Учебно-методическое пособие Рекомендовано редакционно-издательским советом Академии управления при Президенте Республики Беларусь Минск 2006

Вид материала

Учебно-методическое пособие

Содержание Раздел "Финансирование Раздел "Результаты 8.3. Информационные технологии управления предприятием Комплексная система автоматизации управления предприятием Информационная система для руководства Возможные схемы внедрения автоматизированных систем управления Методики и опыт оценки эффекта от автоматизации управленческих технологий

Подобный материал:

• Л. С. Вечер «деловое общение в государственном аппарате» практикум, 3338.12kb.
• Учебно методическое пособие Минск 2006 удк 616. 42-006. 441-053. 2(075., 1819.29kb.
• И. В. Гваева А. А. Тепляков Делопроизводство Курс лекций, 2255.46kb.
• Учебно-методический комплекс маркетинг удк ббк м рекомендовано к изданию Учебно-методическим, 1780.36kb.
• Президенте Республики Беларусь утверждено инструкция, 261.36kb.
• Концептуальные основы психологического изучения субъекта профессиональной деятельности, 140.63kb.
• Учебно методическое пособие Минск 2007 удк 616. 16 002. 151 053. 1 (075., 476.7kb.
• Методические указания и задания к контрольной работе по дисциплине статистика для слушателей, 995.56kb.
• Учебно-методическое пособие по выполнению, структуре, оформлению и защите дипломной, 941.58kb.
• Учебно-методический комплекс удк ббк к рекомендовано к изданию методическим советом, 3208.77kb.

Раздел "Инвестиционный план"

Раздел "Инвестиционный план" предназначен для составления календарного графика работ (проекта) с указанием отдельных этапов, необходимых финансовых ресурсов для выполнения этих этапов, установления взаимосвязей между этапами, формирования активов предприятия (проекта), описания способов и сроков амортизации созданных активов (рис.8.2.).



Рис.8.2.. Раздел "Инвестиционный план"


Project Expert предоставляет пользователю исчерпывающий набор инструментов для описания индивидуальной стратегии реализации продукции и услуг. Одной из важных задач, которую должен решить пользователь является правильный выбор перечня продуктов и услуг, учитывающий условия сбыта продукции.

В процессе разработки стратегии продаж следует также учитывать временные факторы, такие, как: время реализации продукта (услуги), время задержки платежа после поставки продукции, а также условия оплаты продукта или услуги потребителем (по факту, с предоплатой или в кредит). Все эти факторы имеют существенное значение для финансового результата проекта. Особенно значимы факторы времени для проекта, который реализуется в условиях инфляции. В условиях инфляции поступления будущих периодов времени теряют свою ценность. В процессе разработки стратегии сбыта продукции при действии инфляции нужно помнить о том, что в условиях рынка одним из наиболее распространенных методов стимулирования спроса является льготные условия оплаты. Однако в условиях инфляции предоставление льготных условий оплаты может очень негативно отразиться на результатах.

Раздел "Финансирование

Раздел "Финансирование" (рис.8.3.). В этом разделе вводятся данные, описывающие процедуры привлечения денежных средств финансирования проекта в виде собственного (акционерного) и заемного капитала, а также данные, характеризующие деятельность предприятия по использованию и распределению свободных финансовых средств и прибыли проекта.

Потребность в капитале определяется на основании данных, отображаемых в Плане денежных потоков (Cash-Flow). Значения сальдо счета предприятия представлены в последней строке таблицы Cash-Flow и демонстрируют прогнозируемое состояние расчетного счета предприятия, реализующего проект в различные периоды времени. Отрицательное значение сальдо расчетного счета означает, что предприятие не располагает необходимой суммой капитала.

Задачей пользователя является сформировать капитал таким образом, чтобы ни в один период времени значения сальдо расчетного счета не имело отрицательное значение. При этом необходимо придерживаться основного принципа: капитал должен быть привлечен только в тот период времени, когда это действительно необходимо. Также следует принимать во внимание стоимость капитала, условия, на которых он может быть привлечен. В первую очередь, условия привлечения капитала должны быть реалистичны. То есть, разрабатывая бизнес-план проекта, авторы должны иметь предварительные договоренности с банком, в принципе готовым кредитовать проект, либо хорошо представлять себе реальный рынок капитала.

