицом, исполняющим его обязанности) федеральным органам исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство, к ведению которых относятся содержащиеся в депутатском запросе вопросы, для подготовки ответа.
Копии сопроводительных писем департаментов и депутатских запросов направляются в Правовой департамент, а копии сопроводительных писем - авторам запросов.
Ответ на депутатский запрос оформляется федеральным органом исполнительной власти на стандартных листах бумаги формата А4, подписывается руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности, и представляется с сопроводительным письмом в Правительство в 20-дневный срок.
Ответ на депутатский запрос, поступивший из федерального органа исполнительной власти, и проект сопроводительного письма к нему в 3-дневный срок представляются департаментом-исполнителем Председателю Правительства, заместителю Председателя Правительства, которому был направлен депутатский запрос, или Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства.
Председатель Правительства, заместитель Председателя Правительства или Заместитель Председателя Правительства - Руководитель Аппарата Правительства направляет с сопроводительным письмом ответ на депутатский запрос, подписанный руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, его замещающим, не позднее чем в
30-дневный срок со дня поступления депутатского запроса в Правительство Российской Федерации.
12.6. Поступившие в Правительство обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, комитетов и комиссий палат Федерального Собрания по вопросам их ведения к Председателю Правительства, заместителям Председателя Правительства или Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства направляются директорами (лицами, исполняющими их обязанности) департаментов-исполнителей федеральным органам исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство, к ведению которых относятся содержащиеся в обращениях вопросы, для рассмотрения и ответа авторам обращений. Ответ дается соответствующим руководителем федерального органа исполнительной власти или его заместителем.
В сопроводительных письмах департаментов указываются сроки ответов на обращения и определяется необходимость представления копий ответов в Аппарат Правительства. Срок представления ответа на обращение не должен превышать 30 календарных дней со дня поступления обращения в Правительство.
Копии обращений и сопроводительных писем департаментов направляются в Правовой департамент, а копии сопроводительных писем - авторам обращений и в соответствующие комитеты или комиссии палат Федерального Собрания.
12.7. При регистрации резолюций, содержащих поручения по парламентским запросам, к их учетным номерам добавляется буквенный индекс "СФ" - для документов из Совета Федерации, "ГД" - для документов из Государственной Думы, например: "ИС-П41-33586ГД".
13. Порядок работы с обращениями граждан
13.1. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения письменных, устных, а также поступающих в электронной форме и по средствам факсимильной связи обращений граждан осуществляются отделом по работе с обращениями граждан.
13.2. Письменные обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (в том числе на иностранных языках), поступившие в адрес Правительства, Председателя Правительства и его заместителей, Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, заместителей Руководителя Аппарата Правительства, а также Аппарата Правительства и руководителей подразделений Аппарата Правительства регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан в течение трех дней, информация о них вводится в специализированную информационную систему.
На зарегистрированном обращении на лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу проставляется штамп установленного образца с указанием даты поступления обращения, в правом нижнем углу -регистрационный номер, состоящий из буквенного индекса "П" и порядкового номера письма, например: "П-12345".
При необходимости на оборотной стороне последнего листа письма проставляются номер и дата регистрации предыдущего обращения автора по тому же вопросу или связанного с ним обращения, например: "к вх. № П-123 от 13.01.2009 г." или "связано с вх. № 2-73423 от 17.11.2008 г.".
13.3. После регистрации письма на иностранных языках могут быть направлены для перевода в МИД России, а письма на языках народов, проживающих на территории Российской Федерации, - в соответствующие постоянные представительства субъектов Российской Федерации при Правительстве.
Письма слепых авторов, выполненные точечным шрифтом (методом Брайля), направляются для перевода во Всероссийское общество слепых.
13.4. Зарегистрированные обращения граждан в течение 7 дней со дня регистрации в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с сопроводительными письмами отдела по работе с обращениями граждан в органы государственной власти, организации или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
13.5. При необходимости письменные обращения граждан могут передаваться отделом по работе с обращениями граждан в соответствующие секретариаты для доклада Председателю Правительства, заместителям Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства или заместителям Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) либо направляться на проработку в соответствующие департаменты по вопросам, отнесенным к сферам их ведения.
13.6. Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного департамента в другой производится через отдел по работе с обращениями граждан по согласованию с директором соответствующего департамента.
