Аппарата Правительства Российской Федерации от 8 апреля 2009 г. № 358 инструкци я по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации Общие положения Настоящая инструкция
| Вид материала | Инструкция |
- Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи Общие положения, 1420.25kb.
- Правительство Российской Федерации постановляет: Утвердить прилагаемые: регламент, 1542.06kb.
- Постановлением Конституционного Суда РФ от 29. 11. 2006 n 9-П, решение, 818.97kb.
- Приказ от 22 августа 2009 г. N 144 об утверждении положения о департаменте государственной, 185.73kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
- Правительства Российской Федерации от 30 января 2002 г. N 74 "Об утверждении Единого, 93.42kb.
- Конституция Российской Федерации; Федеральный закон, 815.85kb.
- Правительства Российской Федерации от 31 марта 2009 г. N 277 "Об утверждении Положения, 286.75kb.
- 1 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства, 282.45kb.
- Правительства Российской Федерации от 21. 07. 1998 №814 Собрание закон, 2091.24kb.
21. Машинописные и копировально-множительные работы
Машинописные работы
21.1. В Аппарате Правительства печатаются только материалы служебного характера.
21.2. В подразделениях, как правило, печатаются проекты резолюций Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства и заместителей Руководителя Аппарата Правительства по рассмотренным документам, служебные письма за подписью руководителей подразделений, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка документов в подразделениях осуществляется как в службах делопроизводства, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники.
В Департаменте делопроизводства и архива печатаются проекты федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства, приложения к ним, проекты межправительственных соглашений, материалы к заседаниям Правительства, Президиума Правительства, к совещаниям у Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства, а также проекты писем и других документов (кроме проектов резолюций, объемы которых не превышают возможности системы "Делопроизводство" и электронных шаблонов) за подписью Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства и заместителей Руководителя Аппарата Правительства.
Печатание на бланках и бумаге с водяным знаком Государственного герба Российской Федерации проектов указов, распоряжений, поручений и писем Президента Российской Федерации, а также печатание на бланках установленной формы проектов актов Правительства и писем за подписью Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства и заместителей Руководителя Аппарата Правительства осуществляется только в Департаменте делопроизводства и архива, а проектов актов Президента Российской Федерации или Правительства по кадровым вопросам - в Департаменте управления делами.
21.3. В Департаменте делопроизводства и архива в первую очередь печатаются проекты актов Президента Российской Федерации и Правительства, материалы к заседаниям Правительства, Президиума Правительства, к совещаниям у Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, а также проекты межправительственных соглашений и проекты писем за подписью Председателя Правительства. Остальные материалы печатаются в порядке их поступления.
Срочные документы печатаются вне очереди. Срочность печатания документов определяется соответствующей пометкой на бланке заказа руководителями подразделений или Департамента делопроизводства и архива.
Документы, сданные в работу после 17 час. 30 мин., печатаются, как правило, на следующий день.
21.4. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
В случае если документ первоначально готовился в федеральном органе исполнительной власти или подразделении с использованием компьютерной техники или если его объем превышает 3 машинописных листа, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа в формате текстового редактора WinWord на магнитном носителе либо направляет в машинописное бюро электронную копию документа по электронной почте Аппарата Правительства.
При передаче исполнителем материала на магнитном носителе он проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с материалом прекращается и он возвращается исполнителю.
Печатание документов под диктовку не производится.
Заказ на печатание документов в Департаменте делопроизводства и архива оформляется на специальном бланке. Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале.
21.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.
21.6. При печатании в машинописных бюро Департамента делопроизводства и архива подлинников исходящих из Аппарата Правительства документов, подписываемых Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства, Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства или заместителями Руководителя Аппарата Правительства, и приложений к ним осуществляется операция присвоения этим документам штрихового кода, а электронные копии проектов документов сохраняются в системе "Делопроизводство".
Для обеспечения идентичности текстов электронных версий текстам подлинников документов, указанных в настоящем пункте, исполнитель должен вносить в них возможные правки только в машинописных бюро Департамента делопроизводства и архива.
21.7. Отпечатанные документы с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются под расписку исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю осуществляется по разрешению руководителя подразделения-заказчика.
Копировально-множительные работы
21.8. Выполнение копировально-множительных работ в Аппарате Правительства производится централизованно в Департаменте делопроизводства и архива, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.
21.9. В Департаменте делопроизводства и архива копируются служебные материалы и документы по заказам сотрудников Аппарата Правительства. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.
