Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь
| Вид материала | Решение |
- Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству, 2069.49kb.
- Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики, 3787.09kb.
- Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, 1262.46kb.
- М. И. Боровой Председатель Комитета по архивам и делопроизводству, 1750.05kb.
- Приказ государственного комитета по имуществу республики беларусь 16 ноября 2009, 14.57kb.
- Постановление государственного комитета по авиации республики беларусь, 78.75kb.
- Международная конференция, 47.42kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1490.34kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1382.58kb.
- Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, 7450.85kb.
Проверки в подведомственных организациях проводятся не реже 1 раза в пять лет, а в структурных подразделениях самой организации не реже одного раза в год.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой освещается состояние и работа архива, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. По итогам проверки может издаваться приказ. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений. Допускается проведение внеплановых проверок.
14.5. Подбор, расстановка и использование работников архива осуществляется в соответствии с главными задачами архива и утвержденным штатным расписанием.
Повышение квалификации работников архива на соответствующих курсах, совещаниях, семинарах проводится по согласованию с руководством организации (архива).
Для принятых в архив работников обязателен инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.
15.* ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
15.1. Предельные сроки хранения документов в архиве
15.1.1. Документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, временно находящиеся на хранении в ведомственных архивах, передаются на постоянное государственное хранение по истечении следующих предельных сроков их хранения в организациях-фондообразователях:
для документов высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь, Верховного, Хозяйственного судов и Прокуратуры Республики Беларусь, центральных органов общественных объединений, банков, других учреждений, организаций и предприятий республиканского подчинения - 15 лет;
для документов органов иностранных дел, государственной безопасности, внутренних дел, вооруженных сил - 30 лет;
для документов местных органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий областного подчинения - 10 лет, городского и районного подчинения - 5 лет;
для научно-технической документации - по миновании надобности, но не более 25 лет;
для записей актов гражданского состояния и нотариальных действий, документов по личному составу - 75 лет;
для кинофильмов, киножурналов, фотоснимков, фоно- и видеозаписей, машиночитаемых документов - 3 года.
Художественные кино-, теле- и видеофильмы (подлинники) передаются на хранение после окончания производства (в период тиражирования).
15.1.2. Республиканские органы по архивам и делопроизводству могут продлевать организациям сроки хранения документов в порядке и на условиях, определяемых Администрацией Президента Республики Беларусь. При согласии государственных архивов документы ведомственных архивов могут быть приняты на постоянное хранение до истечения установленного срока временного хранения.
15.1.3. Сроки ведомственного хранения архивных документов Фонда данных о состоянии природной среды Государственного комитета по гидрометеорологии Республики Беларусь, Государственного картографо-геодезического фонда Республики Беларусь, Государственного комитета по земельным ресурсам, геодезии и картографии Республики Беларусь, Белорусского геологического фонда Республики Беларусь, Производственного объединения по геологоразведочным работам "Беларусьгеология", Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды, Национального фонда стандартов Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь, Академии наук Беларуси определяется в лицензиях, выдаваемых Госкомархивом.
15.1.4. Негосударственные организации передают свои документы на государственное хранение в сроки и на условиях, оговоренных в соответствующем договоре.
15.2. Порядок передачи документов на государственное хранение
15.2.1. Список организаций, документы которых должны передаваться на государственное хранение, определяется государственной архивной службой.
15.2.2. Прием документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение осуществляется, как правило, в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела передаются в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к фонду помимо контрольных экземпляров, переданных в государственный архив после утверждения описи ЭМК (ЭПК) госархива. Организация оплачивает стоимость работ, связанных с передачей документов (картонных коробок, в которых должны храниться дела, если указанные дела передаются на государственное хранение незакартонированными, транспортирование и т.д.).
15.2.3. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение 33), составляемым в двух экземплярах.
15.2.4. Если при приеме дел выявлена утрата документов постоянного хранения, организация, передающая документы, должна принять меры к их розыску. Причины отсутствия указанных документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду.
15.2.5. Документы действующих на территории Республики Беларусь международных организаций, организаций, созданных с участием государственных структур Республики Беларусь, передаются на государственное хранение, если иное не предусмотрено международным соглашением.
15.2.6. Организации, в деятельности которых не создаются документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, хранят свои документы в соответствии со сроками хранения, определенными перечнями документов с указанием сроков хранения.
15.2.7. При ликвидации государственных организаций их документы, включая ликвидационный баланс, передаются правопреемнику. В случае отсутствия правопреемника документы передаются на хранение в государственный архив, источником комплектования которого являлась организация.
15.2.8. При ликвидации или банкротстве негосударственных организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их уставы, обязаны принять по описям на хранение документы этих юридических лиц. При согласии органов государственной архивной службы документы постоянного хранения ликвидированных негосударственных организаций могут приниматься на государственное хранение на договорной основе.
15.2.9. При реорганизации государственных или негосударственных организаций с передачей ее функций другой организации последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела и архив реорганизуемой организации. Если при этом из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.
15.2.10. Если состояние и качество научно-технической обработки документов ликвидированной или реорганизованной организации не соответствуют требованиям государственной архивной службы, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с действующими требованиями и передать документы по принадлежности*.
