Основные возможности word

Вид материала

Документы

Содержание Вставка текста и рисунков с помощью средств автотекст и автозамена Настройка других параметров средства Автозамена Расстановка переносов Автоматическая расстановка переносов при вводе текста. Расстановка переносов вручную, сразу во всем документе. Перенос вручную отдельного слова. Отказ от автоматической расстановки переносов в некоторых абзацах текста Язык (команда Сервис-Язык- Выбрать язык

Подобный материал:

• Авторская программа элективных курсов по информатике для учащихся 9, 10 классов, 162.55kb.
• Лабораторная работа №2 Создание и редактирование диаграмм в документах word, 83.26kb.
• 2. Создание текстовых документов с помощью процессора Microsoft Word, 262.73kb.
• Редактор текстів Word, 683.22kb.
• Тест №1Microsoft Word Як запустити програму Microsoft Word?, 100.62kb.
• Лабораторна робота №64: " Текстовий процесор ms word, 232.82kb.
• Текстовий процесор Word, 52.93kb.
• Практическое задание. Текстовый процессор Word. Билет№4 Компьютерная графика. Назначение, 84.49kb.
• Информационная безопасность и защита информации, 23.76kb.
• "Расширенные возможности Microsoft Word 2003", 63.65kb.

ВСТАВКА ТЕКСТА И РИСУНКОВ С ПОМОЩЬЮ СРЕДСТВ АВТОТЕКСТ И АВТОЗАМЕНА

Для автоматической вставки текста и рисунков Word предлагает воспользоваться одним из следующих средств: Автотекст (более старое средство, доступное только в Word) или Автозамена (более новое, доступное и в остальных приложениях Office). Доступ к диалоговому окну Автозамена: Сервис→Параметры автозамены→закладка Автозамена; к диалоговому окну Автотекст: Сервис→Параметры автозамены→закладка Автотекст;


Стоит вам только набрать комбинацию символов — название элемента списка автозаме­ны, а затем ввести пробел, знак препинания или просто нажать клавишу , Word тут же заменит введенный текст на соответствующий элемент автозамены. Например, с помощью средства Автозамена можно сделать так, чтобы слово нпг автоматически превращалось во фразу начало первой главы. При этом никаких предупреждений о замене текста не будет; она просто произойдет, и все.

В отличие от этого, после набора первых четырех букв элемента списка автотекста на эк­ране появляется всплывающая подсказка, которая напоминает вам о существовании данного элемента. Введите, например, октя, и на экране появится всплывающая подсказка со словом Октябрь. Чтобы принять предлагаемый вариант, просто нажмите одну из клавиш , или (какую именно, не имеет значения), и Word введет необходимое слово или фразу целиком.

Кроме того, вставить элемент списка автотекста в документ можно и с помощью команды Вставка→Автотекст, выбрав необходимый элемент непосредственно в подменю (где эле­менты распределены по категориям) или с помощью вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена (рис. 15.6). Те же самые операции можно проделать и с помощью панели инст­рументов Автотекст.

Такие сведения, как текущая дата, дни недели, месяцы года, названия вашего предприятия, инициалы и имя пользователя к списку элементов автотекста добавляются автоматически.



Рис. 15.6. Кнопка Добавить создает новый элемент списка автотекста. Кнопка Вставить вставляет выбранный элемент списка автотекста в документ

Элементы списка автотекста привязаны к шаблонам. Это означает, что наряду с "глобальными" элементами автотекста, сохраненными в шаблоне Normal .dot, можно ис­пользовать и "локальные" элементы, доступные только для документов, созданных на основе определенного шаблона.


В большинстве случаев функция Автозамена более удобна в использовании, чем Автотекст.

Преимущества Автозамены:

– Элементы списка автозамены (по крайней мере, неотформатированные) доступны и в других приложениях Office.

– При вставке элемента автотекста не обойтись без нажатия клавиши — , или .

Для людей, которым постоянно приходится иметь дело с большими объема­ми текста (например, для машинисток), это дополнительная трата времени.


Тем не менее, функция Автотекст имеет целый ряд преимуществ.

– Использование элементов автотекста предотвращает нежелательную замену. Предполо­жим, вы создали элемент автотекста под названием pater, который соответствует фразе The Paternal Order of Ornery Fellows. Использование функции Автозамена вместо функции Автотекст привело бы к тому, что, например, такая латинская фраза, как pater familias, безо всякого на то согласия с вашей стороны превратится в нечто бес­смысленное The Paternal Order of Ornery Fellows familias.

– Всплывающие подсказки для элементов автотекста информируют вас о характере предстоящей замены.

Для функции Автозамена никаких предупреждений не предусмотрено.

– Элементы списка автозамены носят глобальный характер.

Настолько глобальный, что они действительны для всех приложений Office. В отличие от этого, элементы списка автотекста могут быть локализованы для использования только в документах, откры­тых на основе отдельных шаблонов.


Для создания нового элемента автотекста выполните следующее.

1. Введите и, если сочтете нужным, отформатируйте текст (или рисунок), который будет использоваться в качестве замены.

2. Выделите данный текст. При необходимости в элемент автотекста можно включить знак конца абзаца и соответствующее форматирование абзаца.

3. Выберите команду Вставка→Автотекст→Создать. или Сервис→Параметры Автозамены→вкладка Автотекст. Присвойте новому элементу имя и щелкните на кнопке ОК.

Для того чтобы в документ вставить элемент списка автотекста, просто введите его имя и нажмите <ВВОД>.

