Инструкция по делопроизводству самара
| Вид материала | Инструкция |
- Инструкция по делопроизводству пермь 2005, 1143.55kb.
- Инструкция по делопроизводству Областного государственного бюджетного образовательного, 349.43kb.
- Инструкция по делопроизводству I. Общие положения, 976.49kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
- Инструкция по делопроизводству в Южно-Уральском государственном университете Содержание, 586.6kb.
- Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей санкт-петербурга, 1622.23kb.
- Инструкция по делопроизводству 2010, 403.54kb.
- А. Ф. Киселев 6 мая 2002 года примерная инструкция, 1037.33kb.
- Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон, 2082.35kb.
- Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, 1314.86kb.
17.7. Передача дел на архивное хранение
17.7.1. Документы, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, подлежат передаче на государственное хранение.
Для хранения документов архивного фонда Российской Федерации и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образуется архив.
17.7.2. В своей деятельности архив Суда руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями руководства Суда, нормативными и методическими документами Госархива, других организаций Государственной архивной службы Российской Федерации, положением об архиве.
17.7.3. В архив передаются дела постоянного и долговременного (от 10 до 75 лет) хранения и дела по личному составу. Их передача производится только по сдаточным описям (Приложение 60).
17.7.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив, как правило, не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководства Суда по описям или номенклатурным делам.
17.7.5. Дела, оформленные неряшливо, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.
17.7.6. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному работником архива, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному председателем Суда.
Прием каждого дела производится работником архива Суда в присутствии работника судебного состава, подразделения. При этом на обоих экземплярах сдаточной описи против номера каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи и ставятся подписи заведующего (специалиста) архивом и лица, передавшего дела.
В архив передается регистрационная картотека на апелляционные дела.
17.7.7. Исчисление срока хранения дел и документов в архиве Суда производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.
17.7.8. Находящиеся в архиве дела с истекшими сроками хранения оформляются и подготавливаются к уничтожению специалистом архива. Проводится экспертиза ценности документов. По результатам экспертизы ценности документов специалист архива составляет акт о выделении дел к уничтожению (Приложение 61), который утверждается председателем экспертной комиссии.
17.8. Выдача дел из архива Суда
17.8.1. Выдача из архива дел в судебные составы, подразделения производится по письменным заявкам их руководителей (Приложение 62) под расписку в журнале регистрации дел, находящихся в архиве.
На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно заказано и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело.
Дела выдаются на срок не более одного месяца.
17.8.2. Выдача или направление сторонним организациям подлинников и копий документов из дел постоянного или долговременного хранения допускается только с письменного разрешения руководства Суда.
17.8.3. При выдаче копий документов, если они исполнены на бланках Суда или организации, полностью воспроизводятся реквизиты бланка (наименование суда, организации, номер, дата и т.д.).
17.8.4. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде круга, диаметром 40 - 45 миллиметров и опечатываются. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити.
17.8.5. Лицо, получающее копию документа, расписывается на запросе или доверенности либо на отдельном листе, указав реквизиты документа, устанавливающего его личность.
18. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ
18.1. Изготовление печатей (за исключением гербовой печати) и штампов по заявкам судебных составов, подразделений обеспечивается руководителем аппарата Суда по разрешению Председателя Суда.
18.2. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в Суде, ведется в порядке, установленном документами Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по организации обеспечения режима секретности в арбитражных судах.
18.3. Выдача печатей и штампов производится лицом, ответственным за ведение секретного делопроизводства в Суде, работникам суда, назначенным ответственными за их хранение и использование под расписку получателя в соответствующем журнале учета (Приложение 63).
18.4. Обеспечение судебных составов, подразделений Суда всеми видами необходимых бланков типографского производства осуществляется руководителем аппарата Суда.
18.5. Бланки организационно-распорядительных документов арбитражного суда, исполнительных листов, удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек и иных документов подлежат строгому учету в журналах учета бланков (Приложение 64) в отделе делопроизводства и подразделениях, работающих с этими документами или принявших их на хранение.
18.6. Печати и штампы должны храниться в металлических запирающихся шкафах в условиях, исключающих доступ к ним работников, не имеющих отношения к использованию печатей и бланков, а также посторонних лиц.
