Учебное пособие для студентов очной формы обучения Омск 2007
| Вид материала | Учебное пособие |
- Учебное пособие (для студентов дневной формы обучения всех специальностей академии), 1905.53kb.
- Учебное пособие для студентов заочной формы обучения Санкт-Петербург, 1247.83kb.
- Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин дс. 02. Для студентов очной формы обучения, 250.71kb.
- Учебное пособие Для студентов всех специальностей Москва 1999, 1603.73kb.
- Учебно-методический комплекс для студентов очной формы обучения по специальностям:, 805.3kb.
- Учебно-методический комплекс для студентов очной формы обучения по специальностям:, 555.7kb.
- Учебно-методический комплекс для студентов очной формы обучения по специальностям:, 250.32kb.
- Учебное пособие к дисциплине для студентов заочной формы обучения по специальности, 1219.34kb.
- Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин дс. 10 Для студентов очной формы обучения, 489.55kb.
- Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин сд. 10. 01 Для студентов очной формы, 429.18kb.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 6
к приказу Минздрава России
от 05. 05. 2004
Подпись (22)
Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей).
Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и другие ценностей; документы, изменяющие кредитные и другие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке): личная подпись: расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Например:
Генеральный директор
АО «Сибирские системы» Личная подпись А. А. Борисов
или на бланке:
Генеральный директор Личная подпись А. А. Борисов
Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
Исполнительный директор
ЗАО «Сибирь» Личная подпись П. И. Иванов
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Если документ подготовлен двумя организациями, и его подписывают лица равных должностей, то их подписи располагаются двумя группами на одном уровне, например:
| Генеральный директор завода «Полет» ____________ М.В. Николаев (подпись) | Генеральный директор завода «Сатурн» ______________С.П. Сидоров (подпись) |
В таком случае документы оформляются не на бланках и подписывают столько экземпляров документов, сколько организаций принимало участие в их разработке.
Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одна под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.
Например:
Директор института Личная подпись А.Д. Лакеенков
Главный бухгалтер Личная подпись Л. Д. Жукова
Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов – протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.
Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и члены комиссии. В таком документе, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись А. А. Николаев
Члены комиссии Личная подпись Н. Ф. Егорова
Личная подпись А. С. Васильев
Личная подпись О. И. Рысков
Гриф согласования документа (23)
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним.
Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы другой, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в виде грифа, включающего слово «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ, включая наименование организации, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты.
Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Управления
административного
и финансового обеспечения
__________ Ф.М. Лужин
20.09.2002
Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
от 30.11.2006 №12
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 12.09.2006 № 12/135
Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.
Виза согласования (24)
Согласование документов в пределах одной организации (внутреннее согласование) оформляется визой. При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:
Начальник юридического отдела
____________ М.Л. Гринберг
(личная подпись)
05.09.2006
На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующем образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
_____________ М.Л. Гринберг
(личная подпись)
05.09.2006
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Оттиск печати (25)
Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц, подтверждающих расследование денежных средств и материальных ценностей и др.
Отметка о заверении копии (26)
Копия документа – воспроизведение всех его реквизитов. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Заверяют копии работники делопроизводственной службы, проставляя ниже реквизита «подпись» слово «Верно» с указанием должности, фамилии, личной подписи и даты. Например:
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись М. Ю. Тимошина
30. 05. 2006
В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копий удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Проставление печати обязательно, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия, и др.).
Отметка об исполнителе (27)
Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно изготовил этот документ.
Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:
- фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;
- имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.
Например:
Сидоркин
65 44 23
Илья Ильич Сидоркин
65 44 23
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)
Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Реквизит содержит в себе следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию (29)
В правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер (очередной порядковый) и дата получения документа в организации, которой документ был адресован (при необходимости – часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется от руки или для этой цели используются штампы. В штампах указываются наименование организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления. Например:
27.06.2006 Вх. № 14
Идентификатор электронной копии (30)
Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии является отметка (колонтитул), проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковое данные, установленные в автоматизированной системе обработке документов данной организации. Например:
С:\ Мои документы \ RASP.3РТ4. DOC , где С – диск, Мои документы – наименование папки, RASP – вид документа, 3РТ4 – группа заочного отделения, DOC – формат.
2.3. СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рис. 1 – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рис. 2 – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
2.4. Формуляр-образец документа
Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает его недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки и т.д.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.
Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. Это модель унифицированной формы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей расположению на стандартном формате бумаги А4 (210х297 мм). На основе формуляра-образца строятся бланки документов. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной модели.
РАЗДЕЛ 3. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Официальные документы, как правило, создаются на бланках.
Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стремятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созданию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную информацию о фирме, но ее стиль.
Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов:
– А4 (210х297 мм);
– А5 (148х210 мм).
Бланки документов согласно стандарту должны иметь поля: левое – не менее 20 мм; верхнее – не менее 20 мм; правое – не менее 10 мм; нижнее – не менее 20 мм.
Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов кроме писем.
Общий бланк содержит следующие реквизиты: 01 (02 или 03,); 08, 11, 13.
Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), код организации (предприятия) по ОКПО, наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации (08), справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес телефонной почты), web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии, т.е. 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.д.
В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств – должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например: «Директор Федеральной пограничной службы РФ» и т.д.
Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения, например:
ЗАО «АРСЕНАЛ»
ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА
Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.
Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой.
Бланк с продольным расположением реквизитов предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.
Бланк с угловым расположением реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата. Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков, а угловое – для бланков писем.
В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом, в целях экономии площади листа, справочные данные об организации можно располагать на нижнем поле бланка.
По рекомендации ГОСТа Р 6.30-2003 бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.
Стандарт допускает изготовление бланков типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или же использование формы бланка, созданной компьютером. Распространившаяся в последнее время практика распечатки бланков с компьютера рациональна для небольших организаций, где не создается большое количество документов. Компьютерная форма бланка может быть легко изменена при обновлении справочных данных об организации (адреса, телефона, факса, счета в банке и др.). Этот способ использования бланка экономичен, т.к. не возникает ситуаций, когда надо уничтожать готовый тираж бланков. Но следует помнить, что воспроизвести такой бланк (т.е. подделать документ) достаточно просто.
ГОСТ Р 6.30 – 2003 вводит исключение в способы изготовления бланка только для так называемых гербовых бланков, т.е. бланков, которые содержат изображение герба РФ или гербов субъектов РФ. Эти требования введены в стандарт в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ». Такие бланки должны быть изготовлены полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на этот вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти, государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе РФ, а также соответствующими правовыми актами субъектов РФ.
Гербовые бланки подлежат учету в делопроизводственной службе организации. Лица, которые несут персональную ответственность за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Для учета при изготовлении бланков в типографии на них проставляются номера. Нумеровать бланки допускается и нумератором. Учет гербовых бланков ведется в порядке, установленном ГОСТ Р 6.30 – 2003.
РАЗДЕЛ 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, вне зависимости от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражает их специфику. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны она представляет для других систем правовую основу, а с другой – в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.