В. Л. Васильева управление организацией часть 3 Курс лекций

Вид материала

Курс лекций

Содержание Руководитель организации Проектирование и развитие организационных структур Процесс создания организационной структуры Значение информации Информация управленческая Барьеры, обусловленные восприятием Семантические барьеры Невербальные преграды. Плохая обратная связь Искажение сообщений. Информационные перегрузки Неудовлетворительная структура организации Модель коммуникационного процесса Зарождение идеи, сообщения Кодирование и выбор канала Передача сообщения получателю. Коммуникационные каналы и сети

Подобный материал:

• М. В. Петрович А. А. Брасс управление организацией курс лекций, 1617.94kb.
• О. С. Шимова Экология и экономика природопользования Часть 2 Курс лекций, 2419.75kb.
• Курс лекций часть 2 Тюмень 2006 удк 159 01 Михеева Е. М., Фалько Г. В. Психология:, 2034.37kb.
• А. П. Сорокин Управление инновациями Курс лекций, 1521.65kb.
• Курс лекций по дисциплине "Стратегический менеджмент организации" 35 Курс лекций построен, 1161.6kb.
• Курс лекций Часть II учебное пособие рпк «Политехник» Волгоград, 1175.06kb.
• Президенте Республики Беларусь. Пустовит В. Т. П89            Защита населения и хозяйственных, 2077.65kb.
• Курс лекций Часть 2 Составитель: кандидат экономических наук Г. Н. Кудрявцева Электроизолятор, 1210.68kb.
• Краткий курс лекций по медицинской паразитологии Часть Клещи, 643.33kb.
• Курс лекций по дисциплине «корпоративное управление» тема введение в курс «корпоративное, 1120.77kb.

Руководитель организации

функциональные службы


экономи-ческая

главного инженера

главного конструктора

маркетинга

Руководитель проекта А

специа-лист

специалист


специа-лист


специалист



Руководитель проекта Б

специа-лист


специалист


специа-лист


Руководитель проекта В

специа-лист


специалист


специа-лист









специалист



специалист




Рисунок


23.5. Схема матричной структуры ОСУ


Преимущества и недостатки матричных ОСУ

Преимущества	Недостатки
Очень адаптивная структура, позволяющая быстро реагировать на изменения внутренней и внешней среды;	Основной недостаток структур матричного типа – двойное подчинение исполнителей, в результате чего отсутствует четкое разграничение полномочий и ответственности, что может привести к организационным и межличностным конфликтам. подрыв принципа единоначалия и, как следствие, необходимость со стороны руководства постоянного отслеживания баланса в управлении сотрудником, который одновременно подчиняется и руководителю проекта, и своему непосредственному начальнику из того структурного подразделения, из которого он пришел; в связи с системой двойного подчинения подрывается принцип единоначалия, что часто приводит к конфликтам;
Более рационально используются трудовые ресурсы за счет специализации определенных видов деятельности;	Основной недостаток матричной структуры — ее сложность.

Проектирование и развитие организационных структур

Создание организационной структуры имеет 2 основных аспекта.

• Первый из них касается деления организации на функциональные сферы (подразделения) и должности в соответствии с вертикальным и горизонтальным разделением труда, а также установление формальных отношений между ними типа «начальник-подчиненный», «часть-целое» и других.
  
• Второй аспект касается распределения полномочий и решаемых задач между уровнями управления и конкретными должностями и организациями.
  

Признаки структурной недостаточности. Руководители высшего управленческого уровня периодически оценивают орг.структуру организации, чтобы определить уровень ее соответствия меняющимся потребностям окружающей среды. Структурная реорганизация отражает необходимость найти соответствие между внешней окружающей средой организации и ее внутренними отношениями подчиненности. Если орг. структура перестала соответствовать орг. потребностям, то, как правило, об этом можно судить по ПРИЗНАКАМ (СИМПТОМАМ) СТРУКТУРНОЙ НЕДОСТАТОЧНОСТИ :

(1) принятие решений откладывается либо ему недостает качества (причиной может быть функциональная перегрузка высшего звена управления, а делегирование полномочий на низшие этажи власти положения не спасает; или – причина в том, что информация не доходит до нужных людей, то есть не срабатывают либо вертикальные, либо горизонтальные связи);

(2) организация не реагирует на изменения окружающей среды с помощью инноваций (причины – отсутствие горизонтальной координации деятельности подразделений);

(3) конфликты интересов/целей (орг. структура обязана самым разным целям многих подразделений предоставить возможности соединиться в единый общеорганизационный свод целей и задач; если этого не происходит, и цели подразделений могут быть реализованы только за счет общеорганизационных, то орг. структуру надо менять, поскольку она не обеспечивает горизонтальных механизмов связи).

Необходимость проектирования ОСУ возникает в случаях:

• Создание новой организации.
  
• Реорганизация существующей ОСУ, например, при переходе на производство нового товара с изменением производственной структуры предприятия (например, конверсия).
  

