Утверждено

Вид материала

Решение

Содержание 7.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам УНИВЕРСИТЕТА

Подобный материал:

• В г. Дедовске утверждено утверждено советом филиала ргсу в г. Дедовске Решение, 3976.65kb.
• Утверждено утверждено, 5868.93kb.
• Утверждено на заседании кафедры, 51.88kb.
• Утверждено Советом Директоров Утверждено Общим Собранием «09» апреля 2010г. Протокол, 176.34kb.
• С. В. Ильичев >29. 05. 2006 г. Положение, 446.88kb.
• Положение о лицензировании деятельности по разработке и (или) производству средств, 79.95kb.
• Утверждено Ученым Советом финансово-экономического факультета " " 2006г. Декан,, 703.61kb.
• Положение о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации, 62.34kb.
• Научное пособие разработано авторами: Никитюк Л. А., Тихонов В. И., Боярских, 6439.51kb.
• Учебно-методический комплекс по дисциплине «Теория государства и права» Рассмотрено, 1162.62kb.

7.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам УНИВЕРСИТЕТА

7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив университета или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования. Де­ла считаются заведенными с момента включения в них первого ис­полненного документа.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечаю­щие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность до­кументов и дел.

7.4.2. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел в целях их последующего использования должен проводиться комплекс работ:

- создание оптимальных условий хранения документов и дел;

- размещение дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел;

- соблюдение порядка выдачи дел.

7.4.3. Дела размещаются в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.

Дела должны находиться в запирающихся шкафах, сейфах или в элеваторных картотеках, чтобы обеспечить их сохранность и защи­ту от воздействия пыли и солнечного света.

7.4.4. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу. Последовательность расположения дел должна соответствовать последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывают его индекс в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале необходимо по но­менклатуре дел найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Фото-, кино- и аудио документы хранятся с учетом требований соответствующих государственных стандартов.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования до пере­дачи в архив организации.

7.4.5. Дела документального фонда университета, находящиеся на оперативном хранении подлежат учету. Периодически, как пра­вило, перед передачей в архив ТГУ, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фак­тического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел, или другим учетным документам (описям, карточкам и т.д.).

7.4.6. В обязательном порядке проводится проверка наличия и состоя­ния документов и дел при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника ОДО, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел оп­ределяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (приложение 30).

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в их утрате, несет ответственность в установленном порядке, согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях (ст.13.20).

7.4.7. Обеспечение доступа к делам находящимся на оперативном хранении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела. При этом на выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 31), которую помещают на место выданного дела. Дела выдаются во временное пользование на срок, определенный руководством организации. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письмен­ных запросов с разрешения ректора университета или его заме­стителя, курирующего ОДО. Передача дел производится по ак­ту о выдаче дел во временное пользование (приложение 32).

Изъятие документов из дел, подлежащих передаче в архив университета, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства ТГУ с оставлением в деле заве­ренной копии документа и составлением акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи.

7.4.8. Оперативное хранение электронных документов и баз данных осуществляется на жестком диске компьютера в папке (директории), заведенной в соответствии с номенклатурой дел.

Название дела (папки, директории) включает индекс дела по но­менклатуре дел и год создания.

Например: "01-20.2006".

Название электронного документа в папке (директории) должно содержать наименование вида документа, регистрационный но­мер, дату документа, краткий заголовок.

Например: "Письмо № 23-1 от 31.10.2006 "О согласовании сро­ков работ".

Защита информации на жестком диске компьютера должна под­держиваться периодическим копированием электронных докумен­тов на дискеты или оптические диски, составляющие страховой фонд университета. Частота копирования выбирается из соображе­ний минимизации среднего времени на копирование и времени на восстановление информации после последнего копирования в случае возникновения дефектов. Срок хранения страхового фонда копий электронных документов равен сроку хранения самих элек­тронных документов.

Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки эле­ктронных документов, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию, собственники, вла­дельцы и пользователи электронных документов должны осуще­ствлять организационные и программно-технические мероприятия по защите электронных документов.