13.7. Поступившие в департамент письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 7 дней со дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца. В отдельных случаях, в том числе предусмотренных пунктом 13.3 настоящей Инструкции, срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем, давшим соответствующее поручение, или по согласованию с отделом по работе с обращениями граждан директором департамента, у которого письмо находится на исполнении, но не более чем на один месяц. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения и в отдел по работе с обращениями граждан.
Поступившие в департамент письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней, если:
по ним были даны поручения Правительства;
ответ гражданину готовится непосредственно в департаменте.
13.8. Если по письменному обращению гражданина готовится проект резолюции Председателя Правительства, заместителя Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, содержащей необходимые поручения, то в ней обязательно указывается срок исполнения поручения, порядок ответа автору письма, а при необходимости - и доклада Правительству. Копия резолюции, оформленной на соответствующем бланке, направляется автору обращения.
Если письменное обращение гражданина не требует доклада руководству Правительства или Аппарата Правительства, то оно направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения (приложение № 14).
В сопроводительном письме оговаривается порядок ответа автору письма, а при необходимости - Аппарату Правительства.
13.9. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
13.10. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 13.9 настоящей Инструкции, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
13.11. Если письменное обращение гражданина рассмотрено непосредственно в департаменте, то автор извещается об этом в письменной форме. Рассмотрение письменного обращения в данном случае считается законченным, если по нему не принято иное решение.
Ответ на обращение подписывается директором департамента или его заместителем.
13.12. По направленному в установленном порядке запросу Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации, Государственной Думы, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, рассматривающих обращение гражданина, департаменты обязаны в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
13.13. Ответ на обращение, поступившее в Аппарат Правительства в электронной форме, направляется только по почтовому адресу, указанному в обращении.
13.14. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган, к компетенции которого отнесены поставленные вопросы.
13.15. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
13.16. Отдел по работе с обращениями граждан при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом на обращение.
13.17. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, отделом по работе с обращениями граждан ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему письмо, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
13.18. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, заместитель Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), Заместитель Председателя Правительства - Руководитель Аппарата Правительства или заместители Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
Копия записки департамента с резолюцией принявшего решение о прекращении переписки направляется в отдел по работе с обращениями граждан.
13.19. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
13.20. Документы, связанные с рассмотрением письменных обращений граждан, формируются в дела в департаментах в соответствии с номенклатурой дел.
13.21. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в департаменты, осуществляют руководители этих департаментов.
Письменное обращение, по которому было дано поручение Председателя Правительства, заместителя Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства с требованием доложить о результатах рассмотрения, снимается с контроля по решению должностного лица, которое давало поручение, по результатам рассмотрения доклада об исполнении поручения.
14. Контроль исполнения документов и поручений
14.1. Контролю подлежит исполнение:
поручений, содержащихся в актах Правительства;
поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства, Президиума Правительства;
поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;
поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, данных во исполнение федеральных законов;
поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, данных во исполнение актов Совета Федерации и Государственной Думы;
поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, данных по парламентским запросам;
поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов Правительства (в соответствии с положениями о них);
поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства;
поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства по рассмотренным документам;
планов по выполнению актов и поручений Президента Российской Федерации, актов Правительства и поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства;
приказов Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства и поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства и заместителей Руководителя Аппарата Правительства по рассмотренным документам.
14.2. Департаменты контролируют исполнение указанных в пункте 14.1 настоящей Инструкции документов и поручений по вопросам, относящимся к их сфере ведения, и незамедлительно вносят в систему "Делопроизводство" текущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов и поручений.
По отдельным документам, имеющим особое значение (программам, планам действий Правительства и др.), подготавливается план контроля, в котором указываются исполнители из числа федеральных министерств, а также иных федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство, а также департаменты, осуществляющие контроль исполнения конкретных поручений. План контроля утверждается Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства. Контроль выполнения плана осуществляется департаментом, подготовившим проект плана совместно с Департаментом контроля и проверки выполнения решений.
14.3. Исполнение актов Правительства контролируется департаментами, подготовившими их проекты.
14.4. Контроль исполнения поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, данных во исполнение поручений Президента Российской Федерации с индексом "Пр" или поручений, содержащихся в его актах, осуществляется департаментом, подготовившим проект поручения совместно с Департаментом контроля и проверки выполнения решений.