Процесс создания организационной структуры

Решение по созданию определенной организационной структуры реализуется в порядке:

1. миссия и цели предприятия для которого формируется организационная структура
   
2. определяется система функций и задач исходя из поставленной цели
   
3. ранжируются требования предъявляемые к структуре управления
   
4. определяется иерархия будущей структуры (число возможных ступений управления и охватываемые ими звенья)
   
5. определяется состав звеньев и закрепляются определенные функции и задания.
   
6. распределяются функциональная и административная ответственность между работниками подразделения
   
7. определяются последовательность и продолжительность выполнения работ по каждой функции управления
   
8. определяется трудоемкость управленческих работ
   
9. распределяются людские и материальные ресурсы
   
10. документально оформляются разработанный проект структуры управления ( структура аппарата управления, штатное расписание и т.д.)
    

Контрольные вопросы по теме 23:

1. Дайте определение организационной структуры управления организацией.
   
2. Когда линейная ОСУ может оказаться эффективней (и предпочтительней), чем продуктовая структура?
   
3. Каким условиям должна удовлетворять организация для того, чтобы принять матричную ОСУ?
   
4. Раскройте суть организационного проектирования и его основные направления.
   
5. Перечислите достоинства и недостатки функциональных структур.
   
6. Сопоставьте проектнyю и матричную струк­туры.
   
7. Какие достоинства и недостатки характерны для матричной структуры управления?
   
8. Какие типы организационных структур управления вы знаете?
   
9. Какова рекомендуемая организационная структура для вуза?
   

Тема 24. Организационные коммуникации


Понятие коммуникаций и информационных потоков в организации

Коммуникация – это процесс двустороннего и более обмена мыслями и информацией, ведущий к достижению взаимопонимания между участниками обмена.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

- отправитель – участник коммуникации, вырабатывающий или собирающий информацию и передающий ее;

- сообщение – это информация, закодированная с помощью выраженных символов;

- канал – средство передачи информации;

- получатель – участник коммуникации, которому предназначена информация и который интерпретирует ее в соответствии с собственными или другими представлениями.

Информацию же следует отличать от сигналов, сведений, сообщений и данных. Информация - общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передачу признаков от клетки к клетке, от организма к организму.

Значение информации для управления организацией определяется, во-первых, тем, что она является важнейшим особого рода ресурсом менеджера.

Во-вторых, информация выступает как основа процесса управления. Посредством различных операций с информацией осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления. С ее помощью осуществляются взаимосвязи между субъектом и объектом управления, а также внутри субъекта управления. Информация передается по каналам прямой и обратной связи, соединяя тем самым субъект и объект управления.

В-третьих, информация выступает как основа коммуникаций в системе управления. С помощью информации осуществляются коммуникации предприятия с внешней средой: потребителями, поставщиками, конкурентами, профсоюзами, государственными органами.

В-четвертых, информация является предметом управленческого труда. На основе исходной информации путем циклически повторяющихся стадий управленческого процесса органы управления принимают управленческие решения, организуют и контролируют их исполнение. Последние также имеют информационную природу и с этой точки зрения представляют собой производственную информацию.

Информация управленческая – определенные новые сведения, совокупность некоторых данных, знания о фактах, событиях или состоянии управляемого объекта, которые используются в процессе управления или побуждают к некоторым действиям для достижения поставленных целей.

Для управленческого персонала предприятия информация является предметом, средством и результатом труда.

Управленческая информация обладает следующими основными свойствами:

1. Всегда передается посредством сигнала – носителя информации.
   
2. Всегда имеет количественные и качественные параметры.
   
3. Не исчезает в процессе ее использования, но может использоваться многократно.
   
4. Способна накапливаться беспредельно.
   
5. Имеет ценность и полезность, что определяется своевременностью, затратами на ее получение, степенью использования и результативностью.
   

Информационные фильтры

Информационные фильтры – это преграды достижения эффективности коммуникационного обмена. На уровне межличностных коммуникаций имеются следующие барьеры.

1. Барьеры, обусловленные восприятием. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному, в зависимости от имеющегося опыта, уровня образования, культуры, что может мешать их эффективному общению.
   
2. Семантические барьеры – это преграды в коммуникациях, обусловленные словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то интерпретация информации тоже будет разной. Для устранения семантических барьеров необходимо избегать двусмысленностей в возможном толковании информации.
   
3. Невербальные преграды. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Обмен взглядами, выражение лица, мимика, жесты – все это примеры невербальной информации.
   
4. Плохая обратная связь. Обратная связь важна, так как нужно знать, как истолкована информация. Обратная связь бывает плохой, потому что не все умеют слушать или же не каждый хочет выслушать собеседника. Этот барьер может быть обусловлен так называемыми шумами, как объективного, так и субъективного характера.
   

На уровне организационных коммуникаций существуют следующие преграды, мешающие эффективному обмену информацией.

