Утверждено

Вид материала

Решение

Содержание 5. Организация документооброта 5.3. Организация работы с входящей корреспонденцией 5.3.2. Регистрация и учет поступающих документов

Подобный материал:

• В г. Дедовске утверждено утверждено советом филиала ргсу в г. Дедовске Решение, 3976.65kb.
• Утверждено утверждено, 5868.93kb.
• Утверждено на заседании кафедры, 51.88kb.
• Утверждено Советом Директоров Утверждено Общим Собранием «09» апреля 2010г. Протокол, 176.34kb.
• С. В. Ильичев >29. 05. 2006 г. Положение, 446.88kb.
• Положение о лицензировании деятельности по разработке и (или) производству средств, 79.95kb.
• Утверждено Ученым Советом финансово-экономического факультета " " 2006г. Декан,, 703.61kb.
• Положение о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации, 62.34kb.
• Научное пособие разработано авторами: Никитюк Л. А., Тихонов В. И., Боярских, 6439.51kb.
• Учебно-методический комплекс по дисциплине «Теория государства и права» Рассмотрено, 1162.62kb.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБРОТА

5.1. Общие требования к организации документооборота УНИВЕРСИТЕТА

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в университете, регламентируются настоящим положением, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

Основными принципами организации рационального документооборота являются:

• централизация операций по приему и отправке документов;
  
• организация движения документа по наиболее короткому пути;
  
• исключение возвратных движений документа, не обуслов­ленных деловой необходимостью;
  
• организация предварительного рассмотрения поступив­ших документов;
  
• устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования проектов документов;
  
• организация движения документов по документопотокам – организованным в пределах документооборота группам докумен­там, имеющим одинаковый маршрут.
  

5.2. Средства доставки и отправки документов

Доставка и отправка документов в университете осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской¹¹, курьерской и различными видами электросвязи (телеграф, телефон, факсимильная связь и электронная почта).

С помощью почтовой связи в университет доставляется и от­правляется письменная документация в виде писем, почтовых кар­точек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электросвязи поступают и отправляются: телеграммы (телексы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные сообщения.

Документы могут доставляться работниками университета, получившими их в других организациях, и посетителями.

5.3. Организация работы с входящей корреспонденцией

5.3.1. ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

5.3.1.1. Поступающая документация принимается централизованно отделом документационного обеспечения.

Документы, поступающие в университет (включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы) проходят первичную об­работку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмот­рение руководством и доставляются исполнителям.

5.3.1.2. При получении документа ОДО проверяет целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта - наличие в нем документов, включая приложения.

О недостаче вложений, повреждении документов или приложе­ний к ним в тот же день сообщается отправителю в письменной форме.

5.3.1.3. Не вскрываются конверты с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа ("Секретно", "Коммерческая тайна", "Конфиденциально" и др.). На конвертах с грифом ограничения доступа проставляется штамп о поступлении и дата поступления, после чего конверты с документами передаются в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки. В остальных случаях конверты уничтожаются.

5.3.1.4. Прием факсограмм (факсов), адресованных руководству, осуществляется ОДО. Документы, поступившие по факсу непосредственно в подразделение, регистрируются и рассматриваются в подразделениях. При поступлении по факсу подразделения документа, требующего рассмотрения руководства, документ передается в ОДО, организующую дальнейшую работу с документом.

5.3.1.5. Документы, поступающие в университет в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес университета, осуществляется ОДО.

При поступлении электронного документа, требующего рассмот­рения руководства, по электронному адресу структурного подраз­деления или специалиста, лицо, получившее документ, передает его по информационно-телекоммуникационной сети университета в ОДО.

5.3.1.6. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции и передача её на регистрацию осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в подразделения, передаются в под­разделения, минуя руководство.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с простав­лением даты и времени приема.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на белом листе бумаги, регистрируется в структурном подразделении и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

5.3.1.7. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в университете распределения обязанностей между руководством.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подраз­делениям, их руководителям, специалистам.

5.3.1.5. Прошедшие предварительное рассмотрение документы и предназначенные для передачи на резолюцию руководству, подлежат регистрации.

Прошедшие регистрацию документы передаются руководству - (ректору университета или проректорам).

При использовании в ОДО автоматизированной информационной технологии, предусматривающей поточное сканирование документов, ректору университета, а в последующем - исполни­телям, передается электронная регистрационно-контрольная карточка документа с присоединенной к ней электронной копией (файлом) поступившего документа на бумажном носителе.

5.3.1.6. Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в ОДО, где в базу данных АИСУ «Документооборот» вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими струк­турными подразделениями, получает ответственный исполнитель, который в резолюции указан первым, остальным исполнителям передаются копии.

5.3.2. Регистрация и учет поступающих документов

5.3.2.1. Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления документа проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в регистрационно-контрольную форму (журнал, регистрационно-контрольную карточку (далее – РКК) или базу данных).

5.3.2.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях.

5.3.2.3. Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (Приложение 18).

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

5.3.2.4. Поступающие в университет документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

5.3.2.5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из органов власти и управления, приказы ректора по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Регистрация документов осуществляется работником ОДО или ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

5.3.2.6. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа предоставляется штамп - отметка о поступлении, в которой указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с письмами.

5.3.2.7. Регистрационный номер документа служит его главным учётным и поисковым признаком, он должен иметь стабильное расположение составных частей.

Регистрационный номер поступающих документов включает: по­рядковый номер поступления в пределах календарного года.

Регистрационный номер поступающих документов может допол­няться кодом руководителя, выносившего резолюцию на докумен­те, например: 185/1, где:

185 - порядковый номер поступления в пределах календарного года;

1- код руководителей университета.

5.3.2.8. Сведения о поступивших документах, подлежащих рассмотрению руководством, заносятся в РКФ (Приложение 19). Правила заполнения полей РКФ приведены в Приложении 20.

5.3.2.9. Состав данных о документе, вносимых в РКФ, в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими сведениями:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
  
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
  
• ключевые слова;
  
• количество листов документа;
  
• наличие приложений;
  
• должностное лицо, поставившее документ на контроль;
  
• срок хранения документа;
  
• статус документа (проект);
  
• способ получения или отправки документа (почтой, факсом и др.) и др.
  

Регистрационный номер документа, поступившего по факсу дополняется буквенным индексом - Ф (факс), например: № 132-Ф.

Документы, зарегистрированные ОДО, передаются на рассмотрение руководству в день их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются в ОДО для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в РКФ электронной базы данных АИСУ «Документооборот».

Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник до­кумента с резолюцией направляется исполнителю, указанному в ре­золюции первым, остальным исполнителям ОДО направляет копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа, назначать лиц, от­ветственных за отдельные участки работы, созывать и проводить со­вещания. Ответственность за своевременное и качественное испол­нение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполни­тели обязаны по требованию ответственного исполнителя представ­лять все необходимые для исполнения документа все материалы.

5.3.2.10. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится с разрешения руководителя, вынесшего резолюцию, или по договоренности между ру­ководителями подразделений. О передаче документа в ходе ис­полнения уведомляется отдел документационного обеспечения.