Учебное пособие для студентов очной формы обучения Омск 2007
| Вид материала | Учебное пособие |
- Учебное пособие (для студентов дневной формы обучения всех специальностей академии), 1905.53kb.
- Учебное пособие для студентов заочной формы обучения Санкт-Петербург, 1247.83kb.
- Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин дс. 02. Для студентов очной формы обучения, 250.71kb.
- Учебное пособие Для студентов всех специальностей Москва 1999, 1603.73kb.
- Учебно-методический комплекс для студентов очной формы обучения по специальностям:, 805.3kb.
- Учебно-методический комплекс для студентов очной формы обучения по специальностям:, 555.7kb.
- Учебно-методический комплекс для студентов очной формы обучения по специальностям:, 250.32kb.
- Учебное пособие к дисциплине для студентов заочной формы обучения по специальности, 1219.34kb.
- Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин дс. 10 Для студентов очной формы обучения, 489.55kb.
- Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин сд. 10. 01 Для студентов очной формы, 429.18kb.
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Омский государственный технический университет»
Т.Н. Виноградова
Т.В. Глазунова
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Учебное пособие
для студентов очной формы обучения
Омск 2007
УДК 005.912 (075)
ББК 65.050.2я73
В 49
Рецензенты: к.т.н. профессор ОмГУПС В.Г. Шахов, к.ю.н. преподаватель Омской академии МВД России Бавсун И.Г.
Учебное пособие содержит кратко изложенный курс лекций, список учебников и учебных пособий, которые позволят студентам усвоить содержание дисциплины в полном объеме при ее самостоятельном изучении.
Печатается по решению редакционно-издательского совета Омского государственного технического университета.
Редактор М.А. Блус
ИД №06039 от 12.10.2001
Сводный темплан 2007 г.
Подписано в печать 02.02.07. Формат 60х84 1/16
Бумага офсетная. Отпечатано на дупликаторе. Усл.печ.л. 4,3. Уч.– изд.л.1,0.
Тираж 100 экз. Заказ .
____________________________________________________________________
Издательство ОмГТУ. 644050, г. Омск, пр-т. Мира, 11
Типография ОмГТУ
ВВЕДЕНИЕ
Настоящее пособие предназначено для студентов специальности 090104 «Комплексная защита объектов информатизации» для изучения дисциплины «Документоведение».
Учебное пособие составлено в соответствии с Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования.
В работе сформулированы цели и задачи дисциплины «Документоведение», требования к уровню подготовки студентов, завершивших его изучение.
Пособие содержит краткое содержание конспекта лекций, контрольные вопросы по дисциплине для самоконтроля студентов, темы рефератов и необходимую для изучения предмета литературу.
В данном пособии раскрываются все вопросы, связанные с созданием и оформлением личных и служебных документов, изготовленных на различных материальных носителях и с учетом законодательной, нормативно-методической и учебной литературы. Вместе с тем излагаются и необходимые методы и мероприятия по обеспечению юридической силы документа.
Цель курса: изучение современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению управленческих документов, организации их движения и учета.
Задачи курса: показать взаимосвязь информации и документа, проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования; проанализировать функции документа и образование систем документации; сформировать у студентов рациональные подходы к организации работы с документами.
Студенты должны знать:
- нормативно-методические материалы по документированию управленческой деятельности;
- правила составления и оформления документов;
- современную технологию обработки документов.
По результатам изучения курса «Документоведение» студенты должны уметь: составлять и оформлять документы в соответствии с требованиями государственных стандартов; организовывать контроль за сроками исполнения документов и оперативное их хранение.
РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В ДИСЦИПЛИНУ
1.1. Введение в дисциплину
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».
Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.
Молодому специалисту, пришедшему работать на предприятие, необходимо иметь представление не только о движении документов в организации, но и навыки и знания в области составления и оформления различной документации.
Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Необходимость фиксировать информацию появилась давно, и в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо способом письма – рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.
Для организации правильной, а главное эффективной защиты документированной информации необходимо, прежде всего, хорошо представлять сам объект защиты, его основные свойства, характеристики, особенности документирования на различных носителях. Документоведение как наука о документах позволяет научно систематизировать признаки документов, то, каким образом появляется документ, какие принципы положены в основу его создания, каким образом выстраивается технологическая цепочка движения документа в зависимости от его назначения и степени конфиденциальности.