14.5. Контроль исполнения поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, данных во исполнение федеральных законов, осуществляется департаментом, который был ответственным за подготовку проектов этих законов или заключений (отзывов) на проекты законов, совместно с Департаментом контроля и проверки выполнения решений.
Контроль исполнения поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, данных во исполнение актов Совета Федерации и Государственной Думы, содержащих рекомендации, предложения и запросы к Правительству, а также по поступившим парламентским запросам осуществляется департаментами, представившими проекты резолюций, содержащих соответствующие поручения по этим документам, а также Правовым департаментом.
14.6. Исполнение поручений Председателя Правительства, в том числе содержащихся в протоколах совещаний у Председателя Правительства, и поручений, содержащихся в актах Правительства, в протоколах заседаний Правительства, с формулировками "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект указа (распоряжения) Президента Российской Федерации", "подготовить проект постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации" или с требованием подготовить проект иного акта контролируется департаментом, подготовившим проекты указанных актов и поручений, совместно с Департаментом контроля и проверки выполнения решений.
14.7. Контроль исполнения поручений заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, в том числе содержащихся в протоколах проведенных у них совещаний, осуществляется департаментами, подготовившими проекты документов с поручениями, а также соответствующими секретариатами.
14.8. Исполнение отдельных поручений, указанных в пункте 14.1 настоящей Инструкции, может по решению Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) контролироваться другими департаментами. Такое решение принимается в течение 3 дней после выхода соответствующего документа. Копия документа о принятии такого решения в 2-дневный срок направляется в Департамент контроля и проверки выполнения решений.
14.9. При осуществлении своих контрольных функций Департамент контроля и проверки выполнения решений запрашивает сведения о ходе исполнения поручений у исполнителей в департаментах, в группах делопроизводства и у руководителей департаментов, а также пользуется данными системы "Делопроизводство".
Департамент контроля и проверки выполнения решений готовит информацию о ходе исполнения находящихся на контроле актов и поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины в федеральных органах исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство, и в Аппарате Правительства и представляет ее Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства в установленные им сроки.
Департамент, ответственный за контроль исполнения поручений, при необходимости запрашивает сведения о ходе исполнения поручений у департаментов - соисполнителей этих поручений.
14.10. По документам, поступившим от Руководителя Администрации Президента Российской Федерации и его заместителей, помощников Президента Российской Федерации, Секретаря Совета Безопасности Российской Федерации и его заместителей с указаниями, данными Президентом Российской Федерации в связи с обращениями на его имя, работа департаментов проводится в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, установленными для работы с поручениями Президента Российской Федерации с индексом "Пр".
14.11. К докладам федеральных министров и руководителей иных федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство, о выполнении поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, данных во исполнение поручения Президента Российской Федерации, прилагается проект доклада Правительства Президенту Российской Федерации. Федеральный орган исполнительной власти - головной исполнитель поручения представляет доклад с необходимыми материалами за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства, заместителя Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства не указан иной срок.
Проект доклада Президенту Российской Федерации о ходе исполнения поручения Правительству, содержащегося в актах Президента Российской Федерации, или поручения Президента Российской Федерации с индексом "Пр" представляется на подпись Председателю Правительства за 3 дня до истечения установленного в поручении срока (в случае отсутствия конкретного срока исполнения - до истечения месячного срока с даты подписания этого поручения). Представляемый проект доклада должен быть завизирован директором департамента (лицом исполняющим его обязанности), заместителем Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) или Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства и заместителем Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей, если содержащиеся в проекте вопросы определены им в качестве обязательных для согласования).
По указанию Председателя Правительства доклад о ходе исполнения поручения Президента Российской Федерации с индексом "Пр" может быть подписан одним из заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) или Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства.
В случае если поручение Президента Российской Федерации было дано непосредственно одному из заместителей Председателя Правительства или Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства, то доклад подписывается этим должностным лицом после предварительного доклада Председателю Правительства, о чем производится соответствующая запись в тексте доклада, например: "О выполнении (ходе выполнения) поручения Председателю Правительства доложено.".
Копии докладов, подписанных Председателем Правительства или Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства, направляются в Секретариат Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства. Копии докладов, подписанных заместителями Председателя Правительства, направляются в соответствующие секретариаты.
