Утверждено

Вид материала

Решение

Содержание 6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 6.1. Общие положения 6.2. Задачи и функции контроля за исполнением поручений

Подобный материал:

• В г. Дедовске утверждено утверждено советом филиала ргсу в г. Дедовске Решение, 3976.65kb.
• Утверждено утверждено, 5868.93kb.
• Утверждено на заседании кафедры, 51.88kb.
• Утверждено Советом Директоров Утверждено Общим Собранием «09» апреля 2010г. Протокол, 176.34kb.
• С. В. Ильичев >29. 05. 2006 г. Положение, 446.88kb.
• Положение о лицензировании деятельности по разработке и (или) производству средств, 79.95kb.
• Утверждено Ученым Советом финансово-экономического факультета " " 2006г. Декан,, 703.61kb.
• Положение о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации, 62.34kb.
• Научное пособие разработано авторами: Никитюк Л. А., Тихонов В. И., Боярских, 6439.51kb.
• Учебно-методический комплекс по дисциплине «Теория государства и права» Рассмотрено, 1162.62kb.

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ¹²

6.1. Общие положения

Контроль за исполнением поручений позволяет в установленные сроки, по форме и по существу обеспечить реализацию исполнителями поручений руководства.

Контроль, как одна из функций управления, включает:

- постановку поручения на контроль;

- проверку своевременности доведения поручений до исполнителя;

- предварительную проверку и уточнение, в случае необходимости, порядка исполнения поручения;

- снятие поручения с контроля и направление исполненного документа в дело;

- анализ исполнительской дисциплины в Университете.

Организация исполнения поручений ректора осуществляется отделом документационного обеспечения (далее - ОДО).

Ответственность за качество и своевременность исполнения поручений ректора возлагается на исполнителя и его непосредственного руководителя.

Структурные подразделения Университета организуют и ведут контроль за исполнением поручений руководителей на основе настоящего Положения.

Непосредственное выполнение работы по контролю за исполнением поручений в подразделениях Университета возлагается на ОДО.

Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением поручений проректорами и руководителями прямого подчинения ректору осуществляется ОДО.

Контроль за исполнением поручений строится на базе автоматизированной информационной системы управления «Документооборот» (АИСУ «Документооборот»), введенной в действие приказом от 27.07.2005 №2325. Порядок работы в системе определен Инструкцией по работе с системой «Документооборот».

Проректоры и руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за организацию и осуществление контроля за исполнением поручений, а также за качество и своевременность представления начальнику ОДО для формирования отчета об исполнительской дисциплине для ректора.

Проректоры и руководители структурных подразделений обязаны:

- организовать изучение настоящего Положения по вопросам подготовки, представления на подпись и контроля за исполнением поручений обеспечить безусловное исполнение их требований;

- обеспечить повышение качества разрабатываемых документов, которые должны быть краткими по объему, простыми и ясными по содержанию;

- обеспечить обязательное проведение правовой экспертизы разрабатываемых документов в соответствии с требованиями законодательных актов;

- осуществлять направление проектов документов для представления ректору в порядке, установленном настоящим Положением;

- принимать меры по повышению исполнительской дисциплины, исключающие несвоевременное и некачественное исполнение поручений;

- проводить периодическое заслушивание лиц, ответственных за контроль за исполнением поручений;

- организовывать проведение регулярных проверок состояния контроля за исполнением поручений, по результатам которых принимать меры к нарушителям установленного порядка подготовки, представления на подпись документов и контроля за исполнением поручений ректора.

Для обеспечения необходимых условий, позволяющих в полном объеме исполнять функции по контролю за исполнением поручений ректора, начальнику ОДО предоставляется право:

- сообщать проректорам и руководителям структурных подразделений Университета о сроках исполнения поручений;

- запрашивать у проректоров и руководителей структурных подразделений необходимую информацию и справочные материалы о ходе исполнения поручений;

- представлять ректору предложения по совершенствованию организации исполнения поручений в Университете;

- предоставлять ректору один раз в неделю (в пятницу) отчет о состоянии исполнения поручений ректора;

- организовывать взаимодействие с представительными органами и ученым советом ТГУ;

- организовывать ежегодное проведение проверок организации контроля за исполнением поручений ректора в структурных подразделениях прямого подчинения ректору;

- требовать в случае задержки исполнения поручений от проректоров и руководителей структурных подразделений причин просрочки, а также принятия мер по быстрейшему и качественному исполнению поручений;

- вносить ректору, проректорам и руководителям структурных подразделений предложения о привлечении к ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения исполнительской дисциплины;

- давать проректорам и руководителям структурных подразделений рекомендации по вопросам, связанным с организацией и контролем за исполнением поручений;

- возвращать исполнителям на доработку документы, представленные в ОДО и оформленные с нарушением существующих требований, и устанавливать, при необходимости, сроки их повторного представления для доклада ректору;

- созывать совещания с участием ответственных лиц по вопросам организации контроля за исполнением поручений.

6.2. Задачи и функции контроля за исполнением поручений

Основными задачами контроля за сроками исполнения поручений являются:

- учет всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий, мероприятий, управленческих решений до срока окончания исполнения;

- корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документов в процессе работы с ним;

- информирование руководителей, специалистов и сотрудников ОДО о состоянии и ходе исполнения документов, осуществление оперативного поиска сведений о документах по запросам;

- напоминание руководителям, специалистам о наличии неисполненных документов и поручений (Приложение 23);

- фиксирование фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов;

- анализ уровня исполнительской дисциплины по Университету в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Главными функциями, выполняемыми ОДО в процессе контроля за сроками исполнения документов, являются: ведение предупредительного (текущего) контроля и ведение последующего (итогового) контроля.

Предупредительный (текущий) контроль осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, напоминания исполнителю, руководителю структурного подразделения о приближении сроков окончания исполнения и необходимости завершения работы по документу или поручению.

Последующий (итоговый) контроль проводится контролирующим подразделением периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Он представляет собой аналитическое обобщение исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. По результатам последующего контроля готовятся итоговые количественные и списочные сводки состояния исполнения контролируемых документов. Ведение последующего контроля за исполнением поручений допускается только после ведения предупредительного контроля.