Аппарата Правительства Российской Федерации от 8 апреля 2009 г. № 358 инструкци я по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации Общие положения Настоящая инструкция
| Вид материала | Инструкция |
- Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи Общие положения, 1420.25kb.
- Правительство Российской Федерации постановляет: Утвердить прилагаемые: регламент, 1542.06kb.
- Постановлением Конституционного Суда РФ от 29. 11. 2006 n 9-П, решение, 818.97kb.
- Приказ от 22 августа 2009 г. N 144 об утверждении положения о департаменте государственной, 185.73kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
- Правительства Российской Федерации от 30 января 2002 г. N 74 "Об утверждении Единого, 93.42kb.
- Конституция Российской Федерации; Федеральный закон, 815.85kb.
- Правительства Российской Федерации от 31 марта 2009 г. N 277 "Об утверждении Положения, 286.75kb.
- 1 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства, 282.45kb.
- Правительства Российской Федерации от 21. 07. 1998 №814 Собрание закон, 2091.24kb.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
20.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделении, с указанием срока их хранения.
20.2. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения, а также для учета дел временного хранения.
20.3. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса подразделения и цифрового обозначения вопроса.
20.4. В делах переписки после индекса проставляется буквенное обозначение категории срока хранения:
"а" - дела переписки постоянного хранения;
"б" - дела переписки временного хранения, не подлежащие передаче в архив.
20.5. Номенклатура дел подразделения на следующий год составляется до 15 ноября текущего года сотрудником группы делопроизводства этого подразделения и после согласования с Департаментом делопроизводства и архива подписывается руководителем подразделения (приложение № 16).
20.6. Сводная номенклатура дел Аппарата Правительства составляется Департаментом делопроизводства и архива на основании номенклатуры дел подразделений, подписывается директором Департамента делопроизводства и архива и после ее одобрения Экспертной архивной комиссией Аппарата Правительства утверждается Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства (приложение № 17).
После утверждения сводная номенклатура дел Аппарата Правительства вводится в систему "Делопроизводство".
20.7. В течение календарного года с разрешения директора Департамента делопроизводства и архива в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения.
В случае изменения структуры Аппарата Правительства в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.
20.8. В конце каждого календарного года сводная номенклатура дел Аппарата Правительства уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.
Экспертная архивная комиссия Аппарата Правительства
20.9. Для рассмотрения проекта сводной номенклатуры дел Аппарата Правительства, описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих исторической ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений создается Экспертная архивная комиссия Аппарата Правительства, в состав которой входят по должности директора департаментов Правительства, а также начальник отдела по обеспечению деятельности Правительственного архива и начальник отдела по работе с секретными документами Департамента делопроизводства и архива.
20.10. Председателем Экспертной архивной комиссии Аппарата Правительства является по должности директор Департамента делопроизводства и архива.
20.11. Функции Экспертной архивной комиссии Аппарата Правительства и организация ее работы определяются в положении о Комиссии, утверждаемом Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства.
Формирование дел в подразделениях, оформление документов,
законченных делопроизводством
20.12. Законченные делопроизводством документы сдаются в
10-дневный срок исполнителем сотруднику группы делопроизводства подразделения, который формирует их в дела.
Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны исполнителем в дело с отметкой о решении вопроса, указанием срока хранения и даты списания. Отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа (которым решен вопрос) на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. Не допускается проставление отметки о списании в дело на оформленной резолюции.
Срок хранения документов определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.
20.13. Исполненные документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки.
20.14. Отдельные дела заводятся на акты Правительства, выписки из протоколов заседаний Правительства, Президиума Правительства, на акты Президента Российской Федерации и проекты федеральных законов, внесенные Правительством.
В отдельные дела включаются инициативные письма, проекты актов, заключения на эти проекты, справки департаментов, листы согласования и другие материалы, связанные с подготовкой указанных документов, а также копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации или Правительства, документов (программ, положений, планов, норм, договоров и т.п.) и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства, Президиума Правительства, совещательных и координационных органов Правительства.
20.15. Комплексные дела заводятся на несколько актов Президента Российской Федерации и актов Правительства по одному вопросу или по однородным вопросам, имеющим небольшое количество материалов. Комплексному делу дается обобщенный заголовок.
20.16. Отдельные и комплексные дела относятся к тому календарному году, в котором приняты документы, на которые заведены эти дела.
20.17. Дела переписки заводятся по вопросам, решенным оформленными резолюциями Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства по рассмотренным документам и их письмам, а также по вопросам, рассмотренным в подразделении.
Документы подшиваются в дела переписки того календарного года, в котором решен вопрос.
20.18. В отдельные и комплексные дела формируются документы с постоянным сроком хранения.
Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянным сроком хранения и отдельно для документов с временным сроком хранения.
Систематизация документов внутри дела
20.19. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах. Приложения, объем которых превышает 150 листов, формируются в отдельные тома.
20.20. Документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.
20.21. В комплексном деле разделы располагаются в хронологическом порядке сверху вниз по мере принятия актов. В комплексном деле по однородным вопросам разделитель подшивается в начало каждого раздела. В комплексном деле по одному вопросу разделитель подшивается перед экземпляром акта Президента Российской Федерации или Правительства. На разделителях проставляются номера актов Президента Российской Федерации или Правительства.
В делах переписки разделы располагаются сверху вниз, между ними помещаются разделители одного цвета со сплошной нумерацией разделов одного года.
При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в конце каждого тома на разделителе делается запись "Продолжение дела (пункта) см. том...".
20.22. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются в один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.
20.23. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки, и вопросы по ним решены одним актом Президента Российской Федерации или Правительства, то они группируются сначала по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.
20.24. В случае издания актов Президента Российской Федерации или Правительства во исполнение или изменение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом сотрудником группы делопроизводства делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти акты.
20.25. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год, а при списании этих документов на них делается соответствующая запись.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
20.26. Если в переписке или в материалах, послуживших основанием для выпуска акта Президента Российской Федерации или Правительства, имеются секретные документы, то весь комплект документов по данному вопросу передается в отдел по работе с секретными документами Департамента делопроизводства и архива для формирования секретного дела независимо от степени секретности самого акта.
Для списания в системе "Делопроизводство" несекретных документов сотрудники отдела по работе с секретными документами сообщают в группу делопроизводства соответствующего подразделения номер дела, в которое подшиты принятые ими несекретные документы.
20.27. Не допускается включение в дело документов по актам Президента Российской Федерации или Правительства, принятым в разные годы, черновиков, вариантов и копий документов, а также документов, подлежащих возврату.
20.28. Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме (приложение № 18). В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле и проставляется пометка "В архив", которая заверяется подписью руководителя подразделения. Внутренняя опись в дело не подшивается, а вкладывается.
Для дел переписки временного срока хранения составляется краткий перечень (регистрационный номер и дата регистрации) документов, включенных в дело.
На лицевой стороне последнего листа отдельного дела, подготовленного для передачи в Департамент делопроизводства и архива, в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется пометка "В архив", которая заверяется подписью руководителя подразделения.
В комплексном деле пометка "В архив" проставляется на последнем листе каждого раздела.
Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том.
Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архив на последнем листе тома.
Учет дел
20.29. Учет дел в подразделениях ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел в системе "Делопроизводство". По окончании года журнал регистрации дел распечатывается (приложение № 19) и хранится в группе делопроизводства.
20.30. Журнал регистрации дел формируется в начале календарного года автоматически системой "Делопроизводство" на основании введенной в систему сводной номенклатуры дел.
Журнал регистрации дел содержит перечень дел переписки и дел по организационным вопросам деятельности подразделения.
Отдельные и комплексные дела, заводимые по мере выхода актов Президента Российской Федерации или Правительства, включаются группой делопроизводства в журнал регистрации дел в течение календарного года.
В журнал регистрации дел включаются также каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.
20.31. Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года.
Оформление обложки дела
20.32. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименования фондообразователя и подразделения, номер дела, заголовок, начальная и конечная даты дела, количество листов, фамилии исполнителя и сотрудника, сформировавшего дело. На корешке и внутренней стороне обложки дела указываются номер дела и год.
20.33. Номер дела состоит из индекса подразделения, индекса по номенклатуре дел и порядкового номера по журналу регистрации дел.
20.34. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Заголовок отдельного дела должен, как правило, соответствовать заголовку акта Президента Российской Федерации или Правительства. В случае необходимости для более полного отражения содержания подшитых в дело документов заголовок дела может быть уточнен.
Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова и сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
20.35. Начальной датой дела является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой - дата самого позднего документа. При этом учитываются даты регистрации входящего и исходящего документов, даты документов, зарегистрированных подразделением в системе "Делопроизводство", и дата акта Президента Российской Федерации или Правительства.
Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и дела в архив.
При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
20.36. Обложка дела оформляется черными чернилами. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела проставляются на обложке штампом.
Нумерация листов
20.37. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумеровать листы цветными карандашами и чернилами не допускается.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Лист большого формата, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверт. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
20.38. После завершения нумерации листов на внутренней стороне обложки в конце дела делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится разборчивая подпись сотрудника, сформировавшего дело, и дата. Если количество листов в деле изменяется, делается новая заверительная надпись.