______________________________
*При проведении научно-технической обработки документов ликвидированных негосударственных организаций, не имеющих правопреемников, описи дел постоянного хранения согласуются с ЭК ликвидируемой организации, утверждаются ее руководителем и ЭК регистрирующего органа, а описи дел по личному составу согласуются с ЭК ликвидируемой организации, ЭК регистрирующего органа и утверждаются директором ликвидируемой организации.
16. ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ
ИЛИ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ
(ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ)
16.1. Порядок приема-передачи документов
при смене руководителя организации
16.1.1. При смене руководителя организации документы, находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи.
16.1.2. В акте приема-передачи раздельно указывается количество документов (дел), находящихся в делопроизводстве; количество дел, хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь (дел постоянного хранения); мебель и оборудование архива.
16.2. Порядок приема-передачи документов
при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив)
16.2.1. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов, учетно-справочного аппарата к ним, помещений архива, инвентаря и оборудования проводится по акту (приложение 39).
16.2.2. Приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек, с обязательным включением представителя службы ДОУ.
16.2.3. При приеме-передаче документов и дел проверяется:
наличие документов и страховых копий в архиве;
соответствие количества единиц хранения архива сведениям, содержащимся в учетных документах;
научно-справочный аппарат;
печати и штампы архива;
условия хранения документов;
состояние сохранности документов на момент приема-передачи;
противопожарное и охранное оборудование.
16.2.4. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи документов об этом немедленно информируется руководитель организации и принимаются меры к их розыску. Виновные в утрате документов или несоблюдении условий их хранения привлекаются к ответственности.
16.2.5. Акт приема-передачи документов подписывается лицом, сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии и утверждается руководителем организации.
Приложение 1
к п.2.3.1
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Список
организаций - источников комплектования _______________________
(название архива)
на _________________________________
(годы)
:---:-----------------------:--------------------------:-----------:
: № : Наименование : Дата образования :Примечание :
:п/п: организации : организации : :
:---:-----------------------:--------------------------:-----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 :
:---:-----------------------:--------------------------:-----------:
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭМК (ЭПК)
Наименование организации архивного учреждения
____________ № _________ ____________ № _______
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма списка организаций - источников комплектования архива
Приложение 2
к разделу 3
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности
__________ № ____________ руководителя организации
__________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
на ___________ год Дата
:------:-----------------:----------:------------------:----------:
:Индекс:Название раздела,:Кол-во дел:Срок хранения дела:Примечание:
: дела : заголовок дела : (томов, :(тома, части) и № : :
: : (тома, части) : частей) :статей по перечню : :
:------:-----------------:----------:------------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 :
:------:-----------------:----------:------------------:----------:
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя службы ДОУ подписи
организации
Дата
Виза зав.архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭМК (ЭПК)
Наименование организации архивного учреждения
______________ № _______ _____________ № ______
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма номенклатуры дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ______________ году в организации
:-------------------------------:-----:----------------------------:
: По срокам хранения :Всего: В том числе :
: : :-----------:----------------:
: : :переходящих:с отметкой "ЭПК":
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:постоянного : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:временного (свыше 10 лет) : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:временного (до 10 лет : : : :
:включительно) : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:Итого : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя службы ДОУ подписи
организации
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности Подпись Расшифровка
передавшего сведения подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Приложение 3
к разделу 3
Наименование структурного
подразделения (общественной
организации)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
______________ № ____________
_____________________________
(место составления)
на ___________ год
____________________________________________________________________
Название раздела
:------:-----------------:----------:------------------:----------:
:Индекс: Заголовок дела :Кол-во дел:Срок хранения дела:Примечание:
: дела : (тома, части) : (томов, :(тома, части) и № : :
: : : частей) :статей по перечню : :
:------:-----------------:----------:------------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 :
:------:-----------------:----------:------------------:----------:
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя структурного подписи
подразделения (общественной
организации)
Дата
Виза заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЭК структурного
подразделения
__________ № ___________
Председатель ЭК
Подпись
______________________________
*При наличии ЭК структурного подразделения.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
(общественной организации) организации
Итоговая запись о категории и количестве дел,
заведенных в ____ году в ___________________________________________
(наименование структурного подразделения
____________________________________________________________________
или общественной организации)
:-------------------------------:-----:----------------------------:
: По срокам хранения :Всего: В том числе :
: : :-----------:----------------:
: : :переходящих:с отметкой "ЭПК":
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:постоянного : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:временного (свыше 10 лет) : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:временного (до 10 лет : : : :
:включительно) : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
:Итого : : : :
:-------------------------------:-----:-----------:----------------:
Руководитель структурного Подпись Расшифровка
подразделения (общественной подписи
организации)
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности Подпись Расшифровка
передавшего сведения подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел структурного
подразделения (общественной организации) организации
Приложение 4
к п.4.5.1
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
АКТ
_______ № ________________
__________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании: ______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с
____________________________________________________________________
указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда
№ __________________________________________________________________
(название фонда)
:---:---------:---------:--------:-------------:-------:-----------:
: № :Заголовок:Дата дела:Номера :Индекс дела :Кол-во :Срок :
:п/п:дела или : или :описей :(тома, части):дел :хранения :
: :групповой: крайние :(номенк-:по :(томов,:дела (тома,:
: :заголовок:даты дел :латур) :номенклатуре :частей):части) и :
: : дел : :за годы :или № дела по: :номера :
: : : : :описи : :статей по :
: : : : : : :перечню :
:---:---------:---------:--------:-------------:-------:-----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:---:---------:---------:--------:-------------:-------:-----------:
Итого ________________________________ дел за _________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________________________ годы
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) ___________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол ____________ № ___________)*
Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, проводившего экспертизу подписи
ценности документов
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
_____________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись
Документы в количестве _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом ________________ кг сданы в __________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________________
№ _____________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника организации, подписи
сдавшего документы
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника архива (службы ДОУ), подписи
внесшего изменения
в учетные документы
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение 5
к п.5.1.17
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № __________
В деле подшито и пронумеровано _____________________________________
(цифрами и прописью)
лист(ов), в том числе: литерные листы ______________________________
пропущенные номера _________________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________
:---------------------------------------------------:-------------:
:Особенности физического состояния и формирования :Номера листов:
: дела : :
:---------------------------------------------------:-------------:
: 1 : 2 :
:---------------------------------------------------:-------------:
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего заверительную подписи
надпись
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение 6
к п.5.1.20
Внутренняя опись
документов дела № ____________
:-------:-------------:-------------:-------:-----------:----------:
: № : Индекс : Заголовок : Дата : Номера :Примечание:
: п/п : документа : документа : :листов дела: :
:-------:-------------:-------------:-------:-----------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:-------:-------------:-------------:-------:-----------:----------:
Итого ___________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего внутреннюю опись подписи