В проекте доклада об исполнении поручения Президента Российской Федерации должны быть отражены конкретные результаты и содержаться сведения об информировании автора обращения к Президенту Российской Федерации. К докладу прилагается подлинник этого поручения (копии доклада и документа с поручением Президента Российской Федерации помещаются в дело).
В случае если исполнение поручения завершилось выпуском акта Президента Российской Федерации или акта Правительства, то для снятия его с контроля в Контрольное управление Президента Российской Федерации или аппарат Совета Безопасности Российской Федерации представляется за подписью директора департамента, ответственного за исполнение поручения, письмо о выполнении поручения с указанием наименования, даты и номера выпущенного акта, а также с обоснованными предложениями о снятии поручения с контроля с приложением копии соответствующего акта. Копия письма направляется в Департамент контроля и проверки выполнения решений.
При подготовке доклада (справки) о выполнении Правительством поручения Президента Российской Федерации ссылка на номер этого поручения обязательна.
Поручения Правительству, содержащиеся в актах Президента Российской Федерации, и поручения Президента Российской Федерации с индексом "Пр" снимаются с контроля после получения из Контрольного управления Президента Российской Федерации или аппарата Совета Безопасности Российской Федерации соответствующего документа, который помещается в дело.
Копии докладов Президенту Российской Федерации, а также писем в Контрольное управление Президента Российской Федерации или аппарат Совета Безопасности Российской Федерации о ходе исполнения поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации, и поручений Президента Российской Федерации с индексом "Пр" направляются департаментами - исполнителями проектов указанных докладов и писем в секретариаты заместителей Председателя Правительства, которым были даны соответствующие поручения, и в Департамент контроля и проверки выполнения решений.
14.12. Поручения, содержащиеся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, Президиума Правительства, протоколах заседаний совещательных и координационных органов Правительства, по вопросам представления федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации проектов актов Президента Российской Федерации или Правительства, предложений и других материалов считаются исполненными, если по ним выпущены акты Президента Российской Федерации или Правительства либо Председателем Правительства, заместителем Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) или Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства приняты соответствующие решения, которые являются основанием для снятия поручений с контроля. Если по представленным материалам Председателем Правительства, заместителем Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) или Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
14.13. Поручения Председателя Правительства с формулировками "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект указа (распоряжения) Президента Российской Федерации", "подготовить проект постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации" или с требованием подготовить проект иного акта считаются исполненными, если поступившие материалы не возвращены на доработку и по ним департаментами готовятся проекты соответствующих актов. Если по представленным материалам или проектам актов Председателем Правительства, заместителем Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) или Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
14.14. Поручения Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, данные во исполнение федеральных законов, актов Совета Федерации и Государственной Думы, считаются исполненными после выполнения предусмотренных этими законами или актами мероприятий (принятия акта Правительства, направления соответствующих заключений, предложений и других материалов).
14.15. Поручения, содержащиеся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, Президиума Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства, заместителем Председателя Правительства или Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства, а также поручения Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, содержащиеся в протоколах проведенных ими совещаний, а также в резолюциях, снимаются с контроля на основании решений, принимаемых этими руководителями. Информация о снятии поручения с контроля доводится в 5-дневный срок после принятия решения до федеральных органов исполнительной власти и Департамента контроля и проверки выполнения решений департаментом, ответственным за контроль исполнения поручения.
Если исполнение поручения завершилось выпуском акта Президента Российской Федерации или акта Правительства, то информация о снятии с контроля такого поручения до федеральных органов исполнительной власти дополнительно не доводится.
14.16. Департамент контроля и проверки выполнения решений ежеквартально обобщает информацию департаментов о возможности снятия поручений Председателя Правительства, указанных в пункте 14.13 настоящей Инструкции, а также поручений, содержащихся в актах Правительства, с контроля или передачи функций контроля в федеральные органы исполнительной власти. Результаты докладываются Председателю Правительства для принятия решений.
14.17. Другие поручения Председателя Правительства (не указанные в пункте 14.13), заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства снимаются с контроля руководителями соответствующих секретариатов на основании служебных записок департаментов (в том числе подготовленных на основании докладов федеральных органов исполнительной власти, которым были даны поручения), осуществлявших контроль их исполнения.
15. Оформление писем и телеграмм, отправка
исходящих документов
15.1. Проекты писем и телеграмм оформляются на бланках установленной формы (приложение № 14).
Письма и телеграммы категории "Председатель Правительства Российской Федерации" подписываются Председателем Правительства.
