Рецензенти: С. Мельникова, методист хоіппо > С. Саврій, завідувачка районним методичним кабінетом
| Вид материала | Документы |
- Методичні рекомендації Литвин С. М., з авідуючий навчально-методичним кабінетом біології, 72.16kb.
- К. О. Голуб Календар Шполянщини Рекомендовано методичним кабінетом відділу освіти Шполянської, 878.24kb.
- Створення умов для самоосвітньої дільності педагогічних працівників у міжкурсовий період, 160.64kb.
- Методичні рекомендації підготували, 3868.78kb.
- Методичні рекомендації підготували, 3773.91kb.
- Методичні рекомендації щодо вивчення предмету "Основи безпеки життєдіяльності", 47.61kb.
- Навчальна програма Київщинознавство для загальноосвітніх навчальних закладів І-ІІІ, 335.51kb.
- Історія рідного краю, 1340.61kb.
- План методичної роботи на 2011-2012 навчальний рік Завідувач методичним кабінетом відділу, 688.3kb.
- Рецензенти: О. М. Слободян, методист відділу освіти Віньковецької райдержадміністрації, 50.98kb.
Мета:
- ознайомити учнів із класифікацією документів, із загальними вимогами до їх складання та оформлення;
- розширити уявлення учнів про офіційно – діловий стиль;
- сприяти осмисленому засвоєнню правил оформлення формуляра – зразка;
- розвивати логічне мислення та культуру писемного ділового спілкування;
- виробляти орфографічні пунктуаційні навички учнів;
- виховувати мовленнєву культуру, прагнення пізнавати таємниці мови.
Обладнання: тести, таблиця « Класифікація документів».
Кожен день дає нам урок пізнання.
І завжди, і скрізь наш учитель – мова.
І. Вихованець
Хід заняття
I. Організаційний момент.
II. Повідомлення теми, мети, мотивація навчальної діяльності.
- Робота з епіграфом. Прочитайте слова І.Вихованця. Висловіть свої міркування з приводу прочитаного у формі стислого роздуму.
III. Сприйняття та осмислення нової інформації.
Лекція за планом:
- Документ – основний вид офіційно – ділового стилю.
- Класифікація документів.
- Реквізит – елемент документа.
- Вимоги до текстів документів.
- Вимоги до ділових паперів.
Дорогі десятикласники! Ви стоїте на порозі самостійного життя і задумуєтесь над тим, яку професію обрати. Тож пам’ятайте, що немає жодної професії, яка б не була пов'язана більшою чи меншою мірою з написанням різних ділових паперів, введенням канцелярських книг, заповненням бланків. Не можна обійтися без оформлення документів і при виконанні громадсько – політичної роботи, і в особистому житті.
- Що ж таке документ?
Документ ( від лат. Documentum – навчальний приклад, спосіб введення, доказ, взірець) – це діловий папір, що закріплює інформацію про факти,події,явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людей.
Документи поділяють на різні види за ознаками класифікації і групами.
Класифікація документів
| № за/п | Ознаки класифікації | Групи документів |
| 1 | За найменуванням | Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка,протокол та ін. |
| 2 | За походженням | Службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності. |
| 3 | За місцем виникнення | Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями. |
| 4 | За призначенням | Щодо особового складу(особові офіційні документи), кадрові, довідково – інформаційні, обліково – фінансові, господарсько – договірні, організаційні, розпорядчі. |
| 5 | За напрямом | Вхідні, вихідні |
| 6 | За формою | Стандартні (типові) й індивідуальні(нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюється в певній послідовності й за обов'язковими правилами(типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання конкретних ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки(протоколи, накази, заяви). |
| 7 | За терміном виконання | Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові. Звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способами відправлення(телеграма, телефонограма).До дуже термінових документів належать документи, які мають позначення «дуже терміново». |
| 8 | За ступенем гласності | Для загального користування, службового користування, секретні,цілком секретні. |
| 9 | За стадіями створення | Оригінали, копії. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби завірено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка вгорі праворуч «копія». Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину робиться витяг. Дублікат – другий примірник документа, виданий у зв'язку із втратою оригіналу. У юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні. |
| 10 | За складністю(кількістю відображених питань) | Прості, складні. Прості – відображають одне питання, Складні – декілька. |
| 11 | За терміном зберігання | Тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання. |
| 12 | За технікою відтворення | Рукописні, відтворені механічним способом. |
| 13 | За носієм інформації | На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці. |
- Діяльність об'єктів та суб'єктів відображається в різних системах документації, але найбільш загальними та багаточисельними є організаційно-розпорядчі документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та управління, а також підвідомчих їм суб'єктів. Державні стандарти на організаційно-розпорядчі документи розроблялись ще в рамках ЄДСД та були затверджені в 1972 році (ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72). В 1978 році ці державні стандарти були затверджені зі змінами. Із 1 січня 1991 р. ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72 були замінені одним ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
А 7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту України затверджено та надано чинності ДСТУ 4163 -2003' уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
Вимоги до оформлення документів (датування, підписання, візування, адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД, застосовуються і до документів інших систем документації. Тому можна стверджувати, що державний стандарт на УСОРД встановив єдині, науково обґрунтовані загальні правила складання службових документів та машинописного їх оформлення.
Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.
В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву "Формуляр-зразок". Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі.
Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.
ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему ОРД, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.
За визначенням ГОСТ, для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32 реквізитів:
1 - Державний герб та герб АРК;
2 - емблема об'єкта та суб'єкта;
3 - зображення нагород;
4 - код об'єкта чи суб'єкта за загальнодержавним класифікатором підприємств та організацій;
5 - код форми документа за загальнодержавним класифіксатор управлінської документації;
6 - найменування міністерства або відомства;
7 - найменування об'єкта чи суб'єкта;
8 - найменування структурного підрозділу;
9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, номер рахунка в банку;
10 - назва виду документа;
11 - дата;
12 - індекс;
13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;
14 - місце складання та видання вхідного документа;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту документа;
20 - відмітка про контроль;
21 - текст документа;
22 - відмітка про наявність додатків;
23 - підпис;
24 - гриф погодження;
25 - візи;
26 - печатка;
27 - відмітка про засвідчення копій;
28 - прізвище виконавця та номер його телефону;
29 - відмітка про виконання документа та направлення його до справи;
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 - відмітка про надходження;
32 - запис про державну реєстрацію.
Таким чином, стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого документа. В конкретному документі реквізитів може бути менше, частина з них буде відсутня. Місце реквізиту визначено графічно.
Більшість службових документів та, перш за все, ОРД оформляються на папері формату А4 (210 х 297) та А5 (210 х 148). Але окремі види документів, частіше планово-економічні, бухгалтерські та ін., які містять таблиці та графіки, оформляються на форматі A3 (297х420)іА6(105х148).
В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до бланків. В ДСТУ вказуються мінімальні розміри полів бланків: ліве - ЗО мм; праве - не менше 10 мм; верхнє - не менше 20 мм; нижнє - не менше 20 мм. Опис вимог до кожного реквізиту окремо подано в ДСТУ 4163-2003 досить детально. Ці вимоги роз'яснені або викладені також в найбільш важливому нормативно-методичному документі "Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення".
- Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки. Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.
Офіційно – діловому стилю властиві певні ознаки, які треба враховувати при укладанні будь- якого документа:
- достовірність;
- точність;
- логічність;
- лаконічність;
- аргументованість і переконливість;
- емоційна нейтральність та відсутність індивідуальних особливостей стилю автора;
- прогнозування результативності;
- структурна і композиційна чіткість;
- доступність викладу;
- відповідність нормам та вимогам офіційно – ділового мовлення.
IV. Узагальнення вивченого
- Обмін інформацією за тематичними виписками, зробленими в ході лекції вчителя.
- Рефлексійна анкета.
Я зрозуміла, що…
Я дізналася, що…
Я знаю…
Я зможу…
Я бажаю продовжити…
V. Контроль прослуханого
- Тестові завдання
- Дайте визначення документа:
А) друкована стандартна форма ділового паперу з реквізитами, що містить постійну інформацію;
Б) основний вид ділового мовлення, що фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність;
В) сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності;
Г)матеріальний носій інформації.
2. Вкажіть, як називається група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок:
А) бланк;
Б) формуляр – зразок;
В) штамп;
Г) гриф затвердження.
3. З'ясуйте, як називається сукупність послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами мовної системи речень:
А) бланк;
Б) текст документа;
В) назва виду документа;
Г) заголовок до тексту,
4. Поясніть, що таке гриф обмеження доступу:
А) внутрішнє узгодження документа;
Б) відмітка про конфіденційну інформацію;
В) затвердження документа;
Г) реєстрація документа.
5. З'ясуйте, що таке віза:
А) зовнішнє узгодження документа;
Б) реєстрація документа;
В) внутрішнє узгодження документа;
Г) затвердження документа.
6. Встановіть, що називають змінним реквізитом, який містить інформацію про подальшу роботу з документами:
А) гриф погодження;
Б) резолюцію;
В) візу;
Г) гриф затвердження.
7. Визначте, які виділяють документи за походженням:
А) вхідні й вихідні;
Б) стандартні та індивідуальні;
В) службові й особисті;
Г) прості й складні.
8 . Назвіть документи, які пишуть від першої особи:
А) протокол;
Б) довідка;
В) автобіографія;
Г) характеристика.
9. Зазначте, які документи виділяють за місцем виникнення:
А) внутрішні та зовнішні;
Б) складні й прості;
В) вхідні й вихідні;
Г) індивідуальні й стандартні.
Відповіді:
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| б | в | б | б | в | б | в | в | а |
VI. Оцінювання діяльності учнів на занятті.
Заняття №4
Тема. Культура ділового мовлення. Вимоги до мови ділових паперів.
Мета:
- ознайомити учнів із загальними вимогами до мови ділових паперів;
- розкрити причини порушення лексичних норм у документах, вживання паронімів в діловому мовленні;
- розвивати логічне мислення та культуру ділового спілкування, виробляти орфографічні та пунктуаційні навички учнів;
- виховувати потребу вивчати рідну мову, плекати повагу до неї.