документов дела
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 7
к п.5.1.22
_______________________________ ___________________________ Д.
_______________________________ __________________________ Оп.
_______________________________ ___________________________ Ф.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование вышестоящей организации, организации и
____________________________________________________________________
структурного подразделения)
Дело №* ___________ Том _________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
(заголовок дела)
Ф. ____________________________ _______________________________
дата (крайние даты)
Оп. ___________________________ На _____________________ листах
Д. ____________________________ Хранить _______________________
______________________________
*Указывается индекс дела.
Формат А4 (210х297 мм)
Формат обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение 8
к подразделу 5.2
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или
____________________________________________________________________
общественной организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
(общественной организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ №
____________________________________________________________________
(название раздела)
:---:------:---------:---------:-----------:-----------:----------:
: № :Индекс:Заголовок:Дата дела:Количество : Срок :Примечание:
:п/п:дела : дела : (тома, : листов в : хранения : :
: :(тома,: (тома, : части) :деле (томе,:дела (тома,: :
: :части): части) : : части) : части) : :
:---:------:---------:---------:-----------:-----------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6* : 7 :
:---:------:---------:---------:-----------:-----------:----------:
В данную опись внесено _____________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с № _________ по № ___________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
______________________________
*Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Наименование должности Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ подразделения
_______________ № ______
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Передал ____________________________ дел и _________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам**
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника структурного подписи
подразделения
(общественной организации)
Дата
Принял _____________________________ дел и _________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника архива подписи
Дата
___________________________________
*При наличии ЭК структурного подразделения.
**Передаются вместе с делами канцелярии.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу структурного подразделения
(общественной организации) организации
Приложение 9
к п.6.3.2
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
ЖУРНАЛ
регистрации показаний контрольно-измерительных приборов
для измерения температуры и влажности воздуха
Том _________________
Начат _______________
Окончен _____________
:------:-------------------------------------:----------------:
: : Воздух в хранилище : Подпись :
: Дата : : сотрудника, :
:записи:-------------------:-----------------: сделавшего :
: : температура, С° : относительная : запись :
: : : влажность, % : :
:------:-------------------:-----------------:----------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 :
:------:-------------------:-----------------:----------------:
Формат А4 (210х297 мм)
Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных
приборов для измерения температуры и влажности воздуха
Приложение 10
к п.6.6.7
Наименование организации
Название архива
Карточка постеллажного
топографического указателя
Стеллаж № _______________ Хранилище № ____________
:------:--------:------:-------:------------------:----------:
:Шкаф №:Полка № :Фонд №:Опись №:Дела с № ________ :Примечание:
: : : : : по № ________ : :
:------:--------:------:-------:------------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:------:--------:------:-------:------------------:----------:
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(лицевая сторона)
:------:---------:------:-------:-----------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:------:---------:------:-------:-----------------:----------:
Формат А6 (148х105 мм)
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(оборотная сторона)
Приложение 11
к п.6.6.7
Наименование организации
Карточка пофондового
топографического указателя
Фонд № _____________________ Хранилище № _____________
Название фонда _______________
:-------:-------------------:---------:------:-------:----------:
:Опись №:Дела с № __________:Стеллаж №:Шкаф №:Полка №:Примечание:
: : по № __________: : : : :
:-------:-------------------:---------:------:-------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:-------:-------------------:---------:------:-------:----------:
Форма карточки пофондового топографического указателя
(лицевая сторона)
:------:--------------------:---------:------:-------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:------:--------------------:---------:------:-------:----------:
Формат А6 (148х105 мм)
Форма карточки пофондового топографического указателя
(оборотная сторона)
Приложение 12
к п.6.7.5
Наименование организации
АКТ
___________ № __________
________________________
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
______________________________________________________
(наименование организации, ее почтовый индекс и адрес)
Основание __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела _______________________________________
____________________________________________________________________
Выдаются следующие дела из фонда № _________________________________
(название фонда)
____________________________________________________________________
:------:--------:------:-----------:-----:-------------:----------:
: № :Опись № :Дело №: Заголовок :Дата :Кол-во листов:Примечание:
: п/п : : : дела :дела : в деле : :
:------:--------:------:-----------:-----:-------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:------:--------:------:-----------:-----:-------------:----------:
Всего выдается _________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
срок возвращения ___________________________________________________
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во
временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по
ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без
разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в
указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности
руководителя организации, руководителя организации -
выдающей дела получателя
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства ________________________________
____________________________________________________________________
(наименование организации)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства _______________________________
____________________________________________________________________
(наименование организации)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности
Сдал по поручению руководства организации-получателя
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта выдачи дел во временное пользование
Приложение 13
к пп.6.7.5, 11.4.6
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
выдачи дел из хранилища*
Том _______________
Начат _____________
Окончен ___________
______________________________
*Если в архиве два или несколько хранилищ, то указывается
номер хранилища, в котором ведется книга выдачи дел.