20.39. Листы в деле переписки временного срока хранения не нумеруются. В целях обеспечения сохранности документов в этом деле на разделителях чернилами проставляется количество листов, подшитых в данном разделе.
20.40. Каждое дело включает в себя не более 150 листов.
Составление описей дел
20.41. По окончании календарного года сотрудником группы делопроизводства в соответствии с записями в журнале регистрации дел формируется опись дел, которая распечатывается в 2-х экземплярах.
20.42. В опись дел постоянного срока хранения (приложение № 20) включаются все заведенные дела в порядке возрастания их номеров по реестру. При этом каждый том, в том числе сформированные в отдельные тома приложения к делам, вносится в опись отдельной позицией с присвоением очередного порядкового номера.
Если в опись дел включаются дела по вопросам, находящимся на контроле, указываются только номер дела и заголовок, а в графе "Примечание" делается пометка "н/к" (на контроле).
20.43. Описи дел подписывают сотрудник группы делопроизводства подразделения (с указанием даты их составления) и сотрудник архива, осуществлявший прием дел (с указанием даты приема). Первый экземпляр подписанной описи остается в архиве, а второй хранится в подразделении 10 лет.
Передача дел в архив
20.44. Отдельные и комплексные дела сдаются в архив с использованием системы "Делопроизводство" в месячный срок после выхода документов, в связи с подготовкой которых дела были заведены, или после снятия этих документов с контроля.
20.45. Законченные делопроизводством дела переписки постоянного срока хранения передаются в архив по окончании календарного года в соответствии с графиком, утверждаемым Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства.
20.46. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в подразделение для переоформления, которое осуществляется службой делопроизводства в 10-дневный срок.
20.47. По указанию руководителя подразделения к сданному в архив делу группой делопроизводства могут быть приобщены дополнительные документы, оформленные в соответствии с требованиями пункта 20.12 настоящей Инструкции.
20.48. При перешивке документов из одного сданного в архив дела переписки в другое во внутренней описи и на разделителе указывается, в какое дело перешиты документы. Нумерация пунктов в деле не меняется.
20.49. Дела временного срока хранения хранятся в подразделении в течение года, а затем уничтожаются по акту (приложение № 21), который согласовывается с Департаментом делопроизводства и архива и утверждается руководителем подразделения. К акту прилагаются краткие перечни документов, включенных в дела переписки временного срока хранения.
20.50. Подлинники актов Правительства и прилагаемые к ним документы, а также подлинники протоколов заседаний Правительства передаются на архивное хранение спустя 10 дней после их подписания. Указатели рассылки этих документов передаются одновременно с их подлинниками.
20.51. Расшифрованные стенографические записи заседаний Правительства формируются в дела и передаются на архивное хранение по окончании календарного года.
20.52. Личные дела сотрудников Аппарата Правительства формируются кадровым подразделением в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".
Личные дела уволенных сотрудников Аппарата Правительства передаются в архив по истечении 10 лет со дня увольнения.
Оперативное использование архивных документов
20.53. Сотрудники Аппарата Правительства в целях исполнения своих должностных обязанностей допускаются к работе с архивными делами и документами, находящимися на архивном хранении в Департаменте делопроизводства и архива.
Архивные дела и документы предоставляются сотрудникам подразделений для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения под расписку в учетной карточке выдачи документов.
Архивные дела подразделений Аппарата Правительства предоставляются сотрудникам подразделений, из которых переданы документы на архивное хранение.
Сотрудникам других подразделений Аппарата Правительства архивные дела предоставляются с согласия руководителя (его заместителя) подразделения, из которого переданы дела и документы в архив, а в случае ликвидации этого подразделения и отсутствия его правопреемника - с разрешения Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) либо директора Департамента делопроизводства и архива.
Сотрудники Аппарата Правительства несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.
Изъятие документов из дел, передача сотрудниками подразделений архивных документов или их копий сотрудникам других организаций запрещается.
При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
Подлинники актов Правительства, протоколов заседаний Правительства и Президиума Правительства, протоколов заседаний координационных и совещательных органов Правительства, соглашений с органами государственной власти субъектов Российской Федерации и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются.
Ознакомление сотрудников подразделений с архивными документами и делами, имеющими ограничительную пометку "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями раздела 18 настоящей Инструкции.
20.54. Дополнительная рассылка актов Правительства органам государственной власти и организациям по истечении 10 дней со дня их выпуска производится Департаментом делопроизводства и архива по указанию Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства или заместителей Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) либо по письменной заявке (приложение № 22) подразделения-исполнителя, о чем делается соответствующая запись в указателе рассылки акта.
20.55. Если копии находящихся на хранении актов и иных архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов, необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан, то они предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам.