Учебное пособие для студентов очной формы обучения Омск 2007

Вид материала

Содержание

Раздел 6. конфиденциальные документы
Коммерческая тайна
Служебная тайна
Носитель информации
Конфиденциальное делопроизводство
6.2. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
Вопросы для самоконтроля
Библиографический список
Словарь основных терминов
Видеограмма документа
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
Графический документ
Документ на машинном носителе
Документ личного происхождения
Дубликат документа
Копия документа
Машиночитаемый текст
Нормативные документы
Организационно-распорядительный документ
Организация работы с документами
...
Полное содержание

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

РАЗДЕЛ 6. КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

По уровню доступности документы подразделяются на две категории: общедоступные и с ограниченным доступом. Общедоступными являются открытые документы. Документирование открытой информации и организация работы с открытыми документами входят в сферу действия открытого делопроизводства.

К конфиденциальным документам относятся документы с ограниченным доступом, т.е. такие документы, работа с которыми допускается по специальному разрешению, уполномоченных на то лиц, содержащаяся в которых информация составляет тот или другой вид тайны.

В Гражданском кодексе РФ изложены основания отнесения информации к коммерческой тайне: «Информация составляет… коммерческую тайну в том случае, когда информация имеет действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране конфиденциальности».

Коммерческая тайна^² – конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду;

Служебная тайна – вид тайны, включающий полученную федеральными и муниципальными органами власти информацию, составляющую коммерческую тайну других субъектов, а также устанавливаемую органами власти и предприятиями собственную информацию, доступ к которой ограничивается служебной необходимостью».

Информация, составляющая коммерческую или служебную тайну отображается в различных носителях. В ГОСТ 5092296 «Защита информации. Основные термины и определения» содержится следующее определение носителя:

Носитель информации – физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, символов, технических решений и процессов».

Типы материальных носителей:

магнитные диски;
оптические диски;
фото-, кино-, видео-, аудиопленки;
различные виды промышленной продукции;
технологические процессы
носители на бумажной основе и др.

Информация на них фиксируется рукописным, машинописным, электронным, типографическим способами в форме текста, чертежа, схемы, рисунка; формулы, графика, карты и т.п. В этих носителях информация отображается в виде символов и образов.

Нормативными документами установлено шесть видов тайны: государственная, коммерческая, служебная, личная, семейная и профессиональная. При этом надо иметь в виду, что профессиональная тайна – понятие обобщенное. Она включает в себя различные подвиды: банковскую тайну, тайну связи, тайну страхования, врачебную тайну, нотариальную тайну, персональные данные и др.

Термин «конфиденциальный» означает – секретный, доверительный, не подлежащий огласки.

Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, содержащие коммерческую и служебную тайну.

Документы, содержащие государственную тайну, относятся к сфере секретного делопроизводства.

Документы, содержащие личную и различные подвиды профессиональной тайны, относятся к сфере специального делопроизводства.

Несмотря на различные виды тайны конфиденциальные документы почти полностью идентичны процедурам их составления, обработки, обращения, хранения и защиты.

Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, обеспечение и документирование, организация работы с конфиденциальными документами и защиту, содержащейся в них информации.

Конфиденциальное делопроизводство имеет много общего с открытым делопроизводством, но и в то же время имеет и отличия, обусловленные ее спецификой.

Конфиденциальная документированная информация требует защиты. Открытая документированная информация тоже должна защищаться, но ее защита ограничивается предотвращением утраты информации. Защита конфиденциальной информации кроме предотвращения утраты, направлена на предотвращение утечки информации.

Утечка информации представляет собой неправомерный, неразрешенный, несанкционированный выход конфиденциальной информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга, имеющего право работать с ней, если выход привел к получению информации людьми, не имеющими к ней санкционированного доступа.

Утечка информации означает не только получение ее лицами, не работающими на предприятии, но и несанкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией лиц данного предприятия. Утрата и утечка защищаемой документальной информации обусловлены уязвимостью информации. Уязвимость информации – неспособность информации самостоятельно противостоять дестабилизирующим воздействиям, т.е. таким воздействиям, которые нарушают ее установленный статус.

Уязвимость документальной информации понятие собирательное. Она не существует вообще, а проявляется в различных формах.

К таким формам, выражающим результаты дестабилизирующего воздействия на информацию, относят:

хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);
потеря носителя информации (утеря);
несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение);
искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, подделка, фальсификация);
блокирование информации;
разглашение информации (распространение, раскрытие).