Например, на каких условиях могут быть привлечены инвесторы, или как может быть организована подписная кампания на акции среди населения и сколько это будет стоить. Другими словами, формируя капитал проекта, следует отчетливо представлять его вероятную стоимость. При определении стоимости капитала следует также учитывать стоимость гарантий или страхования капитала, а также затраты на проведение рекламной кампании для привлечения капитала. Важным преимуществом Project Expert является то, что потребность в капитале определяется с учетом инфляции, что, в свою очередь, позволяет избежать грубых ошибок в планировании бюджета проекта. В программе Project Expert предусмотрена возможность разработки гибкой стратегии формирования капитала. При этом пользователь может описать как процедуры привлечения денежных средств, так и процедуры обслуживания долга.




Рис. 8.3. . Раздел «Финансирование»

Лизинг, как источник финансирования, может представлять большой интерес при разработке инвестиционного проекта. Несмотря на разнообразие возможных условий, лизинговую операцию можно рассматривать как расширенное соглашение об аренде. Однако, в отличие от "чистой" аренды, лизинговый контракт нередко предусматривает более обширные взаимные обязательства сторон. Уместно также сравнение лизинговой операции с займом. Лизингополучатель использует заемные средства, предоставленные в виде оборудования. Возврат кредита осуществляется в виде выплат за амортизацию оборудования. Интерес лизингодателя выражается в получении комиссионных.

Одним из важных инструментов управления капиталом являются инвестиционные вложения - размещение временно свободных денежных средств в альтернативные проекты. Свободный остаток наличности может принести дополнительный доход, если вложить средства в ценные бумаги, поместить на банковский депозит или выдать ссуду эффективному предприятию.

Раздел "Результаты

Результаты моделирования деятельности предприятия отражаются в финансовых отчетах, таблицах и графиках. Эти материалы вместе с пояснительным текстом входят в бизнес-план, подготовку которого обеспечивает Project Expert. Оформление и просмотр выходных данных, подготовленных программой, выполняются в разделе "Результаты" (рис.8.4.)





Рис. 8.4. Раздел результаты


Наиболее важная информация о деятельности предприятия содержится в итоговых таблицах, получаемых в результате расчета проекта:

1. Отчет о движении денежных средств;
   
2. Баланс предприятия;
   
3. Отчет о прибылях и убытках;
   
4. Отчет об использовании прибыли.
   

Эти отчеты отражают состояние денежных средств, активов и пассивов предприятия в процессе реализации проекта. Информация в таблицах представлена в те интервалы времени, которые соответствуют выбранному масштабу: месяц, квартал, год.

На завершающем этапе работы над проектом выполняется подготовка отчета, в который включаются исходные данные, подготовленные в различных разделах программы, результаты расчетов и текстовая информация.

Раздел "Анализ проекта"

Раздел "Анализ проекта" (рис. 8.5.) содержит 8 модулей:

1. Финансовые показатели
   
2. Эффективность инвестиций
   
3. Доходы участников
   
4. Анализ чувствительности
   
5. Анализ безубыточности
   
6. Монте-Карло
   
7. Разнесение издержек
   

Результат деятельности предприятия в условиях рынка во многом зависит от влияния различных факторов, значения которых трудно, а порой невозможно предсказать на стадии планирования. Наиболее эффективным является использование в условиях неопределенности сценарного подхода.



Рис. 8.5. Раздел "Анализ проекта"

Выбранный сценарий развития проекта строится на предположениях, но реальная жизнь всегда вносит свои коррективы и поэтому ни один, даже очень детально проработанный проект не может быть реализован в соответствии с ранее разработанным планом. Таким образом, для эффективного управления процессом реализации проекта необходимо обеспечить ''обратную связь''. Для принятия решений управляющий должен иметь возможность регулярно и своевременно получать актуальную информацию о состоянии проекта. В Project Expert предусмотрены специальные процедуры, позволяющие осуществить актуализацию данных в процессе реализации проекта.

Раздел "Актуализация" содержит 3 модуля: контроль процесса реализации проекта, актуализированное Кэш-фло, рассогласование Кэш-Фло.