1. Искажение сообщений. При движении информации вверх-вниз смысл ее может искажаться непреднамеренно, в силу затруднений межличностного общения, а также сознательно, в случаях, когда руководитель не согласен с сообщением. Проблемы искажения могут возникнуть и вследствие фильтрации информации. Необходимость фильтрации существует при переходе информации с уровня на уровень для отсева ненужной.
   
2. Информационные перегрузки. Руководитель или специалист, перегруженный переработкой имеющейся информации, не способен эффективно использовать вновь поступающую информацию. Он вынужден отсеивать менее важную, по его оценкам, информацию, которая может показаться субъективной.
   
3. Неудовлетворительная структура организации. В организациях многоуровневого типа вероятность искажения информации значительно выше. Поэтому некоторые организации видят выход в структурах с малым числом уровней управления и каналами сравнительно прямого информационного обмена.
   

Модель коммуникационного процесса


Обмен информацией проходит несколько взаимосвязанных этапов:

- зарождение идеи сообщения и его сущности;

- кодирование и выбор канала;

- передача сообщения получателю (получателям);

- декодирование, т.е. определение семантического и прагматического смысла.

1. Зарождение идеи, сообщения. Отправитель решает, какую значимую идею (сообщение) следует сделать предметом обмена. Главное требование данного этапа – «не начинайте говорить, не начав думать».
   
2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонацию и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты, видеоконференции.
   

Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом.

3. Передача сообщения получателю. Используя канал для доставки сообщения получателю, отправитель осуществляет физическую передачу сообщения.
   
4. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, значит, коммуникация состоялась.
   

Коммуникационные каналы и сети


В организациях, где занято более двух человек, коммуникационные каналы объединяются в так называемые сети, столь же многоуровневые, как и сама организационная структура. На практике можно выделить три вида коммуникационных сетей: открытые, закрытые и комбинированные.

В открытых сетях движение информации может быть остановлено, потому что оно попадает в тупик, т.е. к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала. В замкнутых сетях тупики или «контролеры» отсутствуют либо могут быть обойдены. Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа. Наиболее простой вид открытой коммуникационной сети – линейная, или «змея».




Рисунок 24.1. «Змея»

В «змее» элементы А и Б находятся в тупиках, а В является не только посредником, но и контролером. Такая сеть соединяет работников одного уровня управления и чаще всего является элементом более сложной сети.

Если число звеньев, принадлежащих к нижнему уровню управления, не выходит за пределы нормы управляемости, наиболее подходящей является сеть «звезда».

















Рисунок 24.2. «Звезда»


Эта сеть позволяет оперативно получать информацию и без посредников направлять исполнителям В, Б, Г. Однако для крупных структур такая коммуникационная сеть малоэффективна. В результате у центрального звена А появляется помощник (посредник) Б, конкретизирующий и распределяющий информацию. Такая сеть называется «шпора».


















Рисунок 24.3. «Шпора»


Для крупных многопрофильных структур свойственная сеть «тент» и ее модификации («палатка» и «дом»).






















«Тент» «Палатка» «Дом»

Рисунок 24.4.


Суть модификаций «палатка» и «дом» состоит в официальном допущении наряду с вертикальными горизонтальных каналов, что позволяет подчиненным самостоятельно решать многие второстепенные проблемы. Однако вследствие относительно свободного пользования коммуникационными каналами здесь могут возникать целенаправленные деформации структуры. Например, если для А («дом») от Д направлять информацию через Б и Г, то В через какое-то время окажется ненужным.

Основой замкнутых сетей является сеть типа «круг».
















Рисунок 24.5 «Круг»


«Круг» характерен для структур с благоприятным морально-психологическим климатом, с высоким уровнем творческого начала. Но так как и творческие процессы необходимо координировать, возникает необходимость в дополнительном звене Д. Здесь Д не администратор, а общепризнанный, т.е. неформальный лидер.

















Рисунок 24.6. «Колесо»


Комбинированные сети, или «соты» представляют собой единство открытой «змеи» и замкнутого «колеса» или «круга». Они применяются в крупных организациях. Процесс коммуникаций здесь имеет свои тупики, а связники легко превращаются в своих контролеров.

















Рисунок 24.7. «Соты»


Контрольные вопросы по теме 24:

1. Что такое коммуникации?
   
2. Какова роль коммуникаций в управлении?
   
3. Какие этапы осуществляются в коммуникационном про­цессе? ­
   
4. Почему обратная связь так важна в коммуникациях?
   
5. Какие существуют способы улучшения организационных коммуникаций?
   
6. Как формируется коммуникативное пространство opганизации?
   
7. Какие коммуникационные сети более эффективны?
   
8. Как невербальные коммуникации могут содействовать эф­фективности вербального общения?
   
9. Возможно ли выявить неформальную коммуникацию и уп­равлять ею?
   
10. Какие виды связей в управленческой структуре осуществляются с помощью коммуникационных каналов?