6.1. Организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа

Организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа включают в себя:

обязательное установление и проставление грифа конфиденциальности документов, соответствующего степени конфиденциальности содержащейся в них информации;
раздельное документирование, обработка и хранение документов, составляющих различные виды тайны;
раздельный учет и хранение документов на бумажных и магнитных носителях в пределах каждого вида тайны;
дифференцируемый уровень защиты документов с учетом степени их конфиденциальности;
разрешительная система доступа к документам и делам;
жесткие требования к хранению документов, которые обеспечивают сохранность и конфиденциальность документной информации;
регламентации обязанности лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией по ее защите;
персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними;
жесткое регламентирование состава издаваемых документов и процессов документирования;
максимальная полнота регистрационных данных о каждом документе, начиная с момента его подготовки или получения;
фиксированный учет прохождения и местонахождения каждого документа;
регламентация общей технологии документирования, организация работы с документами и их защиты.

Особенностью конфиденциального делопроизводства является то, что конфиденциальная деятельность, должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверной информации применительно к организации документооборота.

6.2. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Работа с конфиденциальными документами определяется инструкциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознакомления и хранения. На основании нормативных актов в организациях разрабатывается перечень соответствующих документов, который вводится в действие приказом руководителя. Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и самим перечнем.

Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении конфиденциальной информации. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Инструкция о работе с конфиденциальной информацией составляется с учетом специфики организации и утверждается ее руководителем. В качестве методической основы при разработке инструкции целесообразно использовать утвержденное Правительством «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральных органах исполнительной власти» от 03.11.94 года.

Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

Конфиденциально

Экз. №1

или

КТ

Экз. №1

Правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет большое значение в достижении цели ее защиты. Специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности, утверждают, что порядка 80 % конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме, несомненно, играют важную роль в достижении экономических успехов.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

Что такое документ?
Каковы основные признаки и свойства документа?
В чем заключаются функции документа?
Понятие носителя информации. Машинные носители информации.
Что понимается под юридической силой документа?
Способы и средства документирования.
Материальные носители информации.
Какие нормативно-методические документы регламентируют процессы документирования?
Внутренняя форма документа. Формуляр-образец документа.
Понятие реквизита документа. Постоянные и переменные реквизиты. Обязательные реквизиты документа.
Требования к составлению и оформлению документов.
Текст документа. Форма представления текста.
Назовите виды бланков, применяемых организациями.
Назовите реквизиты, формирующие бланк письма и бланк конкретного вида документа.
Каковы правила оформления реквизита «Адресат»?
Какими способами утверждаются документы?
Что отражается в резолюции? Каков порядок ее оформления?
Указание автора и составителя документа, адресата документа.
Назовите особенности датировки документов.
Виды печатей. Служебные отметки на документе.
Особенности оформления наименования вида документа, заголовка к тексту.
Для чего необходимо согласование документа? Как оформляется гриф и виза согласования?
Правила оформления подписи на различных документах.
Каковы правила оформления приложения?
Какие сведения указываются в справочных данных?
Из чего состоит регистрационный номер исходящего документа?
Понятие «система документации».
Состав и содержание систем документации, обеспечивающих функциональную деятельность предприятия.
Характеристика организационно-правовых документов с точки зрения сферы действия, срока действия.
Формуляр организационно-правовых документов.
Правила составления и оформления организационно-правовых документов.
Назначение и состав организационно-распорядительной системы документации.
Перечислите этапы подготовки приказа.
В чем особенность составления и оформления распоряжений и указаний?
Назначение справочно-информационной и аналитической документации в управленческой деятельности.
Что отражает акт? Правила оформления актов.
Какие требования предъявляют к докладным и служебным запискам? В чем особенности их оформления?
Для чего необходим протокол? Особенности его оформления.
Основные требования к оформлению служебных писем. Какие разновидности писем вы знаете?
Какие требования предъявляются к тексту письма?
Определение понятий «унификация документов» и «стандартизация документов».
Уровни унификации и стандартизации, объекты унификации и стандартизации.
Понятие конфиденциального документа.
В чем заключается особенность работы с конфиденциальными документами?
Назовите организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Алексенцев, А.И. Конфиденциальность делопроизводства: учеб. пособие / А. И. Алексеенцев – М.: ООО «Управление персоналом», 2003.– 200 с.
Андреева, В.И. Делопроизводство: практич. пособие. 8-е изд., перераб. и доп. /В.И. Андреева – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002. – 192 с.
Демин, Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. /Ю.М. Демин - СПб., 2004.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М.: Изд-во стандартов, 1987.
ГОСТ 6.10.4.84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. –М.: Изд-во стандартов, 1984.
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1984.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
ГОСТ Р 51511-2001 Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Основные положения, форма, размеры и технические требования. – М.: Госстандарт России, 2001.
Гражданский кодекс Российской Федерации. Официальный текст: [принят Гос. Думой Российской Федерации от 26.01.96 № 14-ФЗ]. / Кодексы РФ. – М., 2000. – Ч. 1, 2, 3.

