Программа правительства москвы департамент поддержки и развития малого предпринимательства города москвы ООО «учетные центры»

Вид материала

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

7. Командировочные расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

При этом, как уже упоминалось, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Направление работников в командировки последние двадцать лет регламентировалось Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее - Инструкция N 62). Упомянутая Инструкция продолжала действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ, вступившему в силу с 1 февраля 2002 г. (ст. 423 ТК РФ). Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 № 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение о командировках). Данный документ выпущен в соответствии со ст. 166 ТК РФ, в которой говорится о том, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В новом документе прописаны положения о командировках, как на территории РФ, так и за ее пределами, касающиеся расходов на оформление документов, суточных и иных расходов. В Инструкции № 62 такие нормы отсутствовали, ведь она была предназначена для внутреннего пользования в пределах СССР.

Положение о командировках вступило в силу с 25 октября 2008 г. При этом нигде не сказано, что Инструкция № 62 прекращает свое действие, поэтому те нормы, которые не урегулированы Положением о командировках, возможно, будут применяться в соответствии с Инструкцией № 62 в части, не противоречащей ТК РФ. Разъяснения по вопросам, связанным с применением нового документа, будет давать Минздравсоцразвития.

Определение служебной командировки. Инструкция № 62 содержала определение командировки. В Положении о командировках такого четкого определения нет, однако в нем оговорено, какие поездки можно считать командировкой, а какие нет.

Можно сказать, что понятие командировки, приведенное в Положении о командировках, в целом соответствует понятию "командировка", приведенному в Инструкции № 62. Новшеством в данном вопросе является отдельная норма Положения о командировках о том, что поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Срок командировки. Согласно Инструкции № 62 срок командировки был ограничен 40 днями, не считая времени нахождения в пути. Исключение было сделано для рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, - в таких случаях срок командировки не должен был превышать одного года. И особые условия были установлены для руководителей министерств и ведомств СССР и совминов союзных республик. В Положении о командировках сказано, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Таким образом, теперь не существует никаких ограничений по сроку командировки. Отмена ограничения по срокам командировки в Положении о командировках важна для тех предприятий, работники которых могут направляться в длительные командировки, превышающие 40 дней.

Следует отметить, что, как и ранее, днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Как и прежде, вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Документальное оформление командировок. Как и в Инструкции № 62, в Положении о командировках указано, что работнику, направленному в командировку, оформляется командировочное удостоверение. При этом отмечается, что данный документ подтверждает срок пребывания работника в командировке. Согласно п. 15 Положения о командировках направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения. Правда, из этого правила предусмотрено исключение - командировки в государства - участники СНГ.

Решение работодателя, оформленное письменно в виде приказа или другого документа, является основанием для оформления командировочного удостоверения. Цель командировки работника определяется руководителем организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 Положения о командировках).

В новом документе, как и в старом, командировочному удостоверению отводится значительная роль. Этот документ подтверждает срок пребывания в командировке - дату приезда в пункт назначения и дату выезда из него. Командировочное удостоверение является документом, подтверждающим сам факт командировки и, соответственно, расходы на нее при наличии всех подтверждающих документов в целях налогообложения. Следует отметить, что Минфин всегда настаивал на том, что командировочное удостоверение служит основанием для принятия расходов в целях налогообложения прибыли организации (Письмо от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45). Аналогичного мнения придерживались и налоговики (Письмо УФНС по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72393).

Порядок оформления командировочного удостоверения прежний: оно оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в командировке определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью. Если работник командирован в несколько организаций, находящихся в разных пунктах, то отметки делаются в каждом из них.

Отметим, что ранее ( Письма от 24 октября 2006 г. № 03-03-04/2/226, от 17 мая 2006 г. № 03-03-04/1/469, от 26 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/442) финансовое ведомство указывало на то, что при наличии соответствующего приказа на командировку наличие удостоверения для подтверждения расходов не обязательно. Кроме того, для подтверждения расходов при командировании работника за рубеж длительность командировки может быть подтверждена отметками в паспорте о пересечении государственной границы РФ (на это указано также в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2005 г. по делу № А56-2639/2005).

