Аппарата Правительства Российской Федерации от 8 апреля 2009 г. № 358 инструкци я по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации Общие положения   Настоящая инструкция

Вид материала

Инструкция

Содержание 3.  Организация работы с документами в подразделениях

Подобный материал:

• Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи Общие положения, 1420.25kb.
• Правительство Российской Федерации постановляет: Утвердить прилагаемые: регламент, 1542.06kb.
• Постановлением Конституционного Суда РФ от 29. 11. 2006 n 9-П, решение, 818.97kb.
• Приказ от 22 августа 2009 г. N 144 об утверждении положения о департаменте государственной, 185.73kb.
• Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
• Правительства Российской Федерации от 30 января 2002 г. N 74 "Об утверждении Единого, 93.42kb.
• Конституция Российской Федерации; Федеральный закон, 815.85kb.
• Правительства Российской Федерации от 31 марта 2009 г. N 277 "Об утверждении Положения, 286.75kb.
• 1 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства, 282.45kb.
• Правительства Российской Федерации от 21. 07. 1998 №814 Собрание закон, 2091.24kb.

3.  Организация работы с документами в подразделениях

3.1.  Поступившая на имя Председателя Правительства корреспонденция анализируется Заместителем Председателя
Правительства - Руководителем Аппарата Правительства и после доклада соответствующих материалов Председателю Правительства направляется в установленном порядке в секретариаты заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) или в департаменты.

Корреспонденция, поступившая на имя заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, анализируется соответствующими секретариатами и после доклада необходимых материалов направляется ими в департаменты в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.

Рассмотрение документов секретариатами заместителей Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства осуществляется с учетом требований пункта 3.6 настоящей Инструкции.


3.2.  Оформление адресования подлинников документов и указаний по их исполнению, данных лицом, рассмотревшим документ, осуществляется сотрудниками групп документационного обеспечения соответствующих секретариатов, приемных полномочных представителей Правительства и групп по обеспечению деятельности заместителей Руководителя Аппарата Правительства. При этом на оборотной стороне последнего листа подлинника документа указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому направляется документ.

Оформление адресования электронных копий документов и указаний по их исполнению производится в электронных карточках документов лицом, рассмотревшим документ, или по его указанию сотрудником группы документационного обеспечения соответствующего секретариата, приемной полномочного представителя Правительства или группы по обеспечению деятельности заместителя Руководителя Аппарата Правительства.


3.3.  Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится в следующем порядке:

переадресация документов, поступивших в департамент из секретариатов заместителей Председателя Правительства или Секретариата Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, производится по указанию руководителя (заместителя руководителя) соответствующего секретариата либо с согласия Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей);

переадресация документов с поручениями Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства производится с разрешения руководителя, давшего поручение;

переадресация документов, направленных после регистрации в департаменты, производится по договоренности между руководителями департаментов либо по согласованию с заместителем Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).

Оформление переадресации как на подлинниках документов, так и в электронных карточках осуществляется сотрудниками групп документационного обеспечения соответствующих секретариатов, приемных полномочных представителей Правительства и групп по обеспечению деятельности заместителей Руководителя Аппарата Правительства. При переадресации документа на оборотной стороне последнего листа подлинника документа указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ.

Оформление переадресации документов, направленных Департаментом делопроизводства и архива, осуществляется Департаментом делопроизводства и архива.

Оформление переадресации обращений граждан осуществляется в соответствии с пунктом 13.6 настоящей Инструкции.


3.4.  Зарегистрированные в системе "Делопроизводство" и поступившие в подразделение подлинники документов ежедневно сверяются группой делопроизводства подразделения с перечнями документов в соответствующих электронных папках подразделения.

Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), в обязательном порядке направляются для регистрации в Департамент делопроизводства и архива.

3.5.  Поступившие в подразделение подлинники документов, а также перечни электронных копий документов, адресованных в подразделение, докладываются руководителю подразделения.

Группой делопроизводства подразделения в первую очередь обрабатываются документы, имеющие указания о срочности их исполнения или пометки о срочности их доставки.