Программа Project Expert работает под Windows и является самостоятельной программой, не требующей для своей работы запуска вспомогательных приложений. В последней версии появилась возможность формирования документов в формате HTML для публикации отчетов в Интернете. Сетевой вариант программы позволяет работать над программой нескольким пользователям.


8.3. Информационные технологии управления предприятием

За прошедшее десятилетие многие руководители предприятий осознали необходимость “управлять по-новому”, не командными методами, а вдумчиво подходя к построению и развитию системы управления. Именно эти ростки грамотного подхода к управленческому менеджменту предприятия могут стать основой для его дальнейшего инновационного развития. На предприятии, особенно крупном, объем информации, необходимой для принятия управленческих решений, весьма велик, и очень многие параметры при этом являются взаимозависимыми. Правильно и эффективно руководить предприятием, основываясь исключительно на интуиции, сегодня невозможно. А в быстрорастущей организации количество и сложность проблем увеличиваются буквально в геометрической прогрессии. Причем, неэффективное управление обходится дороже именно крупному предприятию, поскольку в этом случае даже незначительные, на первый взгляд, потери из-за нерационального управления оказываются весьма существенными в силу огромных финансовых и товарных оборотов. Переработать этот объем данных сегодня можно только с помощью информационных технологий.

На заре эпохи промышленного использования информационных технологий процесс автоматизации предприятий сводился к тому, что различные его службы покупали программы, решающие отдельные задачи, у разных компаний. Каждая служба имела свою программу, но руководство из отдельных “лоскутков” информации не могло составить целостной картины того, что происходит на предприятии. Сегодня в нашей стране, как и во всем мире, очень высок спрос на информационные системы, претендующие на роль управленческих, системы, интегрирующие всю информацию, способные проанализировать ее и помочь в принятии управленческих решений.

Однако автоматизация управления предприятием – лишь один из инструментов решения проблем предприятия, необходимый, но не главный.

Комплексная система автоматизации управления предприятием – это некая операционная среда, которая способна предоставить актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия (в том числе территориально распределенного и имеющего сложную структуру), необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа, среда, несущая в себе технологический регламент и управленческий опыт. В этой среде реализуется полный рыночный цикл – от разработки инновационных проектов и планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия, контроллинга и последующей корректировки тактических планов и стратегических программ. Задача комплексной системы заключается в том, чтобы упорядочить информационные потоки, предоставить эффективный доступ к данным менеджерам всех уровней для принятия мотивированных управленческих решений. Очевидно, что без своевременной и достоверной информации о состоянии дел на предприятии невозможно управление им, а, следовательно, невозможно и развитие бизнеса.

Прежде, чем внедрять комплексную систему на предприятии, необходимо провести реинжиниринг бизнес-процессов, т.е. их переосмысление и перепроектирование для достижения существенных улучшений в таких ключевых для современного бизнеса факторах результативности, как затраты, прибыль, качество, уровень обслуживания и оперативность. Для вывода предприятия из кризисного состояния можно предложить концепцию практического реинжиниринга.

Термин “практический” подчеркивает направленность концепции на выявление и решение конкретных задач управления, стоящих перед руководством компании. Практический реинжиниринг не требует срочного и кардинального пересмотра схемы работы всего предприятия, он ориентирован на обеспечение на первом этапе хотя бы минимальной информационной управляемости.

После принятия решения по реорганизации предприятия проводится комплексное обследование схемы его финансово-хозяйственной деятельности и составляется проект реорганизационных мероприятий. Причем в практическом реинжиниринге конечной целью является не сам проект, а достижение организацией состояния, описанного в проекте. Подгонять его под некую идеальную модель, заложенную в автоматизированной системе – дело бесперспективное, но и настраивать систему на существующую организационно-управленческую структуру – тоже неверно. Предприятие должно настраиваться на систему, а система, которая несет в себе инновационные технологии управления и опыт предшествующих внедрений, адаптируется к конкретному бизнесу.

Реорганизация бизнес-процессов должна начинаться с отладки работы наиболее слабых участков. В первую очередь необходимо проанализировать издержки, определить степень отклонения плановых затрат от фактических. Поэтапное внедрение системы позволяет наладить работу предприятия, постепенно выводя его из кризиса. В подобных случаях можно предложить гибкую, ресурсосберегающую технологию внедрения системы, минимизируя усилия и затраты заказчика Корпорация “Галактика” — один из крупнейших в СНГ разработчиков комплексных решений в области автоматизации управления производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия. Основной продукт — комплексная система автоматизации управления предприятием Галактика.