:---:------:------:-------:------:------:--------:--------:--------:
: № : Дата :Фонд №:Опись №:Дело №: Кому :Расписка: Дата :Расписка:
:п/п:выдачи: : : :выдано:в полу- :возврата:в воз- :
: : дел : : : : :чении : дела :вращении:
: : : : : : :дела : :дела :
:---:------:------:-------:------:------:--------:--------:--------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 :
:---:------:------:-------:------:------:--------:--------:--------:
Итого в __________ году выдано из хранилища ________________________
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________ дел
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника, составившего подписи
итоговую запись
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма книги выдачи дел из хранилища
Приложение 14
к п.6.7.8
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _______________________________________________________________
(№)
Опись ______________________________________________________________
(№)
Фонд _______________________________________________________________
(№)
Дата выдачи ________________________________________________________
Кому выдано ________________________________________________________
Дата возврата ______________________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника, выдавшего дело подписи
Формат А4 (148х210 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение 15
к п.6.8.6
Наименование организации
Название архива
Лист проверки № _________ наличия и состояния дел фонда № ____
____________________________________________________________________
(название фонда или его части)
:----:----:-----:------:----:-----:------:------------------------:----:-----:
: № :Ко- :Коли-:Литер-:Про-: № :Шифр : № дела требующего :№ :При- :
:опи-:ли- :че- :ный № :пу- :дела,:(№) :----:----:----:----:----:не- :меча-:
:си :че- :ство :дела, :щен-:вы- :непра-:де- :де- :рес-:пе- :вос-:ис- :ние :
: :ство:дел, :не :ный :дан- :вильно:зин-:зин-:тав-:реп-:ста-:пра-: :
: :дел,:имею-:отра- :№ :ного :подло-:фек-:сек-:ра- :ле- :нов-:вимо: :
: :чис-:щих- :женный:де- :во :женно-:ции :ции :ции :та :ле- :пов-: :
: :ля- :ся :в ито-:ла, :вре- :го : : : :или :ния :реж-: :
: :щих-:в на-:говой :не :мен- :дела : : : :под-:за- :ден-: :
: :ся :личии:записи:от- :ное : : : : :шив-:ту- :ного: :
: :по : : :ра- :поль-: : : : :ки :хаю-:дела: :
: :опи-: : :жен-:зова-: : : : : :щих : : :
: :си : : :ный :ние : : : : : :тек-: : :
: : : : :в : : : : : : :стов: : :
: : : : :ито-: : : : : : : : : :
: : : : :го- : : : : : : : : : :
: : : : :вой : : : : : : : : : :
: : : : :за- : : : : : : : : : :
: : : : :писи: : : : : : : : : :
:----:----:-----:------:----:-----:------:----:----:----:----:----:----:-----:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 : 11 : 12 : 13 : 14 :
:----:----:-----:------:----:-----:------:----:----:----:----:----:----:-----:
Итого __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Проверку произвели:
Наименование должностей работников, Подписи Расшифровка
проводивших проверку подписей
Дата
Формат АЗ (297х420 мм)
Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 16
к пп.6.8.6, 6.8.12
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Наименование должности
_________________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
проверки наличия и подписи
состояния дел Дата
__________________________________________
(постоянного хранения, по личному составу)
фонда № _________________
_________________________
(название фонда)
Основание проверки: ________________________________________________
(плановая, перемещение документов,
____________________________________________________________________
стихийное бедствие и т.д.)
____________________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________ по _____________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям ____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ________________________________ дел
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера, не отраженные в итоговой записи
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров, не отраженных в итоговых записях
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
5. Неправильно подложенных _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи _______________________________ дел
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)
имеется в наличии ______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета или подшивки __________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.7. выдано во временное пользование ___________________________ дел
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№...)
Проверку проводил(и):
Наименование должностей Подписи Расшифровка
работников, производивших подписей
проверку
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
_________________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
организации подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 17
к п.6.8.13
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ № ________ Наименование должности
_____________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
о неисправимых повреждениях дел
фонда № _____________________
(название фонда)
В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:
:------:-------:------:---------:---------:------------------:
: № :№ описи:№ дела:Заголовок:Дата дела:Характер и причины:
: п/п : : : дела : : повреждения :
:------:-------:------:---------:---------:------------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:------:-------:------:---------:---------:------------------:
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ______________________ дел
(цифрами и прописью)
Перечисленные дела подлежат списанию
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
______________ № ___________ архивного учреждения
_____________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Изменения в учетные документы архива внесены
Наименование должности работника, Подпись Расшифровка
внесшего изменения в учетные подписи
документы
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о неисправимых повреждениях дел
Приложение 18
к пп.6.9.2, 8.1.3
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ № ________ Наименование должности
_____________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
об необнаружении дел, пути подписи
розыска которых исчерпаны Дата
В результате _______________________________________________________
установлено отсутствие в фонде № _______ перечисленных ниже дел.
Предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов
не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
:---------:--------:--------------:-------------------:------------:
: Опись № : Дело № :Заголовок дела:Дата (крайние даты): Причины :
: : : : дела : отсутствия :
:---------:--------:--------------:-------------------:------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 :
:---------:--------:--------------:-------------------:------------:
Итого __________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
______________ № ___________ архивного учреждения
_____________ № ______
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Изменения в учетные документы архива внесены
Должность работника, Подпись Расшифровка
ответственного за учет в архиве подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Приложение 19
к подразделу 8.1
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ______________
Опись № _____________
дел постоянного хранения
за _________________ год
:---:------:----------------------:---------:----------:----------:
: № :Индекс: Название раздела :Дата дела:Количество:Примечание:
:п/п: дела : (структурного : (тома, : листов в : :
: : : подразделения), : части) : деле : :
: : : заголовок дела : : : :
: : : (тома, части) : : : :
:---:------:----------------------:---------:----------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:---:------:----------------------:---------:----------:----------:
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО* СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК) Протокол ЦЭК (ЭК) организации
архивного учреждения _____________ № _____________
_________ № _________
Председатель ЭМК (ЭПК) Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение 20
к п.8.1.10
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ № _______________ (Ф. № _____________________)
Всего в описи пронумеровано ________________________________________
____________________________________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Должность работника, Подпись Расшифровка
ответственного за учет в архиве подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа-заверителя описи дела
Приложение 21
к пп.8.2.6, 8.2.7, 8.4.9
____________________________________________________________________
(название государственного архива)*
____________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд № ____________
Опись № ___________
____________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел ___________________
_______________________________
*Указывается название государственного архива, источником
комплектования которого является организация. Заполняется в
государственном архиве.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма титульного листа описи
Приложение 22
к подразделу 8.3
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ___________________
Опись № ___________________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения за _____________ год
:---:------:----------------:-------:--------:----------:----------:
: № :Индекс:Название раздела:Дата :Срок :Количество:Примечание:
:п/п: дела : (структурного :дела :хранения: листов в : :
: : : подразделения),:(тома, :дела : деле : :
: : : заголовок дела :части) :(тома, : : :
: : : (тома, части) : :части) : : :
:---:------:----------------:-------:--------:----------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:---:------:----------------:-------:--------:----------:----------:
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
___________ № ___________
Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение 23
к подразделу 8.4
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ______________
Опись №______________
дел по личному составу
за _______________ год
:---:------:---------:---------:--------:-------------:----------:
: № :Индекс:Заголовок:Дата дела: Срок : Количество :Примечание:
:п/п: дела : дела : (тома, :хранения:листов в деле: :
: : : (тома, : части) : дела :(томе, части): :
: : : части) : : (тома, : : :
: : : : : части) : : :
:---:------:---------:---------:--------:-------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:---:------:---------:---------:--------:-------------:----------:
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка
(инспектор по кадрам) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
___________ № ___________ архивного учреждения
___________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение 24
к п.9.1.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
____________________________________________________________________
(название, № фонда и описи, крайние даты
____________________________________________________________________
поступивших и выбывших документов)
:---:----:---------------:----------------:----------------:--------:------:
: № :Дата: Наименование : Поступление : Выбытие :Неопи- :Приме-:
:п/п:пос-: организации, : описанных : описанных :санных :чание :
: :туп-: структурного : документов : документов :дел : :
: :ле- :подразделения, :----------------:----------------: : :
: :ния :лица, архива, : количество дел : количество дел : : :
: :или : от которой :-----:-----:----:-----:-----:----:----:---: :
: :вы- :поступили или в:пост.:врем.:по :пост.:врем.:по :пос-:вы-: :
: :бы- :которую выбыли :хра- :хра- :лич-:хра- :хра- :лич-:туп-:бы-: :
: :тия : документы; :нения:нения:ному:нения:нения:ному:ле- :тие: :
: : :название, номер: : :сос-: : :сос-:ние : : :
: : : и дата : : :таву: : :таву: : : :
: : : документа, : : : : : : : : : :
: : :подтверждающего: : : : : : : : : :
: : :поступление или: : : : : : : : : :
: : : выбытие : : : : : : : : : :
: : : документов : : : : : : : : : :
:---:----:---------------:-----:-----:----:-----:-----:----:----:---:------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 :11 : 12 :
:---:----:---------------:-----:-----:----:-----:-----:----:----:---:------:
Итого в _________ году поступило _______________________________ дел
(цифрами и прописью)
(документов, листов), в том числе:
постоянного хранения ________ дел, временного хранения _________ дел
по личному составу _________ дел, неописанных __________________ дел
выбыло постоянного хранения ____ дел, временного хранения ______ дел
по личному составу _______ дел, неописанных ____________________ дел
Наименование должностного лица, Подпись Расшифровка
составившего итоговую годовую запись подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Формат АЗ (297х420 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия документов
Приложение 25
к п.9.2.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
СПИСОК ФОНДОВ
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
:-------:--------------:----------------:-------------------------:
:№ фонда:Название фонда: Дата первого : Отметка о выбытии фонда :
: : (коллекции) : поступления : (дата, место выбытия, :
: : :документов фонда:подпись работника архива):
:-------:--------------:----------------:-------------------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 :
:-------:--------------:----------------:-------------------------:
На 01.01.________ года в архиве хранится ___________________________
____________________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего итоговую годовую запись подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма списка фондов
Приложение 26
к подразделу 9.3
ЛИСТ ФОНДА № __________
____________________________ __________________________________
(наименование организации, (дата первого поступления
в которой хранится фонд) документов фонда)
:--------------------:----------------------------------------------:
:Крайние даты каждого: Название фонда :
: названия фонда : :
:--------------------:----------------------------------------------:
: 1 : 2 :
:--------------------:----------------------------------------------:
1. Учет неописанных документов
:-----:-----------:-------------------:-------------------:---------:
:Дата : Название, : Поступление : Выбытие : Наличие :
:запи-: № и дата : : :(остаток):
:си :документа, :-----------:-------:-----------:-------:---------:
: :по которому:Кол-во дел,:Крайние:Кол-во дел,:Крайние:Всего :
: :поступили :документов,:даты :документов,:даты :дел, до- :
: :или выбыли : листов :дел и : листов :дел и :кументов,:
: :документы : :доку- : :доку- :листов :
: : : :ментов : :ментов : :
:-----:-----------:-----------:-------:-----------:-------:---------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:-----:-----------:-----------:-------:-----------:-------:---------:
2. Учет описанных документов
:---:----:-----:-----:----:---------------------:----------------------------------:------------:
:Да-:Но- :Край-:Наи- :Пос-: Выбыло : Наличие (остаток) :Микрофильми-:
:та :мер :ние :мено-:ту- :---:-----:-----------:----:-------------------:---------:ровано дел :
:за-:опи-:даты :вание:пи- :дел:осно-:в том числе:все-: : :постоянного :
:пи-:си :дел :описи:ло : :вание:по описям, :го : постоянного : :хранения :
:си :дел :описи:дел : : :выбы-:утвержден- :дел : хранения : по л/с : :
: : : :или : : :тия, :ным ЭМК :в : : : :
: : : :анно-: : :(наз-:(ЭПК) :фон-: : : :
: : : :тация: : :ва- :---:-------:де :---:-----:---------:---:-----: :
: : : :доку-: : :ние, :дел:крайние: :дел:край-:из них по:дел:край-: :
: : : :мен- : : :дата,: : даты : : :ние :описям, : :ние : :
: : : :тов : : :№ до-: : : : :даты :утверж- : :даты : :
: : : : : : :ку- : : : : : :денным : :дел : :
: : : : : : :мен- : : : : : :ЭМК (ЭПК): : : :
: : : : : : :та) : : : : : :---:-----: : : :
: : : : : : : : : : : : :дел:край-: : : :
: : : : : : : : : : : : : :ние : : : :
: : : : : : : : : : : : : :даты : : : :
: : : : : : : : : : : : : :дел : : : :
:---:----:-----:-----:----:---:-----:---:-------:----:---:-----:---:-----:---:-----:------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 : 11: 12 :13 : 14 :15 : 16 : 17 :
:---:----:-----:-----:----:---:-----:---:-------:----:---:-----:---:-----:---:-----:------------:
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа фонда
Приложение 27
к пп.6.7.5, 9.6.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
выдачи дел во временное пользование
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
:---:--------------:-----------:-------------:----------:----------:
: № : Название и :Кому выдано:Подпись лица,:Отметка о :Примечание:
:п/п:архивный шифр :дело и дата: принявшего : возврате : :
: :выданного дела: выдачи : дело во : дела : :
: : с указанием : : временное : : :
: : количества : : пользование : : :
: : листов : : : : :
:---:--------------:-----------:-------------:----------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:---:--------------:-----------:-------------:----------:----------:
Формат А4 (210х297 мм)
Форма книги выдачи дел во временное пользование
Приложение 28
к п.10.2.4
Индекс ___________________ : Рубрика _______________________________
Дата события _____________ : Подрубрика ____________________________
Место события _________________________
____________________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Название архива ____________________________________________________
____________________________________________________________________
Название фонда _____________________________________________________
____________________________________________________________________
:---------------:----------------:----------------:----------------:
:Ф. № _________ :Оп. № ________ :Д. № __________ :Л. ____________ :
:---------------:----------------:----------------:----------------:
Язык документа. Способ воспроизведения. Составитель и дата сост.
Формат А6 (148х105 мм)
Форма тематической карточки каталога
Приложение 29
к пп.11.1.2-11.1.18
Наименование 225320 г.Барановичи
организации Брестской области,
ул.Широкая, д.10, кв.2
АРХИВНАЯ СПРАВКА Петруковичу Б.И.
20.06.1997 № 04-05/173
г. Минск
на № 150 от 10.06.97
В документах архивного фонда Института биоорганической химии
Академии наук Беларуси в ведомостях на выдачу заработной платы
сотрудникам за апрель-декабрь 1985 г. значится Петрукович Борис
Иванович в должности научного сотрудника.