Оформлять или не оформлять командировочное удостоверение - решать налогоплательщику. Во избежание претензий налоговых органов лучше все же оформить, тем более что при отсутствии этого удостоверения возникают споры не только по налогу на прибыль, но и по налогу на доходы физических лиц (см. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2003 г. по делу № А56-5636/03). В ряде случаев при неправильном оформлении командировочного удостоверения (отсутствие отметок принимающей организации) судебные инстанции признают правомерными претензии налоговых органов о необоснованности включения в состав расходов по налогу на прибыль командировочных расходов (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 17 января 2008 г. по делу № А65-1734/2007-СА2-11).

Однако даже если данный документ не оформить (при наличии соответствующего приказа на командировку и иных документов, подтверждающих работу в командировке, командировочные расходы) у налогоплательщика есть шанс отстоять свои права в суде. Большинство судов по данному вопросу на стороне налогоплательщика (см. Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11 декабря 2007 г. по делу № Ф08-8181/07-3044А, ФАС Уральского округа от 4 мая 2007 г. по делу N Ф09-3119/07-С2, ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2005 г. по делу № А56-2639/2005).

В соответствии с Инструкцией № 62 регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие, велась в специальных журналах (журнал учета работников, выбывающих в командировки, и журнал учета работников, прибывающих в командировки) по формам, приведенным в Приложениях 2 и 3 к Инструкции № 62. Согласно п. 8 Положения о командировках порядок и формы учета работников, направленных в командировки, определяются Минздравсоцразвития.

Поскольку формы и порядок учета сотрудников, выбывающих в командировки, новым документом не регламентированы, вероятно, в этом случае до разработки новых форм журналов можно воспользоваться формами, приведенными в Приложениях 2 и 3 к Инструкции № 62, которые в соответствии с ПБУ 1/2008 необходимо утвердить в учетной политике организации.

В перечень документов, которые обязан представить сотрудник по возвращении из командировки, добавлен отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения.

При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату:

- расходов по проезду;

- расходов по найму жилого помещения;

- дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Согласно п. 26 Положения о командировках работник по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней обязан представить работодателю:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Аналогичные требования содержались и в п. 19 Инструкции № 62;

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме. Необходимость наличия данного документа закреплена в п. 26 Положения о командировках.

Работа в выходные и праздничные дни в командировке. В Инструкции № 62 было положение о том, что если день отъезда в командировку совпадает с выходным, то работнику предоставляется отгул. В новом документе такого положения нет.

В случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплата труда работника производится в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения о командировках).

По общему правилу согласно ст. 113 ТК РФ работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, кроме исключительных случаев. Привлечение работников к работе в указанные дни производится в случае необходимости выполнения непредвиденных работ с письменного согласия работников и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Особые условия предусмотрены для инвалидов и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя. Привлечение работников к работе в указанные дни без их согласия допускается только в строго оговоренных ТК РФ случаях: аварии, катастрофы, бедствия и т.д.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Конкретные размеры платы за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. При этом по желанию сотрудника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В таком случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

В Положении о командировках не оказалось нормы, имевшей место в Инструкции N 62, согласно которой в случае, если работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха.

Режим рабочего времени в командировке. В Положении о командировках нет нормы, имевшей место в Инструкции № 62 (п. 8): на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. И поскольку данная норма отсутствует, можно предположить, что режим работы командированный работник согласует со своим работодателем.

Как и раньше, за командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок.

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Новый документ содержит все принципиальные моменты: средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Остались прежними положения о сотрудниках, работающих по совместительству: средний заработок сохраняется у того работодателя, который направил их в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

Суточные при командировках на территории РФ. Приведена в соответствие с требованиями ТК РФ норма о выплате суточных командированному работнику: работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размеры суточных определяются локальным нормативным актом организации.

Если работник может ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не выплачиваются. При этом целесообразность такого ежедневного возвращения в каждом конкретном случае оценивается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при представлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 Положения о командировках).