Базовые принципы, определяющие развитие системы Галактика, заключаются в следующем:

1. Реализация "петли управления" (прогноз - планирование - контролируемая деятельность по выполнению планов - анализ результатов - коррекция прогнозов и планов) для всех сфер деятельности предприятия с учетом опыта, накопленного корпорацией "Галактика", ее партнерами и клиентами. Использование технологий интерактивной аналитической обработки данных (OLAP) с возможностью раскрытия (детализации) уровней аналитики.
   
2. Обеспечение информационной поддержки принятия решений на разных уровнях управления - вплоть до уровня руководства предприятия (корпорации). Создание и использование баз знаний по типовым бизнес-процессам (образцам хозяйственной деятельности).
   
3. Соответствие (в перспективе) функциональности, технологичности и степени интеграции системы современным концепциям ERP (Enterprise Resource Planinng - "планирование ресурсов предприятия"), CSRP (Custom Synchronized Resource Planning - "планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем"), SEM (Strategic Enterprise Management - "стратегическое управление предприятием").
   
4. Сочетание высокой степени интеграции с гибкостью - система строится в виде набора взаимосвязанных, но относительно независимых компонентов, которые приобретаются в составе и порядке, удобном конкретному клиенту.
   

В современных условиях конкурентоспособность предприятия напрямую зависит от того, насколько своевременно информация о критических факторах успеха предоставляется ответственным за принятие решений работникам. Информационные системы для управления хозяйственной деятельностью стали неотъемлемой частью и предпосылкой успешной деятельности руководителей любого уровня, превратились в полноценный рабочий инструмент на каждом предприятии. Система Галактика ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла: прогнозирование и планирование, учет и контроль реализации планов, анализ результатов, коррекция прогнозов и планов. Система имеет модульную структуру, модули, в свою очередь, объединены в функциональные контуры (рис.8.6.). Пунктиром изображены модули, находящиеся в стадии разработки. Объединение модулей в контуры Логистики, Финансовый, Управления персоналом выполнено по виду ресурсов, над которыми совершается управленческая деятельность. В Контур управления производством и Контур управления взаимоотношениями с клиентами модули включены в соответствии с автоматизируемым видом деятельности. Понятие "модуль" не следует отождествлять с привычным для сотрудников служб автоматизации термином АРМ. В каждом модуле присутствуют функции, предназначенные для использования как непосредственными исполнителями, так и управленцами различного уровня, а, с другой стороны, - для решения задач, относящихся к различным видам управленческой деятельности.



Рис. 8.6.. Система "Галактика"

Функциональный состав системы Галактика позволяет для любого предприятия определить набор компонентов, обеспечивающий решение задач управления хозяйственной деятельностью в трех глобальных разрезах: по видам ресурсов, по масштабам решаемых задач (уровню управления), по видам управленческой деятельности (рис.8.7.).

При четко налаженной технологической схеме эксплуатации системы Галактика каждый работник выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.

В результате работы всех пользователей системы происходит наполнение Базы Данных предприятия (организации) оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности.





Рис.8.7. Решение задач управления с помощью Галактики

Администрация предприятия, используя для управления хозяйственной деятельностью систему Галактика, получает возможность:

1. своевременного получения достоверной информации о текущей деятельности предприятия;
   
2. оперативного контроля и управления финансами, материальными и трудовыми ресурсами;
   
3. формирования обоснованных планов на основании анализа данных об имеющихся ресурсах;
   
4. контроля выполнения планов и взаимных обязательств;
   
5. анализа результатов деятельности и формирования оптимальных управляющих воздействий.
   

Информационная система для руководства

Для принятия правильных решений в процессе ведения хозяйственной деятельности руководители разных уровней должны владеть информацией. Информация может быть любой: плановой, технологической, учетной, аналитической, но основные требования к ней - своевременность и достоверность. Задача модуля Руководитель - сформировать необходимую информацию о хозяйственной деятельности в требуемом разрезе, наглядно, в динамике, с предварительным анализом.