Особенно выросла роль документоведения в связи с распространением рыночных отношений и коммерческой самостоятельностью предприятий. В условиях жесткой конкуренции борьба за прибыль все больше из материальной сферы перемещается в сферу информационных технологий, за обладание информацией (кадровой, финансовой, коммерческой, технической, технологической и т.д.). В этих условиях документ выступает и как основной носитель конфиденциальной информации, и как объект информационной защиты. Знание основных правил работы с документами из удела узкого круга специалистов-делопроизводителей и архивариусов превращается в насущную необходимость практически всех работников государственных и коммерческих организаций. Неправильное оформление управленческой, кадровой, финансовой и коммерческой документации, несоблюдение режима конфиденциальности документов может обернуться тяжелыми правовыми и экономическими последствиями.
Именно по этой причине курс «Документоведение» занимает достойное место в ряду дисциплин специальности «Комплексная защита объектов информатизации».
1.2. Понятие документа
Появление документа связано с появлением начертательного способа фиксации информации, т.е. с появлением письма.
В переводе с латинского документ – «учу» или «извещаю». В России этот термин появился в XVIII веке. Пётр I перевел его как письменное свидетельство, письменный источник, доказательство, имеющее юридическую силу и юридические последствия. Подробная трактовка документа сохранилась до наших дней.
В XX веке в документе выявился управленческий аспект, который тесно связывается с информацией и её управленческой ценностью. В XX веке в связи со становлением экономики, документ стал очень важен как управленческий инструмент.
Терминология, используемая при работе с документами закреплена в законах и других нормативных актах – ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и в различных словарях. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель.
Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания даёт свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания даёт это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.
Эволюция понятия «документ», которое даёт документоведение следующая:
документ – материальный объект;
документ – носитель информации;
документ – документированная информация.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации выступает документ.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина – документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов – документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве»1.
1.3. Функции документа
В основу понятия «документ» положена та особенность документов, которая вытекает из общности их свойств и назначения. Функциональное назначение документов велико, так как одновременно они выполняют несколько функций. В силу своей многофункциональности документы могут выполнять одновременно несколько задач и служить различным целям.
Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д.
Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации.
Наиболее общей и основной их функцией является информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию – причина появления любого документа.
Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи, трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.
Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций – архивов, информационных центров, музеев и др.
Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника. Все документы с момента своего появления потенциально обладают функцией исторического источника.
С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе. Поэтому, культурная функция документа и является одной из важнейших.
Существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу, прежде всего, следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.
С управленческой функцией тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения, либо прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия.
Ряд документов обладает политической функцией. Политическая функция находит своё выражение, прежде всего, в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства.
К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.
Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.
Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.
Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.
Во-вторых, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетенными между собой, поскольку в действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.
В-третьих, функции документа можно разделить на:
- функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);
- функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.
Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте, некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.
1.4. Свойства и признаки документа
Свойства документа – это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.
Релевантностью (от англ. «relevant» – уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации – её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.
В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.
Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более, невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.
Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.
С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Одно из свойств документированной информации – её доступность, т.е. возможность получения потребителем.
Защищённость – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа, изменения и искажения её со стороны других лиц.
Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).
Помимо внешних свойств документа, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.
Любой документ обладает определенным набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами.
Прежде всего, информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определенной целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Авторство – важнейший признак документа. Авторами документов могут выступать учреждения, предприятия, организации. Вместе с тем авторами документов могут быть отдельные лица.
Важным документообразующим признаком является наименование вида документа. Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.
К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – время создания документа. Дата создания документа необходима для правовой оценки, содержащейся в нем информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления.
Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.
В совокупности, рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем, следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий.
Для управленческой деятельности юридическая сила документов означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, и для круга участников управленческих действий, которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ обязаны:
- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
- издавать документы только в пределах своей компетенции;
- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
Статья 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ « Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет, что:
– законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации;
– в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации; правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти;
– электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе;
– в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами;
– право собственности и иные вещные права на материальные носители, содержащие документированную информацию, устанавливаются гражданским законодательством.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.