Основание: Ф.25. Оп.2. Д.3. Л.15-16
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя (структурного подписи
подразделения, в состав
которого входит архив)
организации
Заведующий архивом (лицо, Подпись Расшифровка
ответственное за архив подписи
организации)
Гербовая печать организации
Формат А4 (210х297 мм)
или А5 (148х210 мм)
Образец архивной справки
Приложение 30
к пп.11.1.22, 11.4.9
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
ЖУРНАЛ
регистрации выдачи архивных справок,
копий и выписок
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
:---:---------:----------:---------------:--------------:----------:
: № :Название :Количество: Количество : Кому выдан :Примечание:
:п/п:выданного: листов : экземпляров : документ и : :
: :документа: : : дата выдачи : :
:---:---------:----------:---------------:--------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:---:---------:----------:---------------:--------------:----------:
Формат А4 (210х297 мм)
Форма журнала регистрации выдачи архивных справок,
копий и выписок
Приложение 31
к п.11.4.10
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
ЖУРНАЛ
регистрации посещений исследователями
читального зала (архива)
Начат ______________
Окончен ____________
:-----:--------------:---------------------------------------------:
: № :Дата посещения:Фамилия, инициалы исследователя* (разборчиво):
: п/п : : :
:-----:--------------:---------------------------------------------:
Итого в __________ году число посещений читального зала (архива)
исследователями составило __________________________________________
(цифрами)
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника архива подписи
Дата
______________________________
*Графа заполняется исследователем.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма журнала регистрации посещений исследователями
читального зала (архива)
Приложение 32
к п.12.1.1
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ
документов _________________________________________________________
(Ф.И.О. владельца)
Фонд № ____________________
:------:-------------------:-----------------------:---------------:
: № : Заголовки дел или : Количество документов : Примечание :
: п/п :названия документов: в деле : :
:------:-------------------:-----------------------:---------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 :
:------:-------------------:-----------------------:---------------:
Итого в сдаточной описи учтено _____________________________________
(цифрами и прописью)
документов, составляющих _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника, составившего опись подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО* СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК) Протокол ЦЭК (ЭК) организации
архивного учреждения ______________ № _____________
_________ № __________
Председатель ЭМК (ЭПК) Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма сдаточной описи документов личного происхождения
Приложение 33
к подразделу 12.2
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор
руководителя организации государственного архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Печать Дата Гербовая печать
организации организации
АКТ №
приема-передачи дел на
государственное хранение
Основание: Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде
и архивах в Республике Беларусь"
В связи с __________________________________________________________
(истечением срока хранения документов в организации,
____________________________________________________________________
ликвидацией, банкротством
____________________________________________________________________
организации)
____________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ________________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за
________________ годы и научно-справочный аппарат к ним
:---:------------:-----------:------:---------:-------:----------:
: № : Название и : Кол-во :Кол-во: Кол-во :Крайние:Примечание:
:п/п: № описи :экземпляров: дел :страховых: даты : :
: : : описи : : копий : : :
:---:------------:-----------:------:---------:-------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:---:------------:-----------:------:---------:-------:----------:
Итого принято ______________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел и страховых копий
В государственном архиве фонд № ______________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должности лица, Наименование должности лица,
производившего передачу производившего прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта приема-передачи дел на государственное хранение
Приложение 34
к п.13.4
ВЕДОМОСТЬ
учета электронных документов (ЭД) __________________________________
(место составления)
№ ___________ на ____________год
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения организации)
:---:------------:--------------:------------:---------------:----------:
: № :Наименование:Информационная: Имя файла : Программные : Срок :
:п/п:ЭД (файла, : технология :пользователя: средства (ПС) :хранения и:
: : комплекса : : : и технические : номер по :
: :файлов) или : : : средства (ТС) : перечню :
: : группы ЭД : : : для : :
: : : : :воспроизводства: :
: : : : : ЭД : :
:---:------------:--------------:------------:---------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:---:------------:--------------:------------:---------------:----------:
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя подразделения подписи
Дата
Виза руководителя службы ДОУ
Виза зав.архивом (лица,
ответственого за архив)
СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЭК структурного
подразделения
__________ № ___________
Председатель ЭК Подпись Расшифровка
подписи
______________________________
*При наличии ЭК структурного подразделения.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма ведомости учета электронных документов
структурного подразделения
Приложение 35
к п.13.4.2
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) Наименование должности
руководителя организации
Ведомость учета Подпись Расшифровка
электронных подписи
документов (ЭД) Дата
____________ № _____________
____________________________
(место составления)
на _____________________ год
:---:------------:--------------:------------:---------------:----------:
: № :Наименование:Информационная: Имя файла : Программные : Срок :
:п/п:ЭД (файла, : технология :пользователя: средства (ПС) :хранения и:
: : комплекса : : : и технические : номер по :
: :файлов) или : : : средства (ТС) : перечню :
: : группы ЭД : : : для : :
: : : : :воспроизводства: :
: : : : : ЭД : :
:---:------------:--------------:------------:---------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:---:------------:--------------:------------:---------------:----------:
Руководитель службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав.архивом
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
__________ № _____________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма ведомости учета электронных документов организации
Приложение 36
к п.13.4.6
___________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
АКТ
_____________ № ____________
____________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению
Основание __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
____________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
:---:--------------:------------------:-------------:--------------:
: № : Заголовок и : Дата :Количество ЭД:Сроки хранения:
:п/п:обозначение ЭД:(крайние даты) ЭД : : ЭД и номера :
: : (файлов или : : : статей по :
: :группы файлов): : : перечню :
:---:--------------:------------------:-------------:--------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 :
:---:--------------:------------------:-------------:--------------:
Всего отобрано к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение ________________________
_______________________ ЭД за _________________________ годы
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, проводившего подписи
экспертизу ценностей ЭД
Дата
Виза руководителя службы ДОУ
Виза зав.архивом (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
__________ № _____________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению
Приложение 37
к п.14.3
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации*
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ПЛАН
работы ______________________________ на ________ год
(название архива)
:---:------------:---------:-------:--------:----------:-----------:
: № : Название : Единица : Объем : Бюджет : Срок :Исполнитель:
:п/п: раздела и :измерения: работы:рабочего:исполнения: :
: :наименование: : : времени: : :
: :вида работы : : : : : :
:---:------------:---------:-------:--------:----------:-----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:---:------------:---------:-------:--------:----------:-----------:
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
подписи
Дата
______________________________
* Или директора архива, если архив является самостоятельной
организацией.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового плана работы архива
Приложение 38
к п.14.4
Карточка учета работы архива
с подведомственной организацией*
______________________________
*Пп.1-3 заполняются карандашом.