Хозяйственная деятельность предприятия характеризуется определенными показателями (детальными и агрегированными). На основе экономической целесообразности выполняется объединение показателей в логические группы, например, средства производства, предметы труда, персонал, производственный процесс, финансы, продукция. При отображении информации применяется принцип "светофора": значения показателей, попадающие в определенные деления шкалы оценок (отлично/хорошо/удовлетворительно/плохо/опасно/очень опасно), выделяются соответствующим цветом.

Модуль Руководитель предназначен для контроля и управления деятельностью предприятия и включает следующие функциональные возможности (рис.8.8.):



Рис. 8.8.. Информационные потоки в контуре управления предприятием

1. формирование целей и задач руководителя на языке агрегированных показателей;
   
2. получение агрегированных показателей хозяйственной деятельности предприятия и передача их на уровень руководителя с предварительным контролем на полноту и непротиворечивость;
   
3. совмещение показателей со шкалой оценок, расчет отклонений фактических значений от плановых;
   
4. отображение показателей с любой степенью детализации наиболее наглядным и удобным способом (график, отчет, модель, числовые данные);
   
5. отслеживание агрегированных показателей на предмет критических отклонений и варианты действий для регулирования критических состояний.
   

Показатели рассчитываются на основании информации из общей базы данных системы Галактика, наполнение которой происходит при функционировании различных модулей.

Возможные схемы внедрения автоматизированных систем управления

Внедрение на предприятии полномасштабной информационной системы для автоматизации управления финансово-хозяйственной деятельностью - сложный процесс, который требует тщательного планирования. На начальном этапе создания информационной системы желательно иметь обоснование целесообразности и эффективности затрат на автоматизацию (концепцию автоматизации). Целесообразность предполагает ясное понимание целей и задач автоматизации управленческих процессов, а эффективность - выделение первоочередных, приоритетных объектов и функциональных областей деятельности предприятия, автоматизация которых может дать наибольший эффект. При наличии на предприятии концепции автоматизации, согласованной с оперативными и стратегическими целями развития предприятия, процесс внедрения новых информационных технологий можно начинать с планирования пуско-наладочных работ (ПНР) по вводу в эксплуатацию программных компонентов автоматизированной системы. В противном случае рекомендуется провести комплекс проектных консалтинговых работ.

На рис. 8.9. представлены два из нескольких возможных вариантов выполнения работ по построению и вводу в эксплуатацию новых технологий управления предприятием. Видно, что в зависимости от поставленных целей и степени готовности предприятия к нововведениям существуют две различающиеся схемы проведения работ по внедрению интегрированной информационной системы управления и, соответственно, две группы услуг.




Рис. 8.9. Возможные варианты выполнения работ по внедрению новых

управленческих технологий.

Методики и опыт оценки эффекта от автоматизации управленческих технологий

Сегодня ни один руководитель не спешит внедрять новые информационные технологии без тщательного анализа и определения их экономической эффективности и целесообразности.

При определении ожидаемого эффекта от их внедрения в практику управления предприятием необходимо рассмотреть следующие вопросы:

1. критерии оценки эффекта от автоматизации управленческой деятельности;
   
2. источники (составляющие) возможного эффекта от автоматизации;
   
3. условия, необходимые для получения эффекта;
   
4. методика оценки выгод, получаемых от информационной технологии.
   

Критерии оценки эффекта от автоматизации управленческой деятельности

Автоматизация каждого управленческого процесса должна либо уменьшать размер издержек на управление, либо изменять некие качественные характеристики управленческого процесса, влияющие на величину экономической выгоды, получаемой предприятием. В общем случае, затраты на управление состоят из фонда оплаты труда управленцев и стоимости информационного обеспечения деятельности управленцев. Однако, существуют еще два, возможно самых важных компонента затрат на управление, - это упущенная выгода от не принятых вовремя решений и оплата ошибочных решений. Причиной ошибочных управленческих решений или задержки в принятии решений, как правило, является либо отсутствие достоверной информации в момент принятия решения, либо отсутствие надлежащего контроля над специалистами, принимающими решения. Своевременность принятия и вероятность получения правильного решения, как правило, возрастают, если вся информация, необходимая для принятия решения, пропускается через корпоративную информационную систему, а не локализуется в бумажных архивах и персональных компьютерах отдельных служб и подразделений.