Обладнання: схеми – моделі.
Учитися гарній, спокійній, інтелігентній мові треба довго і уважно, прислуховуючись, помічаючи, читаючи, вивчаючи.
Д.Лихачов
Хід заняття
I. Організаційний момент.
II. Повідомлення теми, мети; мотивація навчальної діяльності.
- Робота з епіграфом. Підтримайте або спростуйте думку, висловлену Д. Лихачовим: «Учитися гарній, спокійній, інтелігентній мові треба довго і уважно, прислуховуючись, помічаючи, читаючи, вивчаючи».
III. Ознайомлення із вимогами до мови ділових паперів.
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
-Текст викладати від третьої особи:
Комісія ухвалила...
Інститут просить...
Ректорат клопочеться...
- Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
- Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:
відповідно до,
у зв 'язку з,
згідно з, з метою,
необхідний для,
в порядку.
- Використовувати синтаксичні конструкції типу:
Доводимо до Вашого відома, що...
Нагадуємо Вам, що...
Підтверджуємо з вдячністю...
У порядку надання матеріальної допомоги...
У порядку обміну досвідом.:.
У зв'язку з вказівкою...
Відповідно до попередньої домовленості...
Відповідно до Вашого прохання...
- Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:
Враховуючи...
Беручи до уваги...
Розглянувши...;
Вважаючи...
- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
- Уживати прямий порядок слів у реченнях
(підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після опорного слова; вставні слова — на початку речення).
-Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну.
Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції-—Вами ще не висловлені пропозиції...
-Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Школа не гарантує...
-Уживати інфінітивні конструкції:
створити комісію
відкликати працівників…
-У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:
Наказую…
Пропоную…
-Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл.
-Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів:
шановний
високошановний
вельмишановний;
високоповажний.
IV. Формування практичних вмінь та навичок.
- Дайте визначення поняттю « норма літературної мови». Назвіть типи мовних норм, наведіть їх приклади.
- Відредагуйте словосполучення:
заходи по вдосконаленню законодавства,
рекомендації по проблемах використання,
українець по походженню,
живу по вулиці Бажана.
Складіть речення з утвореними конструкціями.
- «Моделювання». Утворіть моделі з поданими словами.
Обов'язок - (який?чий?кого?) –
Виконання – (чого?ким?) -
Згідно з -
Відповідно до –
- Вибірковий диктант. Виберіть нормативні лексичні форми, вибір обґрунтуйте.
Сплатити?(рахунки, штраф, проїзд, борги, пеню, зарплатню, пенсію, роботу).
- Правильна чи неправильна модель?
Ставитися до виконання відноситися до виконання
обов'язків, до колег, до обов'язків, до коллег, до
роботи, до навчання роботи, до навчання
- Вибірковий диктант. Зробіть правильний вибір часто вживаних у діловому мовленні сполук.
Брати участь ? приймати участь
Розділяти думки ? поділяти думки
Складати іспити ? здавати іспити
Користуватися авторитетом ? мати авторитет
Вступити в переговори ? розпочати переговори
Рахувати за необхідне ? вважати за необхідне
Мати за мету ? мати на меті
Взяти до уваги ? прийняти до уваги
- Рольова гра. Прочитайте діалог партнерів. Що Вас не задовольняє в ньому? Якщо є потреба – виправте мовні неточності. Випишіть економічні терміни, пояснивши їх лексичне значення.
- Я цікавлюся комерційними планами Вашої фірми.
- Дуже приємно. Якими саме?
- Ми хочемо встановити з Вашою фірмою торгівельні відносини.
- Що саме Вас цікавить?
- Ми хотіли б одержати банківський кредит.
- Але майте на увазі, що кредит має бути виплачений на протязі 15 років.
- А якими платежами?
- Можна річними або піврічними.
- Які види послуг будуть покриватися за рахунок кредита?
-За рахунок кредита передбачається командирування спеціалістів, поставка оборудування.
- Який розмір процентної ставки?
- Умови передбачають 10 % річних.
- Вибачте, але процентну ставку завищено.Не могли б ви її знизити.
- Так, ми можемо її понизити.
- Ввести дієприслівники у речення.
Вважаючи…
Виступаючи…
Розглянувши…
- Диктант – переклад прийменникових сполук.
По вашему усмотрению по делам службы
по долгу службы по заказу
по закону по имеющимся сведениям
по обоюдному согласию по поручению
по приказу по требованию
по просьбе по собственному желанию
по списку по приглашению
по указанию по недоразумению
V. Узагальнення вивченого.
- Рефлексійна анкета
Я повторила…
Я згадала…
Я навчилась…
Можу укласти…
VI. Підсумок .
- Робота в групах «Аукціон знань».
1.Підготувати три запитання за темою уроку.
2.Скласти завдання з культури ділового мовлення.
VII. Самооцінювання учнів.
VIII. Випереджувальні домашні завдання. Укласти словничок труднощів перекладу прийменникових мовних зворотів (з прийменниками з, на, в).
Заняття №5