3.6.  Руководители подразделений рассматривают документы в следующем порядке:

документы, поступившие с 10.00 до 18.00 текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

документы, поступившие в подразделение после 18.00 рабочего дня, рассматриваются до 10.00 следующего рабочего дня.

Федеральные законы, акты Президента Российской Федерации и поручения Президента Российской Федерации с индексом "Пр" с соответствующими указаниями Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства, а также подлинники резолюций Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, содержащие срочные и оперативные поручения, и другие документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" или "Срочно" рассматриваются руководителем подразделения (лицом, исполняющим его обязанности) в течение часа после их поступления.

Руководитель подразделения дает указания исполнителям по организации и конкретным срокам исполнения документов, оформляя эти указания в электронной карточке или на бланке установленной формы. В последнем случае указания руководителя подразделения, сведения об исполнителях и установленных руководителем подразделения сроках исполнения документов вносятся в электронные карточки документов группой делопроизводства подразделения, после чего подлинники документов передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя подразделения.

Доступ к электронным регистрационным карточкам и электронным копиям документов в системе "Делопроизводство" предоставляется исполнителям после адресования им документов в системе "Делопроизводство" руководителем подразделения или сотрудником группы делопроизводства подразделения.


3.7.  Департамент делопроизводства и архива контролирует прохождение документов и при необходимости информирует об этом Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства.


3.8.  Исполнители регулярно вносят данные о ходе исполнения документов в электронные регистрационные карточки соответствующих документов в системе "Делопроизводство" и не реже одного раза в неделю докладывают о ходе исполнения документов начальникам отделов.


3.9.  Директора департаментов (лица, исполняющие их обязанности) с учетом важности и срочности решения содержащихся в документах вопросов:

организуют рассмотрение и подготовку предложений по их решению, а также проектов резолюций по рассматриваемым документам и вносят эти предложения Председателю Правительства, заместителям Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства или заместителям Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей);

направляют на рассмотрение в соответствующие федеральные министерства или иные федеральные органы исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство, обращения и другие поступившие в Правительство документы, содержащие вопросы, по которым не требуются решения Правительства;

не позднее чем в 10-дневный срок с момента поступления в департамент подготавливают и представляют Председателю Правительства, заместителям Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) или Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства предложения с соответствующим заключением Аппарата Правительства по обращениям органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, содержащим жалобы на неудовлетворительную работу руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство;

не позднее чем в 2-дневный срок с момента поступления в департамент подготавливают и представляют Председателю Правительства, заместителям Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) или Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства проекты сопроводительных писем к ответам на депутатские запросы, подписанным руководителями федеральных органов исполнительной власти или лицами, их замещающими;

организуют подготовку проектов сопроводительных писем Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) для направления на рассмотрение в Администрацию Президента Российской Федерации обращений, содержащих жалобы на неудовлетворительную работу руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации;

направляют соответствующим федеральным министрам с сопроводительным письмом обращения, содержащие жалобы на неудовлетворительную работу руководителей федеральных органов исполнительной власти, подведомственных федеральным министерствам;

организуют подготовку проектов сопроводительных писем Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) для направления в соответствующие государственные органы обращений, содержащих информацию о действиях (бездействии) руководителей федеральных органов исполнительной власти, содержащих признаки преступления или административного правонарушения, для принятия решения в порядке, предусмотренном процессуальным законодательством;

направляют для представления интересов Правительства в судах общей юрисдикции и арбитражных судах в федеральные министерства, а также в иные федеральные органы исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство, документы о привлечении Правительства в качестве стороны по делу;

направляют с сопроводительными письмами в органы исполнительной власти и научные организации копии документов для проведения дополнительной экспертизы и подготовки заключений.


