Основные возможности word
| Вид материала | Документы |
- Авторская программа элективных курсов по информатике для учащихся 9, 10 классов, 162.55kb.
- Лабораторная работа №2 Создание и редактирование диаграмм в документах word, 83.26kb.
- 2. Создание текстовых документов с помощью процессора Microsoft Word, 262.73kb.
- Редактор текстів Word, 683.22kb.
- Тест №1Microsoft Word Як запустити програму Microsoft Word?, 100.62kb.
- Лабораторна робота №64: " Текстовий процесор ms word, 232.82kb.
- Текстовий процесор Word, 52.93kb.
- Практическое задание. Текстовый процессор Word. Билет№4 Компьютерная графика. Назначение, 84.49kb.
- Информационная безопасность и защита информации, 23.76kb.
- "Расширенные возможности Microsoft Word 2003", 63.65kb.
АВТОМАТИЧЕСКОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА
Если сама мысль о форматировании вручную приводит вас в ужас, попробуйте предоставить судьбу вашего документа во всемогущие руки такого средства Word, как Автоформат. Автоформат во многом напоминает злого волшебника: иногда он полезен, но зачастую его действия ничего, кроме приступов бессильного гнева, не вызывают.
При запуске этой команды Автоформат просматривает документ, проводит изменения типа Автоформат при вводе (заменяет прямые кавычки парными, вставляет маркированные и нумерованные списки, применяет стили к заголовкам и т.п.), добавляет несколько глобальных изменений (одно из них вызывает у нас особое отвращение: стиль текста Обычный зачем-то изменяется на Основной текст), а затем любезно предоставляет вам возможность просмотреть внесенные изменения, одно за другим.
Поскольку при добавлении элементов автоформатирования все изменения можно отслеживать, при разумном использовании команды Автоформат вы ничего не теряете. Данное средство пригодится для быстрого форматирования простого текстового документа или в случае, когда отформатировать текст вручную у вас не получается. Кроме того, автоформа-тирование почтовых сообщений позволяет удалять все ненужное и существенно улучшает их внешний вид.
Итак, для запуска функции Автоформат выполните следующее.
1. Сохраните копию документа, к которому вы собираетесь применить Автоформат.
2. Выберите команду Формат<=>Автоформат. При этом Word предлагает вам две возможности: отформатировать сразу весь документ или просматривать каждое изменение. Рекомендуем всегда выбирать опцию С просмотром каждого изменения.
3. Укажите, что именно вы собираетесь форматировать: обычный документ, письмо или почтовое сообщение. Для каждого из этих типов документа правила форматирования несколько отличаются. Для запуска команды щелкните на кнопке ОК.
4. После завершения автоформатирования вам предоставляется возможность просмотреть изменения
ПРОВЕРКА ПРАВОПИСАНИЯ И ГРАММАТИКИ
В отличие от многого другого, средством для проверки правописания и грамматики Word действительно может гордиться. Модуль проверки правописания, общий для всех приложений Office, содержит практически все необходимое, в том числе и инструменты для создания пользовательского словаря и словаря исключений. Кроме того, для слов, подчеркнутых красной волнистой линией (слова, в которых, по мнению Word, допущены ошибки), с помощью правой кнопки мыши можно просмотреть предполагаемые варианты правильного написания.
Некоторых людей выделение слов с ошибками красной линией во время введения текста раздражает. В таком случае выделение ошибок можно отключить, а проверку правописания проводить с помощью встроенной программы проверки правописания Word после завершения набора текста. Для того чтобы отключить выделение ошибок, выберите команду Сервис–Параметры, щелкните на вкладке Правописание и сбросьте флажок Автоматически проверять орфографию. Для запуска встроенной программы проверки правописания выберите команду Сервис–Правописание (или нажмите
С другой стороны, программа проверки грамматики, возможно, мало чем сможет вам помочь. Дело в том, что проверка грамматики основана на использовании небольшого набора правил, а грамматика языка, будь то русский или английский, для этого слишком сложна и запутанна. Конечно же, если вам необходимо разобраться в некоторых базовых понятиях, программа проверки языка всегда придет вам на помощь. Многих пользователей, однако, раздражает подчеркивание слов зелеными волнистыми линиями. Отключить такое выделение можно, выбрав команду Сервис–Параметры и сбросив флажок Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописание.
Если необходимо запретить проверку правописания определенного слова или абзаца, выделите его, выберите команду Сервис-Язык- Выбрать язык и установите флажок Не проверять правописание.