Письма на бланках "Правительство Российской Федерации" подписываются Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства или Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства.
Вид бланка, который должен быть использован для конкретного письма (телеграммы), подписываемого Председателем Правительства, определяет департамент-исполнитель.
Письма на бланках Аппарата Правительства с угловым расположением реквизитов подписываются заместителями Руководителя Аппарата Правительства, а письма на бланках Аппарата Правительства с продольным расположением реквизитов - руководителями подразделений.
Телеграммы категории "высшая правительственная" подписываются заместителями Председателя Правительства и Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства.
Телеграммы категории "правительственная" подписываются заместителями Руководителя Аппарата Правительства, полномочными представителями Правительства, директорами департаментов Правительства, руководителями секретариатов заместителей Председателя Правительства и руководителем Секретариата Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства.
15.2. Оформление и печатание проектов подписываемых Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства, Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства и заместителями Руководителя Аппарата Правительства исходящих документов и приложений к ним осуществляется только в машинописных бюро Департамента делопроизводства и архива.
При печатании первого экземпляра (подлинника) исходящего документа и приложений к нему работником машинописного бюро осуществляется операция присвоения документу идентификационного номера машинописного бюро и штрихового кода, которые проставляются в правом углу нижнего колонтитула каждого листа документа.
Внесение в проекты возможных правок осуществляется только в машинописных бюро Департамента делопроизводства и архива. Самостоятельное внесение исполнителем правок в первый экземпляр (подлинник) и визовый экземпляр проекта исходящего документа запрещается.
15.3. При регистрации в Департаменте делопроизводства и архива подписанных подлинников исходящих документов производится операция присоединения электронной копии регистрируемого документа в формате текстового редактора WinWord к его электронной регистрационной карточке и сохранение этого текста в базе данных системы "Делопроизводство".
15.4. К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии, завизированные исполнителем (руководителем подразделения - в случае подписания письма или телеграммы Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства, Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства или заместителями Руководителя Аппарата Правительства) на лицевой стороне последнего листа проекта, в нижней его части, а также материалы, на основании которых они подготовлены.
Письма и телеграммы, направляемые зарубежным адресатам, должны быть завизированы Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства или заместителем Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).
К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо, подписанное заместителем Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), направляемое в Генеральный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации.
15.5. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.
15.6. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов.
15.7. Подготовленный проект письма или телеграммы представляется исполнителем в соответствующий секретариат. Проекты писем и телеграмм за подписью Председателя Правительства представляются в Секретариат Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства.
15.8. Подписанные Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства, Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства или заместителями Руководителя Аппарата Правительства письма и телеграммы передаются соответствующим секретариатом по реестру (приложение № 6) с указанием даты и времени вручения в Департамент делопроизводства и архива для регистрации в системе "Делопроизводство", оформления и отправки.
Иные документы с грифом "Утверждаю" или "Согласен" оформляются и готовятся к рассылке подразделением, ответственным за их подготовку. Регистрация и отправка таких документов производятся Департаментом делопроизводства и архива.
В случаях, предусмотренных пунктом 15.6 настоящей Инструкции, к письму, подписанному Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства, Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства или заместителями Руководителя Аппарата Правительства, исполнитель прилагает его копию, отпечатанную на бланке (без подписи), для ее дальнейшего тиражирования.
Письма, подписанные руководителями секретариатов или департаментов, регистрируются в системе "Делопроизводство" группами делопроизводства этих подразделений и передаются исполнителем в Департамент делопроизводства и архива для отправки.
При регистрации в системе "Делопроизводство" писем, подписанных руководителями секретариатов или департаментов, сотрудники групп делопроизводства соответствующих подразделений присоединяют к электронным регистрационным карточкам этих документов передаваемые из машинописного бюро или предоставляемые исполнителями файлы с текстами соответствующих писем.
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
15.9. Срочность доставки документа определяется лицом, его подписавшим, руководителем соответствующего секретариата (его заместителем) или директором департамента (его заместителем), подготовившим документ, и оформляется в соответствии с приложением № 15.
15.10. Документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" оформляются сразу же после их поступления в Департамент делопроизводства и архива и доставляются адресатам независимо от графика городских маршрутов фельдъегерей.
Исходящие документы со сроком исполнения до 5 дней, а также документы с пометкой о срочности доставки "Срочно" оформляются вне очереди и передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком городских маршрутов фельдъегерей.