18.7. Ответственность за хранение и использование по назначению печатей и штампов несут лица, которым они переданы по журналам учета, и руководители судебных составов, подразделений, в которых они находятся.
18.8. Проверка наличия печатей и штампов, а также порядка их хранения и использования производится комиссией, создаваемой по указанию Председателя Суда, не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния секретного делопроизводства.
Отметки о проведенных проверках делаются в соответствующих журналах учета после последней записи.
18.9. Об утрате печати, ее дубликата или штампа немедленно ставятся в известность руководитель судебного состава, подразделения, лицо, ответственное за ведение секретного делопроизводства в Суде, руководитель аппарата, начальник отдела делопроизводства и Председатель Суда.
18.10. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в спецчасть.
18.11. Работник, которому были выданы печать или штамп, при увольнении или переходе в другое подразделение обязан сдать их лицу, ответственному за ведение секретного делопроизводства в Суде.
18.12. Уничтожение печатей и штампов производится работниками спецчасти по указанию Председателя Суда с составлением акта, подписываемого руководителем аппарата или начальником отдела делопроизводства и двумя работниками Суда, путем сжигания или резки.
18.13. Обеспечение судебных составов и подразделений всеми видами необходимых бланков и иной полиграфической продукцией осуществляется администратором суда по заявкам их руководителей, которые ежегодно к определяемому им сроку представляют заявки на изготовление печатно-бланочной продукции на предстоящий год.
Выдача бланков производится по указанию руководителя аппарата суда специалистом отдела делопроизводства, ответственным за их хранение, под расписку получающего бланки в журналах учета.
19. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ И БЛАНКОВ
С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
19.1. Порядок изготовления, хранения и контроля за использованием по назначению печати Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовой печати) установлен письмом ВАС РФ «О порядке изготовления, хранения и использования в арбитражных судах печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовых печатей)», Положением о печатях федеральных арбитражных судов округов, арбитражных апелляционных судов, арбитражных судов субъектов Российской Федерации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовых печатях) и их дубликатах (утверждаемых приказом Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации) и приказом Председателя Суда.
19.2. Письма за подписью председателя Суда и его заместителей, направляемые в федеральные государственные органы и организации, в государственные органы и организации субъектов Российской Федерации, в арбитражные суды, печатаются на именных бланках руководства Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.
19.3. Письма, направляемые Судом в другие арбитражные суды, организации и учреждения по вопросам, входящим в компетенцию Суда, подписываются соответствующими должностными лицами (их заместителями) и печатаются на бланках Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.
19.4. Информационные, методические и другие документы, касающиеся судебной практики, организационного обеспечения деятельности нижестоящих судов, направляются только за подписью руководства Суда на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.
19.5. Для оформления писем с использованием углового штампа, судебных актов (определение, постановление), постановлений президиума Суда, а также для справок на возврат государственной пошлины применяются бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Не применяются бланки для ведения «внутренней» переписки (кроме резолюций). «Внутренней» считается переписка между судебными составами, подразделениями Суда, а также между должностными лицами Суда.
В остальных случаях для подготовки документов используются бланки без изображения Государственного герба Российской Федерации.
20. КОНТРОЛЬ ЗА ВЕДЕНИЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
20.1. Руководитель аппарата суда совместно с отелом делопроизводства при привлечении специалистов других подразделений и судебных составов не реже одного раза в год проверяет состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях. Персональный состав комиссии утверждается приказом председателя Суда. Итоги проверки отражаются в справке, которая представляется на рассмотрение председателю Суда.
20.2. Руководитель аппарата суда совместно с отделом делопроизводства периодически, не реже двух раз в год, проверяет у исполнителей фактическое наличие и порядок использования бланков строгой отчетности, печатей, штампов, условия хранения дел и документов, своевременную передачу дел, «Апелляционных производств» в архив, контролирует правильность их оформления и оформления дел и документов, своевременность введения информации в автоматизированные информационные системы «Судопроизводство» и «Делопроизводство». О результатах проверки докладывается руководству суда, руководителям судебных составов и подразделений.
20.3. Руководители структурных подразделений периодически проверяют условия хранения документов исполнителями, контролируют правильность их оформления и о результатах информируют руководителя аппарата Суда.