СОВМЕСТНАЯ РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ
В профессиональной среде Word документы часто создаются совместными усилиями нескольких пользователей. Для того чтобы избежать возможных проблем и разногласий, Word предлагает целый ряд специальных возможностей, предназначенных для рабочих групп. Благодаря этому вы сможете легко отслеживать изменения, а также защитить документ от несанкционированного доступа.
Отслеживание изменений
Если изменения в документ вносятся несколькими людьми, то при его сверке готовый документ может быть похожим на Бог весть что. Поэтому самый надежный способ сохранить цельность документа — четко отслеживать, кто именно внес то или иное изменение. Делается это для того, чтобы в случае необходимости к автору изменения обратиться за консультацией и с предъявлением претензий. Эта концепция и была положена в основу такого режима Word, как Исправления.
При записи исправлений Word выделяет текст, который был добавлен, удален или изменен. Вы можете просмотреть каждое внесенное изменение, а затем принять или отклонить его.
Для перехода в режим Исправления выберите команду Сервис- Исправления или дважды щелкните в строке состояния на аббревиатуре ИСПР. На экране появится панель Рецензирование, которая позволяет отслеживать любые проведенные изменения.
Панель Рецензирование (свободно перемещаемая по экрану, как показано на рис. 15.18) предоставляет средства удобного управления исправлениями. В частности, она позволяет показать следующее.
Исходный документ. Показывает, как документ выглядел до проведения исправлений.
Исправления в исходном документе. Показывает исходный документ с замечаниями по исправлениям.
Исправления в измененном документе. Показывает конечное состояние документа, в котором вставленный текст подчеркивается, а удаленный — отображается в виде примечания у правой границы документа.
Измененный документ. Конечный результат. Переход от одного режима к другому представляет идею исправлений во всей красе.
На панели Рецензирование вы найдете значки для перехода от одного исправления к другому, добавления комментариев и т.д. Работать с ними — одно удовольствие.
(ПРОВЕРИТЬ!!!)
Если запись исправлений не установлена, а изменения в документ все же были внесены, у вас осталось в запасе еще одно спасительное средство — команда под названием Сравнить версии. Для включения этого средства откройте измененную версию документа и выберите команду Сервис-Исправления-Сравнить версии. Затем укажите исходный документ. При этом Word раскроет измененную версию документа и выделит все внесенные исправления. После этого вы сможете, как и раньше, просматривать исправления с тем, чтобы указать, какие из изменений необходимо оставить, а какие — отклонить.
Добавление примечаний
Внесение исправлений в документ полезно сопровождать примечаниями. В примечании можно указать причину изменения или, например, предложить изменить что-нибудь еще. Примечания могут рассматриваться как дополнение к внесению изменений, как пояснение того, что было сделано или могло бы быть сделано в документе. Заметим, что, если рецензенты или редакторы вносят в документ свои исправления (в режиме записи исправлений, об этом было рассказано в предыдущем разделе), отклонить или принять предложенные исправления относительно легко. Если же вместо исправлений рецензенты добавляют примечания, то внесение исправлений займет некоторое время.
Для того чтобы добавить примечание, выделите текст, который необходимо прокомментировать, и выберите команду Вставка-Примечание. В окне примечаний введите текст примечания и щелкните на кнопке Закрыть.
Для перехода от одного примечания к другому используйте кнопки на панели Рецензирование.
Для того чтобы напечатать примечания, выберите команду Файл =>Печать, а затем в списке Напечатать выберите элемент Примечания.
Сохранение версий документа
Сохранение резервных копий и ранних версий важных документов должно войти привычку. Кроме обычного сохранения, Word 2002 предоставляет возможность сохранять разные версии документа в одном файле.
Если документ используется в совместной работе несколькими пользователями, сохранение разных версий позволит отслеживать, кто именно внес какие-то исправления. Word позволяет автоматически сохранять версии при каждом закрытии документа. Для этого выберите команду Файл - Сохранить как, а затем в появившемся диалоговом окне выберите Сервис=>Сохранить версию. На экране появится диалоговое окно Сохранение версии, которое позволяет добавить комментарии по поводу той или иной версии. Напоследок дадим три предостережения.
– Все версии помещаются в один файл. Несмотря на то, что в действительности Word сохраняет не сами версии, а только их изменения (для вас, конечно же, это не заметно), файл может быстро разрастись до угрожающих размеров.
– Диалоговое окно Сохранение версии позволяет удалять ненужные версии. Не забывайте об этом.
– Никогда, запомните, никогда не посылайте подобный файл заказчику или еще кому-нибудь, кого подобные черновые наброски документа могут оскорбить (или напротив, принести немалую выгоду). Подобное случается чаще, чем вы думаете.