3.10.  В случае если документы внесены в Правительство с отступлением от правил, установленных Регламентом Правительства, директора департаментов (лица, исполняющие их обязанности):

организуют подготовку проектов резолюций Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) или Заместителя Председателя Правительства  - Руководителя Аппарата Правительства для возврата в течение 5 дней после поступления в Аппарат Правительства проектов актов по вопросам, требующим незамедлительного решения, а также проектов актов, внесенных во исполнение поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, Президиума Правительства, поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, и представленных с отступлением от установленных правил;

возвращают в течение 5 дней после поступления в Аппарат Правительства без доклада Председателю Правительства, заместителям Председателя Правительства или Заместителю Председателя Правительства  - Руководителю Аппарата Правительства другие проекты актов, внесенные с отступлением от установленных правил;

направляют без рассмотрения руководителям, указанным в пункте 2.7 настоящей Инструкции, проекты постановлений и распоряжений Правительства и иных актов, поступивших в Правительство за подписью лиц, которым такое право не предоставлено.


3.11.  В проектах резолюций Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, с которыми возвращаются документы, представленные с отступлением от установленных правил, указывается причина возврата. Кроме этого, в разделе "Какие документы (копии)" после реквизитов возвращаемого входящего документа печатается слово "возврат".


3.12.  В письмах директоров департаментов, с которыми возвращаются документы, представленные в Правительство с отступлением от требований Регламента Правительства, или направляются в федеральные органы исполнительной власти в соответствии с требованиями пункта 3.10 настоящей Инструкции другие документы, указывается причина возврата или направления документов.

В сопроводительном письме в разделе "Приложение" проставляются реквизиты отправляемого входящего документа и печатается слово "возврат", например:

"Приложение: Письмо Минфина России от 22.02.09 г. № 4/1032 (вх.№ 2- 1023 от 24.02.09 г.), на 16 листах, возврат.".


3.13.  Регистрация исходящих документов за подписью руководителя подразделения осуществляется группой делопроизводства подразделения с вводом информации о них в электронные регистрационные карточки исходящих документов в системе "Делопроизводство", а также с указанием необходимых связей. К электронным регистрационным карточкам присоединяются представленные исполнителем электронные копии соответствующих исходящих документов, подготовленные в формате текстового редактора WinWord.

При заполнении полей электронных регистрационных карточек исходящего документа наименования федеральных органов исполнительной власти пишутся в соответствии с Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, названия федеральных законов (проектов федеральных законов) указываются без сокращений, а в поле "Указатель рассылки" вносятся все получатели исходящего документа, включая структурные подразделения Аппарата Правительства.

Примеры заполнения полей электронной регистрационной карточки исходящего документа приведены в приложении № 14.


3.14.  Проекты резолюций по документам, которые представляются для рассмотрения Председателю Правительства, заместителям Председателя Правительства или Заместителю Председателя Правительства - Руководителю Аппарата Правительства, подготавливаются, как правило, в системе "Делопроизводство" или с использованием соответствующих электронных шаблонов.

В проектах резолюций излагается предлагаемое отношение к содержащимся в документах вопросам или формулируются поручения по их решению. Выраженное в резолюции согласие служит основанием для подготовки в установленном порядке соответствующих документов.


3.15.  В поручениях, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства и его Президиума, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства или Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства, а также в поручениях Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, содержащихся в протоколах проведенных ими совещаний и в резолюциях по рассмотренным ими документам, в порядке, определенном Регламентом Правительства, устанавливается срок (календарная дата) их исполнения.


3.16.  При составлении и оформлении документов сотрудники подразделений руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями № 2 - 14 и 21 к ней.


3.17.  Подлинники и копии исходящих документов, подготовленных в Аппарате Правительства, направляются адресатам и в подразделения в соответствии с указателями рассылки, составленными и подписанными исполнителями документов.


3.18.  Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителями в группу делопроизводства подразделения для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. При этом в электронные регистрационные карточки соответствующих документов в системе "Делопроизводство" вносится информация об их списании в дела.


3.19.  Группа делопроизводства подразделения не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у сотрудников подразделения, со сведениями, содержащимися в системе "Делопроизводство".


4.  Подготовка и оформление проектов актов