Инструкция по делопроизводству 2010
| Вид материала | Инструкция |
- Инструкция по делопроизводству пермь 2005, 1143.55kb.
- Инструкция по делопроизводству Областного государственного бюджетного образовательного, 349.43kb.
- Инструкция по делопроизводству I. Общие положения, 976.49kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
- Инструкция по делопроизводству в Южно-Уральском государственном университете Содержание, 586.6kb.
- Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей санкт-петербурга, 1622.23kb.
- Инструкция 19. 11. 2010 №01-37 г. Барановичи по делопроизводству учреждения образования, 1018.59kb.
- А. Ф. Киселев 6 мая 2002 года примерная инструкция, 1037.33kb.
- Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон, 2082.35kb.
- Инструкция по делопроизводству самара, 1166.12kb.
| Открытое акционерное общество «Гостиничный комплекс «Континенталь» | | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _________П.П. Петров _________2010 |
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
2010
СОДЕРЖАНИЕ
1 Общие положения 3
2 Документация предприятия 4
3 Правила подготовки и оформления документов 4
4 Поисковые системы по документам 10
5 Контроль исполнения документов 13
6 Работа исполнителей с документами 14
7 Составление номенклатур дел 15
8 Формирование дел 17
9 Экспертиза ценности документов 17
10 Оформление дел 18
11 Составление описей дел 18
12 Оперативное хранение документов и дел 19
13 Передача дел на архивное хранение 19
1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Инструкция по делопроизводству подготовлена и утверждена в соответствии с Правилами по делопроизводству в Федеральных органов исполнительной власти с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
1.2 Предприятие организует и ведет делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно - методических документов, не противоречащих настоящей инструкции.
1.3 Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.
1.4 Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях министерства единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на службу Документационного обеспечения управления.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства или структурных подразделений.
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.
1.5 Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями.
Права, обязанности и ответственность работников делопроизводства определяются должностными инструкциями.
Под документационным обеспечением управления понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Порядок работы с секретными документами, письмами, заявлениями и жалобами граждан регламентируется специальными инструкциями.
Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с утвержденной структурой министерства и положением о службе ДОУ (Управление делами, Управление по обеспечению работы аппарата, Административно-контрольное управление и др.).
2 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
2.1 Деятельность предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.
2.2 Предприятие издает следующие распорядительные документы: приказы, указания, инструкции, постановления , иные акты в соответствии с их компетенцией .
2.3 Нормативные акты, затрагивающие права и законные интересы граждан, в соответствии с действующим законодательством подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.
2.4 В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.
3 ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1 Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, и т.д.), а также при использовании вычислительной техники - на машинном языке.
Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование министерства - автора документа; название вида документа или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. Например, ведомственные нормативные акты, подлежащие государственной регистрации, должны иметь реквизит "номер государственной регистрации".
Не указывается на письмах.
Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения - автора документа; резолюция; гриф утверждения, отметка о заверении копии; печать; гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, место составления или издания; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно); отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др.
3.2 Бланки документов
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом - А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
Расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
3.3 Оформление реквизитов документов
3.3.1 Изображение государственного герба
Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов (постановление, приказ, указание) и письма.
3.3.2 Наименование ОАО «Гостиничный комплекс «Континенталь» - автора документа
Наименование указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении о министерстве. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным.
3.3.3 Название вида документа
Название вида документа должно соответствовать компетенции предприятия содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.
3.3.4 Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка (чего?) учета движения основных средств. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5. При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание.
3.3.5 Дата документа
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.93. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 марта 1993 года. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо... от 03.12.93.
3.3.6 Индекс документа
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел (индекс дела п. 7.7), кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др.
Составные части индекса отделяются.
Для индексирования документов и информации разрабатываются классификаторы: названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, структурных подразделений, ответственных исполнителей, вопросов, содержащихся в письмах.
Рекомендуется разработка отраслевых классификаторов для достижения совместимости информационных массивов.
Для кодирования стран мира, продукции, услуг, валют и др. следует пользоваться международными классификаторами.
3.3.7 Текст документа
Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
3.3.8 Визирование документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри предприятия, так и вне его.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
Визы проставляются на экземплярах документов ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.3.. Подпись документа
Документы, направляемые сторонним организациям от имени предприятия, подписываются руководителем или его заместителями.
Документы, направляемые организациям отрасли, подписываются руководителем, его заместителями, а также руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Подписание руководителями структурных подразделений нормативных актов не допускается.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
Например:
заместитель министра подпись И.И.Иванов
Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
В данном пункте и последующем тексте организация - обобщенное название учреждений, государственных и иных предприятий, банков, др. структур.
В документах, оформленных не на бланках, наименование предприятия, структурного подразделения в реквизите "подпись" включается в состав наименования должности.
3.3.10 Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.3.11 Внешнее согласование документа
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора
ОАО «Гостиничный комплекс «Континенталь»
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
30.03.93
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ...
(наименование коллегиального органа)
30.03.93 N 5
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
30.12.93 N 02-15/1247-Т
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
3.3.12 Утверждение документа
Документы утверждаются руководителем министерства или его заместителем.
Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Грифы утверждения оформляются следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Директора
ОАО «Гостиничный комплекс «Континенталь»
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.00
3.3.13 Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - дательном. Например:
Министерство образования
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
Петрову А.И.
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
Иванову И.И.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например:
Начальникам финансовых отделов
организаций Комитета Российской
Федерации по торговле
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами.
Например:
Редакция журнала "Новый мир"
103806, ГСП, Москва, К-6
Малый Путниковский пер., 1/2
Документ не должен содержать более четырех адресатов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
3.3.14 Резолюция
В резолюции даются указания по исполнению документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.3.15 Оформление приложений к документу.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Приложения: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов ... на 3 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
Например:
Приложение к приказу
00.00.00 N
3.4 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
3.4.1 Приказ
Приказ - распорядительный документ министерства.
Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями министерства по поручению руководства или по собственной инициативе.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного министерства.
Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".
В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
Проекты приказов представляются на подпись руководителем службы ДОУ, который несет ответственность за правильность их оформления.
Приказ подписывает министр (руководитель ведомства) или по его поручению заместитель министра (заместитель руководителя ведомства).
Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.4.2 Указание
Указание - распорядительный документ, издаваемый министерством преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов министерства и вышестоящих органов.