Учебное пособие для студентов очной формы обучения Омск 2007

Вид материала

Учебное пособие

Содержание Руководитель отдела Личная подпись И.А. Чернышева Объяснительная записка – Фирма «эконика» Уважаемый господин Туров! Отдел перевозок Раздел 5. унификация и стандартизация

Подобный материал:

• Учебное пособие (для студентов дневной формы обучения всех специальностей академии), 1905.53kb.
• Учебное пособие для студентов заочной формы обучения Санкт-Петербург, 1247.83kb.
• Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин дс. 02. Для студентов очной формы обучения, 250.71kb.
• Учебное пособие Для студентов всех специальностей Москва 1999, 1603.73kb.
• Учебно-методический комплекс для студентов очной формы обучения по специальностям:, 805.3kb.
• Учебно-методический комплекс для студентов очной формы обучения по специальностям:, 555.7kb.
• Учебно-методический комплекс для студентов очной формы обучения по специальностям:, 250.32kb.
• Учебное пособие к дисциплине для студентов заочной формы обучения по специальности, 1219.34kb.
• Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин дс. 10 Для студентов очной формы обучения, 489.55kb.
• Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин сд. 10. 01 Для студентов очной формы, 429.18kb.

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентов была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела Личная подпись И.А. Чернышева

Служебная записка также как и докладная записка относится к формам внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель подразделения, реже ее составитель.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Формуляр-образец служебной записки состоит из тех же реквизитов, что и формуляр-образец докладной записки. Изменится лишь наименование вида документа.


Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения, оформляется, как официальный документ (по образцу докладной записки).

Еще одна разновидность – пояснительная записка, содержащая разъяснения отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта и т.д.).

Пояснительная записка, как приложение к основному документу оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Формуляр-образец объяснительной (пояснительной) записки в зависимости от назначения состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, 21.


Заявление – документ, предназначенный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: адресат (кому адресовано), адресант (от кого написано); адресные данные адресанта (где проживает, номер телефона, паспортные данные по требованию); вид документа; текст; подпись; дата.

Заявление оформляется либо от руки в произвольной форме, либо на трафаретном бланке.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести», «Прошу предоставить»), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники и копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором.

Например:


Директору КБ НИИ

И. Ф. Федорову


Андреева Виктора Петровича,

проживающего по адресу:

ул. Ленина, д.15, кв. 25,

г. Омск, 644050


Заявление


Прошу принять меня на должность старшего научного сотрудника лаборатории пусковых механизмов с 25.09.2006


Личная подпись В. П. Андреев

20.09.2006


Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, информацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. Способы оформления реквизита «Адресат» описаны в главе «Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению».

Для удобства восприятия элементы реквизита «Адресат» лучше отделять друг от друга 1,5 – 2,0 интервалами.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной или двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса и его краткая история. Если поводом для составления письма послужил документ, дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения.

В заключительной части формируется основная цель письма.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описательной красочности.

Факты и события излагаются полно, объективно и ясно. Неточности, допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической силы и отрицательно сказаться на имидже его автора.

В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений. Употребление терминов должно быть обосновано необходимостью. Для правильного использования терминов следует обращаться к терминологическим словарям.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа («просим…», «направляем…»), от первого лица единственного числа – «Прошу Вас…». А также может излагаться от третьего лица единственного числа – «Организация сообщает…».

По современным традициям письмо часто начинают с именного обращения:

«Уважаемый Николай Петрович!», «Господин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!». Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне редко, только по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавших всеобщий почет и уважение за свои заслуги.

Если письмо начинается с формулы вежливого обращения, то и завершаться оно должно фразой «С уважением, генеральный директор…». В письмах, в которых предполагается совместная деятельность, могут употребляться фразы типа: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество!», «Будем рады видеть Вас в числе участников ярмарки!».

Письмо, оформленное на бланке письма формата А4 должно иметь заголовок к тексту, построенные по схеме « О чем», например:


«О нарушении договорных обязательств»


«Об оказании научно-технической помощи»


Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке А5.

Письмо оформляют в двух экземплярах, факс – в одном. Первый экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату, второй подшивают в дело.

Если к письму прилагаются дополнительные материалы, то после текста через 2 интервала делается отметка о приложении.

Письма визируются руководителем подразделения, подготовившим письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителями руководителя организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Для оформления писем допускается применение бланков, как с продольным расположением реквизитов, так и с угловым расположением реквизитов.

Датой письма является дата его подписания.


Например:

ФИРМА «ЭКОНИКА» Рязанский пр-т, 99, корп. 1, Москва, 109542, т. 371-39-22, факс (095) 377-82-27 ОГРН 567954; ОКПО 5468 ИНН/КПП 243565780/555678 25.11.2005 № 154/13 На № __________от ____________

Директору павильона Всероссийского выставочного центра В.С. Турову Ул. Радищева, 123, г. Калуга, 234006

┌ ┐

О представлении выставочной площади


Уважаемый господин Туров!


Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м. выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2006 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ……


С уважением,


Исполнительный директор Личная подпись А.А. Кочеров


После подписи на границе нижнего поля помещают реквизит «Отметка об исполнителе», который содержит инициалы, фамилию и номер телефона человека, владеющего ситуацией и способного ответить адресату на возникшие вопросы или дать уточнения.


В. А. Порошина

26 58 10


4.3.3. Составление и оформление справочно-аналитических документов


Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует много разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-передачи дел; ревизии; инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее 2 исполнителей). Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акты не составляются произвольно по личному волеизъявлению. Это прерогатива временных и постоянных комиссий или должностных лиц, уполномоченных выполнять такую работу. При этом в акте ссылаются на документы (приказ, распоряжение и т.д.), подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (акты списания, контрольно-ревизионные и т.д.). Они утверждаются распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. При необходимости акт может иметь реквизит «Гриф согласования».

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать унифицированную форму текста, а также на чистом листе бумаги. Формуляр-образец акта состоит из реквизитов 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 25.

Заголовок к тексту акта должен быть грамматически согласован со словом «АКТ», например: «АКТ проверки финансово - хозяйственной деятельности института», «АКТ списания материальных ценностей».

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и др.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ, с указанием его номера и даты), а также кем составлен акт (председатель, члены комиссии). Например:


Основание: приказ директора завода от 21.11.2005 № 12/58


Выражение «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт…» считается устаревшим. Следует писать: «акт составлен комиссией в составе…»

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения, заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

Текст акта пишут через 1,5 интервала. В конце текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложения к акту (если они есть).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. При этом проставляют отметку: «С актом ознакомлены: (подпись, дата)». Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

В необходимых случаях, если это требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Например:

Научно-производственное объединение «МАЯК»

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ____________А. И. Семенов (личная подпись) «__» ______________ 2006

А К Т

2006. № 17/1
      

г. Омск


Ревизии кассы


Основание: приказ генерального директора от 15.10.2006, № 37


Составлен комиссией в составе:

Председатель – заместитель директора С. Н. Петров.

Члены комиссии: заместитель главного бухгалтера П.Г. Зайцева, бухгалтер

А. О. Васильева.

Присутствовали – кассир В. И. Харитонова.


20.10.2006 комиссия провела ревизию кассы предприятия по состоянию на 19.10.2006.

В результате проведенной проверки установлено:

1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 19.10.2006 согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять 128 283 руб.

2. Фактический остаток наличных денег в кассе составил 115 357 руб. Недостача наличных денег в кассе – 12 926 руб.

3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира

Харитоновой В. И.


Составлен в 2-х экз:

1-й экз. – в дело № 05-11;

2-й экз. – генеральному директору предприятия;


Приложение: Объяснительная записка Харитоновой В. И. на 1 л. в 1 экз.


Председатель Личная подпись С. Н. Петров


Члены комиссии Личная подпись П. Г. Зайцева


Личная подпись А. О. Васильева


С актом ознакомлена Личная подпись В. И. Харитонова


Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или утверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки различают двух видов:

1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события производственной деятельности и размеры денежного вознаграждения. Их составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Текст такой справки состоит из двух частей: в первой части справки излагают факты, послужившие поводом для ее написания, во второй – приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений в справке не приводят. Это ее отличает от докладной записки. Если в справке фиксируются события определенного отрезка времени, то это должно быть отражено в заголовке: «О комплектовании заказа на 2007 год».

Справки, отражающие основную деятельность организации, могут быть внутренними и внешними.

Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, в вышестоящую организацию. Справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.


2. Ко второй категории относятся справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности, места проживания, стаж работы и т.д. Они выдаются по запросам заинтересованных лиц и учреждений. Как правило, при составлении таких справок применяются унифицированные трафаретные бланки. Подписываются такие справки руководителем организации и заверяются печатью.

Формуляр-образец справки состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, 22, 25.


Образец оформления справки:

ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК СПРАВКА 12.08.2006 № 35 Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01. 07.2006

Генеральному директору компании М.М. Савельеву

К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в Римини (Италия). К 01.06.2006 численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов, из-за нехватки посадочных мест.

Для решения вопроса с отправкой туристов по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «Аэрофлот», которая имеет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.


Ст. менеджер Личная подпись О.Н. Соколова


Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается ее составителем, при направлении ее в другую организацию – руководителем.


РАЗДЕЛ 5. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ


В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

Основная цель унификации и стандартизации – создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов – основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.


Основными принципами унификации документов являются:

• унификация от общего к частному, – заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
  
• единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления, – обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
  
• комплексность унификации, – при ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
  
• информативность, – означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
  
• сокращение числа видов документов, – достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
  
• стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
  
• сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
  
• экономичность, – достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.
  

Существует три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно-распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы, создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективность использования оргтехники, ускорение оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов на их изготовление, удельные капвложения на оргтехнику, затраты на амортизацию и ремонт оргтехники).