Необходимо отметить, что независимо от того, какой размер суточных установлен локальным нормативным актом предприятия, не подлежат обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. В полном объеме не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения и другие расходы, связанные с командировкой. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Далее необходимо отметить, что для учета расходов в целях налогообложения налогом на прибыль в 2008 г. действовало Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», согласно которому за каждый день нахождения в командировке на территории РФ суточные учитывались в размере 100 руб., а за каждый день нахождения в заграничной командировке - в размере, установленном в Приложении.

С 2009 г. при расчете налога на прибыль можно учитывать расходы на командировки, в частности на выплату суточных или полевого довольствия, без всяких норм. Данные расходы определяются локальными нормативными документами самой организации (приказ руководителя, коллективный договор и иные). Соответствующие изменения внесены в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Суточные при командировках за пределы РФ. Принципиальным новшеством Положения о командировках являются нормы, касающиеся загранкомандировок, в том числе и суточных, выплачиваемых работникам при направлении в такую командировку.

Согласно п. 16 Положения о командировках выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении его в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 данного документа.

За время нахождения в пути работнику, направляемому в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ и при проезде по территории иностранного государства. Таким образом, указанные положения должны быть закреплены в локальных актах организации, что будет служить основанием для принятия суточных в целях налогообложения.

Суточные выплачиваются по следующему правилу:

- при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;

- при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

При направлении работника в командировку на территории государств - участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Расходы на проезд. Нормы, регламентирующие расходы на проезд командированных работников, и нового, и старого документов в целом схожи, однако есть некоторые нюансы.

Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают:

- расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

- страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

- расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в аналогичном порядке (п. 22 Положения о командировках).

В новом документе отсутствует ссылка по расходам на проезд «кроме такси», которая имела место в Инструкции № 62. Таким образом, вопрос о том, учитываются ли расходы на такси при налогообложении, можно считать закрытым.

Также в новом документе отсутствует пункт, согласно которому администрация организации могла указывать работнику, каким видом транспорта добираться до места командировки и обратно (п. 13 Инструкции № 62).

Расходы по найму жилого помещения. Так же как и в вопросе с размером суточных, положения, регламентирующие расходы командированного работника по найму жилого помещения, приведены в соответствие с нормами ТК РФ.

Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 14 Положения о командировках). В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых также коллективным договором или локальным нормативным актом.

Коллективным договором или локальным нормативным актом при направлении работников в командировки на территории иностранных государств определяются порядок, и размер возмещения расходов по найму жилого помещения, подтвержденных соответствующими документами.

Принципиально новым является положение о том, что работникам кроме расходов по проезду, найму жилого помещения и суточных возмещаются также иные расходы, произведенные с разрешения руководителя организации (п. 11 Положения о командировках). При этом размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Иные требования Положения о командировках. Согласно п. 16 Положения о командировках оплата и возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» в ред. Федерального закона от 22.07.2008 № 150-ФЗ.

Работнику при направлении в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

Согласно п. 24 Положения о командировках возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения о командировках).

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.

Далее рассмотрим некоторые спорные вопросы учета расходов на командировки при налогообложении прибыли.

Ситуация 1. Если командировка отменена (не состоялась), а определенные расходы на нее уже были понесены, то в данном случае относительно понесенных расходов, например на оформление виз, возникают сомнения относительно их экономической обоснованности. Так, в своем Письме от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 Минфин России отмечает, что согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, учитываются расходы на командировки, в частности на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов.

Учитывая требование п. 1 ст. 252 НК РФ об обоснованности и документальном подтверждении затрат, признаваемых в целях налогообложения прибыли, затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер.

Таким образом, расходы на оформление и выдачу однократной, трехразовой и годовой виз, в том случае если по сложившимся обстоятельствам командировки не состоялись, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли. Если налогоплательщик все-таки примет расходы на несостоявшиеся командировки для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль, то, принимая во внимание мнение финансовых органов, ему, скорее всего, придется отстаивать свою позицию в судебном порядке.