Для копирования или перемещения элементов автотекста из одного шаблона в другой исполь­зуйте организатор шаблонов (для этого выберите команду Сервис→Шаблоны и надстройки, щелкните на кнопке Организатор и выберите вкладку Автотекст).


Чтобы добавить новый форматированный элемент в список средства Автозамена, вы­полните следующие действия.

1. Выделите текст, который будет добавлен в список Автозамена. Предварительно при­мените к нему необходимое форматирование.

2. Выберите Сервис→Параметры Автозамены→закладка Автозамена. Выделенный вами текст отобразится в поле На. Ус­тановите переключатель Форматированный текст.

3. В поле Заменить введите текст, который будет заменяться на указанный вами в поле На.

4. Щелкните на кнопке Добавить

Можно просто ввести необходимые слова в поля на и заменить и нажать кнопку добавить.

Настройка других параметров средства Автозамена

В диалоговом окне Автозамена выставлен ряд опций.

– Исправлять Две Прописные буквы в начале слова.

Если две первые буквы вве­денного вами слова прописные, то вторая заменяется на строчную. В некоторыхслучаях, например в словах JScript или CDnow, подобную замену проводить не следует. Чтобы указать исключение из правила, щелкните на кнопке Исключения. Для добавления слов в список исключений используется также команда Отменить. Например, если вы ввели слово CDnow и оно автоматически было заменено на Cdnow, щелкните на кнопке Отменить или нажмите . При этом Cdnow не только будет заменено на CDnow, но и добавлено в список исключений. При последующем его введении слово CDnow изменяться не будет.

– Делать первые буквы предложения прописными.

Если вы начнете предложение со строчной буквы, то она автоматически будет заменена на прописную. В качестве признака конца предложения в Office выступает точка в конце предыдущего предложения. Поэтому, если вы часто используете в тексте сокращения, то флажок этой опции лучше снять или создать длинный список исключений, в котором будут указаны все сокращения (рис. 4.9).

– Делать первые буквы ячеек таблиц прописными.

–Писать название дней с прописной буквы.

При введении текста на русском языке флажок этой опции лучше снять.

–Исправлять последствия случайного нажатия cAPS LOCK.

Нажав случайно клавишу , вы введете текст, состоящий из одних прописных букв, за исключением первой буквы предложения. Если же установить флажок этой опции, то все прописные буквы заменяются строчными и наоборот, а режим CapsLock будет отменен.



Рис. 4.9. Список исключений, для которых замена фрагментов тек­ста не проводится

– Исправлять раскладку клавиатуры.

В Word и Outlook используется еще одна опция —

–Автоматически исправлять орфографи­ческие ошибки.

Если установить ее флажок, то при нахождении неизвестного слова средство Автозамена передаст запрос в программу проверки правописания. Если последняя "знает" правильный вариант слова, то неправильное будет заменено им автоматически, без отображе­ния на экране запроса о подтверждении замены.

Расстановка переносов

Для улучшения общего вида документа рекомендуем побольше внимания уделять расста новке переносов. Правильная расстановка переносов важна хотя бы потому, что позволяет избежать "дырок" в конце строк, характерных для текста, размещенного в виде колонок. Для расстановки переносов Word предлагает три различных способа.


– Автоматическая расстановка переносов при вводе текста.

Большинство опытных пользователей Word стараются использовать данный метод как можно реже, поскольку расстановка переносов и разрывов страниц в этом режиме часто мешает правке текста. Тем не менее о такой возможности забывать не стоит.

Для включения режима автоматической расстановки переносов выберите команду Сервис→Язык→Расстановка переносов. В появившемся диалоговом окне Расстановка переносов (рис. 15.7) установите флажок Автоматическая установка переносов.

Как только вы щелкнете на кнопке ОК, переносы тут же будут расстав­лены. Дальше автоматическая расстановка переносов будет проводиться прямо в процессе набора или правки текста. В поле Ширина зоны переноса слов необходи­мо указать максимальный интервал, который следует ос­тавлять между концом последнего слова строки и правым полем страницы. Поле Максимальное число последовательных переносов – это максимальное число идущих подряд строк, которые могут заканчивать­ся переносами.

– Расстановка переносов вручную, сразу во всем документе.

Выберите команду Сервис→Язык→Расстановка переносов и щелкните на кнопке Принудительно.

При этом Word осуществляет поиск текста, который следует перенести, и запрашивает под­тверждение каждого из предполагаемых переносов, тем самым позволяя вам принять пе­ренос или отказаться от него.

Расставлять переносы вручную рекомендуется только после окончательной правки текста. В противном случае при внесении в текст изменений может потребоваться повторная расстановка переносов, по крайней мере в тех абзацах, куда вносились исправления.


– Перенос вручную отдельного слова.

Воспользуйтесь так называемым мягким переносом. Щелкните в том месте слова, куда следует вставить мягкий перенос, а затем нажмите

(минус, расположенный рядом с клавишей <0>). Мягкий перенос отображается в том случае, когда он действительно необходим для разрыва строки. Если же мягкий перенос окажется внутри строки, то он не отображается и не печатается.

Иногда слова, которые пишутся через дефис, нельзя переносить из строки в строку. На­пример, такое слово, как CD-ROM, разбивать нельзя. В этом случае используйте жесткий, или неразрывный дефис, вставить который можно с помощью сочетания клавиш .

Отказ от автоматической расстановки переносов в некоторых абзацах текста:

-Формат→Абзац установите фла­жок Запретить автоматический перенос слов.

Другой способ - откройте диа­логовое окно Язык (команда Сервис-Язык- Выбрать язык) и установите флажок Не проверять правописание