Документы без пометок оформляются по мере их поступления в Департамент делопроизводства и архива и по готовности передаются в отдел фельдъегерской службы или почтовое отделение.
15.11. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется через отдел фельдъегерской службы или почтовое отделение.
15.12. Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются только через почтовые отделения связи.
15.13. Визовые экземпляры разосланных исходящих документов, а также завизированные исполнителем копии отправленных телеграмм после рассылки (отправки) соответствующих документов возвращаются Департаментом делопроизводства и архива исполнителю совместно с указателем рассылки, с проставленной на нем отметкой об отправке документов адресатам.
Указанные документы передаются исполнителем для подшивки в дела (при необходимости - с соответствующими указателями рассылки).
16. Порядок подготовки и представления проектов выступлений Председателя Правительства
16.1. За подготовку и своевременное представление проектов выступлений к мероприятиям, в том числе выездным, предусмотренным рабочим графиком Председателя Правительства, несет ответственность Департамент по подготовке текстов публичных выступлений Председателя Правительства.
16.2. Не менее чем за 5 дней до даты мероприятия материалы содержательного характера и отражающие позицию Правительства по тематике организуемого мероприятия (в том числе справочные материалы, аналитические записки и предложения) соответствующим департаментом передаются в Департамент по подготовке текстов публичных выступлений Председателя Правительства.
16.3. Не менее чем за сутки до мероприятия проекты выступлений (согласованные в рабочем порядке с руководством департамента, ответственного за проведение мероприятия) направляются на утверждение Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства с последующей передачей Председателю Правительства.
17. Порядок работы с проектами поздравительных и приветственных писем и телеграмм Председателя Правительства
17.1. Предложения о подготовке проектов поздравительных и приветственных писем и телеграмм Председателя Правительства (далее - предложения) направляются на имя Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства.
17.2. К рассмотрению принимаются предложения, связанные с событиями и датами, имеющими общегосударственное значение, а также с юбилеями видных государственных и общественных деятелей, внесших заметный вклад в развитие отечественной экономики и социальной сферы, науки, культуры, образования, спорта и т.п. (далее - знаменательное событие (дата)).
17.3. Поступившие предложения направляются по поручению Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства в соответствующие департаменты для подготовки заключений.
Заключения департаментов должны содержать:
мотивировку предложения и дату события;
реквизиты адресата;
проект письма или телеграммы;
время и место оглашения письма или телеграммы (если такое оглашение предусмотрено);
кандидатуру должностного лица, которому предлагается поручить оглашение письма или телеграммы.
17.4. Указанные заключения не позднее чем за 15 дней до знаменательного события (даты) направляются в Департамент по подготовке текстов публичных выступлений Председателя Правительства для подготовки специального Сводного плана приветствий и телеграмм с последующим его утверждением Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства.
17.5. На основании Сводного плана приветствий и телеграмм Департамент по подготовке текстов публичных выступлений Председателя Правительства готовит проекты писем или телеграмм. После согласования с Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства, но не позднее чем за три дня до знаменательного события (даты) передает их в установленном порядке на подпись Председателю Правительства.
17.6. В случае несоблюдения требований, предусмотренных пунктом 17.3 настоящей Инструкции, или нарушения сроков поступления материалов предложения к исполнению не принимаются. В исключительных случаях Департамент по подготовке текстов публичных выступлений Председателя Правительства подготавливает проекты писем и телеграмм на основании отдельных поручений Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства.
17.7. Письма и телеграммы могут оглашаться руководством Правительства, Аппарата Правительства и руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства.
18. Особенности работы с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения
18.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
18.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в Аппарате Правительства в порядке, установленном для служебных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
18.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей). При этом распространение таких документов или содержащейся в них информации допускается только после снятия с них ограничительной пометки "Для служебного пользования".
18.4. На документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются ограничительная пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
Необходимость проставления ограничительной пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
18.5. На проектах резолюций по документам с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" данная пометка проставляется в обязательном порядке.
Номера экземпляров такой резолюции и перечень документов, направляемых с ней каждому из адресатов, указываются исполнителем на бланке резолюции в разделе "Кому (наименование учреждения, организации)". Нумерация экземпляров резолюции с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", направляемых адресатам, начинается с № 1.
