Учебное пособие для студентов очной формы обучения Омск 2007

Вид материала

Учебное пособие

Содержание Различают следующие системы документации 4.1. Система организационно-правовой документации 4.1.2. Составление и оформление отдельных видов Должностная инструкция 4.2. Система распорядительной документации 4.2.2. Составление и оформление распорядительных документов

Подобный материал:

• Учебное пособие (для студентов дневной формы обучения всех специальностей академии), 1905.53kb.
• Учебное пособие для студентов заочной формы обучения Санкт-Петербург, 1247.83kb.
• Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин дс. 02. Для студентов очной формы обучения, 250.71kb.
• Учебное пособие Для студентов всех специальностей Москва 1999, 1603.73kb.
• Учебно-методический комплекс для студентов очной формы обучения по специальностям:, 805.3kb.
• Учебно-методический комплекс для студентов очной формы обучения по специальностям:, 555.7kb.
• Учебно-методический комплекс для студентов очной формы обучения по специальностям:, 250.32kb.
• Учебное пособие к дисциплине для студентов заочной формы обучения по специальности, 1219.34kb.
• Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин дс. 10 Для студентов очной формы обучения, 489.55kb.
• Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин сд. 10. 01 Для студентов очной формы, 429.18kb.

Различают следующие системы документации:

• плановая;
  
• стандартов и технических условий;
  
• организационно-распорядительная;
  
• первичная учетная;
  
• расчетно-денежная;
  
• отчетно-статистическая;
  
• по ценообразованию;
  
• по торговле;
  
• по материально-техническому обеспечению и сбыту;
  
• для строительства;
  
• конструкторская система документации;
  
• технологическая;
  
• по изобретениям и открытиям;
  
• по социальному обеспечению и др.
  

4.1. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ


4.1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации


Одна из основных управленческих функций – это функция реализации системы и процессов управления, которая включает в себя:

• создание организации, включая выбор ее организационно – правовой формы;
  
• установление ее структуры;
  
• определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);
  
• регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
  
• формирование совещательных органов управления;
  
• регламентацию деятельности аппарата управления;
  
• лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
  
• установление режима работы и системы охраны;
  
• организацию труда работников и оценка труда работников;
  
• реорганизацию;
  
• ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.
  

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, содержание деятельности организации в целом, права работников и т.д.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления и руководства, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения и с точки зрения срока действия относятся к бессрочным, и действуют до их отмены или до утверждения новых.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения с привлечением квалифицированных специалистов.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правовых документов является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки правовых документов в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.


4.1.2. Составление и оформление отдельных видов

организационно-правовых документов


Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ. Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

Текст устава может содержать следующие разделы:

Раздел 1.Общие положения.

Раздел 2. Уставный капитал (акционерный капитал).

Раздел 3. Порядок деятельности.

Раздел 4. Управление.

Раздел 5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

Раздел 6. Прочие накопления.

Раздел 7. Прекращение деятельности.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения оформляется следующим образом:


УТВЕРЖДЕН

Собранием учредителей

Открытого акционерного

Общества «Веста»

(протокол от 18.12.2003 №1)


Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.


Инструкции – нормативные документы, определяющие научно-технические, технологические, финансовые, производственные и иные стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия они могут быть рассчитаны на определенный срок или могут быть постоянно действующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя.

Инструкции подразделяются на две основные группы:

– регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса (производственного, например), в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);

– должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанность и ответственность должностных лиц.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

При разработке должностных инструкций следует опираться на квалификационные требования к должностям служащих, которые содержатся в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37.

Структурно должностная инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; подчиненность специалиста; порядок назначения на должность и порядок освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «утверждает», «выполняет» и т.д.).

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по вопросам, право участвовать в совещаниях, право подписывать документы, а также право требовать выполнения работы от конкретных работников.

В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника.

В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки, какую информацию получает работник, кому и какую информацию представляет, с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы взаимосвязей работника с другими подразделениями.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Формуляр-образец должностной инструкции включает реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 24. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации – куратором данного подразделения. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой, а также должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

4.2. СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ


4.2.1. Назначение и состав распорядительной документации


Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно - правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное значение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсами.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам и носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Основанием для создания распорядительного документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;
  
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
  

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

– документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

– документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом) издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю, и издаются приказы, указания, распоряжения.

Эти документы отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текстов.


4.2.2. Составление и оформление распорядительных документов


Постановление – правовой акт, который издают высшие органы государственной власти, комитеты, комиссии, образуемые при органе государственной власти.

Различают постановления организационные и адресуемые. Первые – позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, учреждением плана и т.д. Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: 01, 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 23, 24.

Текст постановления может иметь вступительную часть. Распорядительная часть излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, в каждом из которых содержится отдельное поручение. Пункты постановления, содержащие конкретные поручения, включают: наименование органа или организации, которой дается поручение, содержание самого поручения и при необходимости срок его исполнения.

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти, и иметь визы их руководителей. Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.


Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами. Решения оформляются в том же порядке, что и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛИ», «РЕШИЛА», например, «Совет директоров РЕШИЛ ...».


Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

В деятельности организации различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случае создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов), при создании временных или коллегиальных органов и тому подобных случаях.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, внесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа, или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 23, 28.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – «Проект».

Заголовок – обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, заголовок к приказу строится по схеме «О чем», например:


« Об увеличении уставного капитала общества»

«О создании филиала общества в г. Твери»


Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации, во вступительной части указывается его название, дата, номер, например:


«В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденным Советом директоров общества 15.05.1999, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Омске (протокол от 18.03.2000 №1).