Для доказательства правомерности своих действий налогоплательщику можно привести следующие аргументы:

- документально убедительно подтвердить связь этих расходов с производственной деятельностью, например предоставить приказ или распоряжение руководителя о направлении работника в командировку с обязательным указанием целей и задач командировки;

- доказать направленность данных расходов на получение прибыли (приказ о направлении работника в командировку с указанием целей и задач; служебное задание для направления в командировку; протокол о намерениях или переписка со сторонней организацией, по взаимоотношениям с которой предполагалось направить работника);

- документально обосновать причины отмены командировки (болезнь сотрудника, письмо контрагента о переносе либо отмене переговоров и т.п.).

Наличие таких документов может снизить риск признания таких расходов необоснованными.

Ситуация 2. Допустим, что командировка состоялась, но ее цели не были достигнуты. В данной ситуации, как и в предыдущем случае, возникают риски признания таких расходов необоснованными и не подлежащими учету для целей налогообложения прибыли.

По данному вопросу сложилась судебная практика в пользу налогоплательщиков: обязательного наличия положительных результатов по командировкам (заключение договоров и т.п.) не требуется, поскольку НК РФ не предусматривает такого основания для подтверждения командировочных расходов.

Можно рассмотреть следующие судебные решения.

Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2 по делу № А47-3341/07. В Постановлении указано, что из п. 1 ст. 252 НК РФ следует, что в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Условия включения затрат в состав расходов, уменьшающих доходы, предусмотрены ст. 252 НК РФ. Согласно п. 1 данной статьи расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота.

Документально подтвержденные расходы - затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, экономически оправданны и документально подтверждены.

Ситуация 3. Частный случай ситуации 2 - отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов. (Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 29.11.2007 № КА-А40/12363-07 по делу № А40-73869/06-142-493).

Как правильно указал суд, отсутствие конкретного результата в виде заключения договоров или иных подписанных в результате согласования документов не изменяет характер таких расходов, связанных с производственной деятельностью заявителя.

Ситуация 4. Использование по месту командировки арендованного транспорта. Споры возникают и при использовании в командировке арендованного транспорта. Речь идет о найме арендованного транспорта, который позволяет сотруднику перемещаться в командировке. Например, сотрудник берет напрокат автомобиль и на нем объезжает организации, которые сотрудничают с налогоплательщиком. Минфин России считает, что подобного рода расходы нельзя учесть в составе командировочных (см. Письма от 8 августа 2005 г. № 03-03-04/2/42, от 24 декабря 2002 г. № 04-02-06/3/91). При этом финансовое ведомство ссылается на ограниченный перечень расходов на командировки, установленный в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, где отсутствуют сведения об арендных платежах за транспорт.

Тем не менее, некоторые судебные инстанции считают, что такие расходы можно учесть в составе командировочных (см. Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 23 января 2006 г. по делу № Ф04-9850/2005(19018-А27-15), ФАС Северо-Западного округа от 25 апреля 2005 г. по делу № А56-32729/04). Во втором Постановлении суд посчитал возможным учесть данные расходы в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Ситуация 5. Содержание квартир, снятых работодателем для размещения командированных сотрудников.

Нередко организации предпочитают вместо аренды гостиничных номеров снимать для своих командированных сотрудников квартиры в частном секторе. Иногда такие расходы значительно меньше, чем на оплату гостиничного номера. На протяжении всего срока аренды организация несет расходы по содержанию данной квартиры (коммунальные платежи, оплата телефона и т.п.).

Минфин России разрешает включать в состав расходов по налогу на прибыль арендные и коммунальные платежи только в период проживания сотрудников в данной квартире (см. Письма от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533, от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58). Логика финансового ведомства представляется спорной, так как расходы на аренду квартир направлены на дальнейшее извлечение прибыли, поскольку аренда квартиры, ее надлежащее содержание позволяют сотрудникам наиболее качественно выполнять работу по месту командировки. Если командировки осуществляются регулярно и с большой частотой, квартира используется ежемесячно, то учесть данные расходы в составе расходов по налогу на прибыль можно. Но нельзя исключать, что свои права налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Blog

Программа правительства москвы департамент поддержки и развития малого предпринимательства города москвы ООО «учетные центры»

7. Командировочные расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)