21.10. Служебные материалы и документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и не превышать формат А3.
21.11. Копирование служебных материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются служебные материалы и документы к заседаниям Правительства и Президиума Правительства.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется соответствующей пометкой на бланке заказа руководителями подразделений или Департамента делопроизводства и архива.
21.12. Обязательно визируются у руководителей подразделений заказы на копирование:
документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования";
документов, суммарный объем тиража которых превышает 1000 листов копий;
материалов и документов, требующих цветного исполнения.
21.13. Сотрудники Департамента делопроизводства и архива, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку.
21.14. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование служебных материалов и документов небольшого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель группы делопроизводства подразделения, в котором установлена копировальная техника.
22. Выполнение стенографических работ
22.1. Департамент делопроизводства и архива обеспечивает стенографирование заседаний Правительства, Президиума Правительства, а также совещаний, проводимых Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства и Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства.
Стенографирование указанных мероприятий осуществляется на основании указаний заместителей Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), оформленных на заявках установленной формы.
22.2. Тетради и носители информации с аудиозаписями, предназначенные для обеспечения стенографирования заседаний Правительства, учитываются в Департаменте делопроизводства и архива.
22.3. Стенографические записи заседаний Правительства и Президиума Правительства расшифровываются, как правило, в день его проведения.
На титульном листе стенографической записи проставляется ограничительная пометка "Для служебного пользования".
Размножение расшифрованной стенографической записи заседания Правительства и Президиума Правительства и ознакомление с ней осуществляются только с разрешения Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства.
22.4. Подлинник и одна копия расшифрованной стенографической записи заседания Правительства и Президиума Правительства, а также ее аудиозапись хранятся в течение года в группе стенографии Департамента делопроизводства и архива, затем подлинник помещается в дело и передается на архивное хранение, а копия и аудиозапись уничтожаются.
Тетради после их заполнения хранятся в течение года в группе стенографии Департамента делопроизводства и архива, а затем уничтожаются.
22.5. Расшифрованные стенографические записи совещаний у Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства передаются под расписку в соответствующее подразделение, где хранятся в течение года, а затем в установленном порядке передаются на архивное хранение. Аудиозаписи указанных совещаний и невостребованные стенографические записи хранятся после расшифровки в группе стенографии Департамента делопроизводства и архива не менее 15 дней, по истечении которых они могут быть уничтожены.
В электронном виде расшифрованные стенографические записи хранятся не менее года, по истечении которого соответствующие файлы могут быть уничтожены.
22.6. Отдельные разделы (страницы) расшифрованных стенографических записей заседаний Правительства и Президиума Правительства выдаются под расписку в подразделения, ответственные за подготовку соответствующих вопросов, рассмотренных на указанных заседаниях. По миновании надобности они уничтожаются.
22.7. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то стенографирование и оформление протокола этого заседания (совещания) осуществляются в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.
23. Организация приема и передачи документов с использованием
средств факсимильной связи
23.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне Дома Правительства, и устанавливаются в группах делопроизводства подразделений или приемных руководителей подразделений.
Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Аппарата Правительства, устанавливаются в Департаменте делопроизводства и архива.
23.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
23.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
23.4. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.
Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, визируются Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства или заместителями Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии заверенного перевода.
23.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.
На подлиннике переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи закрепляются подписью ответственного лица.
Подлинник принятой факсограммы докладывается руководителю подразделения (его заместителю) и передается с указаниями руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.
В местах дежурства, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству.
23.6. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение № 23) без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.
23.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.
24. Изготовление и использование печатей и штампов
24.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Аппарата Правительства, производится по разрешению директора Департамента делопроизводства и архива.
Решение об изготовлении штампов с факсимильным воспроизведением подписей Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, а также о назначении лиц, ответственных за использование указанных штампов, принимается Председателем Правительства, соответствующим заместителем Председателя Правительства или Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства.
Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписей Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства согласовывается с Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства.
24.2. Департамент делопроизводства и архива размещает заказы на изготовление печатей и штампов в Управлении делами Президента Российской Федерации.
24.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в Департаменте делопроизводства и архива и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, ответственным за их использование и сохранность.
24.4. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.
24.5. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Департамент делопроизводства и архива.
24.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Департамент делопроизводства и архива, где они уничтожаются по акту.
24.7. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.
24.8. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в Департамент делопроизводства и архива.