20.4. Отдел делопроизводства и специалисты по делопроизводству судебных составов и подразделений ведут учет объема документооборота, как правило, за полугодие и по итогам года.
Под документооборотом понимается процесс движения документа от момента его подготовки, создания и исполнения до передачи в архив или уничтожения.
Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных, созданных и отправленных в арбитражном суде за соответствующий отрезок времени.
Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу подсчета принимается сам документ без учета его копий и приложений к нему.
20.5. Для осуществления оперативного контроля учет отдельных видов документов в структурных подразделениях может вестись в журналах.
20.6. Показатели документооборота используются для анализа объема работы, определения достаточности технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
20.7. При необходимости структурные подразделения вносят предложения руководителю аппарата суда и в отдел делопроизводства по совершенствованию работы с документами и улучшению делопроизводства.
21. СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
21.1. Справочно-информационная служба Суда входит в состав отдела делопроизводства и подчиняется непосредственно начальнику отдела делопроизводства.
21.2. Основной задачей справочно-информационной службы является предоставление информации и справок о движении апелляционных дел, иных документов в Суде с использованием данных автоматизированной системы делопроизводства, регистрационно-контрольной картотеки и информации, поступающей из структурных подразделений.
Основой справочно-информационной работы является неукоснительное выполнение требований о своевременном вводе информации в автоматизированные системы «Судопроизводство» и «Делопроизводство».
21.3. Справочно-информационная служба работает во взаимодействии с соответствующими сотрудниками структурных подразделений Суда, обязанными обеспечивать справочную службу необходимой информацией.
При отсутствии такой информации справочная служба вправе адресовать заявителей к специалистам судебных составов и подразделений для получения справок по интересующим их вопросам.
21.4. Информация и справки выдаются посетителям справочно-информационной службой при наличии у них данных о регистрационном номере полученного документа, его исходящем номере и дате, наименовании арбитражного суда и номере дела, рассмотренного в первой инстанции, сведений о сторонах, участвующих в деле. Поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или по их совокупности.
21.5. Сотрудники справочно-информационной службы предоставляют информацию об апелляционных делах, заявлениях и жалобах на любом этапе их прохождения (рассмотрения) сторонам или их представителям по устным (телефонным) и письменным запросам в рабочие дни с 9 до 18 часов, а в предпраздничные и предвыходные дни - с 9 до 16 (перерыв на обед с 13 час.00 мин. до 13 час. 45 мин.).
21.6. Сотрудники справочно-информационной службы и судебных составов вправе сообщать лицам, участвующим в деле, другим заинтересованным лицам, их представителям, а также представителям прессы следующую информацию: входящий регистрационный номер дела (документа); дату регистрации; наименование судебного состава или подразделения, в котором находится на рассмотрении дело (заявление); дату вынесения и краткое содержание принятого судебного акта, а также дату его направления сторонам; дату получения или отправки судебного дела или письменного ответа.
Сведения о непосредственном исполнителе и судьях и их телефоны не сообщаются.
21.7. По запросам руководителей Суда и структурных подразделений сотрудники справочно-информационной службы представляют сведения о движении дел (документов) и результатах их рассмотрения безотлагательно (при необходимости в письменной форме).
21.8. Справочно-информационная служба осуществляет поиск документов, поступивших в Суд, при наличии основных данных: исходящего номера и даты документа (заявления), наименования истца и ответчика; номера дела.
21.9. При выявлении неполных или неправильных сведений сотрудники справочно-информационной службы ставят об этом в известность начальника отдела делопроизводства.
21.10. В случаях несвоевременного или неполного ввода в автоматизированную систему учета сведений о движении и результатах рассмотрения апелляционных жалоб и дел справочно-информационная служба докладывает об этом председателю судебной коллегии и руководителю аппарата Суда для принятия мер.
21.11. При отсутствии необходимых данных для представления соответствующей справки или информации документ возвращается заявителю с указанием мотивов возврата.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
протокол ЭПК управления Протокол ЭК Одиннадцатого
государственной архивной службы арбитражного апелляционного
Самарской области суда
№ ____ от ________________ 2006 г. № ___ от _______________ 2006 г.