1. Общие сведения о подведомственной организации
Наименование организации и ее непосредственная подчиненность
____________________________________________________________________
Адрес организации __________________________________________________
____________________________________________________________________
Название архива ____________________________________________________
____________________________________________________________________
Адрес архива _______________________________________________________
____________________________________________________________________
Название, дата и № документа
Об образовании организации _________________________________________
О реорганизации организации ________________________________________
____________________________________________________________________
О ликвидации организации ___________________________________________
____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество, № телефона
Руководителя организации ___________________________________________
Начальника канцелярии ______________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК) ______________________________________________
Заведующего архивом или лица, ответственного за архив ______________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2. Дата согласования и утверждения нормативно-методических
документов
Положения об архиве ________________________________________________
____________________________________________________________________
Положения о ЦЭК (ЭК) организации ___________________________________
____________________________________________________________________
Инструкции по ведению делопроизводства _____________________________
____________________________________________________________________
Номенклатуры организации ___________________________________________
____________________________________________________________________
Формат А4 (210х297 мм)
Форма карточки учета работы архива с подведомственной
организацией (лицевая сторона)
3. Сведения о наличии и упорядочении дел в архиве
подведомственной организации
:--------------------------:--------------------------:----------:--------:
: Количество описанных дел :Крайние даты описанных дел:Количество:Крайние :
:--------:-------:---------:--------:-------:---------:неописан- :даты :
:постоян-:по :временно-:постоян-:по :временно-:ных дел :неопи- :
:ного :личному:го :ного :личному:го : :санных :
:хранения:составу:(свыше 10:хранения:составу:(свыше 10: :дел :
: : :лет) : : :лет) : : :
: : :хранения : : :хранения : : :
:--------:-------:---------:--------:-------:---------:----------:--------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 :
:--------:-------:---------:--------:-------:---------:----------:--------:
4. Сведения о проверках
:-----------:--------------------------:---------------------------:
: Дата : Основные предложения по : Результаты реализации :
: проверки : итогам проверки : предложений :
:-----------:--------------------------:---------------------------:
: 1 : 2 : 3 :
:-----------:--------------------------:---------------------------:
Формат А4 (210х297 мм)
Форма карточки учета работы архива с подведомственной
организацией (оборотная сторона)
Приложение 39
к п.16.2.1
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № __________ Наименование должности
________________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
приема-передачи при смене подписи
заведующего архивом Дата
(лица, ответственного за архив)
Основание: Приказ __________________________________________________
(должность автора, дата, № и название)
Составлен комиссией (третьим лицом):
Председатель _______________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
3. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Присутствовали: 1. _________________________________________________
(должность передающего, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность принимающего, фамилия, инициалы)
__________________________ сдал, а __________________________ принял
(фамилия, инициалы) (фамилия, инициалы)
документы архива, страховые копии документов и учетно-справочный
аппарат к ним за __________________ годы
:------:----------:------------:----------:-------------:----------:
: № : Название : Количество :Количество: Количество :Примечание:
: п/п : и номер :экземпляров : дел : единиц : :
: : описи : описи : : хранения : :
: : : : : страхового : :
: : : : : фонда : :
:------:----------:------------:----------:-------------:----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:------:----------:------------:----------:-------------:----------:
Итого принято __________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
___________________________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________ описей в
(цифрами и прописью)
_________________________________________ экземплярах
(цифрами и прописью)
Состояние документов, страхового фонда и описей, помещения,
оборудования и инвентаря ___________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются ____________________________________________
(виды НСА, их объем и состояние)
Передал: Подпись Расшифровка
подписи
Принял: Подпись Расшифровка
подписи
Председатель Подпись Расшифровка
комиссии (третье лицо): подписи
Члены комиссии: Подписи Расшифровка
подписей
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта приема-передачи архива при смене заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
Приложение 40
к подразделам 2.2-2.3
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997