Geum.ru

Учебное пособие для студентов очной формы обучения Омск 2007

Вид материалаУчебное пособие

Содержание


Открытое акционерное общество
4.3. Система справочно-информационной документации
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

ПРИКАЗЫВАЮ:…»



Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:


«В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института по ул. Магистральной, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ…»


Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок исполнения поручения. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.


Например:

«Начальнику ремонтной службы завода Васильеву В.П. обеспечить установку и наладку оборудования линии К-50 до 25.09.2006» или «Бухгалтерии подготовить смету расходов на внедрение нового оборудования линии К-50 к 27.08.2006».


Количество исполнителей по каждому пункту не ограничивается.

Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить.

Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором указывается наименование должностного лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.


Например:

«Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера завода Спиридонова А.В.».


До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:


Приложение 1

к п. 2 приказа

директора завода

от 14.06.2002 № 86


Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Дата приказа – это дата его подписания, а начало действия распорядительного акта – факт его регистрации.

Образец приказа по основной деятельности:


ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«СВЯЗЬИНВЕСТ»

ПРИКАЗ



10.09.2006 № 132


Москва


Об увеличении уставного капитала

общества


В связи с решением общего собрания акционеров от 10.02. 2006 №1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения уставного капитала, утвержденном Советом директоров общества 16.07.2005


ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Руководителю юридического отдела Сычеву М.М. направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию до 01.10.2006.
  2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов РФ до 15.10.2006.
  3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.



Генеральный директор __________ Инициалы, фамилия




Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной деятельности. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или кратковременные, касающиеся решения конкретного вопроса.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную часть. Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только реквизитом «Наименование вида документа».

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и др. актов данной или вышестоящей организации.

В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «Обязываю», «Предлагаю», в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».

Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как заголовок к тексту приказа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.


4.3. СИСТЕМА СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ


4.3.1. Назначение и состав справочной документации


Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения и т.д.

Условно всю совокупность таких документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.


Справочно-информационные документы
Справочно-аналитические документы

Протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение).
Акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.