18.6. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями подразделений), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются Департаментом делопроизводства и архива.
Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку.
18.7. Печатание проектов документов и копирование документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" осуществляются только Департаментом делопроизводства и архива (за исключением проектов резолюций по рассмотренным документам).
18.8. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется только Департаментом делопроизводства и архива через подразделение фельдъегерской службы. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер направляемого ему экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем.
18.9. Исполненные документы с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".
18.10. Поступающие в подразделения издания и иные материалы информационно-справочного характера с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", не подлежащие исполнению и подшивке в дела, а также аналогичные материалы, образовавшиеся в процессе деятельности подразделения, регистрируются в подразделениях в журнале учета материалов "Для служебного пользования", не подлежащих подшивке в дела.
Выдача таких материалов сотрудникам подразделения производится под роспись.
18.11. Уничтожение дел, документов и изданий с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту (приложение № 21), копия которого направляется в Департамент делопроизводства и архива. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
18.12. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими ограничительную пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в Департаменте делопроизводства и архива, осуществляется с согласия Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) либо руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дело). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.
18.13. Материалы с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" хранятся сотрудниками подразделений в их личных сейфах (металлических шкафах) отдельно от секретных документов. Материалы информационно-справочного характера разрешается хранить в запираемых шкафах или оборудованных запорными устройствами выдвижных ящиках рабочих столов.
18.14. Дополнительная рассылка актов Правительства с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) либо по заявкам руководителей подразделений, их готовивших.
18.15. В подразделениях не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с ограничительной пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем подразделения. Результаты проверки оформляются актом, копия которого направляется в Департамент делопроизводства и архива.
В Департаменте делопроизводства и архива проверка таких документов, находящихся на архивном хранении, проводится не реже одного раза в 5 лет.
18.16. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения информирует об этом Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства.
На утраченные документы, дела и издания с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства и передаются для архивного хранения в Департамент делопроизводства и архива.
18.17. При снятии ограничительной пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в системе "Делопроизводство" или учетных формах делаются соответствующие отметки.
Кроме этого, при снятии ограничительной пометки "Для служебного пользования" с ранее выпущенного акта Правительства экземпляр указанного акта направляется в Государственно-правовое управление Президента Российской Федерации.
18.18. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
19. Особенности работы с документами по вопросам деятельности
Военно-промышленной комиссии при Правительстве
Российской Федерации
19.1. Поступившая в Аппарат Правительства корреспонденция по вопросам деятельности Военно-промышленной комиссии при Правительстве Российской Федерации (далее - ВПК) направляется Департаментом делопроизводства и архива в соответствии с установленным порядком руководителю аппарата ВПК - заместителю Руководителя Аппарата Правительства.
19.2. Документы, поступившие во исполнение поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, данных по вопросам деятельности ВПК, направляются в соответствующие секретариаты, а их электронные копии адресуются в системе "Делопроизводство" руководителю аппарата ВПК - заместителю Руководителя Аппарата Правительства.
19.3. Поступившая в аппарат ВПК корреспонденция анализируется группой по обеспечению деятельности руководителя аппарата ВПК - заместителя Руководителя Аппарата Правительства, при необходимости докладывается председателю ВПК или его заместителям и направляется для исполнения членам ВПК или в департаменты в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.
Оформление адресования подлинников документов и указаний по их исполнению, а также электронных копий этих документов осуществляется уполномоченными сотрудниками приемной руководителя аппарата ВПК - заместителя Руководителя Аппарата Правительства.
19.4. Проекты протоколов совещаний и писем, подготавливаемых в Аппарате Правительства по вопросам деятельности ВПК, проекты резолюций Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства по рассмотренным документам по вопросам деятельности ВПК визируются руководителем аппарата ВПК - заместителем Руководителя Аппарата Правительства.
19.5. Копии оформленных резолюций по вопросам деятельности ВПК в обязательном порядке рассылаются руководителю аппарата ВПК - заместителю Руководителя Аппарата Правительства.
19.6. При регистрации протоколов совещаний, резолюций и исходящих служебных писем по вопросам деятельности ВПК к их учетным номерам добавляется буквенный индекс "ВПК", например: "СИ-П13-14прВПК", "ПВ-П4-1234ВПК","925п-П7ВПК", "П4-3456ВПК".
20. Формирование дел, передача их в архив,
использование архивных документов