Илюшенко, М.П. Документоведение. Документ и системы документации: учеб. пособие/ М.П. Илюшенко, Т.В. Кузнецова, Я.З. Лившиц – М., 1987.
Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов – М.-Новосибирск. 2004.
Кудряев, В. А. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудряев – М. : ИНФРА-М, 1999.–592 с.
Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005. – 504 с.
Кузнецова, Т.В. Составление и оформление служебных документов: практич. пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Т.В. Кузнецова – М. : ЗАО «Бизнес-Школа «Интел-Синтез», 1999.– 224 с.
Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова – Ростов н/Д., 2002.
Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: учеб. пособие / А.В. Охотников, Е.А. Булавина – Ростов н/Д., 2004.
Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Официальный текст. [принят Гос. Думой Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ]. – М., 2006. – 22 с.
О государственной тайне. [принят Гос. Думой Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 – ФЗ] // Российская газета, 28.12.2002.
Об электронной цифровой подписи. [принят Гос. Думой от 10 января 2002 года № 1-ФЗ] // Российская газета, 12.01.2002.
Подобед, М.А. Документооборот предприятия / М.А. Подобед, Н.Р. Усманова – М., 2002.
Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности / М.Ю. Рогожин – СПб., 2004
.Сиганова, Т.В. Делопроизводство: метод. указания / Т.В. Сиганова – ОмГТУ, 2004. – 60 с.
Солодов, С.Л. Документоведение и защита информации: учеб. пособие / С.Л. солодов, А.А. Шулик; под ред М.Ю.Монахова; – Владим. Гос. Ун-т. Владимир, 2005. – 165 с.
Спивак, В.А. Делопроизводство / В.А. Спивак – СПб: Питер, 2003. – 208 с.
Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: практич. пособие /М.В. Стенюков – М.: «Изд-во ПРИОР», 2003.–112 с.
Стенюков, М.В. Делопроизводство в управлении персоналом / М.В. Стенюков, В.М. Пустозерова – М. : «Изд-во ПРИОР», 2001. – 112 с.
Чувенков, А.Ю. Правила оформления документов: комм. к ГОСТ Р 6.30-2003 / А.Ю. Чувенков, В.Ф. Янковая – М., 2004.

СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ

Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Видеограмма документа – изображение документа на экране электро-лучевой трубки.

Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

Делопроизводство – отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.

Документирование – это процесс создания и оформления документа.

Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии закономерности образования документов; способы их создания; становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98); информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Документ на машинном носителе – это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Машиночитаемый текст – документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Официальные документы – документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Подлинник документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Реквизит документа – обязательный информационный элемент (автор, дата и т.д.), присущий тому или иному виду письменного документа; обязательный элемент оформления официального документа.

Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ 51141-98).

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Стандарт – нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.

Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………….............................	3
РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В ДИСЦИПЛИНУ………………………………	4
1.1. Введение в дисциплину………………………………………………..	4
1.2. Понятие документа…………………………………………………….	5
1.3. Функции документа……………………………………………………	6
1.4. Свойства и признаки документа………………………………………	8
1.5. Способы и средства документирования……………………………...	11
1.6. Материальные носители документной информации………………...	12
РАЗДЕЛ 2. НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ
ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ И ИХ ОФОРМЛЕНИЮ…………………..	14
2.1.Требования к составу реквизитов……………………………………...	15
2.2. Правила оформления отдельных реквизитов………………………...	17
2.3. Схемы расположения реквизитов……………………………………..	31
2.4. Формуляр-образец документа…………………………………………	33
РАЗДЕЛ 3. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ……………………………………	33
РАЗДЕЛ 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ……………………………...	35
4.1. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации….	36
4.1.2. Составление и оформление отдельных видов
организационно-правовых документов…………………………………...	38
4.2. СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.2.1. Назначение и состав распорядительной документации…………...	40
4.2.2. Составление и оформление распорядительных документов……...	40
4.3. СИСТЕМА СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 4.3.1. Назначение и состав справочной документации…………………..	45
4.3.2. Составление и оформление справочно-информационных
документов………………………………………………………………….	46
4.3.3. Составление и оформление справочно-аналитических
Документов………………………………………………………………….	53
РАЗДЕЛ 5. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ…………………...	57
РАЗДЕЛ 6. КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ…………………..	59
6.1. Организация и технологические особенности сущности
конфиденциального документа……………………………………………	62
6.2. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения………………………………………………	62 62
7. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ…………………………………..	64
8. СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ…………………………………	67

1 ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2 Федеральный закон РФ «О коммерческой тайне» Принят Государственной Думой 9 июля 2004 года № 98-ФЗ

Blog

Учебное пособие для студентов очной формы обучения Омск 2007

Содержание